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Quelques excuses toutes faites pour justifier vos retards de paiement

Vos fournisseurs, vous devez les payer. Jusque-là, on ne vous apprend rien (a priori). Mais un tas de choses peuvent venir retarder ces paiements : oublis, problèmes techniques, manque de BFR et on en passe et des meilleurs. Du coup, les fournisseurs vous relancent. Et qui ils appellent en premier ? Dans le mille, vous Office Manager. Vous en avez marre de bégayer à chaque fois qu’un fournisseur vous appelle pour demander où en est son paiement, et vous avez déjà épuisé le stock d’excuses bidons ? Pas de soucis, on vous a préparé une liste d’excuses toutes faites pour justifier vos retards de paiement. N’ayez aucun scrupule à les utiliser, le monde dans lequel nous vivons est un monde de requins.

« Notre système informatique a été piraté par des hackers Russes »

Votre système informatique hacké, la facture a disparu, c’est donc tout naturellement que vous n’avez pas pu procéder au paiement. Vous pouvez même enchaîner sur « d’ailleurs, étant parmi nos interlocuteurs réguliers sur le système informatique, il est fort à parier que vous vous soyez fait hacké vous aussi, vous devriez surveiller votre système également ». Ainsi, vous détournez l’attention du fournisseur sur un problème plus grave. Le paiement de sa facture est désormais le cadet de ses soucis. Il vous remerciera même de l’avoir prévenu.

« Notre banque a subi un dégât des eaux »

La banque avec laquelle vous travaillez a subi un dégât des eaux, toutes vos opérations bancaires sont donc gelés pendant quelques jours. Plus c’est gros, plus ça passe. Et puis en France, on compte environ 1 million de dégâts des eaux par an, donc c’est tout à fait probable que ça tombe sur votre banque. « On vous tiens au courant quand les billets ont séché Mr Michel ».

« Le patron est mort »

Attention, parce que là c’est du lourd. N’utilisez vraiment cette excuse qu’en dernier ressort, lorsque vous avez déjà épuisé tout le réservoir de prétextes bidons. Personne ne se permettra de remettre en question la mort de votre patron. Prenez garde toutefois que le fournisseur ne soit pas en contact avec votre patron, sinon quoi la mascarade risquerait d’être rapidement dévoilée, et votre contrat de travail rapidement déchiré.

« Vous avez dû faire une faute de frappe dans mon email lorsque vous m’avez envoyé la facture »

Les factures arrivent par {{esi:link 6381 email }} ? Du pain béni pour trouver des excuses ! Celle de la faute de frappe dans l’email fonctionne à tous les coups ! Peu concentré, votre fournisseur a dû faire une faute de frappe dans votre email lorsqu’il vous a envoyé la facture. « Réessayez à nouveau, je vous redonne mon mail, c’est [email protected]… et oui, vous aviez écrit jeannette avec un seul T c’est pour ça voilà… ah oui oui, voilà c’est bon cette fois-ci je l’ai… merci ! ». Maintenant, vous avez à nouveau un délai de quelques jours pendant lequel vous êtes tranquille. Vous pouvez même vous amuser à changer régulièrement d’adresse email pour brouiller les pistes.

« Notre boîte aux lettres a été saccagée »

Le fournisseur est encore peu à l’aise avec l’informatique et préfère un bon vieux courrier pour envoyer sa facture ? Pas de soucis, il existe là encore des failles dans le système. Prétextez que votre boîte aux lettres a été saccagée, et que le courrier à l’intérieur a ainsi été détruit. « Oui c’est pas de chance Mr Michel… des petits plaisantins ont balancé des pétards dans la boîte aux lettres… oui oui l’éducation des jeunes c’est plus ce que c’était… ». Attention toutefois, car la prochaine fois, le fournisseur risque de vous envoyer ses factures avec accusé de réception, histoire qu’elles arrivent à bon port, boîte aux lettres cassée ou non.

« Le facteur a été dévoré par un chien »

L’amélioration continue de l’Office Management avec la méthode PDCA

Office manager, vous exécutez chaque jour tout un tas de procédures, et ce non sans vous faire la remarque que nombre d’entre elles pourraient être améliorés. Parfois donc, vous poussez un coup de gueule et demandez à changer les procédures pour les améliorer et ainsi gagner en efficacité (et par la même occasion, éviter de quitter le bureau à 21h). C’est déjà un premier pas vers l’amélioration continue. Mais si vous voulez améliorer durablement la performance de votre organisation et ses process, il va vous falloir faire preuve de méthode. En effet, vous savez très bien que les problématiques et les exigences évoluent en permanence, rien n’est figé ! Voici donc comment se servir d’une méthode redoutable, le PDCA (non ce n’est pas une nouvelle drogue, ça signifie Plan Do Check Act).

Voici une représentation de la méthode PDCA, avec la roue dite de « Deming ».

Avec cette méthode, vous allez pouvoir identifier les causes d’un problème dans votre organisation, mener un changement effectif, contrôler les résultats puis standardiser l’effort d’amélioration.

Voyons ensemble les différentes étapes de la méthode. Pour cela, prenons comme exemple un problème récurrent pour les Office Manager : le paiement des fournisseurs. Michel vient de vous appeler pour la 3ème fois de la semaine pour vous demander de bien vouloir régler sa facture. Pourtant, si cette facture n’a pas été réglée, ce n’est pas de votre faute. Mais lui de veut rien savoir, et au fond, il a sûrement raison. Vous en avez marre de l’entendre beugler et vous vous dites qu’il serait bien d’améliorer la procédure de paiement, d’une part pour veiller à garder une bonne relation avec vos fournisseurs, mais surtout, pour préserver votre bien-être auditif.

1. P comme Plan

Définissez le problème à traiter et recherchez les causes racines afin de définir une ligne de conduite pour y remédier. Ici, le problème est que Michel n’est pas payé en temps et en heure. Et c’est vous qui devez déclencher le paiement. Alors pourquoi ne l’avez-vous pas fait ? Tout simplement parce que vous n’avez pas reçu la facture. En effet, c’est Hélène, la directrice commerciale, qui reçoit les factures de ce fournisseur. Et comme ses journées, tout comme les vôtres, sont bien chargées, elle a omis de vous la transmettre afin que vous puissiez exécuter le paiement. Autant dire que Michmich pouvait encore attendre longtemps.

Il y a peut-être une façon plus simple de procéder. Oui, vous l’avez deviné, il serait plus simple que Michel vous envoie directement ses factures au lieu de passer par Hélène. Logique, mais il fallait y penser.

2. D comme DO

Maintenant que vous avez trouvé la solution au problème, il va falloir mettre en place cette solution. Une fois n’est pas coutume, cette fois-ci c’est vous qui appelez Michel. Vous lui demandez s’il peut désormais vous envoyer directement par email l’objet du crime : ses factures. Vous êtes surpris de constater qu’il peut aussi adopter un ton moins agressif : il est en effet très docile puisqu’il perçoit un avantage indéniable à la démarche : il sera payé plus rapidement. C’est donc avec plaisir qu’il vous assure que les factures vous seront directement envoyées.

3. C comme Check

Lors de cette étape, on vérifie l’impact et l’efficacité des mesures mises en place. Ont-elles éliminé ou réduit le problème ? A priori, oui, puisque Michel ne vous appelle désormais plus que vous pour vous remercier de la rapidité avec laquelle vous exécutez désormais ses paiements, vous avez même abandonné l’idée de bloquer son numéro. Vous constatez donc non sans émotion que la nouvelle méthode de paiement des factures de Michel a porté ses fruits et que le problème initial est résolu.

4. A comme Act

Vous êtes à deux doigts de verser une larme, mais vous constatez que vous rencontrez désormais le même problème avec un autre fournisseur. C’est là que l’étape « Act » intervient. Une fois que vous avez déterminé la solution efficace pour venir à bout d’un problème donné, il va vous falloir standardiser la méthode et l’appliquer à l’ensemble de l’organisation. La solution mise en œuvre doit venir s’inscrire dans les méthodes de l’entreprise et être documenté auprès des équipes. Pour cela, on ne vous le répètera jamais assez, utilisez des wikis bon sang.

Loé travaille avec des prestataires choisis. Ethiques, sérieux, locaux, c’est avec des valeurs communes que nos engagements ont un impact positif.

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