#gestion action

Maîtriser les to-do lists avant que les to-do list ne vous maîtrisent

Comme une grande majorité des Office Manager, vous utilisez des to-do list pour votre travail au quotidien ? Très bien. Que ce soit via des posts-its, des outils comme Trello ou encore un simple fichier Word ouvert en permanence (pourquoi pas après tout), les to-do list nous permettent de garder par écrit la liste des actions que l’on doit faire. Pratique pour ne rien zapper en somme. Mais parfois, il arrive que les to-do lists deviennent {{esi:link 6368 angoissantes }} : on a tellement d’actions à faire que l’on ne sait plus par où commencer. On ressent alors un profond sentiment de découragement. Pour éviter cela, il y a quelques règles à respecter pour gérer ses to-do lists et les maîtriser, avant que celles-ci ne finissent par vous maîtriser vous.

Évitez d’inscrire sur votre to-do list les trop petites tâches

Il est inutile d’inscrire toutes les petites tâches minuscules que vous avez à réaliser sur votre to-do list. Si vous le faites, vous agrandissez en vain la taille de votre liste et cela renforce son aspect décourageant : tellement de choses à faire qu’on ne sait plus par où commencer. En plus, avouons-le, on passe parfois plus de temps à mettre à jour sa to-do list qu’à réaliser des actions qui vont réellement permettre d’éliminer les tâches. C’est ce qu’on appelle plus communément brasser du vent. Gardez un équilibre et demandez-vous si cela vaut vraiment la peine d’ajouter à votre to-do list cette énième mini-tâche qui vous demandera seulement 30 secondes, comme imprimer {{esi:link 6111 la relance de facture de ce fournisseur enragé }}. Le mieux, si vous le pouvez, est alors d’exécuter la tâche directement, parce que 30 secondes, c’est justement le temps qu’il vous faut pour ajouter cette tâche dans votre liste.

Tout ce qui est déjà dans votre agenda, comme le fait d’assister à une {{esi:link 6180 réunion }} par exemple, est par définition déjà dans votre agenda. Pas la peine de l’ajouter à nouveau dans une to-do list, et pourquoi pas l’inscrire au marqueur sur votre front pendant que vous y êtes ? Si vous avez peur de l’oublier, paramétrez des rappels dans votre agenda, la formule a fait ses preuves.

Attention cependant, parfois des mini-tâches peuvent s’avérer vraiment importantes, et vous n’avez pas forcément la possibilité de les faire immédiatement. Comme par exemple répondre à un {{esi:link 6381 mail }}du mega-boss de la filière France. Vous pouvez alors faire une exception et l’inscrire sur votre to-do list, mais exécutez la tâche rapidement pour ne pas qu’elle ne traîne pas pendant des {{esi:link 4467 semaines }} sur votre liste et finisse par prendre la poussière.

Partagez votre to-do list

Parfois, les tâches de votre to-do list ne dépendent que de vous. Mais dans un projet plus global, d’autres personnes peuvent être en charge de la réalisation de ces tâches. Utilisez un outil de gestion de to-do list collaboratif, comme Trello, pour avoir une vue centralisée de la to-do list. Si une tâche dépend d’une ou plusieurs autres personnes, désignez des responsables de la tâche, allez-vous faire un café, et attendez que la tâche soit réalisée.

Toutefois, si via un outil de to-do list collaboratif, d’autres personnes ont la possibilité de vous attribuer des tâches, assurez-vous qu’ils lisent cet article au préalable.

Donnez aux tâches des deadlines.

La règle : chaque tâche doit avoir une date limite de réalisation. C’est le meilleur moyen d’éviter de voir traîner des lustres une tâche dans sa to-do list. Si votre outil de to-do list le permet, ajoutez des rappels qui vous permettent de voir quand la deadline d’une tâche donnée approche. Ces deadlines vous aideront également à hiérarchiser votre travail, et à faire en premier ce qui est le plus urgent (ou pas). Parfois, la pression du temps, ça a du bon.

Organisez l’ordre de vos tâches dans la to-do list

Dans votre to-do list, la tâche tout en haut n’est pas forcément la plus importante ni celle que vous devez faire en premier. Vous ajoutez les nouvelles tâches comme elles viennent et tout s’accumule un peu n’importe comment. Mais le cerveau aime les choses logiques. Ainsi, s’il vous est possible d’organiser vos tâches de haut en bas, ou encore de créer des groupes, vous pourrez améliorer considérablement la lisibilité de votre to-do list.

Le principe est de ne pas chercher des heures la tâche sur laquelle vous devez travailler en priorité. Une to-do list est déjà assez angoissante comme cela pour devoir y passer plusieurs minutes avant de trouver ce que vous cherchez. Une to-do list claire et organisée est plus apaisante, un peu comme quand vous travaillez sur un {{esi:link 6309 bureau rangé }} plutôt qu’un bureau en bordel.

Utiliser Gmail comme un pro

Il y a quelque temps, nous vous proposions un article «  ». Si vous êtes nombreux à utiliser Outlook pour gérer vos mails, nous savons que vous également beaucoup à utiliser Gmail. Et ça, ça tombe bien car il y a également plein de petites astuces à connaître pour utiliser Gmail comme un pro. Petit tour d’horizon.

Annuler l’envoi d’un email et éviter de justesse une catastrophe

Vous étiez en train d’envoyer vos plus belles de photos de {{esi:link 6406 vacances }} à des potes par mail, puis vous avez pensé à cette demande que vous a fait votre patron ce matin. Votre esprit s’est {{esi:link 6299 embrouillé }}, et voilà que votre patron va recevoir une dizaine de photos de vous en maillot de bain. Le genre de mésaventure qui peut arriver à n’importe qui. Pour éviter cela, sachez qu’il est possible d’annuler l’envoi d’un email.

Cliquez sur la petite roue crantée en haut à droite, puis dans paramètres.

Dans l’onglet général, vous avez une rubrique « annuler l’envoi ». On vous conseille de paramétrer un délai d’annulation de 30 secondes, le délai maximum. Cela signifie que vous avez 30 secondes pour vous rendre compte de votre bourde et annuler l’envoi.

Une fois le message envoyé et la bêtise réalisée, une boîte de dialogue va venir s’ouvrir en bas à gauche de votre écran. Cliquez sur annuler pour éviter la catastrophe et empêcher à votre boss de tomber sur vos photos en maillot de bain. Ouf, plus de peur que de mal.

Vous faire passer pour un workaholic

Dans notre article sur les hacks pour gérer Outlook comme un pro, nous vous expliquions comment faire croire à vos collègues que vous travaillez super tard, en différant l’envoi de vos emails. L’option n’existe malheureusement pas en natif sur gmail. Mais rassurez-vous, une extension Chrome permet de le faire. L’extension s’appelle Boomerang for Gmail et est disponible ici. Un bouton « Send Later » apparaîtra alors lors de la rédaction de votre mail et vous permettra de paramétrer la date et l’heure d’envoi de votre email. Attention à ne pas en abuser pour ne pas éveiller les soupçons, surtout si vous avez une réputation de {{esi:link 5801 flemmard }} qui ne quitte jamais le bureau après 17h.

(oui la capture d'écran est dégueulasse)

Recevoir les messages de plusieurs boîtes mails dans une seule

Vous avez plusieurs boîtes gmail à gérer : [email protected], [email protected] , [email protected] etc… Du coup, il vous faut vous connecter en permanence sur les 3 pour ne manquer aucun email. Et parfois, inévitablement, des emails passent à la trappe, faute d’avoir ouvert vos différentes boîtes mails. Pourtant il existe une solution plus simple : rapatrier tous les emails sur votre boîte mail principale. Pour cela, rendez-vous à nouveau dans paramètres, puis dans l’onglet Compte. Cliquez ensuite sur Ajouter un compte de messagerie et rentrez les adresses de vos autres boîtes mails. Bien sûr, vous devrez valider la demande directement depuis les boîtes mails concernés, sinon n’importe qui pourrait recevoir les emails de n’importe qui, ce qui serait un sacré {{esi:link 5350 bordel }}. Voilà c’est fait, vos emails sont centralisés. C’est pas beau ça ?

Se prendre pour un agent secret

Vous voulez vous prendre pour un espion et envoyer des emails qui s’autodétruisent après un délai donné ? Ou vous êtes tout simplement un peu trop accroc à Snapchat ? On a l’astuce qu’il vous faut sur Gmail : le mode secret. Avec cette option, les destinataires d’un message n’auront pas la possibilité de transférer, de copier/coller, de télécharger ni même d’imprimer le contenu des emails après un délai d’expiration que vous définissez vous-même.

Pour activer l’option, cliquez sur le petit cadenas avec une horloge à droite du bouton Envoyer. Une fenêtre s’ouvre alors et vous permet de définir le délai d’expiration.

  On ne vous cache pas qu’on ne comprend pas trop l’intérêt (d’autant qu’il est toujours possible de faire une capture d’écran), mais c’est tellement cool.

Créer des réponses toutes faites pour les relous qui vous demandent toujours la même chose

Quand on est Office Manager, il est monnaie courante de recevoir toujours les mêmes demandes, auxquelles vous apportez toujours les mêmes réponses. À force, c’est fatigant, mais comme vous êtes super-gentil, vous y répondez quand même. Faites-le en 2 clics en paramétrant des réponses standardisées. Pour cela, rendez-vous dans paramètres, puis paramètres avancés, et activez les réponses standardisées.

Ensuite, écrivez un nouveau message dans lequel vous tapez votre réponse standardisée, puis cliquez sur les 3 petits points en bas à droite.

  Enregistrez votre réponse standardisée et donnez-lui un petit nom.

"Assistant(e) et Office Managers, visez l’excellence !"

"Assistant(e) et Office Managers, visez l'excellence" est un ouvrage qui aborde l'importance des {{esi:link 6302 soft skills }}, ces compétences comportementales aujourd'hui ô combien primordiales dans les métiers d'Office Manager et d'Assistant de Direction. Rencontre avec Elisabeth Durand-Mirtain, son auteure qui après un parcours très riche a décidé d'écrire ce livre !

Bonjour Elisabeth, pouvez-vous vous présenter ?

Je suis consultante-formatrice {{esi:link 6275 indépendante }} depuis 20 ans. J’anime des formations et des conférences en management, communication et développement personnel. De mon passé d’assistante de direction dans deux entreprises multinationales et {{esi:link 5789 RH }}, j’ai gardé une « spécialité » pour accompagner et former les assistantes et les office managers. J’ai également pendant plusieurs années été très active dans une association professionnelle où j’ai assuré les fonctions de Présidente France, de Chargée des Relations Publiques France et de vice-Présidente Europe. Pour un organisme de formation, j’ai créé la certification office manager. Je suis l’auteure du livre « Assistant(e) et Office Managers, visez l’excellence » paru chez Dunod en mars 2018.

Comment avez-vous eu l'idée d'écrire ce livre ?

J’ai commencé à m’intéresser au métier d’office manager il y a plus de 15 ans. À l’époque, ce métier était totalement inconnu en France. Peu à peu, il a pris ses marques (j’ai de nombreuses anecdotes à ce propos). Je souhaitais depuis longtemps écrire un livre. Les Éditions Dunod m’ont contactée par l’intermédiaire d’une collègue qui, retirée du métier, m’a proposé de prendre la main. L’occasion était belle ! Je faisais alors un constat : il n’existait pas d’ouvrage professionnel dédié au métier à propos du développement personnel. Or, j’entendais les assistant(e)s et les office managers rencontrés en formation le demander. La fonction comporte une grande part de {{esi:link 6302 compétences comportementales }}, il était donc légitime d’y consacrer un livre.

Quels thèmes sont abordés dans le livre ?

Tous les thèmes abordés dans le livre portent sur les compétences comportementales que l’on appelle aussi « soft skills » : du marketing de soi pour « vendre » ses idées, à la {{esi:link 5788 gestion du stress }} et des émotions, en passant par l’estime de soi, l’adaptation au changement, etc. Il y a même un chapitre sur la manière de soigner son hygiène de vie au bureau.

Pourquoi avoir choisi de l’écrire  sous forme de fiction ?

Raconter l’histoire d’une assistante m’est venu dès le début. Je souhaitais faciliter la lecture et surtout une identification des lecteurs au personnage de Flavie. Chaque thème relate le quotidien de cette assistante. Puis, développe des outils. Ces derniers améliorent de manière importante le travail de Flavie.

À votre avis, quelles soft skills développer en priorité pour les Office Manager ?

Il n’y a pas de règle. Tout dépend du besoin et du contexte. Les Office Managers sont des collaborateurs(trices) de haut niveau qui touchent dans de nombreux domaines. Je dirai donc que toutes les soft skills sont utiles. Mais, surtout, ce sont elles qui font la différence au travail.

Quelle compétence prendra de plus en plus d'importance à l'avenir ?

Il y a une vraie révolution des compétences. L’assistant(e) ou l’Office Manager se doit de posséder des techniques métiers approfondis (notions de gestion, gestion du personnel, achats, juridiques parfois, etc.). Les soft skills doivent aujourd’hui être « digital compatibles ». Attention, la technologie n’est qu’un outil ... C’est ce que l’on en fait qui change. Aucun robot ne pourra maîtriser les soft skills. La mutation du monde du travail, les missions plutôt que les tâches, l’uberisation et enfin le développement des slashers (salariés qui possèdent plusieurs employeurs) impliquent aujourd’hui des compétences plus poussées en intelligence émotionnelle ou en façon de cultiver des relations positives.                                                                            

Quels exercices proposez-vous dans ce livre ?

J’ai écrit un livre « interactif » qui soit ouvert tous les jours et qui permettent aux lecteurs de progresser. C’est pour celà que l’on y trouve des autodiagnosctics, des tests, des exercices et des plans d’action. Ce livre doit appartenir à chacun(e).

En conclusion, je souhaite que les assistant(e)s et les office managers fassent vivre l’histoire de Flavie à leur façon.

Gérer le déménagement de votre entreprise les doigts dans le nez

Votre équipe s’agrandit et la direction a décidé qu’il était grand temps de changer de locaux. Voir les petits stagiaires travailler dans des placards aménagés et les escaliers faire office de {{esi:link 4892 salle de réunion }} n’était plus possible. Brillante idée ce déménagement donc ! Hormis peut-être le fait que vous allez passer d’un trajet de 10 minutes en vélo à un trajet de 1 h de RER, mais ça c’est une autre histoire. Dans tous les cas, il est fort à parier que vous, Office Manager, allez être en charge, au moins en partie, de ce déménagement. Comment faire ?

Étape 1 : avez-vous vraiment besoin de déménager ?

Avant d’envisager un déménagement d’entreprise, soyez certains que vous en avez vraiment besoin. Plusieurs raisons peuvent amener une entreprise à déménager :

De nouveaux collaborateurs sont arrivés et n’apprécient guère de travailler dans la cave

Vous avez besoin de plus d’espace pour le matériel

Le loyer est trop cher (était-ce indispensable de s’installer Avenue des Champs-Élysées ?)

Vous souhaitez vous rapprocher de vos clients, de vos partenaires…

Le {{esi:link 6182 McDo }} le plus proche est à plus de 1 km

Vérifiez qu’un simple aménagement de vos locaux actuels ne permet pas de résoudre vos problématiques ! Peut-être également qu’il vous est possible de louer l’étage supérieur, depuis que la boîte qui y était installée à fait lamentablement faillite.

Étape 2 : trouvez vos nouveaux locaux :

La décision est désormais prise : c’est sûr, vous allez déménager. Maintenant, il va falloir trouver les nouveaux dans lesquels vous allez vous installer. Accordez un soin tout particulier à la capacité des locaux : il serait dommage que vous vous rendiez compte lors de l’installation dans les nouveaux bureaux que ceux-ci peuvent finalement accueillir moins de monde que prévu. Étudiez l’état du bâtiment, des installations, des parties communes etc… pour ne pas avoir de mauvaises surprises. Vérifiez également que tout soit bien aux normes. Enfin, évaluez les différents frais d’aménagement à prévoir : installation électrique, cloisons, isolation etc.…).

Étape 3 : informez vos collaborateurs.

Imaginez un peu la situation : Jean-Luc, comme tous les jours, se rend au bureau au 102 rue de la Trime. Mais il trouve une porte close sur laquelle un écriteau affiche « Nous avons déménagé. Nous sommes désormais au 204 avenue Beurnaout ». Ce genre de mésaventure peut être évitée si vous avertissez vos collaborateurs AVANT le déménagement. Faites-le suffisamment en amont et le plus tôt possible afin que tout le monde puisse se préparer psychologiquement à ce déménagement. Certains collaborateurs avaient sûrement des habitudes liées à l’emplacement de votre entreprise (la gardienne des gosses qui habite à côté, la salle d’aquabiking norvégien située dans la même rue etc…), il faut leur laisser suffisamment de temps pour anticiper sereinement tous ces changements.

Pour cela, le mieux reste d’organiser une grande réunion où la direction annonce à tous les collaborateurs le déménagement. Evitez de le faire par un simple email : c’est un peu comme mettre un terme à une relation par SMS.

Étape 4 : mettez fin à votre bail

Pour votre entreprise, c’est comme pour votre appartement en location (qui est hors de prix soit-dit en passant) : vous avez un préavis à respecter avant de quitter les lieux. Généralement, ce préavis est de 6 mois. Anticipez donc ce délai lors de la planification de votre déménagement.

Étape 5 : trouvez un pro du déménagement.

Mettre tous vos collaborateurs à contribution et leur demander de virer les sièges arrière de leur monospace familial pour venir faire eux-mêmes le déménagement de l’entreprise, c’est un peu moyen. Qu’on se le dise : vous allez devoir faire appel à des professionnels pour déplacer vos meubles, votre matériel, et ces {{esi:link 5136 cartons de mugs imprimés }} du logo de votre entreprise que vous n’arrivez pas à refiler depuis 5 ans. On vous conseille par exemple Smart-Services qui gère d’A à Z votre déménagement, histoire que vous n’ayez même pas à vous soucier d’emballer vos meubles.

Étape 6 : aménagez vos nouveaux locaux

Meubles, postes de travail, électricité, décoration etc… tout doit être en place AVANT l’arrivée de vos collaborateurs dans les lieux. C’est peu agréable de travailler à 3m d’un ouvrier qui fait des travaux à 120 décibels, assurez-vous donc de ce dernier point.

Étape 7 : effectuez les changements d’adresse et de ligne téléphonique

Comment faire du télétravail efficacement ?

Ça y est, après des mois de négociation avec votre employeur, vous avez enfin réussi à obtenir un jour de télétravail hebdomadaire. C’est donc un jour dans la semaine où vous n’aurez pas à vous taper 1h de métro pour vous rendre au travail, écrasé entre les voyageurs, dont certains semblent ne pas connaître l’existence de la douche. Un jour aussi pendant lequel vous pourrez vous balader en pyjama, et à la limite, mettre par-dessus une chemise pour les visioconférences. On vous a répété partout que le télétravail permet d’être plus efficace, plus détendu, plus {{esi:link 5838 motivé }}… Oui mais ça c’est en théorie. Car en réalité, bien télétravailler ne s’improvise pas. Il va vous falloir respecter quelques règles pour être {{esi:link 5775 productif }} chez vous, sinon quoi votre employeur pourrait bien revenir sur sa décision de vous laisser un jour de télétravail par semaine. Voyons ensemble quelques règles à bien respecter.

Ne pas oublier de se réveiller

N’ayant plus à prendre passer une heure dans les transports le matin, vous vous êtes dit que cette heure gagnée serait investie devant sommeil. Intention tout à fait louable. Seulement voilà, vous vous êtes également dit, que du coup, mettre un réveil serait tout à fait optionnel, car « votre horloge biologique fonctionnera d’elle-même ». Manque de pot, votre horloge biologique a fait des siennes, et vous voilà paniqué en train de regarder l’heure sur votre téléphone : 11h15 et déjà 4 appels manqués de votre patron. Même en télétravail, il vous faut mettre un réveil, et si possible à la même heure que n’importe quelle autre journée de la semaine. Profitez de cette heure gagnée pour sortir prendre l’air, faire des abdos ou préparer un petit déjeuner plus appétissant que vos habituelles tartines de beurre saupoudrées de cacao.

Mettre les enfants chez les grands-parents

Vous vous êtes dit que cette journée de télétravail, ce serait aussi l’occasion de passer plus de temps avec vos enfants. En plus, on est mercredi, les enfants n’ont pas école. On vous arrête tout de suite : très mauvaise idée. Les sales gosses seront toujours dans vos pattes et ne cesseront de vous interrompre dans votre travail. Disputes entre frères et sœurs, couches à changer et pleurs en tous genres, il vous sera impossible de travailler correctement. Emmenez donc les enfants chez leurs grands-parents, chez la gardienne, ou laissez tout seul dehors, quitte à ce qu’ils sombrent dans la délinquance. L’important est qu’ils ne soient pas après vous.

Couper son abonnement Netflix

Netflix, c’est le diable incarné. Hier soir vous n’avez pas eu le temps de terminer votre épisode, et vous voilà pris d’une soudaine curiosité de découvrir la suite de l’intrigue. Après tout, ce n’est que l’affaire de 30 minutes, ce compte-rendu à rédiger peut attendre. Mais l’épisode finit sur un suspens haletant, vous regardez donc le suivant. Au final, vous avez passé 2h44 devant Netflix et le compte-rendu commence à se faire sérieusement attendre. Le plus simple pour éviter de désagrément est que vous coupiez votre abonnement Netflix.

Ne pas se découvrir une passion soudaine pour le ménage

Tout le monde adore vivre dans un {{esi:link 6046 environnement }} propre. En temps normal, vous n’avez pas forcément le temps de faire le ménage comme vous le souhaiteriez. Maintenant que vous travaillez à la maison, vous voilà pris de pulsion ménagère : cette salle de bain doit être impeccable. Et puis tant qu’à faire, vous allez aussi faire la {{esi:link 6182 cuisine }}. Et les chambres. Stop, c’est une mauvaise idée, à moins que vous n’envisagiez la {{esi:link 6275 création d'une entreprise }} de ménage, arrêtez tout de suite et retournez au travail.

Ne pas répondre aux coups de téléphone de ses amis

Vos amis semblent dubitatifs sur le fait que vous soyez capable de travailler à la maison. Pour eux, vous êtes en congés. Du coup Jeannine, en arrêt maternité, n’a aucune gêne à vous appeler pour vous raconter les aventures de son bambin, dont vous n’avez strictement rien à faire, d’autant plus que vous le trouvez moche. Mettez les points sur les I dès le départ, dans télétravail il y a travail, et au travail, on n’appelle pas ses potes. N’hésitez d’ailleurs pas à bloquer le numéro de vos amis pour ne prendre aucun risque.

Ne pas travailler sur le canapé

Notre sélection d'extensions Chrome pour le bureau

Comme 67% des internautes, vous utilisez le navigateur Google Chrome ? Si c’est le cas, vous savez sûrement qu’il est possible de télécharger des extensions, afin de faciliter votre navigation sur le web. Par exemple, vous avez très certainement l’extension AdBlock afin d’éviter les méchantes publicités qui pullulent sur le web. Mais il y a plein d’autres extensions qui peuvent faciliter votre quotidien d’Office Manager. Vous êtes chanceux : on vous a sélectionné les meilleures.

Full page screen capture : pour faire de belles captures d’écran

Vous souhaitez faire une capture d’écran de toute une page web (de haut en bas donc), que faites-vous ?

Réponse A : vous faites plusieurs captures d’écran et vous faites un montage (dégueulasse) avec Paint pour toutes les assembler en une seule et même page.

Réponse B : vous téléchargez Full page screen capture et vous avez une capture complète en un clic.

Vous l’avez compris, la bonne réponse est la B.

L’extension Full page screen capture est disponible ici.

OneTab : pour ne pas vous laisser déborder par vos onglets

Si vous êtes comme nous, vous avez sûrement 40 onglets d’ouverts sur votre navigateur : un pour Trello, un pour votre messagerie web, un pour cette recette que vous allez préparer pour {{esi:link 5766 le repas }} de ce soir, un pour l’outil de gestion des absences, un pour cette paire de baskets en solde que vous avez repérés… Bref, ça devient rapidement insupportable, votre pc rame et surtout, il vous est très difficile de retrouver vos informations. Seule solution : télécharger l’extension OneTab. L’outil vous permet de convertir tous vos onglets en une liste. Quand vous avez besoin d’accéder aux onglets à nouveau, vous pouvez les restaurer individuellement ou tous à la fois. Magique.

L’extension OneTab est disponible ici.

LinDuo : pour apprendre l'anglais

Il y a quelque temps, nous vous donnions . Vous les avez apprises par cœur, et désormais vous avez repris goût à l’apprentissage de la langue de Shakespeare. Pas besoin de faire appel à un prof d’anglais privé ou d’acheter des bouquins, téléchargez plutôt l’application LinDuo. LinDuo est une méthode gratuite pour apprendre 1000 mots par mois. Oui vous avez bien entendu, 1000 mots. La méthode est très ludique, car jouer serait la meilleure méthode pour apprendre de nouveaux mots selon les experts. Pour chaque mot, de belle illustrations et un enregistrement audio par un locuteur natif est disponible. La condition pour apprendre 1000 mots par mois : utiliser l’extension 15 à 20 minutes par jour (et tous les jours).

L’extension LinDuo est disponible ici.

DashLane : pour gérer vos mots de passe sur le web

Des mots de passe vous en avez plein, des neurones un peu moins, du coup vous avez tendance à oublier vos mots de passe. À chaque fois, vous devez cliquer sur « mot de passe oublié » pour recevoir un nouveau mot de passe par mail, avant de vous rendre compte que vous avez également oublié le mot de passe de votre messagerie web, et ainsi de suite jusqu’à littéralement péter les plombs. Cette galère n’est pas nécessaire : utilisez l’extension DashLane. Dashlane est un gestionnaire de mot de passe totalement sécurisé. Avec-lui, générez des mots de passe uniques et sécurisés pour chacun de vos comptes et connectez-vous automatiquement aux sites web que vous consultez. Fini l’interminable liste de mots de passe sur un post-it collé à votre écran d’ordinateur.

L’extension Dashlane est disponible ici.

nCage : pour faire des blagues pourries

Besoin de faire  de bureau pour le traditionnel bizutage ? L’extension nCage est l’extension idéale, pour bien rigoler sans être trop méchant. Installer-le sur le navigateur de la victime, et TOUTES les images des sites web qu’il visitera se transformeront en photos du célèbre acteur Nicolas Cage.

L’extension nCage est disponible ici.

Editeur Office pour Docs, Sheets et Slides : pour modifier des documents Microsoft Office sans Microsoft Office

La flemme d’installer Microsoft Office ou pas assez d’argent dans l’entreprise pour payer la licence ? Ce n’est pas un problème, vous pouvez avec cette extension consultez et modifiez vos fichiers Word, Excel et PowerPoint grâce à Google Docs, Sheets et Slides. C’est cadeau.

L’extension Editeur Office pour Docs, Sheets et Slides est disponible ici.

Daily motivation : pour rester motivé au quotidien

Besoin d’un petit coup de boost pour rester motivé ? Parfois, il ne suffit de pas grand-chose. Une petite citation dont le sens fait écho chez vous et vous voilà repartis gonflé à bloc. L’extension Daily Motivation affiche une citation de motivation à chaque nouvel onglet que vous ouvrez. L’application est disponible en anglais uniquement, mais ce n’est pas en problème, car vous avez appris cette langue grâce à l’extension LinDuo cité ci-dessus.

Comment impliquer tout le monde dans la transformation digitale de l’entreprise

Transformation digitale. Ça fait des années qu’on vous bassine avec ce terme. Mais qu’est-ce que c’est au juste ? D’après notre cher Wikipédia, il s’agit du « phénomène de mutation lié à l’impact du numérique et d’Internet. Il s’agit d’un néologisme apparu dans les années 2000 visant à conceptualiser l’influence de la montée en puissance des technologies du numérique sur les organisations ». En ce qui vous concerne Office Manager, ça fait longtemps que vous avez compris l’intérêt d’utiliser les nouvelles technologies dans votre travail au quotidien : gain de temps, gain d’efficacité, tâches simplifiées… Pourtant, tout le monde ne voit pas la transformation digitale du même œil. Certains de vos collègues la voient même plutôt comme un robot venu voler leur boulot, et sont donc réticents à changer leurs manières de fonctionner. Et surtout, ils ne sont pas toujours très à l’aise avec les nouvelles technologies, ce qui est normal si personne ne leur apprend. Ainsi, quand vous demandez que l’on envoie les notes de frais via un nouveau portail en ligne, certains de vos collègues continuent de vous apporter les versions papiers de leurs tickets de caisse justifiant leurs frais, le tout dans une enveloppe et hop débrouilles-toi. Pas toujours simple. Voici quelques façons d’impliquer tous les collaborateurs dans la transformation digitale de votre entreprise.

Organisez des sessions de mentoring.

Qu’on se le dise : ce sont souvent les plus anciens qui se sentent mis de côté concernant l’utilisation des nouvelles technologies dans le cadre professionnel (mais pas toujours, attention, loin de nous l’idée de faire des généralités ! #grosclichéassuméàmoitié). Au contraire, les plus jeunes sont nés avec un écran tactile dans les mains et utilisent avec aisance tous les outils digitaux (encore une fois pas tous, certains galèrent encore à ajouter une pièce-jointe à un email, mais c’est une autre histoire).

Bref, pourquoi ne pas organiser des sessions de mentoring en interne ? Les plus jeunes aident leurs aînées à se servir d’un nouvel outil, à appréhender un nouveau process…

« Si tu donnes un poisson à un homme, il mangera un jour, si tu lui apprends à pêcher, il mangera tous les jours ».

Il n’y a que des bénéfices :

Les personnes les moins à l’aise avec la technologie développent des compétences et se sentent aidées

Les plus jeunes sentent qu’on leur fait confiance, la relation s’inverse, ils gagnent en leadership et en légitimité

On arrête de vous faire parvenir les notes de frais dans des enveloppes posées à la va-vite sur votre bureau

Formalisez les process par écrit.

Ça y est, vos petits jeunes ont organisé des sessions de formation, pourtant ils se plaignent d’être sans cesse harcelés afin de réexpliquer certains points. Voilà pourquoi vous devez formaliser par écrit les différents process. Vous pouvez pour cela utiliser des wikis, ou réaliser des tutos. Le tout doit bien sûr être stocké sur un espace de travail collaboratif, de façon à pouvoir être accessible facilement et à n’importe quel moment par quiconque a un doute. 

L’expérience

L’expérience client, c’est bien, l’expérience collaborateur, c’est encore mieux. A quoi bon mettre en place des process digitaux, si au final, c’est encore plus compliqué que ça ne l’était avant, à la bonne vieille époque de l’imprimante ? Mettez-vous à la place des collaborateurs lors de la mise en place d’un nouvel outil ou d’un nouveau process : est-ce que ça leur simplifie réellement les choses ? L’usage est-il contraignant ? Le parcours doit être fluide et simple pour tous. Si ce n’est pas le cas, envisagez de changer de manière de fonctionner.

Impliquez les collaborateurs

Pour qu’un nouvel outil ou une nouvelle procédure soit réellement adopté, impliquez les collaborateurs dans sa définition. Quels sont leurs besoins ? Quelles parties de leur travail peut-on simplifier ? Il s’agit de mettre en place des solutions qui tiennent compte des besoins réels de vos collaborateurs, et non pas de besoins supposés. Organisez des workshop pour discuter de ces besoins et des solutions qu’il est possible d’apporter. Le choix de la solution doit faire l’objet d’un consensus, sinon quoi elle ne sera pas adoptée par tous.

Allez-y tranquillement

Si votre entreprise est encore un peu old-school en matière de fonctionnement, n’allez pas tout digitaliser à tout va du jour au lendemain. Vous risqueriez de brusquer vos collaborateurs et de faire échouer votre projet de transformation digitale. Allez-y progressivement, commencez par mettre en place des procédures qui peuvent facilement être facilement assimilées par tous.

N’oubliez pas l’humain

7 astuces simples pour améliorer votre productivité au bureau

Office Manager, vous faites parfois 2 semaines de travail en une journée, parfois vous ne faites rien de la journée… Et c’est normal, vous n’êtes pas des machines. Mais pour vous aider à tenir le front dans ces journées où la productivité semble manquer à l’appel, voici quelques astuces simples que vous pouvez mettre en place dès aujourd’hui.

Arrêter de checker votre boîte mail toutes les 5 minutes.

Les emails sont sûrement les pires ennemis de notre productivité. En premier lieu, désactivez les notifications qui font apparaître les nouveaux emails dans un coin de votre écran. Même si vous ne les traitez pas tout de suite, votre inconscient sera déjà en train de les traiter, et vous y perdrez votre concentration. Essayez de consulter votre boîte mail 3 ou 4 fois/jour maximum en y consacrant un temps bien défini. Répondez alors à tous les emails d’un coup, en considérant cela comme une tâche à part entière.

Vous verrez qu’au fond, rares sont les emails vraiment urgents. Et puis si c’est vraiment urgent, on n’a qu’à vous appeler.

Virez-moi toutes ces notifs

Tant qu’on parle des notifications d’emails, il y également celles de votre téléphone. Les ¾ du temps, elles sont absolument inutiles, comme par exemple Facebook qui vient vous rappeler l’anniversaire d’un type dont vous aviez totalement oublié l’existence. Encore une fois, ces notifications viennent interrompre votre concentration : éliminez-les.

Téléchargez StayFocusd

Vous êtes une bête de travail, on n’en doute pas, pourtant vous allez chaque jour jeter un coup d’œil aux profils Facebook de vos ex, allez voir les Trendings Topics sur Twitter, ou encore assouvir votre soif de curiosité en consultant la fiche Wikipédia d’un pays dont vous ignoriez jusque-là l’existence.  StayFocusd est une application Google Chrome qui vous permet de bloquer certains sites web pendant un temps donné. Identifiez les sites web qui vous font perdre du temps, et bloquez-les pendant, 1, 2, 4 heures ou plus. Et n’en profitez pas pour bloquer Magic Office, d’une part parce que ça nous briserai le cœur, mais surtout parce qu’on vous explique justement comment être plus productif.

StayFocusd est disponible ici : https://chrome.google.com/webstore/detail/stayfocusd/laankejkbhbdhmipfmgcngdelahlfoji?hl=fr

Nettoyez votre boîte mail

Vous recevez des tas de mails que vous ne lisez pas, comme les offres promotionnelles de ce site web où vous aviez acheté une coque de téléphone qui fait office de décapsuleur, il y a de cela 6 ans ? Peut-être qu’il est temps de nettoyer votre boîte mail. Pour cela, on vous conseille CleanFox, un outil gratuit, qui vous permet en plus de vous acheter une conscience écolo, puisque la société lutte contre la déforestation en Zambie en y plantant des arbres.

Clean Fox est disponible ici : https://www.cleanfox.io/fr-FR/

Faites la sieste 

Nous en parlions déjà il y a quelques semaines, la sieste est l’allié de votre productivité. Winston Churchill, Napoleon ou encore Albert Einstein le savaient déjà. Alors après le repas, on part faire la sieste 20 minutes (et pas 1 heure hein, on vous voit venir). Pourquoi ne pas d’ailleurs mettre en place un coin sieste dans votre entreprise ? Vos employés vous en remercieront (d’ailleurs on a plein d’autres astuces pour rendre vos collaborateurs heureux).

Ecoutez de la musique

Différentes études (PRS, J.G. Fox & E.D. Embrey) ont prouvé les effets positifs de la musique quant à notre productivité. En écoutant de la musique, différentes zones du cerveau sont sollicitées, zones liées à l’apprentissage et la mémorisation par exemple. Les tâches intellectuelles nous paraissent moins fatigantes. Et puis, on ne va pas se mentir travailler en musique c’est plutôt sympa. Le casque sur les oreilles, vous n’entendez plus Mireille se plaindre à longueur de journée. En revanche, choisissez bien vos musiques : idéalement c’est sans paroles, on évite donc l’album posthume de Johnny. De nombreuses playlists pour travailler en musique sont disponibles sur Youtube ou sur les plateformes de streaming.

Arrêtez de vouloir tout faire en même temps