#fastca

Từ năm 2026, các quy định mới về quản lý thuế và kế toán đã mang lại nhiều thay đổi mang tính bước ngoặt cho các hộ kinh doanh tại Việt Nam. Đặc biệt, sau khi ngưỡng doanh thu miễn thuế được nâng lên mức 1 tỷ đồng/năm, việc áp dụng hệ thống sổ sách kế toán phù hợp trở thành mối quan tâm hàng đầu của các chủ hộ. Bài viết dưới đây của FastCA sẽ cung cấp toàn bộ thông tin chi tiết về mẫu sổ S1a-HKD – Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ mới nhất, giúp bạn chủ động quản lý dòng tiền và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Quy định mới về mẫu sổ S1a-HKD theo Thông tư 152

Theo hướng dẫn tại Thông tư 152/2025/TT-BTC, công tác kế toán đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đã được đơn giản hóa nhằm tạo điều kiện tối đa cho người nộp thuế. Trong đó, mẫu số S1a-HKD được ban hành như một công cụ chuyên dụng để theo dõi, phản ánh doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của các hộ kinh doanh thuộc diện không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN.

Một điểm nhấn quan trọng mà các chủ hộ cần lưu ý là kể từ khi Nghị định 141/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 29/04/2026, ngưỡng doanh thu được miễn thuế đã được điều chỉnh tăng mạnh từ 500 triệu đồng lên mức 1 tỷ đồng/năm. Do đó, đối tượng áp dụng mẫu sổ S1a-HKD hiện nay đã được mở rộng cho tất cả các hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở xuống.

Trước thời điểm này, mẫu sổ này thường được cộng đồng kế toán gọi quen thuộc là mẫu sổ S1a-HKD dưới 500 triệu (dành cho nhóm 1). Việc nâng mức hạn ngạch lên 1 tỷ đồng không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng tài chính cho các mô hình kinh doanh nhỏ lẻ mà còn chuẩn hóa lại tên gọi và mục đích sử dụng của mẫu sổ S1a-HKD thành mẫu sổ dành cho hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng. Dù thuộc diện được miễn thuế, các hộ kinh doanh vẫn có nghĩa vụ phải mở sổ và ghi chép đầy đủ để cơ quan thuế có cơ sở giám sát, xác định tính minh bạch của hạn mức doanh thu thực tế phát sinh trong năm.

Hướng dẫn cách ghi mẫu sổ S1a-HKD excel chi tiết

Để tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa quy trình nhập liệu và giảm thiểu các sai sót toán học, phần lớn các chủ hộ hiện nay đều ưu tiên sử dụng các file điện tử. Việc áp dụng Mẫu sổ S1a-HKD excel giúp cho việc quản lý trở nên trực quan và khoa học hơn rất nhiều.

Cấu trúc của mẫu sổ này tương đối đơn giản, bao gồm các phần cốt lõi sau:

Cột A – Ngày, tháng ghi sổ: Tại đây, người lập sổ ghi rõ ràng ngày, tháng, năm phát sinh hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thực tế thực hiện việc ghi chép doanh thu vào hệ thống.

Cột B – Nội dung diễn giải: Phần này dùng để ghi tóm tắt bản chất của giao dịch kinh tế. Tùy thuộc vào hình thức kinh doanh, chủ hộ có thể diễn giải chi tiết theo từng đơn hàng cụ thể hoặc ghi tổng hợp chung theo ngày/tuần.

Cột 1 – Doanh thu: Phản ánh chính xác tổng số tiền (tính theo đơn vị Đồng) thu được từ hoạt động bán hàng tương ứng với nội dung đã nêu ở cột diễn giải.

Những lưu ý quan trọng khi lập sổ doanh thu hộ kinh doanh

Trong quá trình vận hành và ghi chép sổ kế toán S1a-HKD, các chủ hộ cần tuân thủ một số nguyên tắc vận hành thực tế dưới đây để đảm bảo tính hợp pháp và tối ưu hiệu quả quản lý:

Duy trì tính nhất quán: Hộ kinh doanh cần lựa chọn phương pháp ghi sổ phù hợp ngay từ đầu năm và áp dụng xuyên suốt cả năm tài chính. Việc thay đổi liên tục giữa cách ghi chi tiết theo từng đơn và ghi tổng hợp theo ngày sẽ dễ dẫn đến chồng chéo, thất thoát dữ liệu.

Linh hoạt theo đặc thù ngành nghề: Đối với các mô hình có tần suất giao dịch lớn, liên tục trong ngày với giá trị nhỏ như quán ăn, quán cà phê, cửa hàng đồ uống hay tiệm bánh, chủ hộ không bắt buộc phải bóc tách chi tiết từng hóa đơn siêu nhỏ. Thay vào đó, bạn có thể ghi gộp tổng doanh thu vào cuối ngày (Ví dụ: "Doanh thu bán phở và nước giải khát ngày 01/05/2026"). Ngược lại, các ngành có số lượng đơn hàng ít nhưng giá trị lớn như vật liệu xây dựng, nội thất, thiết bị điện nước thì bắt buộc phải ghi chi tiết theo từng giao dịch phát sinh để dễ dàng đối chiếu dòng tiền.

Chú trọng sao lưu dữ liệu: Vì lưu trữ dưới dạng file mềm Excel, chủ hộ nên duy trì thói quen sao lưu định kỳ lên các nền tảng lưu trữ đám mây an toàn nhằm phòng ngừa rủi ro hỏng hóc thiết bị, mất dữ liệu. Đồng thời, số liệu ghi trên sổ phải phản ánh trung thực, chính xác tuyệt đối dựa trên thực tế kinh doanh.

Giải đáp các câu hỏi thường gặp về mẫu sổ S1a-HKD thông tư 152

Câu 1: Bìa mẫu sổ S1a-HKD cần thể hiện những thông tin gì?

Bìa sổ cần đảm bảo hiển thị đầy đủ các thông tin pháp lý cơ bản bao gồm: Tên hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh chính, tên sổ (Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ - Mẫu số S1a-HKD) và thời gian mở sổ.

Câu 2: Chủ hộ có được quyền chỉnh sửa giao diện mẫu sổ trên phần mềm Excel không?

Có thể điều chỉnh linh hoạt. Bạn hoàn toàn được phép chỉnh sửa hình thức trình bày, thêm thắt các cột chỉ tiêu phụ hoặc các bảng tính doanh số bổ sung để phục vụ cho việc quản trị nội bộ của gia đình. Tuy nhiên, các cột nội dung gốc bắt buộc theo quy định của Thông tư 152 (Ngày tháng, Diễn giải, Doanh thu) phải được giữ nguyên cấu trúc để đảm bảo tính hợp pháp khi làm việc với cơ quan thuế.

Câu 3: Có bắt buộc phải dùng sổ giấy in sẵn không hay được thay bằng file Excel hoàn toàn?

Theo quy định hiện hành, Bộ Tài chính khuyến khích việc ứng dụng công nghệ thông tin. Hộ kinh doanh hoàn toàn có thể lưu trữ file Excel trên máy tính thay cho sổ giấy truyền thống, miễn là dữ liệu được sắp xếp khoa học, rõ ràng và có thể kết xuất, in ra đóng thành quyển ký tên khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra đột xuất.

Kết bài

Từ năm 2026, các quy định pháp lý về thuế và chế độ kế toán đối với loại hình hộ kinh doanh đã có nhiều điều chỉnh quan trọng. Nếu bạn đang vận hành một hộ kinh doanh có doanh thu dưới 3 tỷ đồng/năm và còn băn khoăn về nghĩa vụ tài chính, các loại sổ sách cần chuẩn bị hay quy trình kê khai chuẩn chỉnh, bài viết dưới đây từ FastCA sẽ cung cấp câu trả lời chi tiết và chính xác nhất.

Các loại thuế hộ kinh doanh dưới 3 tỷ phải nộp và cách tính

Hộ kinh doanh có doanh thu từ trên 500 triệu đồng đến dưới 3 tỷ đồng/năm sẽ thực hiện nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước thông qua thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế Giá trị gia tăng (GTGT).

Xác định số thuế cho doanh nghiệp kinh doanh dưới 3 tỷ lệ phụ thuộc vào ngành nghề hoạt động và phương pháp tính thuế mà chủ sở hữu lựa chọn.

1. Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Hộ kinh doanh được linh hoạt lựa chọn một trong hai phương pháp xác định thuế suất:

Phương pháp 1 - Tính thuế theo thu nhập thực tế: Phù hợp với các tài liệu quản lý chặt chẽ, hóa đơn chứng từ đầu vào - đầu ra.

Thuế TNCN phải nộp = (Doanh thu - Chi phí hợp lệ) x 15\%

Phương pháp 2 - Tính thuế trực tiếp theo doanh thu: Phương pháp phổ biến vì tính tiện lợi, đơn giản.

Thuế TNCN phải nộp = (Doanh thu tính thuế - 500 triệu đồng) x Tỷ lệ thuế theo ngành

Mức thuế TNCN tham khảo theo ngành nghề:

Phân phối, bán buôn/bán lẻ hàng hóa: 0,5%

Sản xuất, vận tải, xây dựng có bao thầu vật tư: 1,5%

Dịch vụ, xây dựng không bao thầu vật tư: 2%

Kinh doanh nội dung số, cho thuê tài sản: 5%

2. Thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

Đối với doanh thu dưới 3 tỷ lệ (và trên ngưỡng miễn thuế), hộ kinh doanh tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu:

Thuế GTGT phải nộp =Doanh thu tính thuế x Tỷ lệ % GTGT tương ứng

(Ví dụ: Ngành phân phối hàng hóa chịu tỷ lệ 1%; ngành dịch vụ, sửa chữa chịu tỷ lệ 5%...)

Hệ thống sổ kế toán bắt buộc theo thông tin mới

Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, dù có quy mô doanh thu dưới 3 tỷ đồng, hộ kinh doanh vẫn cần thực hiện mở và ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ. Việc này giúp minh bạch hóa dòng tiền và làm căn cứ giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

Dưới đây là các loại sổ kế toán cốt lõi mà hộ kinh doanh dưới 3 tỷ cần lưu ý:

Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S1a-HKD): Ghi nhận chi tiết doanh thu phát sinh theo ngày/tuần/tháng để làm cơ sở tính thuế GTGT và TNCN.

Sổ doanh thu theo từng ngành nghề (Mẫu S2a-HKD) & Sổ doanh thu tính thuế GTGT (Mẫu S2b-HKD): Bắt buộc áp dụng đối với các hộ kinh doanh đa ngành nghề sở hữu các mức thuế suất khác nhau.

Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu S2c-HKD): Áp dụng đặc thù cho hộ kinh doanh lựa chọn nộp thuế TNCN dựa trên thu nhập thực tế (Doanh thu trừ Chi phí).

Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa (Mẫu S2d-HKD): Theo dõi sát sao lượng hàng nhập - xuất - tồn kho.

Sổ chi tiết tiền (Mẫu S2e-HKD): Quản lý dòng tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng, đối chiếu định kỳ với sao kê.

Quy định về hóa đơn đầu vào và đầu ra cần lưu ý

Bên cạnh nghĩa vụ khai thuế và ghi sổ, các câu hỏi về việc sử dụng hóa đơn luôn là tâm điểm chú ý của các chủ hộ kinh doanh.

Doanh thu dưới 3 tỷ lệ có cần thiết phải hóa đơn đầu vào không? Co. Hộ kinh doanh rất cần thu thập và lưu trữ hóa đơn đầu vào hợp pháp. Đây là bằng chứng tối cao cho nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa lưu thông, tránh rủi ro bị nguy hiểm, hàng giả khi cơ quan quản lý thị trường kiểm tra. Ngoài ra, đối với việc tính thuế theo cách nhập, hóa đơn đầu vào chính là cơ sở để loại trừ giá trị hợp lệ.

Kinh doanh dưới 3 tỷ lệ có phải xuất đơn đầu ra không? Quản lý biểu thức tùy thuộc vào. Pháp luật hiện hành không hoàn toàn miễn phí trong việc sản xuất đơn vị cho doanh nghiệp bóng đèn này. Khi khách hàng (đặc biệt là khách hàng doanh nghiệp) yêu cầu, hộ kinh doanh phải thực hiện hóa đơn điện tử theo đúng quy định.

Để tối ưu hóa quy trình này, các hộ kinh doanh nên tích hợp sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín (như xCyber Bill) nhằm đồng bộ dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế nhanh chóng, chính xác.

Quy trình 3 bước kê khai và nộp thuế đúng chuẩn

Để hoàn thành nghĩa vụ thuế nhanh chóng và hạn chế các rủi ro pháp lý, chủ hộ kinh doanh thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Xác định phương pháp tính thuế: Chọn tính theo doanh thu hay theo thu nhập thực tế tùy thuộc vào năng lực quản lý chứng từ của hộ.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ sổ sách: Tổng hợp toàn bộ hệ thống sổ S1a, S2a... kết hợp cùng hóa đơn bán hàng, phiếu thu chi. Thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 5 năm.

Bước 3: Kê khai và nộp thuế: Thực hiện kê khai thuế GTGT và TNCN theo định kỳ (thường là theo quý). Hộ kinh doanh nộp Tờ khai mẫu 01/CNKD kèm bảng kê tài khoản ngân hàng đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng phương thức điện tử.

Kết bài:

Trong kỷ nguyên số hóa thủ tục hành chính, việc quản lý và kiểm tra thông tin thuế đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều nhờ sự tích hợp dữ liệu liên thông. Việc nắm rõ phương thức kiểm tra thông tin thuế không chỉ giúp người nộp thuế chủ động trong việc quyết toán, kê khai mà còn tránh được những sai sót pháp lý đáng tiếc. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các cách thực hiện nhanh chóng và chính xác nhất.

Các cách tra cứu mã số thuế cá nhân online chuẩn xác

Hiện nay, cơ quan Thuế và Bộ Công an đã phối hợp đồng bộ dữ liệu, cho phép công dân thực hiện các thủ tục tra cứu hoàn toàn trực tuyến. Bạn có thể áp dụng một trong hai cách phổ biến sau:

Cách 1: Sử dụng ứng dụng VNeID (Tài khoản định danh điện tử mức 2)

Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng VNeID trên điện thoại bằng số căn cước công dân (CCCD) và mật khẩu hoặc vân tay/FaceID.

Bước 2: Truy cập vào mục "Ví giấy tờ", sau đó chọn "Căn cước điện tử".

Bước 3: Chọn "Xem thông tin chi tiết". Tại đây, hệ thống sẽ hiển thị mã số định danh cá nhân. Theo quy định mới, đây cũng chính là mã số thuế của bạn.

Cách 2: Tra cứu qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Thuế

Bước 1: Truy cập vào cổng dịch vụ công của Tổng cục Thuế tại địa chỉ dichvucong.gdt.gov.vn.

Bước 2: Nhấn "Đăng nhập" và chọn phương thức "Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử", chọn đối tượng là "Cá nhân".

Bước 3: Hệ thống sẽ điều hướng sang giao diện VNeID, bạn nhập số định danh, mật khẩu và mã OTP để xác nhận đồng ý chia sẻ thông tin.

Bước 4: Tại giao diện tài khoản dịch vụ công Thuế, bấm vào tên người dùng, chọn "Quản lý thông tin". Mục "Mã số thuế" sẽ hiển thị đầy đủ thông tin đã đồng bộ của bạn.

Việc ứng dụng công nghệ giúp quá trình tra cứu mã số thuế cá nhân trở nên an toàn, bảo mật và tiết kiệm tối đa thời gian di chuyển cho người dân.

Quy định sử dụng Số định danh cá nhân thay cho mã số thuế

Theo khoản 5 Điều 3 Luật Quản lý thuế, mã số thuế là một dãy số cấu trúc nhằm định danh người nộp thuế. Căn cứ theo lộ trình chuẩn hóa dữ liệu, Số định danh cá nhân (12 số trên CCCD gắn chip) đã chính thức được sử dụng để thay thế hoàn toàn cho mã số thuế cá nhân cũ.

Sự thay đổi này mang lại nhiều lợi ích lớn:

Thống nhất toàn bộ dữ liệu công dân về một đầu mối duy nhất dưới sự quản lý của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Người nộp thuế khi thực hiện các tờ khai, chứng từ nộp thuế, hóa đơn hay hồ sơ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân chỉ cần ghi duy nhất Số định danh cá nhân vào chỉ tiêu "MST".

Công dân không cần làm thủ tục đổi mã số thuế phiền hà mà chỉ cần sử dụng Số định danh thay thế kể từ thời điểm quy định có hiệu lực.

Cách kiểm tra thông tin đăng ký thuế đã khớp dữ liệu dân cư chưa

Để đảm bảo quá trình giao dịch, kê khai thuế không bị gián đoạn, người nộp thuế cần chủ động kiểm tra xem thông tin thuế của mình đã được chuẩn hóa và khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hay chưa. Bạn có thể đối chiếu qua các kênh sau:

Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (gdt.gov.vn): Hỗ trợ tra cứu nhanh tình trạng đồng bộ dữ liệu của cá nhân.

Hệ thống Thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn): Đăng nhập tài khoản thuế cá nhân để đối chiếu chi tiết thông tin đăng ký.

Ứng dụng eTax Mobile: Dành cho các cá nhân đã có tài khoản giao dịch thuế điện tử. Ứng dụng hiển thị trực quan trạng thái khớp dữ liệu ngay trên điện thoại.

Liên hệ Cơ quan thuế quản lý trực tiếp: Trong trường hợp phát hiện thông tin bị lệch hoặc chưa khớp, bạn có thể đến trực tiếp cơ quan thuế nơi cư trú để được hỗ trợ điều chỉnh kịp thời.

Tối ưu hóa thủ tục thuế điện tử cùng giải pháp FastCA

Bên cạnh việc chuẩn hóa dữ liệu cá nhân, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cũng cần trang bị các công cụ số để tối ưu hóa quy trình kê khai, nộp thuế trực tuyến. Sử dụng chứng thư số (chữ ký số) là giải pháp bắt buộc và tối ưu nhất hiện nay để ký số các tờ khai thuế, hóa đơn điện tử một cách hợp pháp và nhanh chóng.

Hiện tại, FastCA đang triển khai chương trình ưu đãi đặc biệt: Giảm đến 30% dành cho các khách hàng đăng ký mua mới, gia hạn hoặc chuyển đổi nhà cung cấp chứng thư số. Đây là cơ hội tuyệt vời để các cá nhân, hộ kinh doanh chuyển đổi sang phương thức kê khai điện tử thế hệ mới một cách tiết kiệm và an toàn nhất. Đội ngũ kỹ thuật của FastCA luôn sẵn sàng hỗ trợ 24/7 qua Fanpage và Zalo OA để giúp bạn hoàn thiện mọi quy trình số hóa.

Kết luận

Việc nộp nhầm, nộp sai kỳ hay sai cơ quan thuế đối với tờ khai TNCN là lỗi phổ biến mà nhiều kế toán gặp phải trong các kỳ kê khai tháng, quý hoặc quyết toán năm. Trong tình huống này, chủ động xử lý nhanh chóng và đúng quy trình là điều bắt buộc để doanh nghiệp tránh được các khoản phạt chậm nộp hoặc khai sai không đáng có.

Khi nào doanh nghiệp cần hủy tờ khai thuế TNCN?

Thực tế, không phải mọi sai sót trên hồ sơ thuế đều phải làm thủ tục hủy. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa trường hợp "khai bổ sung" và "xin hủy" để có hướng xử lý an toàn nhất.

Kế toán thường phải lập công văn xin hủy tờ khai khi rơi vào 3 nhóm tình huống nghiêm trọng sau:

Sai kỹ thuật nộp: Nộp trùng lặp nhiều lần cùng một tờ khai hoặc nộp nhầm tờ khai quyết toán năm thay vì tờ khai theo tháng/quý.

Sai thông tin quản lý: Chọn sai cơ quan thuế tiếp nhận, nhầm mã hồ sơ, hoặc tích nhầm trạng thái giữa "Khai lần đầu" và "Khai bổ sung".

Sai lệch bản chất dữ liệu: Đẩy nhầm file XML cũ, bản chưa chốt số liệu hoặc thiếu các phụ lục bắt buộc mà việc khai bổ sung không thể khắc phục triệt để.

Mẫu công văn hủy tờ khai thuế thu nhập cá nhân mới nhất

Hiện nay, cơ quan thuế chưa ban hành một biểu mẫu chuẩn riêng biệt cho thủ tục này. Vì vậy, doanh nghiệp cần tự biên soạn theo thể thức văn bản hành chính thông thường nhưng phải đảm bảo đầy đủ các thông tin pháp lý cốt lõi.

Bạn có thể tham khảo chi tiết và tải về tại đây: Công văn hủy tờ khai thuế thu nhập cá nhân để tùy chỉnh cho phù hợp với tình huống thực tế của đơn vị mình.

Một mẫu công văn hợp lệ và chuyên nghiệp cần đáp ứng các nội dung sau:

Thông tin doanh nghiệp (Tên, Mã số thuế, Địa chỉ, Hotline).

Tên cơ quan thuế trực tiếp quản lý tiếp nhận hồ sơ.

Thông tin tờ khai đề nghị hủy: Loại tờ khai, kỳ kê khai, ngày nộp, mã giao dịch điện tử.

Lý do xin hủy cụ thể (tránh viết chung chung, cần nêu rõ lý do như nộp nhầm kỳ, nhầm file...).

Cam kết trách nhiệm và chữ ký/đóng dấu của người đại diện theo pháp luật.

Quy trình và cách nộp hồ sơ xin hủy lên cơ quan thuế

Để hồ sơ được duyệt nhanh và không mất công đi lại nhiều lần, kế toán nên chủ động triển khai theo quy trình 4 bước chuẩn hóa sau:

Hồ sơ cần chuẩn bị

Công văn xin hủy đã ký số hoặc ký tên, đóng dấu.

Bản sao/file PDF tờ khai đã nộp nhầm kèm thông báo tiếp nhận.

Tài liệu chứng minh sai sót (bảng lương đúng, file kê khai chuẩn để đối chiếu).

Các bước thực hiện

Bước 1: Rà soát lại trạng thái hệ thống xem tờ khai nhầm đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa.

Bước 2: Soạn thảo công văn xin hủy và chuẩn bị đầy đủ tài liệu đính kèm.

Bước 3: Nộp hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử (nếu tính năng này được hỗ trợ tại địa bàn) hoặc nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa. Nên liên hệ trước với cán bộ quản lý thuế để được hướng dẫn phương thức tiếp nhận cụ thể.

Bước 4: Theo dõi kết quả giải quyết và tiến hành nộp lại tờ khai đúng đúng thời hạn quy định.

Lưu ý về mức phạt kê khai sai theo quy định hiện hành

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc chậm trễ xử lý các tờ khai lỗi có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với các mức phạt hành chính không nhỏ:

Phạt từ 500.000đ - 1.500.000đ: Đối với hành vi khai sai các chỉ tiêu trên tờ khai nhưng không liên quan đến nghĩa vụ thuế.

Phạt từ 5.000.000đ - 8.000.000đ: Đối với hành vi khai sai các chỉ tiêu làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế nhưng chưa dẫn đến thiếu số thuế phải nộp.

Phạt 20% số thuế thiếu: Nếu hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số thuế được hoàn, miễn, giảm.

Kết bài

Quản lý sổ sách và doanh thu là công việc bắt buộc để các hộ kinh doanh tuân thủ đúng pháp luật thuế. Từ năm 2026, với sự ra đời của Thông tư 152/2025/TT-BTC và Nghị định 141/2026/NĐ-CP, ngưỡng doanh thu miễn thuế đối với hộ kinh doanh đã được điều chỉnh tăng lên mức 1 tỷ đồng/năm. Kéo theo đó, việc theo dõi doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ đối với nhóm đối tượng này cũng có những thay đổi quan trọng. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp những thông tin cần thiết nhất giúp chủ hộ dễ dàng nắm bắt và thực hiện chuẩn xác.

Đối tượng bắt buộc lập sổ doanh thu

Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ là tài liệu kế toán áp dụng riêng cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện không chịu thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và không phải nộp thuế Thu nhập cá nhân (TNCN).

Trước đây, nhiều người quen gọi đây là sổ dành cho hộ kinh doanh dưới 500 triệu đồng. Tuy nhiên, sau khi Nghị định 141 chính thức có hiệu lực từ ngày 29/04/2026, ngưỡng miễn thuế đã được nâng lên. Do đó, loại sổ này hiện nay áp dụng cho các hộ kinh doanh có mức doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống. Cần lưu ý, dù thuộc diện miễn thuế, việc duy trì ghi chép sổ sách vẫn là yêu cầu bắt buộc để cơ quan thuế có căn cứ xác minh hộ kinh doanh có vượt ngưỡng quy định hay không.

Hướng dẫn ghi chép sổ sách chuẩn, hạn chế sai sót

Việc ghi chép minh bạch, đúng quy cách ngay từ đầu sẽ giúp hộ kinh doanh tiết kiệm rất nhiều thời gian khi đối chiếu số liệu. Cấu trúc của sổ tập trung vào các tiêu chí cơ bản:

Cột A (Ngày, tháng ghi sổ): Ghi rõ thời điểm phát sinh giao dịch hoặc ngày thực hiện ghi sổ.

Cột B (Nội dung diễn giải): Tóm tắt hoạt động mua bán. Điểm linh hoạt là tùy thuộc vào đặc thù ngành nghề mà chủ hộ có thể ghi gộp tổng doanh thu theo ngày (ví dụ: quán ăn, tiệm cà phê) hoặc ghi lẻ từng đơn hàng có giá trị lớn (ví dụ: cửa hàng vật liệu xây dựng, thiết bị điện tử).

Cột 1 (Doanh thu): Ghi nhận chính xác số tiền thực tế thu được.

Để xem trực quan các ví dụ minh họa cho từng ngành nghề, cũng như lấy link tải miễn phí các định dạng file (Excel, Word, PDF), bạn có thể truy cập bài viết hướng dẫn Mẫu số S1a-HKD cập nhật mới nhất.

Có thể số hóa quy trình quản lý sổ sách không?

Rất nhiều chủ hộ băn khoăn về việc liệu có bắt buộc phải mua sổ giấy in sẵn tại các nhà sách hay không. Theo quy định kế toán hiện hành, các hộ kinh doanh hoàn toàn có thể sử dụng file Excel hoặc phần mềm kế toán chuyên dụng để thay thế cho sổ giấy truyền thống.

Khi sử dụng hình thức điện tử, điều kiện tiên quyết là dữ liệu phải được sao lưu cẩn thận, cấu trúc sổ đảm bảo các tiêu chí cốt lõi theo quy định pháp luật và có thể in ra giấy ngay lập tức khi cơ quan chức năng tiến hành thanh tra, kiểm tra.

Kết luận

Kê khai lao động trực tuyến là thủ tục hành chính bắt buộc giúp cơ quan nhà nước quản lý biến động nhân sự tại doanh nghiệp. Để quy trình diễn ra nhanh chóng và chính xác, việc nắm vững các bước thực hiện và phương án xử lý lỗi kỹ thuật là vô cùng cần thiết đối với bộ phận nhân sự và kế toán.

Quy trình nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trên dịch vụ công

Để triển khai quy trình liên thông dữ liệu với cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) một cách chuẩn xác nhất, người chịu trách nhiệm kê khai của doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt theo trình tự 6 bước cốt lõi sau đây:

Bước 1: Truy cập hệ thống và tiến hành đăng nhập

Đầu tiên, người dùng truy cập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo địa chỉ chính thức tại https://dichvucong.gov.vn. Trên giao diện trang chủ, nhấp chọn mục "Đăng nhập" ở góc phía trên bên phải. Nếu doanh nghiệp của bạn là đơn vị mới và chưa có tài khoản, hãy nhấn vào mục "Đăng ký" để thiết lập tài khoản dành cho tổ chức/doanh nghiệp.

Bước 2: Lựa chọn phương thức xác thực bằng chữ ký số

Hệ thống sẽ chuyển hướng đến trang xác thực. Bạn chọn loại tài khoản được cấp bởi Cổng Dịch vụ công Quốc gia, sau đó nhấp chọn đăng nhập bằng phương thức "USB ký số". Đảm bảo thiết bị USB Token đã được cắm vào máy tính. Khi màn hình hiển thị danh sách các Chứng thư số khả dụng, hãy chọn chính xác tên đơn vị của mình, nhấn "OK" và nhập mã PIN để hoàn tất truy cập.

Bước 3: Tìm kiếm chính xác thủ tục hành chính liên thông

Tại thanh tìm kiếm tổng hợp ngay giữa giao diện trang chủ, người dùng nhập cụm từ khóa "Báo cáo tình hình sử dụng lao động". Hệ thống sẽ lọc ra các dịch vụ hành chính công liên quan. Bạn cần tìm và chọn đúng: "Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động".

Bước 4: Kích hoạt giao diện kê khai hồ sơ trực tuyến

Khi hệ thống chuyển đến phần thông tin chi tiết và điều kiện thực hiện của thủ tục hành chính, người dùng đọc kỹ các hướng dẫn ban đầu, sau đó nhấp chuột vào nút "Nộp trực tuyến" ở góc phải để bắt đầu quá trình khai báo số liệu lao động.

Bước 5: Khai báo thông tin cơ quan tiếp nhận hồ sơ

Tại phân mục "Đăng ký thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động", doanh nghiệp thực hiện nhập các thông tin cốt lõi sau:

Chọn đúng Cơ quan tiếp nhận báo cáo lao động (thông thường là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Phòng Lao động cấp huyện quản lý trực tiếp địa bàn nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính).

Điền chính xác Mã đơn vị và Mã cơ quan BHXH đang trực tiếp quản lý doanh nghiệp.

Kiểm tra lại toàn bộ thông tin rồi nhấn nút "Đăng ký".

Bước 6: Xác nhận hoàn thiện quy trình gửi báo cáo

Nếu thông tin nhập vào chính xác, hệ thống sẽ ngay lập tức trả về thông báo: "Chúc mừng Doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công!". Lúc này, người dùng chỉ cần nhấn nút "Thoát" để hoàn tất toàn bộ quy trình.

Việc thực hiện đúng thời hạn và đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng lao động trên dịch vụ công không chỉ là nghĩa vụ mà còn giúp doanh nghiệp khẳng định tính tuân thủ pháp luật, tránh những khoản phạt hành chính không đáng có.

Những lợi ích vượt trội khi nộp báo cáo lao động trực tuyến

Thay vì sử dụng phương thức nộp hồ sơ giấy truyền thống tốn nhiều công sức, việc ứng dụng công nghệ số thông qua nền tảng trực tuyến mang đến những lợi ích vô cùng thiết thực:

Tối ưu hóa thời gian và ngân sách: Nhân sự có thể hoàn thiện mọi thủ tục ngay tại văn phòng làm việc. Phương thức này loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn tài liệu, giấy tờ khổ lớn cũng như công sức di chuyển, xếp hàng chờ đợi tại các cơ quan quản lý.

Chủ động thời gian nộp hồ sơ 24/7: Hệ thống Cổng thông tin điện tử vận hành liên tục không ngày nghỉ. Doanh nghiệp có thể chủ động nộp báo cáo vào bất cứ thời điểm nào, không bị bó hẹp trong giờ hành chính, từ đó kiểm soát tốt thời hạn quy định.

Đồng bộ và liên thông dữ liệu thông minh: Sự kết nối trực tiếp giữa cơ quan BHXH và Bộ/Sở Lao động – Thương binh và Xã hội giúp các luồng thông tin nhân sự được đồng bộ tự động. Điều này làm giảm thiểu các công đoạn nhập liệu thủ công lặp đi lặp lại và hạn chế tối đa sai sót số liệu.

Giám sát tiến độ xử lý trực quan: Trạng thái của hồ sơ (Đã tiếp nhận, Đang xử lý, Từ chối hoặc Yêu cầu sửa đổi) được cập nhật theo thời gian thực trên tài khoản doanh nghiệp hoặc gửi thông báo qua Email/SMS, giúp người nộp dễ dàng theo sát.

Các lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp không nộp được báo cáo và cách xử lý

Trong quá trình thao tác thực tế, không ít kế toán và nhân sự gặp phải những sự cố kỹ thuật khiến việc nộp báo cáo bị đình trệ. Dưới đây là tổng hợp các lỗi phổ biến và giải pháp khắc phục nhanh chóng:

Lỗi không hiển thị nút "Dịch vụ trực tuyến" để kê khai số liệu Nhiều người dùng phản ánh rằng sau khi đăng nhập thành công bằng chữ ký số, hệ thống lại không hiển thị nút nộp hồ sơ do lỗi nghẽn mạng hoặc cập nhật giao diện.

⇒ Cách xử lý: Thay vì tìm kiếm thủ công trên trang chủ, bạn hãy truy cập trực tiếp vào đường dẫn liên thông chuyên biệt: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-lien-thong-bhxh-ldtbxh-khai-bao.html. Tại đây, hệ thống sẽ dẫn thẳng đến form đăng ký cơ quan nhận báo cáo như hướng dẫn ở Bước 5.

Lỗi hệ thống do chưa cập nhật chính xác cơ quan nhận báo cáo Nếu bỏ qua Bước 5 hoặc chọn sai cơ quan tiếp nhận dữ liệu (ví dụ chọn nhầm địa bàn), hệ thống sẽ không có cơ sở dữ liệu để chuyển giao báo cáo.

⇒ Cách xử lý: Tiến hành kiểm tra lại lịch sử thay đổi thông tin đơn vị, đảm bảo đã nhấn nút đăng ký và nhận được thông báo "Chúc mừng thành công" từ hệ thống thì dữ liệu mới chính thức ghi nhận.

Sự cố kỹ thuật liên quan đến chữ ký số (USB Token) Đây là lỗi phổ biến nhất khiến người dùng không thể thực hiện thao tác ký số ở Bước 2 hoặc Bước 6. Nguyên nhân có thể do Chứng thư số của doanh nghiệp đã hết hạn, hoặc máy tính chưa được cài đặt phần mềm hỗ trợ ký số (Plugin ký số của Cổng Dịch vụ công).

⇒ Cách xử lý: Kiểm tra thời hạn hiệu lực của chữ ký số đang dùng, khởi động lại thiết bị và đảm bảo trình duyệt đã nhận Driver của USB Token.

Kết bài

Việc kê khai và nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là một trong những nghĩa vụ bắt buộc mà các doanh nghiệp, tổ chức phải thực hiện định kỳ hàng năm. Điều này không chỉ giúp cơ quan quản lý nhà nước dễ dàng theo dõi biến động nhân sự mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cập nhật mới nhất và hướng dẫn cách điền biểu mẫu này một cách chuẩn xác, tránh những sai sót không đáng có.

Tổng quan về quy định báo cáo tình hình sử dụng lao động

Theo quy định hiện hành của pháp luật lao động, để kê khai tình hình biến động nhân sự (tăng, giảm, thay đổi vị trí công việc...), các doanh nghiệp cần sử dụng biểu mẫu chuẩn được cơ quan chức năng ban hành. Cụ thể, biểu mẫu đang được áp dụng chính thức hiện nay là Mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Mẫu báo cáo này phản ánh toàn diện bức tranh nhân sự của đơn vị, cung cấp cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội các số liệu quan trọng bao gồm: tổng số lao động hiện tại, số lượng lao động nữ, lao động là người nước ngoài, lao động chưa thành niên, cũng như chi tiết các biến động nhân sự trong kỳ.

Đối tượng áp dụng và thời hạn nộp hồ sơ

Nắm rõ đối tượng và thời hạn nộp sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác hành chính, tránh các rủi ro pháp lý.

Đối tượng bắt buộc thực hiện báo cáo:

Các doanh nghiệp được thành lập và vận hành theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

Chi nhánh, văn phòng đại diện của các tổ chức, doanh nghiệp.

Tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh có phát sinh hoạt động thuê mướn và sử dụng lao động theo hợp đồng.

Thời hạn nộp báo cáo trong năm 2026:

Báo cáo 6 tháng đầu năm: Nộp trước ngày 05/06/2026.

Báo cáo cuối năm: Nộp trước ngày 05/12/2026.

Lưu ý quan trọng: Hành vi chậm nộp hoặc không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Mức phạt tiền dao động từ 10.000.000 VNĐ đến 20.000.000 VNĐ đối với tổ chức và từ 5.000.000 VNĐ đến 10.000.000 VNĐ đối với cá nhân vi phạm.

Hướng dẫn cách điền chi tiết mẫu báo cáo lao động định kỳ

Để hồ sơ được cơ quan quản lý tiếp nhận hợp lệ và nhanh chóng, bộ phận nhân sự hoặc kế toán cần điền thông tin thật cẩn thận vào hai phần chính của biểu mẫu:

1. Phần thông tin chung của đơn vị

Tại phần đầu của báo cáo, cần ghi chính xác các thông tin để đối chiếu khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bao gồm:

Tên doanh nghiệp / đơn vị sử dụng lao động.

Địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại liên hệ, fax, email, website.

Mã số giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép thành lập.

Lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh chính.

2. Phần kê khai danh sách người lao động

Đây là phần cốt lõi của báo cáo. Mỗi cột trong bảng kê danh sách đều yêu cầu độ chính xác tuyệt đối:

Cột 1 đến Cột 7 (Thông tin cơ bản): Điền số thứ tự, Họ và tên (mỗi nhân sự một dòng), Mã số BHXH, Ngày tháng năm sinh (theo CCCD/Hộ chiếu), Giới tính, Số CCCD/Hộ chiếu và Chức danh/vị trí công việc thực tế đang đảm nhận.

Cột 8 đến Cột 11 (Phân loại lao động): Phân nhóm tính chất công việc của nhân sự (Ví dụ: nhà quản lý, chuyên môn kỹ thuật bậc cao, chuyên môn bậc trung, nhân viên trợ lý, thợ thủ công, thợ lắp ráp vận hành máy móc thiết bị...).

Cột 12 đến Cột 17 (Chế độ lương, thưởng): Kê khai mức lương thỏa thuận (hoặc hệ số lương nếu áp dụng thang bảng lương Nhà nước), kèm theo các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên và các khoản bổ sung khác được quy định trong hợp đồng.

Cột 20 đến Cột 27 (Thông tin hợp đồng & BHXH): Điền rõ ngày nhân sự bắt đầu làm việc, thời điểm có hiệu lực và hết hạn của hợp đồng lao động, thời điểm bắt đầu đóng cũng như chấm dứt đóng BHXH.

Giải đáp một số thắc mắc thường gặp (FAQ)

Trong quá trình lập báo cáo, các doanh nghiệp thường gặp phải một số câu hỏi phổ biến sau:

Lao động đang trong thời gian thử việc có phải đưa vào báo cáo không?

Có. Tất cả nhân sự đang làm việc tại doanh nghiệp, kể cả những người đang trong thời gian thử việc (hợp đồng thử việc, hợp đồng dưới 1 tháng) đều bắt buộc phải được tính và kê khai vào báo cáo định kỳ.

Mẫu báo cáo lao động này có dùng để thay thế tờ khai BHXH được không?

Không. Việc báo cáo tình hình sử dụng lao động và báo cáo tình hình tham gia Bảo hiểm xã hội là hai thủ tục hành chính hoàn toàn độc lập. Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện đầy đủ cả hai loại báo cáo này cho các cơ quan chuyên trách tương ứng.

Kết bài

Bước sang năm 2026, cơ chế quản lý thuế đối với các hộ kinh doanh cá thể đã có sự thắt chặt và minh bạch hơn rất nhiều. Với những cơ sở chạm ngưỡng doanh thu lớn, việc quản lý không chỉ dừng lại ở mức thuế khoán đơn thuần mà đã tiến gần hơn đến mô hình quản lý của doanh nghiệp nhỏ. Nắm bắt ngay những quy định này sẽ giúp chủ hộ vận hành trơn tru và tránh xa các rủi ro phạt hành chính.

1. Nghĩa vụ tài chính và sổ sách bắt buộc

Khi doanh thu vượt mốc 1 tỷ đồng/năm, hộ kinh doanh sẽ bước vào một "sân chơi" pháp lý mới. Về cơ bản, hai loại thuế chính phải nộp vẫn là Thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN). Tuy nhiên, điểm thay đổi lớn nhất nằm ở phương thức quản lý:

Hóa đơn điện tử: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế.

Chế độ kế toán: Phải duy trì hệ thống sổ sách kế toán (từ 1 đến 4 loại sổ chi tiết như sổ doanh thu, sổ chi phí, vật liệu...) tùy thuộc vào phương pháp nộp thuế đăng ký. Lệ phí môn bài đã chính thức được xóa bỏ.

2. Phương pháp tính và chu kỳ kê khai

Cách tính thuế hiện nay được phân hóa rõ rệt dựa trên quy mô (Nhóm 2, Nhóm 3, Nhóm 4) và phương pháp chủ hộ lựa chọn (tính trên tỷ lệ % doanh thu hoặc tính dựa trên lợi nhuận thực tế sau khi trừ chi phí hợp lý).

Về chu kỳ, các hộ kinh doanh quy mô lớn chủ yếu sẽ thực hiện kê khai theo quý (hạn chót là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo) hoặc theo tháng nếu có yêu cầu quản lý chặt chẽ. Để hiểu rõ từng công thức tính toán và xem các ví dụ minh họa trực quan nhất cho từng ngành nghề, bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết về thuế hộ kinh doanh trên 1 tỷ để áp dụng chính xác cho cửa hàng của mình.

3. Cơ quan Thuế kiểm soát doanh thu qua đâu?

Nhiều chủ hộ vẫn giữ tư duy "giấu số liệu" để giảm tiền thuế, tuy nhiên hệ thống của ngành Thuế hiện nay đã số hóa toàn diện. Doanh thu thực tế của cửa hàng sẽ được kiểm tra chéo qua 5 kênh độc lập:

Sao kê dòng tiền từ tài khoản ngân hàng cá nhân của chủ hộ.

Dữ liệu đối soát từ các đơn vị trung gian (Sàn TMĐT như Shopee, TikTok Shop, đơn vị vận chuyển, máy POS).

Hệ thống tổng hợp hóa đơn điện tử bán ra.

Khảo sát quy mô thực tế đột xuất.

Đối chiếu chênh lệch giữa hóa đơn đầu vào và doanh thu đầu ra.

Kết luận