#smarterwork

You’ve used Word, Excel, PowerPoint… but have you used them with Copilot yet?

This isn’t your typical assistant — it’s an AI productivity powerhouse built right into your daily tools, and it’s changing the game for students, professionals, and business owners alike.

Here’s Why Microsoft Copilot Is a Total Game-Changer......

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5 Tips to Being a Smarter-Work at Home- Mom | The Busy …

a very busy(semi-flexible) work schedule that helps when he can. I have a sister who is in the same boat as me running her business BLANQI while being a stay at home mom. We are starting to help each other out now

Work 1.0 was rigid, single-employer, and on location, probably what describes your grandfather’s career. Work 2.0 was about more flexible work schedules, better collaboration between remote teams and some ability to take work home with you. It’s sort of the model that’s still in place at big tech firms in Silicon Valley.

Work 3.0 is where we’re at now and where a good chunk of work is heading, according to Swart, and it’s only just getting underway. It means “access to the best people no matter where they are in the world,” and the “ability to work with those people as if they’re in the room with you.”

via gigaom.com

Ablage war gestern: Sie haben über Jahre gelernt, dass man digitale Dokumente ordentlich ablegen muss, damit man sie später wiederfindet.

Damit ist jetzt Schluss. Die wichtigste Maxime der Holmes-Methode lautet: keine Ordner mehr. Fast jeder Rechner und jedes E-Mail-Programm verfügt heute über eine Volltext-Suchfunktion, mit der Sie in Echtzeit Mails oder Word-Dokumente finden können. ... Wie Sherlock Holmes dürfen sie fortan alles achtlos in die Ecke pfeffern.

Inhalte mit einem Klick in die Wolke schießen

Klick und weg: Dank der Web-Wolke können Sie Dokumente schneller archivieren, als Holmes an seiner Pfeife ziehen kann. ...

Die armen Bäume: Es gibt immer noch einige Maschinenstürmer (Holmes hätte gesagt: Ludditen), die Papier verschicken. Doch Papier ist der Feind der Wolke - denn man kann es nicht automatisch indexieren und durchsuchen. Besorgen Sie sich deshalb einen Multifunktionsdrucker mit automatischem Einzug. Jagen Sie alle Dokumente, die Sie später vielleicht noch einmal brauchen, durch diesen Scanner, kippen Sie die Kopien in die Wolke - und dann weg mit dem Altpapier.

  Nicht nur Watson liest mit: Wer Angst hat, dass andere mitlesen, für den ist die Web-Wolke nichts. ...

Das sollte man sich klarmachen, bevor man seine Daten in die Wolke kippt: "Wenn es etwas gibt, von dem du nicht willst, dass es jemand weiss, solltest du es vielleicht gar nicht erst tun", sagte Googles Ex-Boss Eric Schmidt. Für Daten in der Wolke gilt: Wenn es etwas gibt, von dem du nicht willst, dass es jemand weiß, dann schreib es lieber in ein Notizbuch aus Papier. Das ist vermutlich sicherer als jede Verschlüsselungstechnologie.

via spiegel.de

Suchen sie oft nach einer Mail? Mailen Sie an möglichst viele Adressaten? Treffen Sie gar Entscheidungen per Mail? Gratulation, Sie sind ein E-Mail-Sünder und kommen ihrer Firma teuer zu stehen.

via computerwoche.de

Kann denn E-Mail Sünde sein? Darf es niemand wissen, wenn man sich mailt, wenn man einmal alles vergißt, vor Mail?

Kann das wirklich Sünde sein, wenn man immerzu an E-Mail nur denkt, wenn man einmal alles Zeit ihr schenkt, im Büro?

Niemals werde ich bereuen, was ich tat, und was per E-Mail geschah, das müßt ihr mir schon verzeihen, dazu ist sie schließlich da!

Dieser Tage bin ich bei der Installation des neuen Firefox-Browsers und bei der Vorbereitung des Vortrags von Arnd Layer und mir zu re:publica auf ein Firefox-AddOn namens Shareaholic gestossen. Mit Shareaholic kann man interessante Links auf Twitter, Facebook, LinkedIn und vielen, vielen anderen sozialen Diensten "sharen" bzw. teilen. Die Liste der Dienste, die unterstützt werden, ist beeindruckend, schier endlos und reicht von sozialen Netzwerken über E-Mail bis zu Blogs und anderen Services. Und dieser Name passt zu vielen Überlegungen und Gedanken, die ich mir um Veränderungen in derzeitigen Arbeitsweise mache. (Nicht nur) nach meiner Beobachtung sehen wir einen Paradigmenwechsel im Verhalten vieler insbesondere junger Leute. Vor allem sie sind wesentlich bereiter, Informationen zu teilen. Sie sind eine Generation, die mit sozialen Netzen, Twitter und SMS aufgewachsen sind. Für viele von ihnen ist es ganz natürlich, Fotos und Statusmeldungen auf Facebook einzustellen. Die Shareaholics sind unter uns. Always on. Überall am sharen, am zwitschern, bloggen und netzwerken.

Und ich höre die Apologeten von Datensicherheit und Datenschutz aufjaulen. Nein, ich möchte die Problematik der Data Privacy um Himmels willen nicht klein reden. Data Privacy muss sein und es ist eine gesellschaftliche Aufgabe von Kindergarten an bis zur Seniorenweiterbildung den Umgang mit Datenschutz und sozialen Medien zu lehren. Aber genau dort muss gehandelt werden und nicht bei der Verteufelung oder dem Verbot sozialer Medien und des neuen "Share-Paradigmas". Die neue Geisteshaltung, die ich hier überspitzt Shareaholic nenne, ist eine riesige Chance für Unternehmen und für den Einzelnen. Endlich ist es technologisch einfach und vor allem von der Mentalität her denkbar, Informationen und Wissen in hohem Maße vorbehaltslos miteinander zu teilen. Endlich müssen viele aus ihren Elfenbeintürmen herauskommen, in denen sie ihr Herrschaftswissen sorgfältig gehortet und geschützt haben. Die sozialen Medien in Kombination mit denen neuen Shareaholics stossen die Türen dieser Türme unaufhaltsam auf.

Luis Suarez hat dieser Tage über die Begrifflichkeiten Knowledge Management, Enterprise 2.0 und Social Business gebloggt und dabei Knowledge Management als Großvater oder Großmama von Social Business bezeichnet. Da ist bei allen Unterschieden im Detail sehr vieles dran. Vor mehr als 20 Jahren haben wir Knowledge Management gepredigt, die Notwendigkeit, Wissen zu teilen und zu bewahren. Mit Tools wie vor allem Lotus Notes haben wir das technologisch zu realisieren versucht. Doch oft war das nicht erfolgreich. Dies lag aber ganz sicher nicht an den Tools. Dies lag vor allem an der Mentalität und daran, dass es nicht gelungen ist, die Mitarbeiter vom persönlichen Nutzen von Knowledge Management zu überzeugen.

Genau hier hat ein Wandel stattgefunden. Durch die jüngere Generation kommen Mitarbeiter in die Unternehmen, die aufgrund ihres privaten Umgangs mit dem Web 2.0 wesentlich eher bereit sind, Wissen und Informationen zu teilen. Die Generation E-Mail Posteingang wird durch die Generation Facebook, durch die Shareaholics, aufgemischt, und zwar dramatisch. Dieser Tage habe ich mich mit einem Kollegen unterhalten, der bemerkte, dass einige Leute vor allem davon leben, in E-Mails ihren Chef oder bestimmte Personen auf CC zu setzen. Von BCC (Blindkopie) will ich hier gar nicht reden. Ed Brill spricht in einem Interview zur Zukunft von E-Mail von denjenigen, die die Welt cc'en. Auch das ist ein Symbol heutiger Verhaltensweise, die durch die Shareaholics in Frage gestellt wird. Die Shareaholics stehen auch und vor allem für Transparenz, mit allen auch damit verbundenen Risiken.

Wird also E-Mail durch Social Software verschwinden? Nein, aber wie E-Mail genutzt wird, ändert sich auch nach Ed Brills Meinung. Ich gehe weiter und sage, auch die Rolle von Dokumenten und Dateien wandelt sich im Zeitalter von Social Business. Einfach zwei Beispiele aus meiner persönlichen Arbeitswelt. Ich war immer jemand, der Informationen geteilt hat. Wie geschah das früher? Ich habe einen Link zu einem Artikel kopiert, vielleicht einen Paragraphen, den Text in eine E-Mail eingefügt und die E-Mail dann an die Adressaten versendet, für die diese Information meiner Ansicht nach wichtig ist. Heute speichere ich den Artikel als Bookmark, als Lesezeichen in der Social Software ab, versehe das Lesezeichen mit den wichtigsten Tags (Schlagworten), füge eventuell einen Kommentar hinzu, und lasse die Social Software ausgewählte Kollegen per E-Mail über das neue Lesezeichen informieren. E-Mail bleibt im Spiel, als Benachrichtigungsmedium, aber nicht mehr als Datengrab, wo Informationen in persönlichen Posteingängen verschwinden. Das Lesezeichen steht von nun an aber allen Kollegen, kann frei über Tags und Suche gefunden werden.

Analog wie bei Lesezeichen verfahre ich unterdessen auch mit Dateien. Wer kennt sie nicht, die riesigen Dateianhänge, die noch immer per E-Mail verschickt werden? Möglichst noch an einen riesigen Verteiler, damit wirklich viel Speicherplatz verbraucht wird. Dateien kommen bei mir in aller Regel ebenfalls in die Social Software, werden genau wie Lesezeichen ge-tagged. Auch hier kann ich E-Mail-Benachrichtigungen senden lassen, wenn es notwendig ist. So sharen wir Dateien übrigens nicht nur intern, sondern auch in der Kommunikation mit Kunden und Partnern, dann eben über eine cloud-basierte Lösung außerhalb des Firewalls. Weitere Beispiele, vom Einsatz von Wikis und Blogs, ließen sich hier hinzufügen. Beispielsweise wird die gesamte Wissensbasis zu und für unseren Bereich in einem Wiki gepflegt, von Vertriebs- über Marketing- bis zu technischen Informationen. Blogs spielen in der Außen- und Innenkommunikation als Medium, schnell und problemlos etwas zu publizieren, eine unterdessen unverzichtbare Rolle.

Folgende Aspekte sind aus meiner Sicht  beim Umgang mit Social Software besonders erwähnenswert: Man muß seine ganz persönlichen, gewohnten Verhaltens- und Ich-sende-E-Mail-Muster in Frage stellen und dort wo es sinnvoll ist, seine eigene Arbeitsweise ändern und der neuen sozialen Art zu arbeiten anpassen. Denjenigen, die in sozialen Netzen privat unterwegs sind, fällt das sicher leichter als denjenigen, die dort passiv sind oder nur E-Mail machen. Hier haben auch wir noch Verbesserungspotential, in dem wir Best Practises - wie mache ich was am besten - besser publizieren. Social fängt also erst einmal ganz persönlich an.

Und natürlich befinden wir uns noch ganz am Anfang des sozialen Arbeitens. Der größte Teil der Kollegen lebt noch immer in seiner E-Mail Inbox, in unzähligen Tabellen und Foliensätzen, die bis zum Exzess in der Matrix eingefordert, produziert und verteilt werden. Um so wichtiger sind aus meiner Sicht Leuchttürme wie ein Luis Suarez, der ein Leben jenseits der E-Mail Inbox postuliert, und eben die eigene Arbeitsweise demonstrativ zu ändern. Die Anzahl der eingeforderten Tabellen und Folien ist übrigens durch das Ändern meiner eigenen Arbeitsweise nicht kleiner geworden, aber ich erstelle und aktualisiere sie effizienter und meine Kollegen wissen genau, wo sie in der Social Software zu finden sind.

Natürlich haben sich auch die technischen Rahmenbedingungen seit dem Knowledge Management-Postulat geändert. Internet und soziale Medien spielten vor 20 Jahren sicher nicht die heutige Rolle. Aber die Technologie ist nur ein "Enabler", versetzt die Mitarbeiter auf einfachere Weise in die Lage, Information zu teilen. Wichtiger ist neben dem natürlichen Umgang mit sozialen Tools die fast selbstverständliche Bereitschaft vor allem der jüngeren Leute, diese auch aktiv zu nutzen. Wir sehen das im eigenen Unternehmen und in vielen Projekten. Wer privat auf Facebook unterwegs ist, hat kein Problem in der Benutzung IBM Connections. Wer privat twittert, versteht auch berufliches Microbloggen. Wer privat mit seinen Freunden in Amerika und Australien vernetzt ist, vernetzt sich auch im Unternehmen und über die Firmengrenzen hinaus mit Kunden und Partnern.

Viele Unternehmen - vor allem die sogenannten Early Adoptors - erkennen das geschäftliche Potential, das die neue Mentalität der Shareaholics in Kombination mit Social Software bietet. BASF nennt ihr beispielhaftes Projekt connect.BASF. Bayer-CIO Kurt De Ruwe spricht davon, dass man auf Web 2.0 im Unternehmen gar nicht mehr verzichten könne. Continental entscheidet sich für das Werkzeug, das das Facebook-Prinzip für Unternehmen am benutzerfreundlichsten abbildet. Unternehmen wie Rheinmetall, in einer Branche tätig, die man erst einmal nicht mit Social Software in Zusammenhang bringt, nutzt bereits seit Jahren soziale Netzwerke, Team Rooms und Instant Messaging, weil diese Werkzeuge die interne Produktiviät steigern und Zusammenarbeit verbessern.

Das nervt. Ich telefoniere auf meiner Festnetznummer und prompt klingelt parallel das Handy. Unterwegs auf Reisen laufen zuhause die Telefonate auf dem Anrufbeantworter auf, weil ich vergessen habe, mein Telefon umzustellen und weiterzuleiten. Oder aber ich stecke in einem Telefonat und will oder muss zu einem Termin losfahren. Wie kriege ich nun in der Situation das Gespräch vom Festnetz aufs Mobiltelefon weitergestellt, ohne nochmals neu wählen zu müssen?

Ich kenne all diese Situationen und bin deshalb froh, dass ich sie nun endlich habe, meine neue deutsche Telefonnummer, eine Unified Telephony-Nummer. Künftig ist das die Rufnummer, wo man mich erreicht, wo immer ich gerade bin und welches Telefon ich gerade benutze. Mein Computer wird zur Telefonzentrale, über den ich steuere, wann ich wo unter welcher Nummer zu erreichen bin.

Und das geschieht so einfach, dass sogar ich als Nichttechniker es verstehe. Ich definiere in einfachen, selbsterklärenden Dialogen meine Telefonregeln: Wenn ich im Home Office bin, mein Status Verfügbar ist, es zwischen 8 und 18 Uhr ist, dann alle Anrufe, auf mein Festnetztelefom im Home Office leiten. Wenn ich Offline und nicht im IBM-Netzwerk angemeldet bin, es zwischen 8:00 und 18:00 Uhr ist, dann alle Anrufe automatisch auf mein Mobiltelefon schicken. Zwischen dem 1. April und 30. April bin ich in Urlaub. Dann bitte alle Anrufe an meine Kollegin weiterleiten. Oder aber: Zwischen dem 1. März und 5. März alle Anrufe auf mein Mobiltelefon leiten, da ich auf der CeBIT bin.

Hinter all dem steht eine Technologie, die sich Unified Communication & Collaboration (UCC) und Unified Telephony nennt. Es handelt sich um eine Lösung, die die Funktionen von Chatten, Telefonie, Audio- und Videokonferenzen miteinander kombiniert. Instant Messaging – oder Chatten, wie man landläufig sagt – ist bei uns in der IBM schon seit Jahren ein nicht mehr weg zu denkendes Kommunikationsmittel für schnelle Nachfragen. Täglich sind gleichzeitig weit über 100.000 Anwender online im Chat angemeldet. Klickt man im E-Mail-Programm oder auch in der Social Software auf einen Anwender, so erkennt man an der grünen Lampe, am Besprechungszeichen, am Abwesend- oder am Stop-Zeichen, ob jemand erreichbar ist.

Das nennt man Präsenzanzeige. Dies ist die Basis, um jemanden anchatten zu können. Und darauf baut auch die Telefoniefunktion auf. Das System erkennt bzw. lernt, wo jemand ist, im Home Office, auf dem IBM Campus in Ehningen oder in der Niederlassung Frankfurt. Steht also jemand auf grün und ist an seinem Arbeitsplatz in Ehningen, so kann ich denjenigen direkt per Mausklick anrufen. Die Präsenz-Funktionalität zeigt auch (über ein Telefonhörersymbol), ob jemand gerade telefoniert und man sich einen Anruf sparen kann.

Unified Telephony bietet also die Möglichkeit, Telefone noch einfacher und leistungsfähiger nutzen zu können. Es stehen dieselben intuitiven Funktionen zum Telefonieren zur Verfügung, unabhängig davon, ob vom Bürotelefon, Mobiltelefon, zu Hause oder vom integrierten Computertelefon kommuniziert wird. Der Computer selbst kann also auch über die sogenannte Softphone-Funktionalität zum Telefon werden. Mit Unified Telephony werden Gespräche direkt auch über den Unified Communication-Client geführt, empfangen und verwaltet.

Meine Kontakte haben jetzt nur noch eine Telefonnummer, über die sie mich erreichen können. Mit ihren Anrufen kommen sie dann auf dem Apparat heraus, den ich über die oben genannten Regeln definiert habe. Dies vereinfacht mir meine tägliche Arbeit, ist aber aber auch für die Anrufenden wesentlich komfortabler. Sie müssen nicht mehr Festnetz- und Mobilnummer nacheinander durchprobieren, um mich zu erreichen.

Neben gibt es eine Reihe weiterer, eher fortgeschrittener Funktionen von Unified Communication-Lösungen. So sind ad-hoc Audio-Konferenzen möglich. Dazu muss man nur einfach mehrere Kontakte auswählen und zur Telefonkonferenz einladen. Danach können weitere Teilnehmer per drag and drop dazugenommen werden. Dies ist nur ein Beispiele komfortabler Kommunikationsfunktionen. Sicherlich werden wir künftig auch immer mehr Videonutzung sehen. Obwohl die Funktionen heute vorhanden sind, bin ich da persönlich noch etwas zurückhaltend, trotz MacBook mit eingebauter Kamera.

Wichtiger ist mir, dass die Chat-, Telefonie- und Conferencing-Funktionen direkt in meine tägliche Arbeit integriert sind. Mir geht nicht nur im E-Mail und Instant-Messaging-Programm ein grünes Licht auf. Die Präsenzanzeige habe ich auch in meiner Social Software oder in der Vorgangsbearbeitung zur Verfügung und kann dort direkt agieren. Überall zeigt mir „die Lampe“ an, ob ich jemanden erreichen kann. Und um jemanden zu kontaktieren, genügt dann ein Mausklick, um zu chatten oder eben zu telefonieren.

Anwender wie ich, die viel telefonieren und chatten, möchten komfortabel und einfach arbeiten und kommunizieren können. Das möchte ich auf meinem Arbeitsesel – in meinem Fall einem MacBook – ebenso tun wie auf meinem Tablet und meinem Smart Phone. Andere Kollegen nutzen ihren Windows-Rechner und haben Android-Geräte. Telefonie, Instant Messaging, E-Mail und auch Geschäftsanwendungen müssen künftig auf einer Vielzahl von Clients zur Verfügung gestellt werden. Die Zeiten, Anwender (und Unternehmen) zwanghaft an bestimmte Betriebssysteme und Clients zu binden, sind im Tablet- und Smart Phone-Zeitalter endgültig vorbei. Diese Vielfalt müssen die Anbieter entsprechender Lösungen ebenso unterstützen wie im Sinne des Investitionsschutzes die Integration bestehender TK-Infrastrukturen.

Telefonie wird ein Bestandteil des Arbeitsplatzes werden, unabdingbar integriert in die tägliche Anwendungen und Arbeit. Hier ist viel Potential für höhere Produktivität und auch Einsparungen. Ich bin in den 5-6 Wochen, die ich Unified Telephony aktiv nutze, begeistert, und hoffe, dass alle meiner Kontakte bald (nur noch) meine Unified Number haben. Denn derzeit klingeln leider hin und wieder Telefone parallel, weil viele doch noch meine Mobilnummer anrufen. Aber das wird schon … Alles nur eine Frage der Zeit.

Hier noch zwei Videos zum Thema Unified Communication und Collaboration. Das eine haben wir gerade mit unserer Agentur CPP geschrieben und gefilmt: