Note de service : qu'est-ce que c'est et comment la rédiger ?
La note de service est un document qui permet à une entreprise d’officialiser une information importante. Consignes de sécurité, annonce ou compte-rendu de réunion, arrivée ou départ d’un salarié… Cet outil de communication peut être utilisé pour des sujets variés. Mais encore faut-il savoir comment et quand la rédiger.
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Note de service : définition
La note de service est un outil de communication interne qui permet de transmettre des informations importantes au sein d’une entreprise. Ce document à caractère officiel est rédigé par l’entreprise à destination de son public cible, qui peut être une partie ou l’ensemble des salariés.
La note de service permet de fluidifier la communication au sein d’une entreprise et donc d'optimiser la gestion du personnel en transmettant des informations courtes, précises et officielles. Elle peut être imprimée sur support papier et remise en main propre, envoyée par mail, ou encore affichée sur un panneau d’information.
Les informations qui peuvent être transmises par une note de service sont très variées et incluent :
Rappel des droits et obligations relatives aux congés payés ;
Rappel des règles de sécurité ;
Rappel ou modification du règlement intérieur ;
Annonce de l’arrivée ou le départ d’un salarié ;
Explication d’un changement interne (changement de direction, mise en place d’un nouveau service, promotion d’un salarié…) ;
Annonce ou compte-rendu d’une réunion ;
Annonce des dates de fermeture annuelle de l'entreprise ;
Objectifs annuels de l’entreprise…
Parfois, les informations transmises s'accompagnent d’instructions que les salariés doivent suivre.
Types de notes de service
On distingue trois types de notes de service :
Notes de service de suggestion : les notes de service de suggestion, rédigées positivement, visent à encourager la collaboration, la créativité et la proposition d'idées novatrices pour l'entreprise.
Notes de service de confirmation : elles permettent de formaliser par écrit des décisions ou accords verbaux en soulignant les points clés pour éviter les malentendus et assurer la compréhension.
Notes de service de demande : elles formulent des requêtes spécifiques avec un ton persuasif et professionnel.
Chaque type de note de service s'adapte ensuite à son objectif (informatives, directives, organisationnelles) et à son public cible (destinée à tout le personnel, à un service).
Comment présenter une note de service ?
Afin d’assurer l’efficacité de la note de service, il est important d’utiliser une structure claire et de faire apparaître des éléments spécifiques :
L’objet : il doit être précis et accrocheur pour capter l'attention de la cible ;
L'en-tête : Elle établit le contexte en incluant la date et le lieu, le destinataire et l'émetteur ;
Le corps de la note : Il s'agit du message de l'entreprise, débutant par une introduction, suivie de détails ;
La formule de politesse ou remerciement ;
La signature.
Pour la forme, veuillez vous assurer que la note de service respecte la politique de communication de l'entreprise (polices standardisées, logos, procédure d'approbation…).
Comment rédiger une note de service efficace ?
Voici quelques conseils qui vous permettront de rédiger une note de service efficace :
Définissez votre objectif et votre public cible ;
Choisissez le style et le ton qui vous conviennent tout en restant professionnel ;
Structurez l'information (introduction, développement, conclusion) ;
Utilisez un langage clair, en évitant les abréviations ;
Soyez concis et limitez idéalement la note à une seule page ;
Utilisez une mise en forme cohérente avec des paragraphes structurés et une police identique ;
Relisez-vous et corrigez si nécessaire.
La note de service doit donc être pertinente, concise, claire et simple. Il faudra également y faire figurer les mentions obligatoires, qui sont :
La date et le lieu ;
L'émetteur ;
Le destinataire ;
Le numéro de la note (NDS);
La signature de l'émetteur.
Aspects juridiques de la note de service
La note de service est vue comme une adjonction au règlement intérieur. Les dispositions auxquelles elle est soumise sont donc les mêmes. Selon l’arrêt de la Chambre sociale du 9 mai 2012 de la Cour de cassation, l’employeur doit impérativement remplir les obligations de l’article L 1321-4 du code du travail pour que les notes de services puissent prendre effet officiellement.
Plus précisément, avant de transmettre une note de service modifiant les règles de l'entreprise ou les obligations des salariés, il est essentiel pour l’employeur de :
Consulter les représentants du personnel ;
Communiquer le règlement à l’inspecteur du travail.
Il n'est pas obligatoire de conserver les notes de service, mais il est recommandé de les archiver pour prouver leur diffusion en cas de litige.
Un employeur qui ne respecte pas les formalités du règlement intérieur risque une amende de 750 € pour le dirigeant et 3750 € pour la personne morale. Le non-respect des mentions obligatoires dans une note de service peut remettre en cause son opposabilité aux salariés.
Diffusion de la note de service
La diffusion de la note de service peut être effectuée de différentes manières :
Par mail ;
Par intranet ;
Par courrier ;
Par affichage ;
Par remise en main propre.
Le choix du mode de diffusion peut être choisi en fonction de la situation. Si la note de service contient des instructions pour les salariés, demander un accusé de réception peut être judicieux.
Exemple de notes de service
Voici un exemple de note de service pour l’utilisation du téléphone portable personnel au sein de l’entreprise :
De [Émetteur]
À [Destinataire/Ensemble de l’équipe]
Date de rédaction
Objet [Note de service sur l’usage du téléphone portable en entreprise]
[Numéro de NDS]
[Chère équipe/chers collègues,
Par la présente note, la direction informe l'ensemble du personnel qu'à compter du [date] l'usage du téléphone portable personnel sera réglementé dans les locaux…]
Les principales sources réglementaires pouvant être citées :
Article L.432-2-1 du Code du travail
Article L.122-34 du Code du travail
Article L.120-2 du Code du travail
Conclusion
La note de service permet à une entreprise d'officialiser une information importante auprès de ses employés. Rédigée clairement et concisément, elle fluidifie la communication interne et optimise la gestion du personnel. A vous de voir ce qui convient le mieux à votre objectif et à votre public cible !
