Hvordan spiser man en elefant?: National Geografic Challenge
Som prosjekteder har jeg utallige ganger hĂžrt dette spĂžrsmĂ„let; âHvordan spiser man en elefant? Svaret? âEn bit av gangenâ. Jeg liker tankegangen sĂ„ godt at jeg bruker setningen i epostsignaturen min for Ă„ vise min holdning og filosofi som prosjektleder. Utfordringen ligger i at dette er lettere sagt enn gjort, sĂŠrlig i IT prosjekter. Men la oss si at National geografic gir oss denne utfordringen og og illustrere det med hvordan det vil se ut i min PMP prosjektverden ifĂžlge PMI (Project Management Institute)!
"INITIATING PHASE": Hvor alle de store ideer blir fĂždt
Forretningsbehov: National Geografic Channel Ăžnsker Ă„ finne opp nye TV-konsepter a-la-Jackass for Ă„ vinne unge TVseere.
ProsjektmÄl: Lage et helt sykt TV-program i Kenya hvor de skal vise hvor lang tid tar Ä spise en elefant.
ForelĂžpig omfang: Spise en elefant. Det hĂžres ganske enkelt ut, ikke sant? Jeg fĂ„r kun levert noe som ligner pĂ„ en elefantâŠ
Prosjektsponsor: National Geografic Channel.
LeverandĂžr: Sabana National Park. Et reservat hvor de har mange lĂžse ville dyr.
Prosjektleder: Stakkars meg. Sannsynligvis mÄ jeg vÊre gal, blakk og sulten nok til Ä bli med pÄ dette.
So far, so good⊠jeg takker ja til prosjektet og setter igang med planleggingen.
"PLANNING PHASE": Hvor man lever i en fantasiverdenâŠ
Definere prosjektteam: Malako og Koloko, to utsultne innfÞdte fra Mangotambo-stammen som er like gale, sultne og blakke som jeg. I tillegg ser de bra ut pÄ TV, skjÞnner du: Afrika, elefanter og Mangotambo-folk. The perfect fit!
Etablere omfang: Etter mye mas og frem og tilbake, fÄr jeg endelig levert et bilde av elefanten som skal bli spist slik at jeg kan beregne omfanget pÄ prosjektet
Ehhh? Dette har ingenting Ä gjÞre med det som jeg ble forespeilet tidligere i prosessen⊠Ok, da! Ihvertfall ser den liten ut. Da blir det enklere. Mao det kommer til Ä ta mindre tid Ä spise den, og da blir det billigere ift ressurskostnader (prosjektteam, filmcrew og hotellregning). For et piece-of-cake-prosjekt, tenker jeg⊠(SÄ naivt!)
Work Breakdown Structure og aktiviteter: NÄ deler jeg (i min fantasi) babyelefanten i smÄ og spiselige biter. Snabelen, hodet, Þrene, beina osv, legger dette i et nettverksdiagram og finner den kritiske linje. Dette er prosjektlederens ABC.
Estimere tid, kost og budsjett: Dette er enkelt, tenker jeg. Hvor stor kan en babyelefant vĂŠre? Jeg gĂ„r pĂ„ Google og finner ut hvor stor og tung en babyelefant er, og tar det derfra. Egentlig har jeg ikke fĂ„tt dette fra min sponsor og jeg vet heller ikke hvor gammel elefanten er, sĂ„ jeg er nĂždt til Ă„ gjette meg frem til et tall. Neste steg er Ă„ finne ut hvor mye en person kan spise sĂ„ jeg kan regne hvor mange timer / dager dette sprĂž prosjektet kommer til Ă„ ta. Jeg inviterer noen venner pĂ„ XXL biff middag hos meg ( vanskelig Ă„ finne elefantkjĂžtt pĂ„ MenyâŠ) og kalkulerer gjennomsnittig kilo biff hver person spiser. Voila! NĂ„ har jeg det jeg trenger for Ă„ estimere!!
TID: (vekt pÄ baby elefant) / (2 urfolk x hvor mye biff spiser en gjennomsnitt nordmann per time x 8 timer per dag)
Sette alt dette pÄ kalenderen: Jeg legger det i Microsoft Project og sender det til min sponsor slik at de kan fikse alt det Þkonomiske og logistikken rundt det.
Risikostyring: Hallo!! Hvor mye risiko kan det vĂŠre. Dette er bankers! Ă spise en liten elefantâŠÂ Jeg har tusen andre ting pĂ„ min to-do liste som haster og hopper pent og fint over risikostyring (identifisere risikoer, analysere de og planlegge tiltakk). Tenker ikke mer pĂ„ dette.
Dette gĂ„r sĂ„ fint! Sponsoren har fĂ„tt alt de trenger for Ă„ ta en âGOâ beslutning, alt har blitt godkjent og nĂ„ er det bare Ă„ kjĂžre dette i autopilot. "EXECUTING PHASE": Hvor de skjulte bombene ligger pĂ„ lur Etter en for lang flytur, befinner jeg meg i Sabana National Park (Kenya) hvor jeg fĂ„r endelig mĂžte mine to spente og sultne prosjektdeltakere, som selvfĂžlgelig ikke snakker engelsk og gjĂžr at jeg mĂ„ bruke en tolk (allerede fra dag 1 i Kenya har vi en ekstra kostnad). Tolken snakker elendig gebroken engelsk⊠for en flying start! PĂ„ ettermiddag blir kjĂžrt til bushen hvor vi skal treffe vĂ„rt âomfangâ: den lille sĂžte elefanten som skal bli spist i null komma niks tid.
What the f***??!! Hva er dette for noe?? Hva skjedde med babyelefanten?? Svaret jeg fĂ„r fra leverandĂžren, som med et stort smil og fornĂžyd blikk fĂ„r det til Ă„ fryse nedover ryggen min (til tross for at det er 43C i skyggen): - Little elephant got very ill and died. We have no more small elephants, but no worry my friend. We managed to find big and nice elephant. The biggest, meanest and more impresive one in the park for you, so National Geographic can shown the world our beautiful park and our nice elephants :-) Jeg tror ikke han helt skjĂžnte hva vi skulle gjĂžre med elefanten⊠og nĂ„ sitter jeg fast med mammuten fra âIce Ageâ som kommer til Ă„ sprekke alle estimater big-time og ikke minst budsjettet (kostnaden). Tilbake til tegnebrettet! Min sponsor kommer ikke til Ă„ vĂŠre glad⊠Etter mange telefoner, hodepiner, nerver, âchange request ordersâ, mĂžter og epost frem og tilbake, fĂ„r vi endelig grĂžnt lyst. Jeg skal ikke gĂ„ i detalj om selve deling av elefanten i smĂ„ biterâŠ. men for Ă„ si det sĂ„nn, jeg vet ikke om jeg har lyst selv til Ă„ se dette TV-programet nĂ„r det er ferdig. Resultatet er at mine to ivrige spisekamerater er igang. Fingers crossed! "MONITORING AND CONTROLLING PHASE": Hvor prosjektleder tjener sine penger og fĂ„r magesĂ„r PMP teorien er veldig enkel: Dette er nĂ„r prosjektdeltakere gjĂžr sin jobb og prosjektlederen sitter âcomfyâ i sin designstol, ser pĂ„ spisingen, fĂžlger opp og ber til God om at alt skal gĂ„ sin (planlagt) gang slik at han ikke trenger Ă„ gjĂžre noe annet. Kan ikke alt skje som planlagt? PleeeeeeeeaseâŠ. Men neida, neida⊠Det er en grunn til at prosjektledere hater âcontrollingâ delen. For hva skjer? Virkeligheten kommer brutalt tilbake, Murphyâs Law viser sitt sanne ansikt og prosjektlederen angrer til de grader at han ikke brukte tid pĂ„ Ă„ ha en klar og definert riskostyringsplan. (Muzzak musikk i bakgrunnen âItâs too late to apologiiiiiiiize, itâs too laaaaaaaaaateâ)
Malako ble plutselig syk av elefantkjĂžttet. Til jeg klarer Ă„ skaffe en prosjektdeltaker til, vil det ta dobbel sĂ„ mye tid Ă„ spise den f****** elefanten. Jeg tar kontakt med en rekrutteringsbyrĂ„ midt i bushen og de setter igang en headhuntingsprosess: forsinkelser og ekstra kostnaderâŠ
Det viste seg at min opprinelig estimering om gjennomsnittig spisefart og spist kjÞtt kilo per person var helt feil og ikke kunne brukes/ekstrapoleres.
Jeg har ikke tenkt pĂ„ to variabler: kjĂžttets mĂžrhet (biff fra Norge er mĂžrere enn elefantkjĂžtt, som faltisk er ganske seigtâŠ), spisehastighet og motivasjon (nĂ„r man inviterer folk pĂ„ GRATIS biff middag i Norge da er det bare Ă„ spise sĂ„ mye som mulig ilĂžpet av de to timenen middagen tar, men det blir en annen hastighet og motivasjon nĂ„r man skal spise en enorm elefant pĂ„ ubestemt tidâŠ)
Helt tilfeldig og ilĂžpet av prosjektet / innspillingen bestemte general Namutu seg for Ă„ kjĂžre en âcoup dâetatâ og hele prosjektet mĂ„ttes stoppes og flyttes til et mer demokratisk naboland. Og listen blir bare lengre og lengre ⊠akkurat som prosjektlederens skjegg i postkassen.. mens han fĂ„r magesĂ„r og prĂžver Ă„ trylle frem lĂžsninger fra hatten sin uten Ă„ bli skutt av prosjekteieren. HĂžres dette kjent ut?
"CLOSING PROCESS": Venner for livet men aldri mer igjen Etter en smertefull berg-og-dalbane-prosess med mye mer eventyr og action enn alle Indiana Jones filmer til sammen, blir elefanten endelig spist (en bit av gangen) og TV-programmet blir filmet. SĂ„ er det pĂ„ tide Ă„ ha et stort âkick-outâ party med alle involverte og diskutere âlessons learnedâ (det som gikk greit og ikke minst det som gikk dĂ„rlig slik at vi lĂŠrer av dette i fremtidige prosjekter). Det fĂžrste gikk som et skudd. Vi festet vilt med Ă„pen barâŠ.. Det andre skjedde aldri. Alle var sĂ„ fyllesyke dagen etter og sĂ„ slitne og drittlei av hverandre etter prosjketet at de dro i alt stillhet hver sin retning uten si en gang âha detâ til hverandre. Jeg ble alene igjen med masse regninger, kvitteringer, Change Request Ordrer, masse dokumentasjon og en National Geographic DVD med âDirectorâs cutâ signert av Malako og Koloko. Gleder meg til Ă„ dra hjem og ta en velfortjent ferie!!
