Considérez ceci: “Une heure par jour consacrée à la mise à jour manuelle de vos plannings équivaut à sept heures chaque semaine ! Un temps précieux que vous pourriez mieux dépenser.”
Excel est un très bon outil pour les budgets, les statistiques, mais ce n'est définitivement pas le cas concernant la gestion des temps, en voici la preuve:
1. Il ne simplifie pas la construction des plannings
Copier/coller sur Excel ? Super facile ! Mais quand il s'agit de construire le planning prévisionnel de vos équipes la manipulation peut s'avérer périlleuse ! Et même avec un modèle de base (non flexible), qui va mettre à jour vos compteurs ?
2. Il ne permet pas la gestion des demandes de congés
Il est difficile de considérer une demande de congé sans consulter les plannings de vos équipes. Alors quand vous recevez une demande sur un bout de papier, un post-it, un email, vous risquez d'oublier de la traiter, de prendre une mauvaise décision et peut-être même de provoquer une insatisfaction.
3. Il ne sait pas communiquer les changements
Changement d'horaire, départ en vacances, absence maladie, retard... Il y a beaucoup de raisons qui bouleversent votre planning prévisionnel. Alors à chaque mise à jour du planning, vous devez vous même prévenir les salariés impactés par cette modification, ce qui vous fait perdre beaucoup de temps à appeler, envoyer des mails, des messages pour faire circuler l'information.
4. Il ne vous montre pas la disponibilité de vos employés
Une absence, un changement de planning, besoin de remplacer un salarié au pied levé. Excel ne considère pas la disponibilité de vos salariés, un changement soudain peut rapidement devenir stressant, frustrant, chronophage et source d'erreurs.
5. Il ne connait pas les heures de travail réalisées
Pour un enregistrement précis des heures de travail effectuées, une action manuelle est obligatoire. Vous ne serez pas en mesure de vérifier si les heures collectées correspondent aux heures de travail réelles de vos employés, un risque d'augmenter vos dépenses de salaire.
6. Il ne s'interface pas avec votre paie
La c'est un vrai casse tête ! Vous devez manuellement préparer pour chaque employé les éléments de paie incluant le nombre de jours fériés travaillés, de nuits, de dimanches, calculer les heures complémentaires, supplémentaires et leurs majorations, mais aussi les absences... Une source d'erreur qui peut vous coûter cher !
7. Il ne garantie pas la conformité... 8. Il ne centralise pas les données... 9. Il n'est pas multi-utilisateurs... 10. Il ne vous permet pas de communiquer...
Voila ce qui fait de la gestion des employés un succès:
Vous l’aurez compris, Excel n'est pas une solution adaptée aux besoins de la planification, il est même source d’erreurs et accroît rapidement vos dépenses organisationnelles. En effet, si le coût d’achat est en apparence moindre, les frais de gestion engendrés entraînent un coût considérable pour votre entreprise.
Avec un logiciel de gestion des temps et des plannings, vous apportez à votre entreprise un outil adapté pour piloter votre activité tout en gardant la maîtrise sur vos coûts. Ce système n'est pas seulement un outil de planification, en fait c'est aussi une véritable plateforme de communication sur laquelle vous êtes en contact avec vos salariés.
De cette façon, la gestion des temps devient simple, flexible et même collaborative.
En fait, il y a seulement peu de très bons logiciels de gestion des temps qui vont prendre en considération vos propres besoins de planification, de gestion des temps, de communication et d’interfaçage avec le logiciel de paie. Il est donc important que vous recherchiez attentivement la bonne solution avant d’investir dans un outil. D’ailleurs, pensez à jeter un œil sur notre check-list gratuite qui vous donnera toutes les informations nécessaires à propos des différents systèmes de planification disponibles.
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