#hauspost

Der digitale Überholspur-Traum trifft auf den Papierstau-Albtraum: Wie eine Handyrechnung den Digitalgipfel überlebt

Die Sperre meines Handys konnte ich nur durch einen etwas nervösen Anruf beim Telefonanbieter abwenden, das war jetzt bereits das zweite Mal. Ich verbringe recht viel Zeit beruflich außerhalb meines Büros, mein Arbeitgeber findet aber, dass ich auch dann manchmal erreichbar sein soll. Darum habe ich ein dienstliches Handy. Und da ist irgendeine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt worden.

Auf dem Digitalgipfel hat Volker Wissing, Bundesminister für Digitales und Verkehr, gerade das Ziel ausgegeben, Deutschland müsse “schnellstens ein volldigitales Land werden. Denn #Digitalisierung macht unser Land moderner, unsere Wirtschaft effizienter, unseren Alltag nachhaltiger & unser Leben besser. Deshalb muss aus der #Digitalstrategie eine #DigitalOnly-Strategie werden”.

Um diesem hehren Ziel die Realität der Verwaltung im Jahr 2024 entgegenzusetzen, beschreibe ich hier, wie das mit den Handyrechnungen bei meinem Arbeitgeber abläuft und warum es in Folge fast zu einer Sperre meines Handys gekommen wäre:

Die Handyrechnung bekommt mein Arbeitgeber jeden Monat von dem Telefonanbieter auf Papier auf dem Postweg. In der Poststelle meines Arbeitgebers wird der Brief mit der Rechnung geöffnet und es werden durch die Mitarbeiterin der Poststelle zwei Stempel darauf angebracht. Der erste Stempel hat mehrere Felder, in denen verschiedene Personen mit ihrem Namenskürzel abzeichnen müssen. Der zweite Stempel lautet: “Sachlich und rechnerisch richtig”, und darunter ein Datums- und Unterschriftenfeld.

Die Kollegin in der Poststelle stempelt also diese beiden Stempel auf das Papier der Rechnung und versieht das erste Kürzelfeld im ersten Stempel mit ihrem Namenskürzel. Dann kommt die Rechnung in einen braunen Hauspostumschlag (so einer wie dieser hier), darauf schreibt sie meinen Namen, und der Brief geht über die Hauspost an mich.

Ich werfe dann einen Blick auf die Endsumme der Telefonrechnung, in den allermeisten Fällen beträgt diese knapp 10 Euro. Das entspricht der Grundgebühr des Vertrags, darin ist eine Telefon-Flatrate und ein paar GB Internetnutzung enthalten. Manchmal erklärt zum Beispiel ein Aufenthalt im Ausland eine höhere Rechnung. Ich unterschreibe handschriftlich mit Datum und vollem Namen bei dem zweiten Stempel in dem Feld “Sachlich und rechnerisch richtig”. Mir wurde eingebläut, dass hier keinesfalls mein Namenskürzel ausreichend sei, das könne die Buchhaltung nicht akzeptieren.

Dann streiche ich meinen Namen auf dem Hauspostumschlag durch und adressiere ihn an die nächste Bearbeitungsstelle, “FuB”, was für “Finanzen und Buchhaltung” steht und gebe den Umschlag wieder in die Hauspost. Es prüfen noch ein paar weitere Personen die Rechnung, zeichnen das in den jeweiligen Feldern des entsprechenden Stempel mit ihrem Namenskürzel ab, und dann wird die Rechnung durch unsere Buchhaltung beglichen und das Papier irgendwo in einen Aktenordner weggeheftet.

Insgesamt müssen fünf Personen jede dieser Rechnungen sehen und auf Papier bearbeiten. Dafür sind zwei Monate Zeit, bevor der Telefonanbieter eine Sperre androht.

Wenn nun irgendwo dieser Prozess hakt - immerhin sind damit auch ungefähr vier Postwege in der Hauspost verbunden, eine Person kann krank sein, im Urlaub, auf Dienstreise, im Homeoffice, was auch immer - dann sind die zwei Monate zeitlich knapp bemessen.

Ich versuche, das hier relativ neutral zu beschreiben. Meine ganz persönliche Einschätzung dazu ist, dass ich es für eine Bankrotterklärung von Digitalisierungs- und Verwaltungsvereinfachungsbestrebungen halte, dass eine Organisation im Jahre 2024 nicht in der Lage ist, diesen Prozess zu verbessern. Ich habe als minimale Verbesserung, um wenigstens mich da raus zu halten, mehrfach vorgeschlagen, dass zum Beispiel diese monatliche Telefon-Grundgebühr von knapp 10 Euro doch bitte automatisch als “sachlich und rechnerisch richtig” akzeptiert werden könnte. Wie schwer kann es sein, das steht ja schließlich so im Rahmenvertrag, den unsere Organisation mit dem Telefonabieter hat! Dann bräuchte eine Rechnung nur noch im Fall, dass der Rechnungsbetrag davon abweicht, in ihrem Hindernislauf die Schleife auch zu mir zu machen.

Auch wenn natürlich Rechnungs- und Buchhaltungsstellen usw zwar niemals zustimmen würden, sich selber durch so eine allgemeine Anweisung wegzurationalisieren (das könnte ja ihren eigenen Beitrag zu einer Tätigkeit weniger wichtig erscheinen lassen), hatte ich doch die naive Hoffnung, dass wenigstens mein Beitrag (als der von jemandem, der eigentlich inhaltlich arbeiten soll) hier weggelassen werden könne. Aber auch das geht natürlich nicht, da gibt es angeblich Vorschriften und Gesetze, die eingehalten werden müssen. Ich habe auch vorgeschlagen, dass wir, wenn wir schon den ganzen Prozess nicht digitalisieren können, wir doch bitte auch elektronische Unterschriften zum Beispiel per Adobe akzeptieren sollen, es wäre so unendlich viel einfacher. Aber das sei alles “nicht hinreichend rechtssicher”.

So werden also weiterhin die Hersteller von Hauspostbriefumschlägen und Stempeln ihre Daseinsberechtigung haben.

Ich bin schon ganz gespannt, wie es wohl wird, wenn ab spätestens 2025 elektronische Rechnungen akzeptiert werden müssen. Vielleicht kann ich mit unserem Telefonanbieter ein U-Boot starten, dass er uns die Telefonrechnung in elektronischer Form schickt. Was wohl unsere Organisation daraus machen würde? Ich vermute, dass mein Arbeitgeber dann ein Papierformular entwickelt, auf dem dann die ausgedruckte elektronische Rechnung abgezeichnet werden muss. Oder meine Organisation wird die Rechnung einfach nicht mehr bezahlen können und dann vielleicht das Telefon gesperrt. Wir werden sehen.