Oktober bis November 2025, noch nicht abgeschlossen
Workshop bezahlt, Formular eingereicht – sogar mit Unterschrift, damit wirklich alles glatt läuft
Ich besuche für meine Arbeit einen kostenpflichtigen Workshop. 1.800 Euro. Die Rechnung – eine elektronische! – ist auf meinen Namen ausgestellt. Ich frage meine Organisation, ob sie das direkt bezahlen könne. Antwort: Nein. Ob es daran liegt, dass mein Name draufsteht, oder daran, dass die Rechnung digital ist – unklar. Ich frage, ob man etwas an der Rechnung ändern müsse, damit meine Organisation sie direkt begleichen kann. Antwort: kompliziert. Rechtliche Gründe. Ich müsse unbedingt selbst zahlen und anschließend die Erstattung beantragen. Dafür gebe es ein Formular. Ein Papierformular. Mit Originalunterschrift. Natürlich.
Also gut. Rechnung bezahlt. Formular zur Rückerstattung ausgefüllt. Darauf dick und deutlich vermerkt, dass ich bereits gezahlt habe und die Erstattung an mich erfolgen soll – mit meiner Kontonummer. Eingereicht. Gewartet.
Noch länger gewartet.
Ich denke mir: Wird wohl dauern, Verwaltungswege halt. Bis ich eher zufällig die Kostenstellen-Auszüge sehe. Diese kryptischen Tabellen, die aussehen, als hätte jemand Excel von 1998 mit einer antiken Orakelmaschine verkuppelt. Und dort entdecke ich: Meine Organisation hat den Betrag längst verbucht. Aber nicht an mich überwiesen – wie beantragt –, sondern direkt an den Workshopanbieter. Der hat jetzt das Geld also zweimal bekommen: einmal von mir, einmal von meiner Organisation.
Das eigentlich Tragische ist natürlich nicht, dass Fehler passieren. Sondern, wie sie passieren: Wir verbringen unfassbar viel Zeit damit, Prozesse „rechtlich sauber“ abzuwickeln – inklusive Papier, Unterschrift, Scan, Original einreichen –, und genau diese Überkomplexität erzeugt dann zuverlässig die Fehler, die eigentlich vermieden werden sollen, und die irgendwie niemand so richtig verantwortet, die aber allen viel Arbeit machen. Und selbstverständlich müssen auch die Korrekturen wieder korrekt erfolgen: Fehlbuchung rückgängig machen, Geld zurückfordern, dafür Unterschriften sammeln… Rituale einer Verwaltungswelt, die elektronische Rechnungen bis heute als mutige und vor allem gefährliche Innovation betrachtet.
Wie einfach wäre es gewesen, wenn meine Organisation gesagt hätte: „Alles klar, elektronische Rechnung liegt vor – wir zahlen das direkt.“ Aber das wäre wohl zu gefährlich gewesen - Wie leicht könnten schließlich bei so einer elektronischen Rechnung Fehler passieren!
(Transparenzhinweis: Dieser Beitrag wurde mit Hilfe von ChatGPT sprachlich etwas überarbeitet)
(Molinarius)
