Pour les office manager

How to kick ass as an Office Manager

You are absolutely essential to your company. You are the avocado to the guacamole, the egg to the omelet, the baguette to the French : your job position has less to do with Office Management than it has to do with Happiness Distribution !

1. YOU ARE THE MVP OF THE COMPANY

You are a Swiss knife : everybody knows you are the right person for the job. Detail-oriented, it is almost infuriating how much you know and can do : office budgeting, assisting, event planning, queries and complaints management, HR scheduling… You know your way around the office like no one else… except the boss, maybe.

Some say you are a kind of modern day Ninja : you are everywhere and nowhere at the same time... Or, are you even here ? Nobody knows, but it feels good to work with you. Your work is making everybody else’s work much easier.

2. YOU ARE #1 AT PRIORITIZING

Obviously, as an Office Ninja, you can not let people see you disorganised and overwhelmed. Fortunately, you have a super brain : it has a clear vision of what needs to be done today. You have a neat routine every morning where you set your goals straight for the day, and the week to come.  But you also know that you might be putting out fires here and there throughout your day, so you are wise enough to not set unrealistic goals. The key is keeping it going, whatever happens !

‘Rome was not built in a day’, right ?

3. YOU HAVE FANTASTIC PEOPLE SKILLS

For a Ninja, you are particularly good with words. You are a people person, always smiling and making sure everyone feels comfortable around the office.  You can easily spot when someone is feeling down and lacks motivation. You have this self control and wise words that calms everybody and makes them chin up ! Sure, not every day can be all ‘sun-shiny, bird-chirpy, ice-cream-cone-licking’ day at the office. But when you are around, your coworkers feel like it is a safe space. It sure feels better when you know you have a humane person on your team to let you know you matter and will feel better soon.  Your words, not mine !

See ?! You are an amazing Ninja/Oprah !

4. YOU ARE THE CONFIDANT OF THE OFFICE

As the Office Manager/Ninja/Oprah, you are reliable and discrete. People know they can turn to you in times of desperation. 

Or just for a nice chat at the coffee machine… a Ninja has coffee needs too, obviously !  Your innate sense of conflict resolution make you the link between the direction and all coworkers. You build trust and bring people closer together. If you shine, everybody does !

Stop doing boring teambuilding

Afterworks, annual theme parties, karaoke sessions, these types of teambuilding activities are getting kind of rusty. Plus, you sometimes unwillingly create cringe worthy moments that you and your employees would rather avoid.

Yes, teambuilding is a tricky yet fundamental way to contribute to your company’s welfare.

You obviously would like everybody to feel comfortable and to enjoy themselves as much as possible during these events solely organised for this purpose !

Here are a few tips on how to stop doing boring teambuildings :

1. THINK OUTSIDE THE BOX

Include your employees in the designing process of the event ! No matter how close you are, you can make a step towards them by letting them choose what really hypes them up !  ! Why not send them an e-vite with 3 different teambuilding activities to choose from ?  This will not only make them look forward to this special occasion, but also make them feel valued and appreciated. Everyone will bond more if the activity reflects their interests and personalities !

The best teambuilding activity results are observed through games : escape games and scavenger hunts are a great way to make everyone participate at their own pace. Everybody has something to offer and feels better about themselves.

Pick 3 activities like these, where each employee feels free to express themselves and really grow out of their shell, and wait for their answers. Including everyone in the decision making process is a real game changer !

2. NEVER FORCE IT

Just like everything else in life, teambuilding should never be taken too seriously. If you stress too much on how important you think this is, you will only create pressure and social anxiety within the company.

‘HAVE FUN, YOU WILL !’ said the almighty Yoda-like boss. Of course, no one can enjoy the teambuilding activity if the subtext is a barely hidden invective to ‘have fun and bond ! Now !’.

Which brings us here :

3. REMEMBER CONSISTENCY IS KEY

Instead of crafting one BIG event a year that makes some very excited, but others with less social skills fidgety, why not organise different types of teambuilding activities throughout the year ? Some people on your team are not always at ease in large groups or big social gatherings.

A great way to boost your company teambuilding is through lunch ! Yes, food never disappoints ! Why not schedule a weekly, monthly, or quarterly team lunch ?

The benefits of courtesy at work

He refused a handshake with his supervisor and was fired. A fake news ? No, the mishap in 2014 for an employee of Constellium (who is also a CGT unionist), while there may be many legitimate reasons not to shake hands with your boss - for example, if your hands are sweaty - politeness at work still has significant advantages.

Courtesy, as a performance tool

Some workers who always arrive late for meetings without apologizing; others who have their eyes fixed on their phones all through the meeting; your office neighbour who bellows about her assistant all day long; incivilities at work are so frequent that it would no longer be an offense to anyone to be upset about it.

According to a study carried out by Eléas in 2014, rudeness in the office would have a direct impact on the productivity of three-quarters of employees. A poor working climate generates stress and discomfort, it is time to see courtesy not only as a factor of well-being, but also as a powerful performance tool. Applying the rules of good neighborliness to your workspace (not screaming on the phone, filling the printer tray when there is no more paper, or putting the stapler back in its place) is not very costly as a personal contribution, but can be very beneficial for all.

Courtesy and positive externalities

As a reflection of the company's culture, the standards of decency can only be respected if they are respected in all hierarchical levels, and in particular by the management. The ability to express gratitude for a timely job, or to send a congratulatory message if you are happy, takes only a few minutes but can have a positive impact on team motivation.

The implementation of an internal courtesy policy is particularly relevant as it should generate positive externalities, by making each employee a model ambassador for the company. There is indeed little risk that an employee will arrive late for an appointment or express himself in a relaxed way with a customer if he is used to being courteous with his colleagues and to being on time for meetings.  It should be noted that a company's reputation does not depend only on its employees: an unfortunate candidate to whom no one has ever written, an intern who is not well enough supervised, will certainly be a source of negative publicity. 

The SHGT mind

Maîtriser les to-do lists avant que les to-do list ne vous maîtrisent

Comme une grande majorité des Office Manager, vous utilisez des to-do list pour votre travail au quotidien ? Très bien. Que ce soit via des posts-its, des outils comme Trello ou encore un simple fichier Word ouvert en permanence (pourquoi pas après tout), les to-do list nous permettent de garder par écrit la liste des actions que l’on doit faire. Pratique pour ne rien zapper en somme. Mais parfois, il arrive que les to-do lists deviennent {{esi:link 6368 angoissantes }} : on a tellement d’actions à faire que l’on ne sait plus par où commencer. On ressent alors un profond sentiment de découragement. Pour éviter cela, il y a quelques règles à respecter pour gérer ses to-do lists et les maîtriser, avant que celles-ci ne finissent par vous maîtriser vous.

Évitez d’inscrire sur votre to-do list les trop petites tâches

Il est inutile d’inscrire toutes les petites tâches minuscules que vous avez à réaliser sur votre to-do list. Si vous le faites, vous agrandissez en vain la taille de votre liste et cela renforce son aspect décourageant : tellement de choses à faire qu’on ne sait plus par où commencer. En plus, avouons-le, on passe parfois plus de temps à mettre à jour sa to-do list qu’à réaliser des actions qui vont réellement permettre d’éliminer les tâches. C’est ce qu’on appelle plus communément brasser du vent. Gardez un équilibre et demandez-vous si cela vaut vraiment la peine d’ajouter à votre to-do list cette énième mini-tâche qui vous demandera seulement 30 secondes, comme imprimer {{esi:link 6111 la relance de facture de ce fournisseur enragé }}. Le mieux, si vous le pouvez, est alors d’exécuter la tâche directement, parce que 30 secondes, c’est justement le temps qu’il vous faut pour ajouter cette tâche dans votre liste.

Tout ce qui est déjà dans votre agenda, comme le fait d’assister à une {{esi:link 6180 réunion }} par exemple, est par définition déjà dans votre agenda. Pas la peine de l’ajouter à nouveau dans une to-do list, et pourquoi pas l’inscrire au marqueur sur votre front pendant que vous y êtes ? Si vous avez peur de l’oublier, paramétrez des rappels dans votre agenda, la formule a fait ses preuves.

Attention cependant, parfois des mini-tâches peuvent s’avérer vraiment importantes, et vous n’avez pas forcément la possibilité de les faire immédiatement. Comme par exemple répondre à un {{esi:link 6381 mail }}du mega-boss de la filière France. Vous pouvez alors faire une exception et l’inscrire sur votre to-do list, mais exécutez la tâche rapidement pour ne pas qu’elle ne traîne pas pendant des {{esi:link 4467 semaines }} sur votre liste et finisse par prendre la poussière.

Partagez votre to-do list

Parfois, les tâches de votre to-do list ne dépendent que de vous. Mais dans un projet plus global, d’autres personnes peuvent être en charge de la réalisation de ces tâches. Utilisez un outil de gestion de to-do list collaboratif, comme Trello, pour avoir une vue centralisée de la to-do list. Si une tâche dépend d’une ou plusieurs autres personnes, désignez des responsables de la tâche, allez-vous faire un café, et attendez que la tâche soit réalisée.

Toutefois, si via un outil de to-do list collaboratif, d’autres personnes ont la possibilité de vous attribuer des tâches, assurez-vous qu’ils lisent cet article au préalable.

Donnez aux tâches des deadlines.

La règle : chaque tâche doit avoir une date limite de réalisation. C’est le meilleur moyen d’éviter de voir traîner des lustres une tâche dans sa to-do list. Si votre outil de to-do list le permet, ajoutez des rappels qui vous permettent de voir quand la deadline d’une tâche donnée approche. Ces deadlines vous aideront également à hiérarchiser votre travail, et à faire en premier ce qui est le plus urgent (ou pas). Parfois, la pression du temps, ça a du bon.

Organisez l’ordre de vos tâches dans la to-do list

Dans votre to-do list, la tâche tout en haut n’est pas forcément la plus importante ni celle que vous devez faire en premier. Vous ajoutez les nouvelles tâches comme elles viennent et tout s’accumule un peu n’importe comment. Mais le cerveau aime les choses logiques. Ainsi, s’il vous est possible d’organiser vos tâches de haut en bas, ou encore de créer des groupes, vous pourrez améliorer considérablement la lisibilité de votre to-do list.

Le principe est de ne pas chercher des heures la tâche sur laquelle vous devez travailler en priorité. Une to-do list est déjà assez angoissante comme cela pour devoir y passer plusieurs minutes avant de trouver ce que vous cherchez. Une to-do list claire et organisée est plus apaisante, un peu comme quand vous travaillez sur un {{esi:link 6309 bureau rangé }} plutôt qu’un bureau en bordel.

9 signes qui indiquent qu’il est temps de vous casser de votre entreprise

Votre entreprise, vous la connaissez en large et en travers. Ça fait déjà {{esi:link 6288 des années }} que vous y travaillez. Depuis quelque temps, vous avez clairement marre de vous y rendre, et la simple vue de la sale tête de votre boss vous donne des sueurs froides. Vous allez au bureau à reculons et pensez de plus en plus à changer d’entreprises. Mais vous vous demandez si c’est vraiment une bonne idée : il n’est pas toujours facile de changer d’emploi. Le faites-vous pour les bonnes raisons ? On vous donne 9 signes qui indiquent qu’il est clairement temps de vous casser de votre entreprise et de passer à autre chose.

1. Vous avez perdu « la passion »

Votre patron arrive dans votre bureau tout enthousiaste et vous annonce qu’il a un projet fantastique à vous proposer : l’organisation d’un séminaire d’entreprise en Scandinavie. Vous adorez les caribous, et vous n’êtes pas du genre frileux, pourtant, l’annonce de ce nouveau projet ne vous fait ni chaud ni froid. Vous vous contentez de répondre « ok », sans aucune émotion et sans émettre le moindre intérêt. Votre boss aurait pu proposer n’importe quel projet, votre réaction aurait été la même. De toute façon, vous ne l’écoutez qu’à moitié. Le constat est sans appel : vous avez perdu la passion pour votre job.

2. Vous galérez à vous lever le matin

Avant, quand votre réveil sonnait à 7h15 pétante, vous sautiez du lit, débordant de joie à l’idée de passer une journée de plus en compagnie de vos merveilleux collègues. Maintenant, vous appuyez au moins 3 fois sur le bouton snooze, pour contempler votre mine désespérée devant la glace avant de prendre une douche et d’avaler un café au goût de jus de chaussettes. Ça aussi c’est un signe.

3. Vous le premier/la première à vous casser du bureau en fin de journée

17h01, tout le monde est encore là, sauf une personne : vous. L’idée de faire ne serait-ce qu’une minute de plus de travail que ce qui est précisé dans votre contrat vous semble impensable. De toute façon, vos heures supp’ ne sont jamais payées, alors à quoi bon. Vous courez au bar d’à côté avaler un demi pêche, et encouragez vos fayots de collègues à faire de même.

4. Vous ne pouvez plus voir le visage de votre boss

Avant, votre boss, vous l’aimiez bien. Vous lui trouviez même un petit côté beau gosse/belle gosse. Aujourd’hui, c’est tout le contraire : vous faites tout pour l’éviter, sa simple présence vous donne envie de partir en courant et vous ne voyez plus que ses vilains bourrelets qui dépassent de sa chemise devenue trop petite.

5. Vous avez essayé de vous casser le bras pour obtenir un arrêt de travail

Hier soir, à votre cours de {{esi:link 6321 trampoline fitness }}, vous vous êtes intentionnellement jeté par terre, le bras tendu, pour espérer vous le casser, et ainsi obtenir un arrêt de travail pour vous permettre de ne plus mettre les pieds dans l’entreprise pendant quelques jours. Manque de pot, votre bras fonctionne toujours très bien, et la seule chose que vous avez pu obtenir est un « ça va ? » de votre coach, tentant de garder son sérieux au milieu des fous rires dans la salle.

6. Vous pensez que vous n’êtes pas assez payé

De l’investissement vous en fournissez, du moins jusqu’à il y a quelques mois, quand vous vous êtes rendu compte que vous étiez moins bien payé que tous vos collègues Office Manager. .

7. Vous vous demandez si vos années d’expérience valent le coup

Que vous souhaitiez partir ou non de votre entreprise, il faudra un jour ou l’autre valoriser cette auprès des recruteurs. Mais quand vous y réfléchissez, vous vous demandez si toutes ces années dans l’entreprise vous ont vraiment permis de développer des compétences. Les recruteurs seront-ils vraiment sensibles à tout ce travail ? Passez-vous plus de temps à remplir des enveloppes et à {{esi:link 6299 engueuler vos collègues }} à propos de la mal rangée plutôt qu’à faire des tâches plus constructives et valorisables ?

8. Vous faites tout pour être viré

Vous n’avez pas forcément le courage de quitter votre job, du coup, vous faites tout pour que ce soit votre boss qui prenne la décision de vous virer. Vous multipliez les retards, vous faites le plus d’erreurs possibles dans vos rapports et vous instaurez la plus mauvaise ambiance imaginable dans les bureaux. Jusqu’à maintenant, ça n’a pas fonctionné, mais ça ne devrait plus tarder.

9. Votre famille déteste votre job encore plus que vous

Lors des repas avec votre chéri(e), vous ne parlez que d’une chose : de ce job que vous détestez tant. C’est devenu votre seul et unique sujet de conversation, et votre âme sœur n’en peut plus, il déteste votre job encore plus que vous.

Le portrait de Aude, HR & Office Manager chez Karos !

Rendre la planète plus propre en favorisant le co-voiturage lors des trajets domicile-travail, ça vous parle ? C'est la mission de l'entreprise Karos. On y a rencontré Aude, qui y travaille comme {{esi:link 5789 HR }} & Office Manager. Voici son portrait !

Bonjour Aude, où travaillez-vous ?

Je travaille depuis maintenant un an chez Karos en tant que {{esi:link 5789 HR }} et Office Manager. Karos, c'est une startup spécialisée dans le co-voiturage domicile travail, son but ultime : limiter l'autosolisme et les en rendant le co-voiturage simple et accessible.

Quand et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager

Le jour où j'ai vu une fiche de poste d'Office Manager ça a été une évidence. L'aspect polyvalence, l'organisation et la {{esi:link 6289 diversité des missions }} correspondaient totalement à ce que je voulais faire. J'ai donc pris la décision de tenter l'{{esi:link 6288 expérience }} et cela fait maintenant 4 ans que je suis Office Manager !

Avez-vous suivi des études en rapport avec l’Office Management ? Si oui, lesquelles ?

Pas spécifiquement, j'ai fait une école de commerce avec une spécialisation en {{esi:link 6284 événementiel }}, j'ai donc vu des introductions à divers thématiques qui font finalement aujourd'hui parties de mon quotidien (comptabilité, finance, {{esi:link 5789 RH }}).

Une bonne journée d’Office Manager, ça ne démarre jamais sans … ?

De la bonne humeur, un café et c'est parti !

C’est quoi les galères d’un Office Manager ?

La plus grosse galère d'un Office Manager c'est le timing et la {{esi:link 5788 gestion du stress }} ! La plupart des choses sont urgentes et sensibles, il faut avoir des solutions rapidement et toujours un plan B.

Qu’est-ce qui remonte le moral à un Office Manager ?

Pour moi c'est l'équipe, avoir du soutien quand on en a besoin et une bonne dose d'humour au quotidien !

Une chose que vous avez mis en place dont êtes particulièrement fière ?

Lors de mon arrivée chez Karos, nous avons pris la décision de mettre en place un nouveau logiciel de paie qui permet de gérer les congés et de dématérialiser les bulletins. La mise en place m'a demandé beaucoup de temps et de connaissances RH. Un gros challenge mais une belle réussite après 6 mois d'utilisation, cet outil a permis de fluidifier et faciliter la paie.

Quand deux Office Manager boivent un café ensemble, ils discutent de quoi ?

Déjà une comparaison des missions qu'on a : le poste d'Office Manager est souvent très différent d'une entreprise à une autre. On parle aussi des différents prestataires et des initiatives qu'on a pu mettre en place et qui ont eu un succès auprès de la direction / de l'équipe.

Le métier d’Office Manager manque-il de reconnaissance ?

Le métier en général oui je pense, surtout de la part des différents prestataires qui ne sont pas forcément habitué à travailler avec ce type de poste. En interne le poste est reconnu lorsqu'il est bien introduit auprès de l'équipe.

Si vous n’étiez pas Office Manager, vous seriez ?

Sans hésitation, je serai pâtissière !

Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui veut se lancer dans le métier d’Office Manager ?

GO ! C'est un métier super enrichissant, on apprend tous les jours et on développe beaucoup de compétence sur divers domaine. Réfléchir puis agir, quand on est Office Manager on veut que tout aille vite et cela peut nous faire faire des erreurs. Il faut donc d'abord être sûr de ce qu'on fait puis seulement après mettre en place les actions.

Pour vous, c’est quoi la magie ?

Lorsqu'on arrive à retrouver toutes les factures à la fin du mois, c'est de la magie pure et simple :)

Un petit mot pour terminer ?

Développer la culture du risque au travail, ou l'épopée moderne

En pleine révolution numérique, une philosophie de travail est en train d’investir peu à peu nos entreprises européennes : la culture du risque. “Oh mon dieu, mais ça flipper tout ça !”. Pas de panique, l’{{esi:link 5837 expression }} peut surprendre, mais vous allez voir qu’elle est là pour vous éviter les tracas !

La {{esi:link 6382 culture }} du risque, c’est une remise en question - parfois très nécessaire - des méthodes actives de votre entreprise. C'est une nouvelle façon d'appréhender les choses. En tant que super assistant de votre entreprise, vous allez aider tout le monde à sentir la marée monter et de surfer dessus, plutôt que de prendre l’eau…L’image vous parle ? Alors, partons explorer ensemble 3 pistes pour faire émerger la culture du risque au travail.

Faites un bilan régulier

Hé oui ! Organisez un bilan régulier, plutôt que de le déposer ! Cela peut couler de source, mais pris dans le flot du quotidien, on se laisse parfois porter tranquillement… Au risque de finir ballotés en eaux troubles ! Allez donc à contre-courant, et soyez maîtres de votre flotte ! Proposez régulièrement à la direction et toute l'équipe de mettre un pied dans l’eau pour tester la température : comment se porte votre entreprise ? Quels sont les points forts à renforcer ? Les points faibles à améliorer ? Ensemble, mettez en place une vraie stratégie de veille médiatique : même une entreprise leader dans son domaine peut se faire dépasser en quelques mois, si elle s’appuie trop sur ses acquis et oublie de se renouveler !

Grâce à votre travail régulier, vous osez la remise en question. C’est une très bonne opportunité pour mieux comprendre votre marché, vos prospects, repenser votre produit, innover… C’est s’assurer une place dans un monde en perpétuelle métamorphose et ne pas attendre d’avoir le bec dans l’eau pour s’en rendre compte. En fonction de vos trouvailles, et avec votre casquette de Second Capitaine, à vous de mener votre barque rondement… Et ce courant tumultueux qui vous faisait peur… vous découvrirez bien assez vite que vous y aviez pied depuis le début !

Dépoussiérez votre organisation

À l’instar de nombreuses start-ups qui ont fait leur preuve, montrez les bénéfices d'une hiérarchie plus horizontale, où chacun des collaborateurs a son mot à dire, et certainement des dizaines d’idées innovantes à proposer ! Finalement, un des plus gros “risques”, c’est de s’installer dans une routine confortable, un rythme de croisière d'apparence pérenne, mais qui pourrait faire doucement couler l'entreprise.

“Cela n’a aucun sens d’embaucher des gens intelligents pour leur dire ce qu’ils doivent faire. Nous recrutons des gens intelligents afin qu’ils nous disent ce que nous devons faire.“ Steve Jobs

La culture du risque repose essentiellement sur ce constat : chaque collaborateur est une mine d’or, une source intarissable pour la bonne santé de votre business. Rappelez donc à vos supérieurs le trésor qui se trouve juste sous leurs yeux : après tout, s'ils l'ont embauché eux, plutôt que d’autres, ça n’est certainement pas dû au hasard ! Ils auront besoin de tous les cerveaux qui composent votre équipe ! Invitez tout l'équipage à s’exprimer librement, vous pourriez être surpris par les nouveaux horizons qui s’ouvriront alors à vous.

Fixez-vous un cap individuel et collectif

Forts de ces expériences, vous prenez de l'aisance en tant que Second Capitaine ! Vous pouvez désormais fixer de nouveaux objectifs individuels et collectifs. Inspirez vous de la “can-do attitude” si chère aux entreprises américaines. Office Manager, vous savez tous : 

- faire,  - proposer,  - vous adapter,  - innover.

À vous de lancer ce mouvement d'initiative, qui créera sans aucun doute un cercle d'actions vertueuses ! “Fais, ou ne fais pas, il n’y a pas d‘essai”, nous disait un certain Maître Yoda… Ce fin philosophe venu d’une galaxie fort lointaine résumait ainsi toute la pensée de l’American Dream : il faut savoir prendre des risques pour avancer.

La culture de l’échec aux États-Unis permet des merveilles : si vous réussissez, vous êtes un fin observateur et avez su flairer la bonne vague. Si vous échouez, vous avez l’opportunité de grandir, d’apprendre de vos erreurs, de questionner vos méthodes. Dans les deux cas, vous ressortez gagnant ! Gardez ces lignes directrices en tête, elles vous amèneront à développer davantage la culture du risque au travail. Avec votre capitaine, restez le plus transparent possible et calculez au préalable votre “risk appetite” : c’est-à-dire, les risques maximaux que vous seriez prêts à prendre. N’allez jamais au delà, ce n’est pas le but de la démarche.

Office Manager en coworking… Et pourquoi pas ?

Le home office et le co-working gagnent peu à peu du terrain en France… Mais encore quelquefois aux forceps ! Si la pratique s’accroit pour les entrepreneurs ou les professions réputées « faciles » à exercer à distance comme celles relevant du digital, du conseil, du graphisme, de la rédaction / {{esi:link 5837 traduction }}, etc… dès que la mission intègre du Management ou des interactions internes, l’histoire n’est plus la même… Ainsi, pour l’Office Manager, la partie est loin d’être gagnée… Mais peut se tenter quand même ! Tour d’horizon de la relation Office Manager / Co-working.

Le co-working… Valeur montante en France

Conçu aux États Unis, ce mode d’organisation du travail relativement nouveau en France est basé sur le partage d’un espace de travail, permettant d’une part de mutualiser des couts fixes, et, d’autre part, de favoriser les échanges et les synergies entre les différents co-workers. On ne va pas se mentir, les profils les plus friands du système sont les prestataires de services, prioritairement, les entrepreneurs du web. Louer un espace partagé permet en effet de rompre l’isolement du travailleur solitaire œuvrant dans son salon. Pour ceux qui auraient envisagé de s’installer dans des locaux commerciaux, le budget est évidemment très inférieur. 

Le système a eu du mal à s’installer mais, avec l’avènement du collaboratif, il a maintenant le vent en poupe et les espaces commencent à se multiplier dans les grandes villes : Paris, Lyon, Lille et Bordeaux principalement. Des centres de tailles à géométrie variable voient aussi le jour dans des villes plus modestes.  S’y retrouvent toutes sortes de nouveaux profils et le partage avec des professionnels, qu’ils soient ou non du même secteur - permet de l’entraide et des échanges de compétences. Il est source de sociabilisation. Il génère et – donc, très souvent - hausse de {{esi:link 5775 productivité }} ! Les avantages sont très nombreux, et le système est vertueux à bien des égards.

Et pourquoi pas co-worker en tant qu’office manager ?

{{esi:link 6382 Culturellement }}, l’Office Manager qui est le pont direct entre sa Direction et une multitude de parties prenantes de l’entreprise, internes ou externes (le cabinet comptable, la banque, les fournisseurs etc.), se doit d’être dans le sain des sains : au bureau ! Extrêmement , il doit en effet être disponible et s’adapter en permanence d’éventuels besoins urgents de l’entreprise : réception de clients, organisation d’{{esi:link 6284 événements }}, de conférences internationales.  L’office manger est, en permanence, prêt à intervenir et à reporter à la demande. La pratique du co-working n’est donc pas courante. 

Pourtant, ses bienfaits sont avérés, nous l’avons vu plus haut, et la spécificité de l’office manager étant précisément sa faculté d’adaptation, il n’y a aucune raison de déclarer les deux statuts incompatibles !  Pourquoi ne pas commencer par une journée de {{esi:link 4628 télétravail }} - pratique beaucoup plus implantée culturellement - et tester l’exercice de cette journée dans un espace co-working ?  La recherche d’un espace près de chez vous est simple au possible : il suffit de taper « coworking / nom de la ville » pour trouver votre cocon de travail au plus près de chez vous ! 

Le principal intérêt de la formule étant sa flexibilité, y travailler un jour - de manière occasionnelle - peut parfaitement s’envisager pour un(e) Office Manager qui souhaite tester le système en souplesse et « changer d’air » une fois de temps en temps ! Les équipements communs mis à disposition sont professionnels, et seront donc plus sécurisants pour l’employeur, que votre coin de table de faisant office de bureau dans l’option télétravail ! Organiser conf call et /ou visio conférence avec votre boss sera un jeu d’enfant. 

Portrait de Marion, Office Manager chez Tilak Healthcare

Voici le portrait de Marion, Office Manager chez Tilak Healthcare ! 

Bonjour Marion, où travaillez-vous ?

Je travaille chez Tilak Healhcare, nous développons des jeux vidéos thérapeutiques sur mobile pour le suivi à distance des patients.

Quand et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

Il y a environ 3 ans. Après plus de 10 ans passés en tant que recruiter, dans des sociétés telles que Blizzard Entertainment et cabinets de recrutement, j'ai souhaité m'orienter vers un poste plus {{esi:link 6289 polyvalent }} et généraliste et le rôle d'Office Manager m'a paru idéal. Et je ne suis pas déçue de ma décision.

Avez-vous suivi des études en rapport avec l’Office Management ?

Non, j'ai fait des études de {{esi:link 5837 Langue }}.

Une bonne journée d’Office Manager, ça ne démarre jamais sans … ?

Un café :) (et vérifier ses mails le matin au réveil pour éviter les surprises!).

C’est quoi les galères d’un Office Manager ?

Faire comprendre son rôle aux collaborateurs et se faire écouter/ entendre peut parfois être challenging.

Qu’est-ce qui remonte le moral à un Office Manager ?

Le sourire des collaborateurs et les voir contents des petites attentions.

Une chose que vous avez mis en place dont êtes particulièrement fière ?

La gestion des notes de frais pour les déplacements.

Quand deux Office Manager boivent un café ensemble, ils discutent de quoi ?

Des collaborateurs qui nous prennent parfois pour leur maman ou leur assistante personnelle et/ou leur femme à toute faire.

Si vous n’étiez pas Office Manager, vous seriez ?

{{esi:link 6321 Coach sportif }} :)

Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui veut se lancer dans le métier d’Office Manager ?

D'être résistant(e) au {{esi:link 6368 stress }}, de savoir gérer ses priorités et de {{esi:link 6297 savoir dire non }}. Ah! et être pédagogue et diplomate ;)

Pour vous, c’est quoi la magie ?

Se faire comprendre du premier coup ;)

Un petit mot pour terminer ?

Sans rire, vous devriez vraiment ranger votre bureau.

On en plaisante pas, ranger votre bureau c'est vraiment important. Gain de temps, d'efficacité, sérénité... nombreux sont les bienfaits d'un espace de travail bien rangé et bien organisé. Mais ranger son bureau n'est pas toujours aussi simple qu'il y paraît. Pour en savoir plus sur le sujet et obtenir plein d'astuces, on a rencontré Pauline, qui est "Home & Office Organiser", un métier en pleine expansion !

Bonjour Pauline, pouvez-vous vous présenter ? 

Bonjour ! Je suis "Home & Office Organiser" depuis maintenant 10 ans, et j'aide les professionnels et les particuliers à optimiser leurs espaces de vie et à simplifier leur quotidien. Nous intervenons d'abord sur le rapport à l'objet pour trier, catégoriser et désencombrer les espaces. Nous travaillons ensuite sur l'organisation des espaces de rangement, pour simplifier et mettre en place des process faciles à suivre au quotidien. 

Je suis également Présidente de la Fédération Francophone des Professionnels de l'Organisation www.ffpo.eu, métier reconnu depuis plusieurs années dans de nombreux pays, comme les USA.

J’ai aussi coécrit « Range ta vie » aux éditions Larousse et j’anime la chaîne Youtube Tutos de Maniaks !

Pourquoi est-ce important de ranger les espaces de travail ?

Pour plusieurs raisons ! Le rangement et l'organisation permettent de : 

- Gagner de la place 

- Gagner du temps - on ne cherche plus et on sait où ranger

- Gagner de l'efficacité - on est plus {{esi:link 6323 productif }}

- Gagner de l'argent - meilleure gestion des stocks = économies

- Gagner en bien-être - esprit allégé, esprit efficace 

Donc oui, il est en effet nécessaire d'être bien organisé au quotidien pour faciliter son travail et celui de ses collaborateurs !

Quels conseils donneriez-vous à un Office Manager qui a un bureau en bazar ?

En premier lieu, il faut prendre le temps tous les soirs de faire place nette sur son bureau, c'est ce qu'on appelle le "clean desk" ! Il ne faut pas avoir peur de perdre quelques minutes le soir et même parfois dans la journée pour structurer son espace de travail. Cela permettra in fine de gagner beaucoup de temps !

De plus, un Office Manager se doit de montrer le bon exemple auprès de ses collaborateurs ;)

En parlant, de collaborateurs, comment sensibiliser ceux-ci aux vertus du rangement ?

Parfois il faut juste prendre le temps d'expliquer, de verbaliser les vertus du rangement. On peut aussi donner des méthodes et des exemples pratiques pour apporter plus de concret.

Si vous pouvez passer un peu de temps avec un collaborateur désorganisé pour lui refaire un classement efficace, il va se rendre compte à l'usage que ça lui facilite le quotidien ;) Rien de tel que la pratique !

Quand on est Office Manager, on a souvent beaucoup de paperasses. Comment ranger tout ça efficacement ?

Il faut simplifier au maximum vos classements :

- Utilisation du classement vertical - jamais de classement horizontal en pile – ce n’est pas pratique à utiliser, il faut soulever un dossier pour en attraper un autre etc…

- Privilégier le classement numérique au classement alphabétique car il permet d'incrémenter la série sans avoir à intercaler de nouveaux dossiers. Il demande cependant la mise en place d’un tableau {{esi:link 6389 Excel }} avec les numéros et les noms pour permettre une recherche simple et rapide !

- Faire de la place : une fois par an il est nécessaire d'archiver pour ne pas se laisser envahir par les dossiers "dormants" et récupérer un maximum de place pour les dossiers "entrants"

- Étiqueter : c'est le nerf de la guerre ! Étiquettes uniformes, même format, même écriture pour se repérer en un coup d'œil. Tout doit être visible pour chaque personne susceptible de chercher un document. N'hésitez pas à bien détailler le contenu !

Un conseil déco pratique pour des bureaux de rêve ?

Misez sur les lumières… les néons fatiguent et donnent une ambiance hôpital. Je ne suis pas fan non plus des lampes de bureaux qui projettent une lumière focus sur le plan de travail. Souvent je rajoute des petites lampes avec abat-jour & lampadaires abat-jour dans les coins, cela donne une lumière plus chaleureuse et conviviale. Ainsi, le ton est tout de suite relevé !

Dans une entreprise, que doit-on faire des objets dont on a plus besoin ?

Privilégier le don et le recyclage avant de jeter ! Pour cela, plusieurs étapes :

Étape 1 : se renseigner sur les solutions locales ! Car tout dépend de votre commune ... et des associations locales. Selon les cas, les critères de ne seront pas forcément les mêmes.

Étape 2 : on trie dans des sacs solides types cabas ou cartons en fonction de ce qui est : en bon état / réparable / à jeter.

Étape 3 : Organiser une tournée pour faire collecter ou déposer les différentes catégories.

Étape 4 : Anticiper, il faut prévoir une {{esi:link 6046 zone de recyclage }} pour ne pas laisser s'entasser des objets inutiles dans un grand placard qui pourrait être utilisé à des fins plus utiles.

Une anecdote rigolote à raconter sur l’un des rangements que vous avez effectué ? 

Le bien-être au travail des Office Manager

Article extrait du rapport .

À force de vous rencontrer et d'échanger avec des Office Manager , nous avons décidé de mener une enquête. Nous nous sommes dit que les mieux placés, pour mieux définir ce métier, c'était vous. Pour cela, on vous a sollicités (sans trop vous harceler on l’espère) , et vous avez joué le jeu, vous avez été plus de 300 participants ! Merci à tous ceux qui ont pris le temps de répondre à notre enquête, ça nous fait chaud au cœur, vraiment ! Vous pouvez être fier(e)s d’avoir participé à la mise en avant du métier d’Office Manager.

La relation avec ze boss 

Les Office Manager ont plutôt une bonne relation avec leur boss : 44% donnent une note de 7 ou moins à cette relation tandis que 57% donnent une note de 8 plus.

Quant aux {{esi:link 6278 feedbacks }}, 42% des Office Manager en reçoivent une fois par an uniquement, le plus souvent à l'occasion d'entretiens annuels. Dès lors, la question du management des Office Manager se pose : sont-ils assez accompagnés ?

Des Office Manager heureux, mais sans plus

La courbe de bien-être des Office Manager est très similaire à celle de la relation avec leur boss. Pour les moins "heureux" au travail, les causes cités sont le manque de {{esi:link 5800 reconnaissance }} du travail accompli, les problématiques liées au {{esi:link 6365 salaire }}, le manque de perspective d'évolution, et enfin la quantité de travail.

En parallèle, près de 40% des Office Manager donnent une note de 8 ou plus à leur niveau de {{esi:link 6290 bien-être }} au travail ! Les Office Manager occupent une position centrale dans l'entreprise, ils ont beaucoup de relations humaines, ils sont les moteurs de l'entreprise, et ils ne connaissent pas la routine : que d'ingrédients pour être heureux !

L'équilibre vie pro/vie perso

Votre boss attend-il/elle que vous soyez disponible en dehors des heures de travail ?

Les Office Manager ne comptent pas leurs heures, qu'ils soient dans les bureaux ou non ! Pour 45% des interrogés, leur boss attend d'eux d'être disponibles en dehors des heures de travail. Cela n'est pas sans conséquences sur  l'équilibre vie pro/vie perso : 60% des Office Manager donnent une note de 7 ou moins à cet équilibre ! Les Office Manager ayant une position centrale dans l'entreprise, si d'autres collaborateurs travaillent en dehors des heures de travail, les Office Manager doivent bien souvent s'adapter. Leur position de "problem solver" les met au cœur des échanges. À noter que le manque de process en entreprise est cité comme une cause de sursollicitation des Office Manager en dehors des heures de travail.

Le salaire des Office Manager

En majorité, les Office Manager (58%) ne sont pas satisfaits de leurs salaires. Le métier d'Office Manager est un métier où il peut être difficile de {{esi:link 6296 demander une augmentation }}. 

En effet, il s'agit d'une fonction support, et encore une fois, il peut être complexe de montrer le retour sur investissement des actions menées. De plus, nous avons vu précédemment que les Office Manager ont généralement peu d'ancienneté, ce qui ne facilite pas la négociation d'une augmentation.

Enfin, ce sont souvent les petites structures qui embauchent des Office manager, ce qui peut avoir un impact sur les grilles de salaire.

Notre étude nous amène donc à conclure que les salaires pratiqués ne sont pas toujours cohérents avec l'importance de la fonction d'Office Manager et aux risques de perte ou de démotivation.

S’embrouiller entre collègues dans les règles de l’art

Au bureau, entre collègues, il arrive parfois que ça se prenne le chou. Les conflits, au bureau, c’est inévitable et ça arrive à tout le monde, à moins que vous soyez un enfant de chœur. En étant Office Manager, vous collaborez avec quasiment tout le monde dans la boîte, la probabilité de vous engueuler avec un collègue est donc d’autant plus importante. Mais la capacité de voir arriver un conflit, de comprendre sa nature et d’y apporter une réponse rapidement fera de vous un . Voici comment mieux gérer ces inévitables conflits.

Gardez en tête qu’avoir de bonnes relations au travail, c’est quand même pas mal

Pour qu’une entreprise soit performante, il faut que ses équipes le soient. Et pour cela, les collaborateurs ont besoin de garder un minimum de bonnes relations entre eux. Et ce, quelles que soient leurs différences. Ça paraît évident mais c’est toujours bon de se le rappeler.

Soyez ok avec le fait de ne pas être ok

En tant qu’Office Manager, vous êtes en partie responsable de la création d’une dans laquelle ne pas être d’accord avec quelque chose ou quelqu’un est quelque chose de normal. Voir même encouragé. Après tout, personne ne veut d’une bande de « yes man », d’accord avec n’importe laquelle des opinions. L’esprit critique, c’est important. Une entreprise où personne n’ose faire preuve d’esprit critique et contredire des choix est une entreprise mourante.

Chacun a le droit de faire part de ses opinions, tant que cela se fait de façon professionnelle, dans la convivialité et la bonne humeur, n’est-ce pas ?

Sachez lire entre les lignes

Parfois, les conflits n’apparaissent pas de façon directe et évidente : il n’est pas nécessaire qu’il y est échange d’insultes et projection de souris d’ordinateur pour que l’on puisse parler de conflits. Quelquefois, ces conflits sont plus discrets, une guerre froide en somme.

Par exemple, un collaborateur fraîchement arrivé n’osera pas forcément exprimer son {{esi:link 6297 désaccord }} lors d’une réunion avec la direction, même s’il est convaincu que choisir ce rose fluo pour la charte graphique des Powerpoint est de loin l’idée la plus pourrie qu’il lui ait été donné l’occasion d’entendre.

Sachez repérer les signes annonciateurs d’un conflit sous-jacent : Mireille qui lève les yeux au ciel, la mine dégoûtée d’André ou encore les remarques sarcastiques de Michel. En étant conscient de ces signaux, vaut serez plus à même de réfléchir à une solution adaptée pour éviter que le conflit ne prenne de l’ampleur.

Mettez-vous dans les baskets de vos collègues

Quand on veut faire preuve de compréhension, c’est indispensable de se mettre dans la peau de ses collègues. En se mettant à leur place, vous serez plus à même de comprendre leurs préoccupations et {{esi:link 5838 motivations }}. Et donc de mettre un terme à un conflit.

Trop souvent, des conflits apparaissent car des collaborateurs sont incapables de voir plus loin que le bout de leur nez. Ne soyez pas ce type de collègue et sachez faire preuve de stratégie en étudiant tous les angles du problème.

Ne pétez pas un câble

Facile à dire, c’est vrai. Mais en plein conflit, quand on est énervé et que le sang monte, on a rapidement tendance à perdre nos moyens. Et trop souvent, on dit des choses que l’on regrette « Enfoiré de michmich, tu vas pas encore me saouler, ça fait 100 fois que je te dis que toutes les infos sont dans {{esi:link 5035 le wiki }} ! ». Ne soyez pas celui qui fait escalader la tension. Maîtrisez-vous, et remettez calmement mais fermement à sa place quiconque dit le mot de trop. En bref, apprenez à {{esi:link 5788 gérer le stress }}, même en cas de conflit. Gardez son calme, c’est être professionnel. Si une personne a besoin de gueuler pour faire entendre ses arguments, c’est qu’elle a un sérieux problème d’autorité.

Écoutez avant de parler

Dans un conflit, il est important de bien écouter ce que la partie adverse a à dire avant de s’exprimer. Cela vous permettra de mieux comprendre le point de vue de vos collègues et d’apporter une bien meilleure réponse pour les convaincre que votre vision des choses est carrément mieux que la leur.

Oubliez les emails

Pour gérer un conflit, oubliez les {{esi:link 6381 emails }}. Même si vous écrivez très bien. Il est très facile de mal interpréter un mot ou une phrase, ça arrive tout le temps. Vous risqueriez de créer un quiproquo et d’amplifier le problème. Prenez le problème à bras le corps et ayez la dignité de gérer le conflit en face à face.

En plus, le problème des emails est qu’ils ne s’effaceront pas tout seul. Une trace écrite des noms d’oiseaux adressés à vos collègues restera là, quelque part dans un {{esi:link 5839 Outlook }}...Comprenez-bien que ça pourrait se retourner un jour ou l’autre contre vous…

L'interview de Laura, Office Manager chez Easy Partner !

Cette semaine, c'est Laura, Office Manager chez Easy Partner qui répond à nos questions depuis le sud !

Bonjour Laura, où travaillez-vous ?

Bonjour à toutes et tous ! Je me prénomme Laura et je travaille pour la super société Easy Partner, située sous le soleil aixois. Easy Partner est un cabinet de chasseurs de têtes dans les métiers de l'IT (Recrutement en CDI et Prestation de services).

Quand et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

J'ai décidé de devenir Office Manager après de nombreuses {{esi:link 6288 expériences }} professionnelles en tant que juriste dans un premier temps (j'ai fait un master 2 de droit), d'expériences au sein de services commerciaux et administratifs. J'avais acquis des {{esi:link 5337 compétences }} variées et il m'a semblé que celles-ci seraient parfaites pour prendre en charge un poste d'Office Manager, car j'étais déjà devenue une sorte de {{esi:link 6289 couteau-suisse }}. De plus, je n'avais plus envie de ne faire qu'un seul et même métier (être "simplement" juriste) ce qui me semblait trop restreint et me mettait trop à part des autres collaborateurs. Easy Partner m'a donc fait confiance en février 2018 pour commencer l'aventure. De plus, être Office Manager est idéal pour moi car je n'aime pas les surprises, il me semblait donc top d'être OM et d'organiser moi-même les surprises afin de tout savoir et de tout prévoir :)

Avez-vous suivi des études en rapport avec l’Office Management ?

Non, j'ai eu un parcours juridique (licence et master de droit).

Une bonne journée d’Office Manager, ça ne démarre jamais sans … ?

Un café de chez Café Royal, une petite musique dynamisante et un coup d'éponge sur le plan de travail de la {{esi:link 6182 cuisine }} du bureau ! Et bien sur un petit check à tous les collaborateurs ! (sauf quand je ne suis pas encore assez réveillée et que je boude un peu (souvent)) !

C’est quoi les galères d’un Office Manager ?

La {{esi:link 6289 polyvalence }} ! Le plus dur est d'être focus sur un dossier juridique nécessitant une concentration importante et d'être dérangée à propos du stock de papier toilettes ! C'est également le fait que les autres collaborateurs n'ont pas conscience de la diversité de nos missions et qu'ils sont capables de nous interrompre à tout moment. C'est aussi la peur de prendre des vacances pour ne pas être noyée sous la masse de travail en revenant car personne n'aura pu gérer ton travail. Et la véritable galère c'est trouver le papier toilettes triple épaisseur qui fait l'unanimité (histoire vraie) ! ;)

Qu’est-ce qui remonte le moral à un Office Manager ?

Un simple {{esi:link 5800 merci }} ! Ou le sourire des collaborateurs quand tu leur prépares {{esi:link 5118 une surprise }} (anniversaire) et surtout lorsque nous sommes partis en séminaire (le premier que j'avais organisé pour eux) et de les voir heureux ! Ça donne vraiment du sens à mon travail.

Une chose que vous avez mis en place dont êtes particulièrement fière ?

Un {{esi:link 5217 onboarding }} poussé, sérieux et convivial ! Le fait qu'un nouvel arrivant débute son aventure avec nous ; rassuré, {{esi:link 6380 confiant }}, et qu'il se sente suivi et intégré même avant son arrivée est pour moi indispensable. J'ai tenté de mettre en place tout ce qui m'avait manqué lors de mes {{esi:link 6288 expériences }} passées. Le développement de la marque employeur passe aussi par cela.

Quand deux Office Manager boivent un café ensemble, ils discutent de quoi ?

De codes comptables, des relations avec l'expert-comptable (surtout lors des bilans), de quels outils utiliser pour se faciliter le quotidien, du sentiment de {{esi:link 5774 solitude }} et du manque de considération parfois, mais surtout de la passion de ce travail qui enrichit notre quotidien professionnel.

Le métier d’Office Manager manque-il de reconnaissance ?

Clairement oui, sur le plan de la {{esi:link 6365 rémunération }}, il est difficile de prouver que nous sommes un réel atout business ! La polyvalence des Office Manager a pour conséquence que cette accumulation de tâches semble normale pour tous. Alors quand les collaborateurs vous remercient pour votre travail, cela fait un bien fou. Cette est presque plus importante que celle de la direction ou celle donnée par le . Néanmoins, une OM n'est pas une simple secrétaire !

Si vous n’étiez pas Office Manager, vous seriez ?

Choix A : Entrepreneure. J'apporterais mes {{esi:link 5337 compétences }}s administratives, financières et juridiques à un associé porté business !

Choix B : Danseuse de cabaret ! Passion plumes, oblige !

Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui veut se lancer dans le métier d’Office Manager ?

D'accumuler des expériences variées pour vous apporter de la dans vos connaissances. Et surtout d'avoir en votre cerveau !!! Personne ne sait tout sur tout, aucun Office Manager ne maitrise tout. Alors réfléchissez, vous trouverez forcément une solution à tout et n'oubliez pas que Google peut être votre ami ! Il est nécessaire d'avoir ses atouts en tête pour prioriser ses missions. N'est-ce pas génial d'apprendre de nouvelles choses tous les jours ? La curiosité et la rigueur sont les clés ! Si tu as cela, alors tu es prêt(e) !

Pour vous, c’est quoi la magie ?

La magie ? C'est d'avoir eu une nouvelle collaboratrice en back office pour le Marketing avec qui j'ai l'impression d'avoir créé une vraie team ! On nous appelle Princesse Sissi et Princesse Diana ! Elle égaye mes journées ! Et la véritable magie c'est quand mon travail se déroule dans la joie avec mes collaborateurs, sans imprévue ingérable, avec le stock de café plein dans les placards, la cuisine propre et rangée, les garçons au baby foot et les filles sur la terrasse au soleil ! Et la magie maximale, c'est notre TEAM en Corse en septembre dernier en séminaire, à rire comme des fous et à fredonner des chants corses près de Titi le sanglier.

Un petit mot pour terminer ?

4 façons d’inciter les collaborateurs à faire du sport

Le sport en entreprise un sujet secondaire ? Pas vraiment. En termes de qualité de vie au travail (QVT), le sport est un énorme atout. 94% des salariés qui font du sport se disent satisfaits1 ! 2/3 des salariés et des dirigeants français pratiquent une ou plusieurs activités sportives, mais seulement 10% le font dans le cadre de leur entreprise1. En effet, 75% des dirigeants avouent ne pas avoir pour projet de développer une offre sportive1. Absence d’infrastructure et manque de moyens financiers sont évoqués pour justifier cette grave erreur. Pourtant le sport en entreprise présente un tas de bénéfices :

depuis longtemps, le sport est reconnu comme un moyen efficace de réduire le stress ! Il réduit les niveaux d’hormones du stress du corps, comme l’adrénaline et le cortisol, et permet la production d’endorphines (merci Jamy). Idéal donc pour décompresser entre deux réunions avec le codir.

Travail en équipe : si vous optez pour des sports en équipe, sachez que ceux-ci permettront in fine à vos collaborateurs de mieux travailler ensemble sur les projets de l’entreprise ! Adapter une stratégie, être offensif, avoir un plan de défense… toutes ces aptitudes se retrouvent aussi bien dans le sport que dans la vie au travail !

{{esi:link 5217 Intégration des petits nouveaux : }} pour les collaborateurs arrivés fraîchement, c’est toujours plus facile de s’intégrer auprès des collègues après une bonne partie de tennis plutôt que lors d’une énième réunion soporifique sur le RGPD.

Marque employeur : une entreprise où les salariés font du sport ensemble, c’est plutôt cool, et c’est le patron qui est content. 51% des dirigeants considèrent que le sport en entreprise est un véritable moyen de communication externe, qui contribue à la marque employeur (1).

Maintenant que vous êtes convaincu des bienfaits du sport en entreprise, voyons ensemble comment mettre tout ça en place. En tant qu’Office Manager, vous êtes la personne idéale pour développer cette pratique. Mais comment faire ?

Créez des groupes de sportifs

Ok votre entreprise ne dispose peut-être pas d’un gymnase dans les locaux. Mais elle dispose cependant de Jean-Luc, grand fan de course à pied, qui part tous les jours à 12h30 pétante faire ses 30 minutes de jogging, rendez-vous qu’il ne manquerait pour rien au monde. Pourquoi ne pas lui proposer d’inviter ses petits collègues à le rejoindre ? Le simple fait d’être un groupe permet de s’encourager à faire du sport. Si une personne manque à l’appel, elle subira indéniablement les foudres du reste du groupe. Vous pouvez créer un groupe Whatsapp, ou une chaîne , avec tous les participants du groupe, sur laquelle sont données les informations : « tout le monde est prêt ? On part dans 10 minutes. Prenez vos kway, il pleut des cordes. »

Offrez-leur un abonnement

Le simple fait de devoir payer un abonnement à la salle de sport peut rebuter certains à faire du sport. Mais si l’entreprise qui prend en charge une partie de l’abonnement, alors c’est différent ! Pour cela, le mieux est d’opter pour une solution globale, qui offre un abonnement unique, avec plein d’activités sportives et d’infrastructures. On vous recommande Gymlib, qui répond à tous ces besoins de flexibilités ! Vos collaborateurs n’auront que l’embarras du choix, et pas d’excuses pour ceux qui ne souhaitent pas mettre les pieds dans une salle de musculation : salle d’escalade, piscine, yoga… tout est possible ! En tant que lecteurs de Magic Office, vous pouvez profiter d’un mois gratuit sur votre contrat ! Vous allez faire des heureux.

Organisez des challenges

Vous organisez déjà des tournois de baby-foot, alors pourquoi ne pas le faire avec du « vrai » sport (désolé pour tous les fans inconditionnels de baby-foot). L’organisation de petits tournois au sein de l’entreprise peut suffire à créer la motivation nécessaire pour que certains enfilent leurs baskets. Tournoi de basket, de badminton, de ping-pong… l’important est que l’activité soit ludique et plaise à un maximum de monde ! Évitez donc de faire un concours de soulevé en développé couché… Définissez une date, un lieu, et un responsable, chargé de prendre les inscriptions. Vous pouvez même proposer des lots pour les vainqueurs, en refilant vos goodies inutilisés qui traînent au fond d’une armoire depuis des mois.

Donnez de la flexibilité

Ok, après leur séance de yoga, les collaborateurs rentrent de la pause de midi 15 minutes plus tard que d’habitude. Mais est-ce vraiment grave, si au final ils sont plus heureux et plus productifs ? Pour encourager les salariés à faire du sport, il est nécessaire que l’entreprise donne un minimum de flexibilité pour faciliter cette pratique. Les avantages retirés de la pratique du sport justifient largement ces petits écarts. De même, si le DRH souhaite utiliser un ballon d’équilibre à la place de son fauteuil de bureau : que personne ne le juge et qu’il fasse comme bon lui semble ! Ses abdominaux ne s’en porteront que mieux.

Améliorer ses softs skills quand on est Office Manager

Les soft skills, aujourd’hui on en parle de plus en plus, et ce n’est pas qu’une expression à la mode. Ce terme désigne les compétences humaines, les savoirs comportementaux : en gros votre capacité à interagir avec d’autres individus du genre humain. Ces aptitudes sont clairement une forme d’intelligence (si, si), et sont très recherchées dans le cadre professionnel, tout particulièrement quand on est Office Manager. Lors d’une procédure d’embauche, une forte capacité d’écoute peut faire la différence entre deux {{esi:link 6388 CV }} similaires, c’est pourquoi il est essentiel de s’y intéresser.

Respect, , gestion du temps, communication non-verbale… la liste des soft skills est longue. Au-delà d’être conscient de leur importance, l’important est de travailler sur soi afin de développer ses fameuses soft skills. Un simple article ne suffirait pas à traiter tout le sujet, c’est pourquoi on vous a préparé un concentré de quelques soft skills sur lesquelles il est important de bosser quand on est Office Manager.

La confiance en soi

Les Office Manager communiquent avec tout le monde dans la boîte et en dehors. Ils ont un lien fort avec le patron et interagissent de toute part avec les collaborateurs. Souvent, les conversations qu’ont les Office Manager visent à régler des problèmes (les Office Manager sont des problem-solver). Dans des scénarios parfois difficiles, les Office Manager ont besoin d’une forte confiance en eux afin de prendre contrôle des différentes situations et agir avec force et conviction.

Pour améliorer sa confiance en soi, il est important de changer son état d’esprit. Concentrez-vous davantage sur ce que vous pouvez apprendre et améliorer plutôt que sur toutes les choses gênantes mais insignifiantes, sur lesquelles vous n’avez aucun pouvoir d’action. Portez votre attention sur toutes les opportunités d’apprentissage et les différents challenges qui s’offrent à vous.

Évitez également de vous comparer aux autres, de penser qu’ils sont meilleurs que vous (par ailleurs, c’est souvent loin d’être le cas, certaines personnes sont très fortes pour jouer la comédie…). Ces comparaisons peuvent être très toxiques et sont totalement contre-productives.

Les compétences sociales

Encore une fois, un Office Manager échange avec plein de personnes dans un tas de situations diverses et variées. Il est important de bien gérer ces échanges afin de développer de bonnes relations.

Le langage du corps, ça vous parle ? Soyez attentif au vôtre et à celui des autres. Évitez de gesticuler dans tous les sens et tenez-vous droit, ce sera déjà un bon début.

Traitez chacun avec attention (et pas que votre boss). Faites sentir à vos interlocuteurs qu’ils sont importants et qu’ils méritent tout votre respect. Même le stagiaire.

Quand quelqu’un soumet une idée douteuse, pour ne pas dire complètement nulle, prenez le temps de la considérer sous tous ses angles avant de donner un {{esi:link 6278 feedback négatif }}. Montrez que vous êtes ouvert d’esprit.

Quand vous parlez à un groupe, prenez soin de regarder tout le monde dans les yeux (pas en même temps pour éviter un strabisme).

Pratiquez tant que possible la {{esi:link 6279 prise de parole en public }}.

La curiosité

Compétence ô combien importante quand on sait le nombre de problèmes que vous avez à gérer ! Être curieux vous permet d’être innovant et d’apporter de nouvelles solutions à l’entreprise. C’est comme cela que vous deviendrez un élément indispensable de l’entreprise.

Soyez au fait de l’actualité du secteur d’activité dans lequel vous travaillez ! Consultez des blogs, des études, regardez des vidéos, assistez à des conférences… {{esi:link 5774 Echangez avec d'autres Office Manager }} afin de comprendre leur manière de travailler, qui diffère peut-être de la vôtre.

Prenez également l’habitude poser un regard neuf sur votre travail, comme si vous étiez totalement novice. Vous serez surpris de voir à quel point vous trouverez plus facilement de nouvelles solutions à des problématiques sur lesquelles vous étiez bloqué depuis des semaines.

Posez des questions : à votre boss, à vos collaborateurs… sans toutefois trop les harceler. Tentez de savoir ce qui les intéresse, les préoccupe, quelles sont leurs perspectives…

Enfin, donnez-vous régulièrement de nouveaux challenges !

L’écoute

Pour bien comprendre vos collaborateurs et les chouchouter, il est important d’avoir une bonne capacité d’écoute. Ne pas savoir écouter peut conduire à passer à côté d’informations essentielles et à ne pas être en mesure de communiquer correctement.

Concentrez-vous sur ce qu’on vous dit, plutôt que de réfléchir à ce que vous allez répondre (oui, on fait tous ça, mais c’est une mauvaise habitude).

Arrêtez de couper vos interlocuteurs ! C’est insupportable, vraiment. Attendez qu’ils aient finis avant de prendre la parole.

Quand vous donnez votre avis sur une question, essayez déjà de vous mettre à la place de vos interlocuteurs pour comprendre leur point de vue.

Portrait de Mélodie, Office Manager chez Mailjet !

Chaque jour, des millions d'emails partent grâce à Mailjet. Et en France, c'est Mélodie qui s'occupe de l'Office Management. Elle a répondu à nos questions, voici son portrait ! 

Bonjour Mélodie, pouvez-vous vous présenter ?

Je m'appelle Mélodie Penet et je travaille chez Mailjet.  Mailjet est une solution emailing pour créer, envoyer et suivre les emails marketing, les emails transactionnels et les SMS.

Quand et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

Je suis office manager depuis bientôt 1 an. Je n'ai pas décidé d'être office manager, c'est plutôt ce poste qui s'est invité à moi ! Une connaissance, un besoin, une opportunité, et on m'a laissé la chance d'accéder à ce poste.

Avez-vous suivi des études en rapport avec l'Office Management ? Si oui, lesquelles ?

Absolument pas. J'ai un Bachelor en Photographie. J'ai travaillé dans le stylisme photo, la production de shooting photo et l'organisation d'{{esi:link 6284 évènements }}.

Vos collègues comprennent-ils votre métier ?

Oui, complètement et ils savent être {{esi:link 5800 reconnaissant }}, et parfois ça fait du bien !

Quelle a été votre plus grosse épreuve en tant qu'Office Manager ?

Apprendre à gérer les priorités. J'avais pour habitude de travailler et m'organiser seule, donc j'ai dû m'adapter et prendre des décisions pour d'autres personnes.

Quelle est la chose que vous avez mis en place dont vous êtes la plus fière ?

Pour le mois de décembre, j'ai créé un calendrier de l'avent pour la totalité de l'entreprise (nous sommes une quarantaine à Paris). Des enveloppes étaient collées sur le mur en forme de sapin. Chacune d'elle contenait un sablé en forme d'avion (le logo de l'entreprise) que j'avais {{esi:link 6182 cuisiné }} et décoré. Le prénom de chaque employé était écrit, et pouvait détacher la sienne quand son jour était venu.

Quel conseil donneriez-vous à un Office Manager qui débute ?

Ne pas avoir peur de se rendre indispensable !

Vous feriez quoi avec une baguette magique au travail ?

Je mettrais les tasses de café directement dans le lave-vaisselle ^^

L'ingrédient indispensable pour passer une bonne journée au travail ?

Du chocolat ! C'est sucré, il y en a pour tous les goûts, ça se partage et c'est bon pour le moral :) Je n'oublie jamais d'en acheter pour mes collègues dans mon bureau.

La phrase qu'il ne faut jamais dire à un Office Manager ?

" Rrro ça va, t'es là pour ça!"

Une astuce à partager pour relâcher la pression dans les moments stressants ?

Une bonne partie de ping-pong ! Nous avons une table dans nos locaux, et que ça soit après la {{esi:link 6236 pause déjeuner }} ou pendant l'après midi, il n'y a rien de mieux pour se vider la tête et repartir d'attaque !

Le truc le plus cool dans le métier d'Office Manager ?

Se sentir utile !

Organisez-vous des évènements pour vos équipes ? Si oui, lesquels ?

Il y a deux {{esi:link 6284 évènement }} dans l'année : la Christmas et la Summer Party. Plus des pots trimestriels. Tous les mois, nous faisons un déjeuner avec une présentation, et tous les deux mois, une T Shirt Ceremony, où nous tirons au sort 15 personnes qui gagnent un t shirt désigné par nos équipes. Il y a des management {{esi:link 6180 meetings }} et des séminaires, 2 à 3 fois dans l'année.

Quelle est la chose que vous rêveriez de mettre en place pour vos collaborateurs ?

Un {{esi:link 6046 espace vert }} en extérieur ! Avec des plantes et un bel espace pour nos cours de {{esi:link 6321 Pilates et de Yoga }}.

La compétence que vous souhaiteriez acquérir dans les 6 prochains mois ?

Avoir le don d'{{esi:link 6289 ubiquité }} !

Un petit mot pour terminer ?

Utiliser le Feng Shui pour aménager les bureaux

Au travail, comme {{esi:link 6092 à la maison }}, se sentir bien est un impératif pour être . C’est pourquoi lorsqu’on se sent débordés, fatigués, irritables, il n’est pas rare de se retrouver à {{esi:link 6309 ranger }}, nettoyer, tout changer de place !

Il est peut-être temps pour vous de revoir la disposition de vos bureaux ?

Oui ? Attendez, pas si vite ! Avant de tout chambouler dans l’open space, prenez le temps de lire ces quelques lignes pour vous guider.

Car, oui, le feng shui est un guide. Une véritable philosophie de vie ancestrale dont le but est d’harmoniser son espace pour trouver sérénité et efficacité. Elle nous vient de Chine et a traversé les âges. Laissez-donc cet art millénaire vous inspirer, jeune Padawan. “La tranquillité dans vos bureaux, vous installerez” vous promet une petite créature verte, juchée sur votre épaule. Écoutez donc ses bons conseils :

Des matériaux nobles, tu choisiras

Le feng shui s’inspire de la vie : le bois, le feu, l’eau, la terre et le métal en sont les éléments essentiels.

Pour apporter une harmonie naturelle dans votre espace de travail, il vous faut donc simplement choisir du mobilier et de la décoration qui représentent les 5 éléments.

Des bureaux en bois brut pour le premier élément. De grandes fenêtres pour laisser entrer le feu de Monsieur Soleil. Une fontaine à eau ou une petite installation “rideau de pluie” pour le troisième. Une jolie sélection de {{esi:link 5794 plantes d'intérieur }} pour l’élément terre (c’est élémentaire) ! Et enfin, des chaises en métal, style industriel ou art déco… Voilà un exemple d’aménagement feng shui pour vos bureaux.

Mais, jeune Padawan, c’est vous qui créez votre lieu de travail idéal ! Fermez les yeux et imaginez. Vous sentez le réveil de la force en vous ? Allez-y, vous pouvez commencer à tout changer.

Le Chi, tu trouveras

Le “chi” ou “qi” est intraduisible en français. Pratique, n’est-ce pas ? Ne vous en faites pas : le chi, c’est tout simplement le concept d’énergie.

L’art du feng shui réside dans le fait de ne pas entraver le chi dans ses mouvements. Il vous faudra, jeune Padawan, trouver son chemin. Il est dit que cette énergie fuit. Par les portes et par les fenêtres.  Il ne faut jamais se trouver sur son passage dans une pièce. Tracez donc, sur un petit plan que vous aurez dessiné au préalable, des lignes entre les portes et les fenêtres de vos bureaux.

Idéalement, il faudra laisser l’énergie se développer dans une pièce en évitant de mettre des postes de travail sur son chemin.

L'harmonie, tu apporteras

Avec ces quelques pistes, et la voix de Maître Yoda pour plusieurs heures dans la tête, vous allez pouvoir réaménager un lieu de travail plus agréable et naturellement relaxant pour tout le monde.