#verwaltung

Die Heizung auf der Arbeit wird zwischen den Tagen abgeschaltet, um Heizkosten zu sparen, es sind die letzten Tage durchgehend Minusgrade und wir kommen heute Morgen in ein Büro, in dem es 9° sind.

(+ zwei tote Mäuse)

"Die zwei Fenster welche unterstrichen sind, ist unser Büro! Wo das Kreuz ist, sitze ich."

Ansichtskarte

Salzwedel Behördenhaus

Reichenbach (Vogtl): VEB BILD UND HEIMAT Reichenbach i.V. (V 11 28 A 246/59 DDR Best,-Br. 7/1066 Echte Fotografie 1072 59)

Foto: Schmidt, Bernburg

Elterngeld Digital (oder auch nicht)

Wir haben Zwillinge bekommen, und das zieht neben wenig Schlaf und viel Arbeit auch einiges an Papierkram nach sich. Unter anderem würden wir gern Elterngeld bekommen. Dieses kann man per Papierformular beantragen.

In zehn der 16 Bundesländer gibt es nun aber schon "Elterngeld Digital", einen Onlineservice zur Beantragung, mit dem das Papierformular entfallen soll. Auf der Begrüßungsseite sind allerdings schon die ersten Einschränkungen zu sehen: Nur in drei Bundesländern ist der Antrag tatsächlich "volldigital", in den anderen "teildigital" oder "volldigital in einzelnen Behörden". Unser Bundesland, Thüringen, ist teildigital.

Man braucht eine BundID, also einen Login für behördliche Aufgaben, der sich zum Beispiel mit dem elektronischen Personalausweis authentifizieren lässt. Diesen haben wir bereits aus anderen Gründen, das sollte also kein Problem sein. Theoretisch funktioniert der Antrag so: Die relevanten Daten werden online eingegeben, nachdem man sich mit der BundID eingeloggt hat, dann wird ein PDF generiert, welches gedruckt und von beiden Elternteilen unterschrieben werden muss, einige Nachweise werden dazugelegt und das Ganze dann per Post an die zuständige Elterngeldstelle geschickt.

Wir haben schon gehört, dass das alles nicht so trivial ist, und man die Zeit vor der Geburt nutzen sollte um den Antrag vorzubereiten, so dass man dann nur noch das Geburtsdatum eintragen muss und den Antrag absendet. Wir versuchen also vor der Geburt schon mal alles auszufüllen, aber nur kurz vor der Geburt, denn nach sechs Wochen werden die eingegebenen Daten gelöscht.

Wir loggen uns ein. In den ersten Schritten werden vor allem Daten abgefragt, die eigentlich schon vorliegen sollten – Name, Adresse, Staatsbürgerschaft usw, alles Dinge, die aus dem Login der BundID übertragen werden könnten. Dann das erste Hindernis: Wir können nur ein Kind eingeben. Während es korrekt ist, dass man nur einmal Elterngeld für zwei Kinder bekommt und nicht etwa das Doppelte, ändert sich doch der Satz etwas und auch andere Dinge sind leicht verändert. Der Antrag ist darauf offenbar nicht vorbereitet. Ebenfalls können wir die Elternzeitmonate nicht gleichzeitig anklicken, obwohl es hier auch eine Ausnahme für Mehrlingsgeburten gibt - bei einem Kind darf nur in einem Monat gleichzeitig Elternzeit genommen bzw. Elterngeld bezogen werden. Dies gilt für uns nicht, aber der Assistent verweigert mehr als einen gleichzeitigen Monat. Nach kurzem Suchen im Internet finden wir heraus, dass man einfach schon mal irgendein Geburtsdatum eingeben soll, danach erscheint dann ein Feld, in dem man "Mehrlingsgeburt" aktivieren kann (aber keinen zweiten Namen angeben - Elterngeld wird per Definition für das erste Kind beantragt). Schon schaltet der Assistent auf Mehrlingsmodus um, und wir können die Besonderheiten der Mehrlingsgeburt eintragen.

Die weiteren Schritte sind riesige Textwände mit schwer verständlich gestellten Fragen ("Erhalten Sie wärend der Bezugszeit Einkünfte aus nichtselbstständiger oder selbstständiger Arbeit?", "Falls Ihr Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr abweicht, ist anstelle des Kalenderjahres der Zeitraum entscheidend, auf den es auch bei der Einkommensteuer ankommt (Veranlagungszeitraum)", "Haben Sie im Bemessungszeitraum (siehe Abschnitt 7) Leistungen bekommen, die als Ersatz für Ihr Erwerbseinkommen gedacht sind?" und ähnliches), jeweils zwei Mal auszufüllen für beide Elternteile. Wir kämpfen uns durch. Zum Schluss bekommen wir eine Liste der benötigten Nachweise, die wir ebenfalls in Papier beilegen sollen.

Nun sind die Zwillinge da, und wir können das Geburtdsatum anpassen. Schlussendlich schicken wir folgendes ein:

Der eigentliche Antrag, doppelt unterschrieben. 26 Seiten.

Sämtliche Gehaltsnachweise der letzten 12 Monate des Vaters. Mit einigen Korrekturrechnungen 15 Seiten.

Sämtliche Gehaltsnachweise der letzten 12 Monate der Mutter. Ca. 12 Seiten.

Einkommenssteuerbescheid des letzten Jahres. Da wir verheiratet sind, nur ein gemeinsamer Bescheid. 6 Seiten.

Bescheinigung der Krankenkasse zum Erhalt von Mutterschaftsgeld. 1 Seite

Geburtsurkunden der beiden Kinder (hierfür werden explizit zweckgebundene Geburtsurkunden ausgestellt, eine einfache Kopie ist nicht ausreichend). 2 Seiten.

Für einen Antrag, der sich "Elterngeld Digital" nennt, müssen über 60 Seiten Papier gedruckt und per Post verschickt werden. Sehr digital fühlt sich das nicht an.

Bislang war es ja bloß so, dass diverse Alemanninnen mir einmal sagten, in ihren Dialekten hätte ich mir das Promovieren zum doctor philosophiae sparen können, da ich dort eh d'r Jan wäre. Aber gut, sicher ist sicher und man soll sich ja nicht auf d'rlei verlassen.  Im elften Jahr als Promovierter habe ich jetzt aber eine ganz neue Fehlinterpretation meines Titels plus Namens erfahren. Irgendwer an der lieben Universitas Indonesia hat es nicht so mit akademischen Graden. Jedenfalls wurde dem Antrag auf eine Nutzerkennung jetzt stattgegeben und man teilte mir freudig mit, dass ich mich nunmehr als "Phil Jan" einloggen kann:  Da muss wohl wer gedacht haben, dass phil. ein Name(nsbestandteil) ist...

Straßenverkehr und Co - Dort sehen die Deutschen Einsatz künstlicher Intelligenz #KI #CIO

Welche Einsatzgebiete sehen, ja erhoffen sich die Deutschen laut einer Bitkom-Umfrage für künstliche Intelligenz? Natürlich soll Künstlicher Intelligenz (KI) im Land der (Immer-noch-)Autofahrer dabei helfen, Staus zu reduzieren. Danach kommen die Roboter in der Fertigung, aber auch in der Verwaltung, in Forschung und Entwicklung sowie im Kundendienst werden Chancen von KI erkannt. Dem folgen…

Der digitale Überholspur-Traum trifft auf den Papierstau-Albtraum: Wie eine Handyrechnung den Digitalgipfel überlebt

Die Sperre meines Handys konnte ich nur durch einen etwas nervösen Anruf beim Telefonanbieter abwenden, das war jetzt bereits das zweite Mal. Ich verbringe recht viel Zeit beruflich außerhalb meines Büros, mein Arbeitgeber findet aber, dass ich auch dann manchmal erreichbar sein soll. Darum habe ich ein dienstliches Handy. Und da ist irgendeine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt worden.

Auf dem Digitalgipfel hat Volker Wissing, Bundesminister für Digitales und Verkehr, gerade das Ziel ausgegeben, Deutschland müsse “schnellstens ein volldigitales Land werden. Denn #Digitalisierung macht unser Land moderner, unsere Wirtschaft effizienter, unseren Alltag nachhaltiger & unser Leben besser. Deshalb muss aus der #Digitalstrategie eine #DigitalOnly-Strategie werden”.

Um diesem hehren Ziel die Realität der Verwaltung im Jahr 2024 entgegenzusetzen, beschreibe ich hier, wie das mit den Handyrechnungen bei meinem Arbeitgeber abläuft und warum es in Folge fast zu einer Sperre meines Handys gekommen wäre:

Die Handyrechnung bekommt mein Arbeitgeber jeden Monat von dem Telefonanbieter auf Papier auf dem Postweg. In der Poststelle meines Arbeitgebers wird der Brief mit der Rechnung geöffnet und es werden durch die Mitarbeiterin der Poststelle zwei Stempel darauf angebracht. Der erste Stempel hat mehrere Felder, in denen verschiedene Personen mit ihrem Namenskürzel abzeichnen müssen. Der zweite Stempel lautet: “Sachlich und rechnerisch richtig”, und darunter ein Datums- und Unterschriftenfeld.

Die Kollegin in der Poststelle stempelt also diese beiden Stempel auf das Papier der Rechnung und versieht das erste Kürzelfeld im ersten Stempel mit ihrem Namenskürzel. Dann kommt die Rechnung in einen braunen Hauspostumschlag (so einer wie dieser hier), darauf schreibt sie meinen Namen, und der Brief geht über die Hauspost an mich.

Ich werfe dann einen Blick auf die Endsumme der Telefonrechnung, in den allermeisten Fällen beträgt diese knapp 10 Euro. Das entspricht der Grundgebühr des Vertrags, darin ist eine Telefon-Flatrate und ein paar GB Internetnutzung enthalten. Manchmal erklärt zum Beispiel ein Aufenthalt im Ausland eine höhere Rechnung. Ich unterschreibe handschriftlich mit Datum und vollem Namen bei dem zweiten Stempel in dem Feld “Sachlich und rechnerisch richtig”. Mir wurde eingebläut, dass hier keinesfalls mein Namenskürzel ausreichend sei, das könne die Buchhaltung nicht akzeptieren.

Dann streiche ich meinen Namen auf dem Hauspostumschlag durch und adressiere ihn an die nächste Bearbeitungsstelle, “FuB”, was für “Finanzen und Buchhaltung” steht und gebe den Umschlag wieder in die Hauspost. Es prüfen noch ein paar weitere Personen die Rechnung, zeichnen das in den jeweiligen Feldern des entsprechenden Stempel mit ihrem Namenskürzel ab, und dann wird die Rechnung durch unsere Buchhaltung beglichen und das Papier irgendwo in einen Aktenordner weggeheftet.

Insgesamt müssen fünf Personen jede dieser Rechnungen sehen und auf Papier bearbeiten. Dafür sind zwei Monate Zeit, bevor der Telefonanbieter eine Sperre androht.

Wenn nun irgendwo dieser Prozess hakt - immerhin sind damit auch ungefähr vier Postwege in der Hauspost verbunden, eine Person kann krank sein, im Urlaub, auf Dienstreise, im Homeoffice, was auch immer - dann sind die zwei Monate zeitlich knapp bemessen.

Ich versuche, das hier relativ neutral zu beschreiben. Meine ganz persönliche Einschätzung dazu ist, dass ich es für eine Bankrotterklärung von Digitalisierungs- und Verwaltungsvereinfachungsbestrebungen halte, dass eine Organisation im Jahre 2024 nicht in der Lage ist, diesen Prozess zu verbessern. Ich habe als minimale Verbesserung, um wenigstens mich da raus zu halten, mehrfach vorgeschlagen, dass zum Beispiel diese monatliche Telefon-Grundgebühr von knapp 10 Euro doch bitte automatisch als “sachlich und rechnerisch richtig” akzeptiert werden könnte. Wie schwer kann es sein, das steht ja schließlich so im Rahmenvertrag, den unsere Organisation mit dem Telefonabieter hat! Dann bräuchte eine Rechnung nur noch im Fall, dass der Rechnungsbetrag davon abweicht, in ihrem Hindernislauf die Schleife auch zu mir zu machen.

Auch wenn natürlich Rechnungs- und Buchhaltungsstellen usw zwar niemals zustimmen würden, sich selber durch so eine allgemeine Anweisung wegzurationalisieren (das könnte ja ihren eigenen Beitrag zu einer Tätigkeit weniger wichtig erscheinen lassen), hatte ich doch die naive Hoffnung, dass wenigstens mein Beitrag (als der von jemandem, der eigentlich inhaltlich arbeiten soll) hier weggelassen werden könne. Aber auch das geht natürlich nicht, da gibt es angeblich Vorschriften und Gesetze, die eingehalten werden müssen. Ich habe auch vorgeschlagen, dass wir, wenn wir schon den ganzen Prozess nicht digitalisieren können, wir doch bitte auch elektronische Unterschriften zum Beispiel per Adobe akzeptieren sollen, es wäre so unendlich viel einfacher. Aber das sei alles “nicht hinreichend rechtssicher”.

So werden also weiterhin die Hersteller von Hauspostbriefumschlägen und Stempeln ihre Daseinsberechtigung haben.

Ich bin schon ganz gespannt, wie es wohl wird, wenn ab spätestens 2025 elektronische Rechnungen akzeptiert werden müssen. Vielleicht kann ich mit unserem Telefonanbieter ein U-Boot starten, dass er uns die Telefonrechnung in elektronischer Form schickt. Was wohl unsere Organisation daraus machen würde? Ich vermute, dass mein Arbeitgeber dann ein Papierformular entwickelt, auf dem dann die ausgedruckte elektronische Rechnung abgezeichnet werden muss. Oder meine Organisation wird die Rechnung einfach nicht mehr bezahlen können und dann vielleicht das Telefon gesperrt. Wir werden sehen.