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Eine Leihfrist wird verlängert

Eine automatisierte Mail des Bibliothekssystem meiner Universität erinnert mich, dass mehrere Leihfristen auslaufen, darunter die meiner ersten Fernleihe. Die Fernleihe lässt sich nicht genau so verlängern wie die Bücher meiner Heimatuniversität, das Kästchen, das ich in der Online-Maske zur Verlängerung meiner anderen Bücher anklicken kann, fehlt bei der Fernleihe. Auf einer separaten Informationswebsite der Bibliothek finde ich einen Hinweis darauf, dass ich ein pdf-Formular ausfüllen und an die Informationstheke der Bibliothek per Mail senden muss, um dieses Buch zu verlängern.

Ich klicke auf das Formular und finde sieben Felder, die es auszufüllen gilt. Die ersten beiden Felder sind am schwierigsten auszufüllen, sie fragen mich nach der Fernleihe-Nr. und der A-Nummer. Die restlichen Felder sind selbsterklärend (Signatur, Herkunftsbibliothek sowie meine Nutzerdaten). Ich suche die beiden fehlenden Nummern in meiner Fernleihe.

Im Buch liegen vier Zettel von verschiedener Größe, von denen mich ein rosafarbener und ein weißer dazu auffordern, sie bis zur Rückgabe im Buch zu lassen. Der rosa Zettel ist ein Datenträger und Abschnitt, der weiße Zettel ein Beleg und Leihscheindruck. Der dritte Zettel ist orange, stellt sich mir aber nicht vor. Der vierte ist ein Bon, der Fristzettel heißt. Alle haben eine ganze Reihe von Nummern, die ich teilweise wiedererkennen kann. Zusammen mit einem Sticker im Buch finde ich drei Nummern, die ich noch nicht kenne und die für beide Felder in Frage kommen:

A033466351 taucht drei Mal auf, als Bestellnr. (rosa Zettel), BEST.NR. / NOTIZ (orangefarbener Zettel), als Nummer unter der Bezeichnung Leihscheindruck (weißer Zettel). Das ist wahrscheinlich die A-Nummer, aber ihre vielen Namen verunsichern mich.

53452710 zwei Mal, als BUCHNR. (orangefarbener Zettel) und auf einem Aufkleber im Buch unter einem Barcode.

71068331 ebenfalls zwei Mal, auf dem rosa Zettel unter einem Barcode und auf dem Bon als Buchnr.

Weil ich nicht sicher bin welche Nummer in welches Feld gehört, rufe ich bei der Bibliothek an. Der Mann am Apparat hilft mir die richtige Nummer für die Felder herauszufinden. Die A-Nummer ist wie gedacht die Nummer, die mit A beginnt. Für das erste Feld ist er sich auch nicht sicher. Nachdem er bei seiner Kollegin nachfragt, einigen wir uns zu dritt darauf, dass ich die Nummer unter dem Barcode auf dem rosa Zettel darauf eintrage. Ich schicke das Formular ab, einen Tag später bekomme ich die Verlängerungsbestätigung mit einem Hinweis „Das Formular haben Sie absolut richtig ausgefüllt, vielen Dank dafür!“

Nach Laminat gescannt

Ich bin beim Augenarzt und muss erstmal ein Formular handschriftlich ausfüllen (Anamnese, Patienteninformation, Datenschutzerklärung, Einwilligung in kostenpflichtige Sonderleistungen, usw.). Wie neulich schon beim Zahnarzt ist das Papier allerdings laminiert und ich beschreibe es mit einem Permanentmarker.

Den ausgefüllten Bogen scannt das Personal dann offenbar mit einem Flachbettscanner und speichert das Ergebnis in meiner digitalen Patientenakte. Die Schrift lässt sich mit einem Lösungsmittel (z.B. Alkohol) wieder von der Plastikfolie abwischen, sodass das Formular erneut verwendet werden kann.

Ich kann mir vorstellen, dass diese Lösung den Arztpraxen sogar als 'Kit' aus Scanner, Laminiergerät, Laminierfolien, Stiften und Lösungsmittel angeboten wird. Jedenfalls ein Schritt zur Papiervermeidung, aber nicht gleich die Komplettlösung aus Tablet, Stylus, App und dergleichen neumodischem Zeugs.

Der Todesfallordner wird aufgeklappt

An einem Freitag Abend zur Zeit der Spätnachrichten stirbt in seinem Bett in einer Kleinstadt im Schweizer Mittelland der achtzigjährige Vater. Das ist traurig und verursacht viel administrative Arbeit. Aus Sicht des Techniktagebuches ergeben sich allerdings auch ein paar interessante Beobachtungen an der Schnittstelle zwischen Papier und Elektronik.

Der ärztliche Totenschein: Er wird auf einem Formular mit drei Durchschlägen („Dreiblattgarnitur“) von Hand ausgestellt und von der Dienst habenden Ärztin unterschrieben und abgestempelt. Das Original bleibt bei der Ärztin, der erste Durchschlag (Farbe rot) geht an den Bestatter, der den Leichnam abholt, der zweite Durchschlag (Farbe vergessen) bleibt bei den Angehörigen. Diesen Durchschlag geben wir am nächsten Tag ebenfalls dem Bestatter, zusammen mit dem Familienbüchlein*. Er überträgt die Daten aus dem Familienbüchlein von Hand in ein Formular. All diese Unterlagen wird er am Montag beim Zivilstandsamt vorlegen, welches die Daten elektronisch erfassen respektive abgleichen und dann einen amtlichen Totenschein ausstellen wird, den man braucht, um Versicherungen und ähnliches aufzukünden (Bearbeitungszeit: lange; zum Aufschreibezeitpunkt zehn Tage nach dem Todesfall, liegt er noch nicht vor).

Die Bestattungsanordnung: Der Vater war ein verantwortungsvoller Mann und hat einen Ordner mit der Anschrift „Todesfall“ vorbereitet. Darin befinden sich alle wichtigen Dokumente, sauber in Sichtmäppchen abgelegt und mit Registern in Bereiche unterteilt, zuoberst ein Ausdruck der Broschüre „Todesfall“, die er von der Webseite der Stadtverwaltung heruntergeladen hat.** Sie enthält diverse nützliche Formulare, so eine „Vereinbarung über Bestattungswünsche“, die ich (von Hand) ausfülle und in der Stadtverwaltung abgebe. Die zuständige Dame tippt alle Angaben ab, liest sie vor, druckt das Formular zwei Mal aus, behält das von meiner Mutter unterzeichnete Exemplar zurück und gibt uns die zweite Kopie mit: „Zu Ihren Akten.“

Das Siegelungsprotokoll: Das Finanzamt will wissen, was der Vater an Werten hinterlassen hat und leitet deshalb innerhalb von sieben Tagen eine amtliche Siegelung des Nachlasses ein. Vorzulegen sind Testament, Ehe- und Erbverträge (falls vorhanden, und ja, das alles ist im Todesfallordner vorhanden), Bankauszüge sowie weitere steuerrelevante Unterlagen. Wir vereinbaren einen Termin mit der Bank, von der die Eltern ihr gemeinsames Konto und der Vater sein Vermögen verwalten lassen. Die Dame führt uns in ein Sitzungszimmer, wo sie einen Laptop stehen hat. Ausdrucke von Kontoübersichten hat sie bereits vorbereitet; im Gespräch schaut sie hin und wieder etwas elektronisch nach und ergänzt erklärende Angaben mündlich. Anschliessend stelle ich alle Unterlagen zusammen und bringe sie ins Finanzamt. Dort werden sie kopiert; einen Ausdruck der digital vorliegenden Steuererklärung hat die zuständige Sachbearbeiterin bereits gemacht. Danach bringe ich die Mappe mit den Originaldokumenten zum Notar, der sie ebenfalls kopieren wird. Vom Finanzamt erhalten wir am nächsten Tag per Post ein Formular, das so genannte Siegelungsprotokoll, das die Mutter unterschreiben und (per Post) retour schicken muss.

Die Leidzirkulare: Der Todesfallordner enthält Adresslisten von Studienkollegen („Fuxenstall 1960), Fasnachtsfreunden („Quodlibet“) und Klassenkameraden („Sek Kreuzfeld 1957“). Ich erfasse sie in einer Exceltabelle und ergänze sie mit Adressen aus dem Mobiltelefon des Vaters. Aus Coronagründen gilt es zu triagieren, wer zur kirchlichen Abdankung eingeladen wird und wer nur über den Tod informiert wird. Eine Teilmenge der Kirchgängerinnen wird zudem zur anschliessenden Grebt*** eingeladen. Der Bruder druckt meine Adresslisten aus; von Hand schreiben Mutter und Schwägerin die Couverts an, die ich meinerseits mit Briefmarken beklebe. Adressetiketten auszudrucken und die Umschläge maschinell frankieren zu lassen, wäre unwürdig, lerne ich. Die digital erfassten Adressen werden auch als Grundlage für die coronabedingte Anwesenheitskontrolle in der Kirche dienen.

Der zentrale Kommunikationskanal und die Wolke: Mit den beiden Brüdern tauschen wir uns primär via iMessage aus. Dort teilt Bruder Zwei am Sonntag Morgen mit, er habe in der Cloud einen Ordner erstellt, in dem wir alle Dokumente ablegen und teilen können. Das funktioniert nach ein paar Anfangsschwierigkeiten (Bruder Eins und Zwei arbeiten mit Windows, ich mit Apple) recht gut. Was nicht funktioniert, ist ein Austausch über FaceTime (ich höre die Brüder, sehe sie aber nicht, und bin meinerseits weder hör- noch sichtbar). Wir wechseln auf WhatsApp.

Der unnötige Workaround: Der Vater war nicht nur überaus rechtschaffen und ordentlich, sondern auch technisch interessiert und für sein Alter gut ausgerüstet (iMac Retina 5K, 27-inch, 2017, macOS Big Sur Version 11.4 nebst diversen Video- und Fotokameras, einem kabellosen Kopfhörer und diversen weiteren elektrischen und elektronischen Gadgets). Neben dem Computer steht ein grosser HP Officejet Pro, der in vier Farben scannen, kopieren und ausdrucken kann. Ich arbeite auf meinem MacBook Air und maile Dokumente, die ich ausdrucken will, an den Vater respektive an seinen iMac. Erst zehn Tage nach seinem Tod kommt mir in den Sinn, dass ich den Drucker ganz einfach direkt an das MacBook anschliessen könnte (was dann auch einwandfrei funktioniert).

* Familienbüchlein: Es handelt sich um ein in rotes Leinen gebundenes Dokument mit Goldprägung, in welchem helvetische Zivilstandsbeamte handschriftlich und mit Tinte Ehe und Kindsgeburten festhalten. Es stehen Abschnitte für insgesamt zwölf Kinder zur Verfügung. Gemäss Wikipedia wurde das Familienbüchlein 2005 von einem elektronischen Dokument abgelöst. Im Schweizer Mittelland braucht es für die Abwicklung des Todes eines 1941 Geborenen aber immer noch das Familienbüchlein.

** Die Verwaltung der Kleinstadt bietet auf ihrer Webseite einen „Online-Schalter“ an. Hier können Formulare, Gesuche, Rechtssammlungen und Checklisten heruntergeladen werden. Es gibt zudem einen Bereich „MyServices“, zu dem ich in den Unterlagen des Vaters ein Login finde. Hier könnte man „Virtuelle Dienste“ abonnieren oder Anträge stellen. Das Benutzerkonto des Vaters ist leer und ich lösche es, da ich hoffentlich schon sehr bald keinerlei Bedarf mehr für die Dienstleistungen der Kleinstadtverwaltung haben werde.

*** Grebt (auch: Gräbt): berndeutsche Bezeichnung für das Leidmahl, das traditionellerweise im Anschluss an einen Abdankungsgottesdienst abgehalten wird (Standarddeutsch: Leichenschmaus).

Das Papier nochmal einspannen

Ich lehre an einer Universität, die ein integriertes Campusmanagement-System hat, das auf einen neckischen Namen hört wie so viele (Marvin, Stine, Friedolin usw.). Wenn ich eine Hausarbeit korrigiere, muss ich die Note dort online eintragen, aber auch ein unterschriebenes Prüfungsprotokoll auf Papier an das entsprechende Prüfungsamt schicken. Das Protokoll spuckt das System mir vorausgefüllt als PDF aus, ich kann dort dann die Note handschriftlich eintragen und unterschreiben.

So weit, so gut, der Pferdefuß kommt auf der Rückseite, weil erwartet wird, dass ich dort eine ausführliche Einschätzung der Hausarbeit in ein großes eingerahmtes Feld schreibe. Meint man, dass ich das mit der Schreibmaschine oder von Hand mache? Das PDF hat dort jedenfalls kein Formularfeld. Früher habe ich es mir geleistet, ausführliche Gutachten auf ein Extrablatt zu schreiben und anzuheften, heute schreibe ich kürzere Gutachten, die eigentlich in den Rahmen passen würden.

Ich entdecke nach einigem Rumprobieren, dass die einfachste Lösung darin besteht, das Gutachten mit den entsprechenden Randeinstellungen in einem getrennten Programm zu schreiben, das PDF-Formular auszudrucken und dann einfach richtig herum noch einmal in den Einzelblattschacht meines Druckers einzulegen und das Gutachten einzudrucken. Immer, wenn es auf Anhieb klappt, empfinde ich einen Freudenschauer. Bereits vorgedruckte Formblätter in einen Computerdrucker einspannen und korrekt bedrucken ist seit der Erfindung des Heimcomputers eine Disziplin der absoluten Königsklasse und jeder Erfolg dabei ist aller Ehren Wert, da bin ich ganz Kind der 80er. Das gilt natürlich auch, wenn man das Formular vorher selbst mit demselben Drucker ausgedruckt hat.