Chu ky so FastCA

Việc chủ động nắm bắt tình hình nghĩa vụ tài chính với cơ quan Nhà nước là bước đi quan trọng giúp các cá nhân kinh doanh tránh được những rắc rối pháp lý không đáng có và khoản phạt phát sinh. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết và các phương pháp nhanh chóng nhất để kiểm tra tình trạng nộp thuế của mình một cách chính xác trong năm 2026.

Vì sao cần kiểm tra nợ thuế đối với hộ kinh doanh?

Trong quá trình hoạt động, nhiều chủ hộ kinh doanh có thể vô tình phát sinh các khoản thuế chưa nộp do quên thời hạn kê khai, sai sót khi giao dịch hoặc hệ thống cơ quan thuế chưa kịp cập nhật. Việc thường xuyên theo dõi và kiểm tra tình trạng nợ thuế mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Nắm bắt chính xác số tiền cần nộp: Biết rõ mình đang nợ bao nhiêu, nộp thừa hay thiếu để có phương án chuẩn bị tài chính.

Tránh bị phạt tiền chậm nộp: Phát hiện sớm các khoản thuế quá hạn giúp bạn xử lý ngay, không để phát sinh lãi chậm nộp hay bị xử phạt vi phạm hành chính.

Đảm bảo uy tín pháp lý: Tuân thủ đúng quy định của pháp luật về thuế giúp quá trình kinh doanh diễn ra suôn sẻ.

Hỗ trợ thay đổi giấy tờ kinh doanh: Khi bạn muốn tạm ngừng, thay đổi thông tin hoặc chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế luôn yêu cầu phải hoàn thành mọi nghĩa vụ tài chính trước đó.

Top 3 nền tảng kiểm tra nợ thuế nhanh và chính xác nhất

Hiện nay, Tổng cục Thuế đã triển khai nhiều nền tảng số hóa giúp người dân dễ dàng theo dõi nghĩa vụ tài chính của mình mọi lúc, mọi nơi. Dưới đây là 3 cách thao tác phổ biến nhất:

Kiểm tra qua ứng dụng eTax Mobile

Ứng dụng eTax Mobile trên điện thoại là công cụ tiện lợi nhất dành cho các cá nhân và hộ kinh doanh.

Đăng nhập: Mở ứng dụng eTax Mobile, tiến hành đăng nhập bằng mã số thuế/mật khẩu hoặc qua tài khoản định danh VNeID đã liên kết.

Chọn tính năng: Tại trang chủ, chọn mục “Tra cứu thông tin quyết toán”.

Lọc thông tin: Chọn loại nghĩa vụ thuế phù hợp với hộ kinh doanh của bạn (ví dụ: thuế TNCN, nghĩa vụ tài chính đất đai, các khoản thu khác...).

Xem kết quả: Hệ thống sẽ trả về chi tiết các khoản thuế còn nợ, tiền chậm nộp, hoặc các khoản đang chờ xử lý. Bạn có thể nhấn vào biểu tượng "con mắt" để xem thông tin chi tiết của từng khoản.

Thao tác trên Cổng Thuế điện tử

Nếu bạn quen sử dụng máy tính, Cổng Thuế điện tử của Tổng cục Thuế là một lựa chọn tối ưu.

Truy cập vào địa chỉ chính thức: https://thuedientu.gdt.gov.vn và chọn phân hệ “Cá nhân”.

Đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử hoặc tài khoản VNeID.

Trên thanh menu chính, chọn “Tra cứu”, sau đó click vào “Tra cứu nghĩa vụ thuế”.

Thực hiện tra cứu nợ thuế hộ kinh doanh trên hệ thống này sẽ giúp bạn theo dõi toàn bộ tiến trình nộp ngân sách, bao gồm các khoản đã nộp, khoản nộp thừa, khoản được miễn giảm hay những khoản còn nợ đang được ghi nhận trên hệ thống.

Sử dụng tài khoản định danh VNeID

Dù chưa hỗ trợ tra cứu trực tiếp toàn bộ số liệu nợ thuế, VNeID lại đóng vai trò là "cầu nối" để bạn tích hợp thông tin và đăng nhập dễ dàng vào các hệ thống thuế.

Đăng nhập ứng dụng VNeID, chọn mục “Ví giấy tờ”.

Chọn “Thông tin thuế” và nhập passcode bảo mật.

Tích chọn “Tôi muốn tích hợp thông tin thuế vào tài khoản định danh” và nhấn gửi yêu cầu.

Sau khi được cơ quan thuế xác thực, bạn có thể xem các thông tin cơ bản về mã số thuế, cơ quan quản lý và trạng thái hoạt động ngay trên VNeID.

Cách đọc các chỉ tiêu khi nhận kết quả tra cứu

Khi bảng kết quả hiện ra, để hiểu chính xác mình cần làm gì tiếp theo, bạn cần nắm rõ ý nghĩa của các chỉ tiêu sau:

Loại nghĩa vụ: Nếu hiện “Còn phải nộp”, bạn cần lập giấy nộp tiền ngay để thanh toán. Nếu hiện “Nộp thừa”, bạn có thể làm thủ tục đề nghị bù trừ hoặc hoàn thuế.

Kỳ thuế: Cho biết khoản tiền này phát sinh vào tháng, quý hay năm nào để bạn dễ dàng đối chiếu với sổ sách.

Tiểu mục: Xác định rõ khoản tiền đó là thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân hay các loại lệ phí khác để nộp đúng mã tiểu mục ngân sách.

Gợi ý xử lý: Hệ thống thường tích hợp sẵn nút nộp thuế trực tuyến, đề nghị hoàn thuế hoặc tra soát để bạn thao tác trực tiếp mà không cần ra ngân hàng hay kho bạc.

Một số lưu ý quan trọng khi kiểm tra thông tin

Để việc theo dõi nghĩa vụ thuế diễn ra suôn sẻ, bạn cần lưu tâm một vài điểm sau:

Chỉ có chủ hộ kinh doanh hoặc những người được ủy quyền hợp pháp, có đầy đủ tài khoản/mật khẩu mới được phép truy cập xem thông tin. Tuyệt đối không chia sẻ thông tin đăng nhập cho người lạ.

Nếu bạn vừa thực hiện nộp tiền xong, hệ thống của cơ quan thuế có thể cần một chút thời gian (từ vài giờ đến vài ngày) để đồng bộ dữ liệu từ ngân hàng. Hãy kiên nhẫn kiểm tra lại sau.

Luôn cập nhật các ứng dụng (eTax Mobile, VNeID) lên phiên bản mới nhất để tránh các lỗi không hiển thị hoặc lỗi kết nối.

Kết luận

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, chữ ký số đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với các cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp trong các giao dịch điện tử như kê khai thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội hay ký kết hợp đồng thương mại. Tuy nhiên, thị trường hiện có nhiều giải pháp ký số khác nhau khiến người dùng phân vân khi lựa chọn. Bài viết này sẽ phân tích toàn diện đặc điểm, ưu nhược điểm của từng hình thức chữ ký số nhằm giúp bạn nhanh chóng chọn được giải pháp tối ưu nhất cho nhu cầu của mình.

1. Tổng quan về chữ ký số và vai trò trong giao dịch điện tử

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra dựa trên công nghệ mã hóa công khai RSA (hệ thống mật mã không đối xứng). Về mặt pháp lý, theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu của tổ chức/doanh nghiệp trên các văn bản giấy.

Mỗi chữ ký số được cấu tạo từ một cặp khóa (Key Pairs) mã hóa chuyên biệt:

Khóa bí mật (Private Key): Dùng để tạo ra chữ ký số, do chủ sở hữu bảo mật tuyệt đối.

Khóa công khai (Public Key): Dùng để xác thực chữ ký số và kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu sau khi ký.

Việc sử dụng chữ ký số mang lại lợi ích to lớn giúp tối ưu hóa vận hành, tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ và rút ngắn thời gian giao dịch điện tử. Việc tìm hiểu kỹ các loại chữ ký số hiện nay sẽ giúp cá nhân cũng như doanh nghiệp chủ động lựa chọn giải pháp ký kết phù hợp nhất với hạ tầng và ngân sách thực tế.

2. Chi tiết 4 loại chữ ký số thông dụng nhất trên thị trường

a. Chữ ký số USB Token

USB Token là hình thức chữ ký số truyền thống và được sử dụng phổ biến nhất từ trước đến nay dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Cơ chế hoạt động: Khóa bí mật được lưu trữ an toàn trong một thiết bị phần cứng cắm qua cổng USB. Khi thực hiện ký số, người dùng cần cắm thiết bị này vào máy tính và nhập mã PIN xác thực.

Ưu điểm:

Khả năng bảo mật cực kỳ cao nhờ khóa bí mật lưu tách biệt trên thiết bị phần cứng.

Chi phí đầu tư ban đầu hợp lý, phù hợp với số đông người dùng.

Thao tác ký duyệt nhanh chóng và dữ liệu xử lý ổn định.

Nhược điểm:

Phụ thuộc hoàn toàn vào máy tính/laptop và thiết bị USB phần cứng.

Chỉ cho phép 1 người thao tác tại một thời điểm, khó phân quyền đồng thời.

Có rủi ro hỏng hóc hoặc thất lạc thiết bị USB Token.

b. Chữ ký số Smartcard

Chữ ký số Smartcard được nghiên cứu và phát triển tích hợp trực tiếp trên SIM điện thoại di động do nhà mạng cung cấp.

Cơ chế hoạt động: Người dùng thực hiện ký duyệt văn bản, chứng từ ngay trên điện thoại thông minh thông qua ứng dụng xác thực trên SIM.

Ưu điểm:

Ký duyệt văn bản linh hoạt ngay trên điện thoại mọi lúc mọi nơi mà không cần máy tính hay mạng Wifi.

Chi phí duy trì dịch vụ tương đối rẻ, dễ tiếp cận.

Nhược điểm:

Phụ thuộc vào SIM của nhà mạng cố định và vùng phủ sóng viễn thông.

Không thể thực hiện ký số nếu di chuyển ra nước ngoài hoặc đi vào khu vực mất sóng điện thoại.

c. Chữ ký số HSM (Hardware Security Module)

HSM là giải pháp ký số hạ tầng cao cấp dành cho các tập đoàn lớn, ngân hàng và các cổng dịch vụ công có nhu cầu ký số số lượng lớn.

Cơ chế hoạt động: Khóa bí mật được quản lý tập trung trong module phần cứng chuyên dụng (card PCI cắm máy chủ hoặc thiết bị mạng độc lập).

Ưu điểm:

Tốc độ ký cực nhanh (lên tới 1.200 lượt ký/giây).

Cho phép nhiều điểm truy cập và nhiều tài khoản kết nối ký đồng thời.

Tích hợp mượt mà vào hệ thống ERP, phần mềm hóa đơn điện tử, core banking.

Nhược điểm:

Chi phí đầu tư ban đầu và vận hành hạ tầng tương đối cao.

Yêu cầu doanh nghiệp phải có đội ngũ kỹ thuật CNTT quản trị hệ thống máy chủ.

d. Chữ ký số từ xa (Remote Signing)

Chữ ký số từ xa (Cloud-based) là giải pháp thế hệ mới ứng dụng công nghệ điện toán đám mây hiện đại.

Cơ chế hoạt động: Khóa bí mật được lưu trữ an toàn trên hạ tầng đám mây đạt tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt của nhà cung cấp. Người dùng xác thực ký duyệt qua smartphone/tablet/PC bằng các phương thức xác thực nâng cao (Biometrics, SmartOTP, Push Notification).

Ưu điểm:

Tuyệt đối cơ động trên mọi thiết bị thông minh (Smartphone, Tablet, Laptop) mọi lúc, mọi nơi.

Hoàn toàn loại bỏ thiết bị phần cứng cồng kềnh (không dùng USB Token hay SIM).

Hỗ trợ ký số hàng loạt, phân quyền ký duyệt minh bạch cho ban lãnh đạo và các phòng ban.

Nhược điểm:

Bắt buộc thiết bị phải có kết nối Internet.

Yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ phải có hạ tầng bảo mật đạt tiêu chuẩn quốc tế khắt khe.

3. Hướng dẫn lựa chọn chữ ký số tối ưu

Gợi ý lựa chọn theo nhu cầu thực tế:

Cá nhân, hộ kinh doanh & Doanh nghiệp vừa/nhỏ: Ưu tiên sử dụng USB Token để tiết kiệm chi phí tối đa. Nếu ban lãnh đạo thường xuyên di chuyển công tác, Chữ ký số từ xa là khoản đầu tư xứng đáng giúp ký duyệt hợp đồng ngay trên điện thoại.

Tập đoàn, ngân hàng & Doanh nghiệp lớn: Nên sử dụng HSM để xử lý hàng ngàn hóa đơn, chứng từ tự động mỗi giây với tính an toàn và bảo mật dữ liệu tuyệt đối.

Người dùng ưu tiên tính tiện lợi và hiện đại: Chữ ký số từ xa là giải pháp hoàn hảo nhất hiện nay, giúp giải phóng hoàn toàn khỏi các thiết bị phần cứng lỉnh kỉnh.

4. FastCA - Nhà cung cấp giải pháp chữ ký số uy tín hàng đầu

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín và toàn diện, FastCA tự hào là nhà cung cấp hàng đầu tại Việt Nam. FastCA mang đến hệ sinh thái chữ ký số đa dạng đáp ứng trọn vẹn mọi nhu cầu:

Chữ ký số USB Token FastCA: Ổn định, tương thích 100% với các cổng dịch vụ công (Thuế, Hải quan, BHXH).

Chữ ký số từ xa FastCA: Ký mọi lúc mọi nơi, bảo mật đa tầng, tuân thủ đầy đủ quy chuẩn kỹ thuật của Bộ Thông tin & Truyền thông.

Giải pháp HSM FastCA: Tối ưu hóa tốc độ và khả năng tích hợp cho các hệ thống phần mềm quản trị lớn.

Với hạ tầng kỹ thuật hiện đại, đội ngũ chuyên gia tận tâm và dịch vụ hỗ trợ 24/7, FastCA cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong tiến trình chuyển đổi số an toàn, hiệu quả và đúng quy định pháp luật.

Kết luận

Ngày 25/05/2026, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 58/2026/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ với nhiều điểm mới mang tính tối giản và linh hoạt. Việc chuẩn hóa hệ thống sổ sách giúp các đơn vị quy mô nhỏ dễ dàng theo dõi dòng tiền doanh thu và kê khai nghĩa vụ thuế. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp quy định chi tiết, cách ghi chép từng chỉ tiêu và giải pháp hỗ trợ kế toán triển khai chính xác.

Quy định về sổ S2a-DNSN theo Thông tư 58/2026/TT-BTC

Căn cứ quy định tại Thông tư 58/2026/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 01/07/2026), mẫu sổ S2a-DNSN (Sổ doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ) được mở nhằm ghi nhận đầy đủ các khoản doanh thu phát sinh trong kỳ kế toán của doanh nghiệp siêu nhỏ. Sổ được phân loại chi tiết theo từng nhóm hàng hóa, dịch vụ hoặc ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT. Trường hợp doanh nghiệp kinh doanh đa ngành nghề với các mức thuế suất khác nhau, kế toán có thể mở riêng sổ cho từng nhóm để thuận tiện cho công tác kê khai.

Biểu mẫu này áp dụng trực tiếp cho các doanh nghiệp siêu nhỏ được xác định theo tiêu chí tại Nghị định 80/2021/NĐ-CP:

Khối thương mại, dịch vụ: Doanh thu năm không quá 10 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 3 tỷ đồng.

Khối nông – lâm – thủy sản và công nghiệp – xây dựng: Doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 3 tỷ đồng, số lao động tham gia BHXH bình quân năm không quá 10 người.

Để phục vụ cho công tác thiết lập hệ thống sổ sách kế toán nhanh chóng và đúng quy định, doanh nghiệp có thể dễ dàng tham khảo và tải mẫu sổ S2A dưới các định dạng Word, Excel hoặc PDF để lưu trữ và sử dụng.

Hướng dẫn chi tiết phương pháp ghi các chỉ tiêu trên sổ S2a-DNSN

Nhằm giúp kế toán tránh các sai sót không đáng có khi quyết toán thuế, phương pháp ghi chép biểu mẫu S2a-DNSN theo hướng dẫn của Bộ Tài chính được thực hiện cụ thể như sau:

Cột A, B (Chứng từ): Căn cứ trực tiếp vào hóa đơn bán hàng, chứng từ kế toán hợp pháp để ghi chính xác số hiệu cũng như ngày, tháng, năm phát hành chứng từ.

Cột C (Diễn giải): Ghi tóm tắt nội dung kinh tế của nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh (được phân theo từng nhóm ngành nghề cùng tỷ lệ % thuế GTGT). Kế toán được linh hoạt lựa chọn ghi chi tiết theo từng hóa đơn lẻ hoặc ghi số tổng cộng kèm bảng kê chi tiết hóa đơn theo quy định.

Cột 1 (Số tiền): Điền tổng số tiền bán hàng hóa, dịch vụ của từng nghiệp vụ. Đây là căn cứ dữ liệu quan trọng để tính tổng doanh thu và xác định số thuế GTGT phải nộp trong kỳ.

Dòng “Số thuế GTGT còn phải nộp đầu kỳ”: Chuyển số thuế GTGT còn nợ chưa nộp từ cuối kỳ trước sang để theo dõi tiếp.

Dòng “Số phát sinh trong kỳ”: Tổng cộng toàn bộ số tiền doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh của nhóm ngành nghề trong kỳ báo cáo.

Dòng “Tổng số thuế GTGT phải nộp trong kỳ”: Lấy tổng doanh thu tính thuế nhân với tỷ lệ % thuế GTGT quy định tương ứng với ngành nghề kinh doanh.

Dòng “Số thuế GTGT đã nộp trong kỳ”: Căn cứ vào các chứng từ nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước (như giấy nộp tiền, chứng từ chuyển khoản) để ghi nhận số thuế thực tế đã nộp.

Dòng “Số thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ”: Xác định theo công thức: Số thuế còn phải nộp cuối kỳ = (Nợ đầu kỳ + Phát sinh phải nộp) - Đã nộp

Số liệu này sẽ được chuyển làm số dư đầu kỳ cho kỳ kế toán tiếp theo.

Quy định tiền tệ và danh mục sổ kế toán bắt buộc

Bên cạnh việc theo dõi doanh thu, doanh nghiệp cần lưu ý tuân thủ các nguyên tắc về đơn vị tiền tệ theo Luật Kế toán 2015:

Đơn vị tiền tệ chuẩn: Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VND”.

Nghiệp vụ bằng ngoại tệ: Kế toán phải ghi đồng thời theo nguyên tệ và quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế tại thời điểm phát sinh.

Danh mục sổ kế toán áp dụng từ 01/07/2026:

Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2a-DNSN)

Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2b-DNSN)

Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số S2c-DNSN)

Sổ chi tiết tiền (Mẫu số S2d-DNSN)

Tối ưu hóa công tác kê khai và ký nộp hồ sơ thuế điện tử

Kể từ ngày 01/07/2026, việc đơn giản hóa sổ sách đi kèm với yêu cầu cao hơn về tính chính xác và đúng thời hạn trong kê khai thuế điện tử. Các nghiệp vụ lập hóa đơn, ký sổ sách và gửi báo cáo Thuế đòi hỏi doanh nghiệp phải trang bị hạ tầng số an toàn.

Việc ứng dụng giải pháp chữ ký số FastCA giúp doanh nghiệp siêu nhỏ thực hiện ký số nhanh chóng, bảo mật trên các hệ thống kê khai thuế, hóa đơn điện tử và dịch vụ công. Qua đó, doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian xử lý thủ tục hành chính và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính.

Kết bài:

Khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử hoặc có bất kỳ sự thay đổi nào về thông tin doanh nghiệp, chữ ký số, việc lập tờ khai gửi cơ quan Thuế là thủ tục bắt buộc. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn có không ít kế toán và chủ doanh nghiệp lúng túng trong việc xác định đúng trường hợp cần nộp cũng như cách thao tác trực tuyến trên hệ thống. Cùng tìm hiểu chi tiết quy trình này để thực hiện chuẩn xác, nhanh chóng và tránh được các rủi ro chậm trễ.

Biểu mẫu này dùng để làm gì và ai cần nộp?

Đây là văn bản pháp lý (Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử) dùng để các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh khai báo với cơ quan Thuế.

Đối tượng áp dụng bao gồm những đơn vị bắt đầu chuyển sang dùng hóa đơn điện tử (HĐĐT) lần đầu tiên (từ hóa đơn giấy chuyển lên, hoặc doanh nghiệp mới thành lập). Bên cạnh đó, những đơn vị đang sử dụng HĐĐT bình thường nhưng phát sinh nhu cầu cập nhật, chỉnh sửa thông tin đã đăng ký trước đó cũng bắt buộc phải lập biểu mẫu này.

Những trường hợp phải nộp tờ khai thay đổi

Về nguyên tắc, doanh nghiệp chỉ cần nộp hồ sơ đăng ký mới một lần duy nhất. Tuy nhiên, trong suốt quá trình hoạt động, nếu có sự thay đổi về mặt thông tin, đơn vị phải nộp lại tờ khai này với hình thức "Thay đổi thông tin". Các tình huống phổ biến nhất bao gồm:

Thay đổi thông tin định danh: Đổi tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, hoặc mã số thuế.

Thay đổi công cụ ký số: Đơn vị tiến hành gia hạn chữ ký số (Token) hoặc chuyển đổi sang một nhà cung cấp chữ ký số khác.

Thay đổi hình thức hóa đơn: Chuyển từ loại hóa đơn có mã sang không có mã của cơ quan Thuế (hoặc ngược lại).

Thay đổi thông tin liên hệ: Cập nhật lại số điện thoại, email thường xuyên sử dụng để nhận thông báo từ cơ quan thuế.

Để tra cứu đầy đủ các trường hợp cụ thể, đối chiếu với tình huống của doanh nghiệp và tải file Word chuẩn xác nhất, bạn có thể tham khảo ngay bài viết chuyên sâu về Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT được cập nhật theo luật hiện hành.

Quy trình 6 bước nộp tờ khai trên Thuế điện tử

Hiện nay, việc chủ động nộp online qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế được ưu tiên vì tính tiện lợi. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

Truy cập hệ thống: Vào trang web chính thức của Tổng cục Thuế tại hoadondientu.gdt.gov.vn.

Tạo tờ khai: Đăng nhập bằng tài khoản giao dịch thuế điện tử (hoặc chữ ký số). Vào mục Đăng ký / Quản lý thông tin và chọn lập tờ khai. Điền đầy đủ thông tin liên hệ cơ bản (Tên, MST, SĐT, Email, CCCD).

Lựa chọn hình thức: Chọn sử dụng HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan Thuế tùy theo điều kiện của doanh nghiệp.

Khai báo phương thức: Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu (thường là thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT) và tích chọn loại hóa đơn dự kiến sử dụng (GTGT, bán hàng...).

Cập nhật chứng thư số: Nhập thông tin chữ ký số (USB Token) còn hiệu lực mà doanh nghiệp sẽ dùng để xuất hóa đơn.

Ký và nộp: Kiểm tra kỹ lưỡng lại dữ liệu. Cắm USB Token, nhấn Ký và nộp tờ khai. Hệ thống sẽ lập tức trả về mã tiếp nhận hồ sơ.

Lưu ý quan trọng về các quy định mới

Khi thực hiện thủ tục, kế toán cần đặc biệt chú ý đến lộ trình cập nhật của pháp luật để tránh việc hồ sơ bị từ chối:

Từ ngày 01/06/2025 (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP): Biểu mẫu mới sẽ yêu cầu bắt buộc bổ sung thêm các trường thông tin định danh như số CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật nhằm tăng cường bảo mật.

Từ ngày 15/05/2026: Sau khi nhấn nộp tờ khai thành công trên web, người nộp thuế bắt buộc phải thực hiện thêm một bước là xác thực sinh trắc học trên ứng dụng eTax Mobile. Nếu bỏ qua thao tác này, hồ sơ của bạn sẽ không được cơ quan Thuế tiếp nhận.

Kết luận

Kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử (TMĐT) như Shopee, Lazada, TikTok Shop đang là xu hướng phát triển mạnh mẽ của nhiều cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp. Đi kèm với sự bùng nổ này, cơ quan thuế ngày càng siết chặt công tác quản lý doanh thu và nghĩa vụ thuế trực tuyến. Để quá trình vận hành gian hàng diễn ra hanh thông, hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý, người bán cần nắm vững các quy định hiện hành về việc lập hóa đơn điện tử.

Bán hàng trên sàn thương mại điện tử có phải xuất hóa đơn không?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), nghĩa vụ lập hóa đơn giao cho người mua được áp dụng cho hầu hết các giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Quy định này bao gồm cả hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo, cho, biếu, tặng, hoặc trao đổi.

Tuy nhiên, đối với các cá nhân và hộ kinh doanh trên sàn TMĐT, việc bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử sẽ dựa trên ngưỡng doanh thu hàng năm theo hướng dẫn mới nhất tại Thông báo 85/TB-CT năm 2026:

Doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm: Chưa bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử (trừ trường hợp tự nguyện đăng ký hoặc có yêu cầu đặc biệt từ cơ quan thuế).

Doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên: Bắt buộc phải thực hiện lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

Quy định về mốc thời gian lập hóa đơn khi bán hàng online

Căn cứ theo các văn bản pháp luật về thuế, thời điểm xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử đối với hoạt động bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Điều này có nghĩa là nghĩa vụ lập hóa đơn phát sinh ngay khi việc chuyển giao hoàn tất, không phụ thuộc vào việc chủ gian hàng đã thực nhận được tiền thanh toán hay chưa.

Đối với môi trường TMĐT cụ thể như Shopee, TikTok Shop hay Lazada, quy trình vận hành có đặc thù là hàng hóa phải đi qua đơn vị vận chuyển và có thời gian chờ đối soát, hoàn trả. Do đó, thời điểm phổ biến và chính xác nhất để người bán lập hóa đơn là ngay khi đơn hàng được cập nhật trạng thái "Giao hàng thành công" (người mua đã nhận hàng và không phát sinh khiếu nại hoàn trả). Việc xác định đúng mốc thời gian này giúp doanh nghiệp kê khai doanh thu chính xác theo kỳ và tránh lỗi chậm trễ xuất hóa đơn.

Giá trị ghi trên hóa đơn và phương pháp xuất hóa đơn tối ưu

Một lưu ý quan trọng khác cho các nhà bán hàng là giá trị ghi nhận trên hóa đơn điện tử. Giá xuất hóa đơn bắt buộc phải là giá thực tế người mua thanh toán sau khi đã khấu trừ toàn bộ các mã giảm giá, voucher khuyến mãi của sàn hoặc của shop. Ví dụ, nếu sản phẩm có giá niêm yết 1.000.000 đồng nhưng khách hàng áp mã giảm giá và chỉ trả 900.000 đồng, thì hóa đơn phải được lập với giá trị là 900.000 đồng.

Để tối ưu quy trình vận hành và xử lý chuẩn xác khối lượng dữ liệu lớn, người bán có thể lựa chọn các phương thức xuất hóa đơn sau:

Xuất thủ công: Phù hợp với các shop nhỏ, lượng đơn ít. Người bán tự nhập liệu lên phần mềm hóa đơn điện tử.

Tích hợp API hệ thống: Dữ liệu đơn hàng từ sàn TMĐT sẽ tự động đồng bộ hoàn toàn với hệ thống hóa đơn điện tử (như phần mềm xCyber Bill). Phương pháp này giúp giảm 99% thời gian nhập liệu và hạn chế tối đa sai sót.

Khởi tạo từ máy tính tiền: Phù hợp với mô hình kinh doanh kết hợp cả cửa hàng offline và gian hàng online, giúp dữ liệu truyền trực tiếp về cơ quan thuế theo thời gian thực.

Kết luận

Thuyết minh báo cáo tài chính (BCTC) là tài liệu bắt buộc và vô cùng quan trọng trong bộ hồ sơ quyết toán thuế cuối năm của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc gửi tệp tài liệu này lên hệ thống của Tổng cục Thuế (Dịch vụ công) thường khiến nhiều kế toán gặp khó khăn do lỗi hệ thống, sai quy trình hoặc trục trặc chữ ký số. Để quá trình nộp hồ sơ diễn ra thuận lợi, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình chuẩn và cách khắc phục nhanh chóng các lỗi thường gặp nhất.

Quy trình 5 bước nộp thuyết minh báo cáo tài chính chuẩn xác

Để tránh việc hồ sơ bị hệ thống từ chối tự động, kế toán cần tuân thủ nghiêm ngặt quy trình nộp tích hợp giữa tờ khai thuế TNDN và tài liệu đính kèm theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập Cổng Dịch vụ công Thuế

Truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: [https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin](https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin).

Nhấn Đăng nhập và sử dụng tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp để truy cập.

Bước 2: Nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN (mẫu 03/TNDN)

Tại giao diện chính, chọn mục Thủ tục hành chính.

Tìm kiếm thủ tục: "03/TNDN – Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TT80/2021)" và nhấn Nộp hồ sơ.

Chọn hình thức nộp phù hợp: Kê khai trực tuyến (nhập trực tiếp trên hệ thống) hoặc Nộp XML (tải file kết xuất từ phần mềm HTKK/kế toán). Doanh nghiệp nên ưu tiên nộp file XML để hạn chế tối đa sai sót số liệu.

Bước 3: Ký số tờ khai

Hệ thống yêu cầu ký số cho tờ khai vừa tải lên.

Nếu dùng USB Token: Cắm USB vào máy tính, nhập mã PIN chữ ký số (CKS) tại cửa sổ hiển thị rồi nhấn xác nhận.

Nếu dùng chữ ký số từ xa: Nhập tài khoản CKS từ xa và xác thực yêu cầu ký số trên ứng dụng di động (app) tương ứng.

Bước 4: Đính kèm Báo cáo tài chính và Thuyết minh BCTC

Sau khi ký tờ khai 03/TNDN thành công, hệ thống tự động chuyển sang giao diện Đính kèm tài liệu.

Nhấn Chọn tệp để tải lên đồng thời hai file: Báo cáo tài chính và Bản thuyết minh báo cáo tài chính (định dạng khuyên dùng là PDF hoặc XML).

Bước 5: Ký số lần 2 và hoàn tất

Kế toán thực hiện ký điện tử lần 2 cho phần tài liệu đính kèm vừa tải lên. Nhấn Tiếp tục để hệ thống ghi nhận và hoàn thành toàn bộ quy trình nộp thuyết minh BCTC.

Các lỗi thường gặp khi nộp thuyết minh BCTC và cách xử lý

Trong quá trình thực hiện thực tế, việc phát sinh lỗi hệ thống hoặc lỗi thao tác là điều khó tránh khỏi. Để quá trình nộp hồ sơ không bị gián đoạn, bạn cần biết cách nộp thuyết minh BCTC trên Dichvucong chuẩn xác và cách tự khắc phục các sự cố kỹ thuật sau:

Lỗi nộp ngược quy trình (BCTC bị từ chối)

Nguyên nhân: Doanh nghiệp đính kèm và nộp thuyết minh BCTC trước khi nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN.

Cách khắc phục: Bắt buộc phải thực hiện theo đúng trình tự: Gửi và ký số thành công tờ khai quyết toán thuế 03/TNDN trước, sau đó hệ thống mới mở cổng nhận tài liệu đính kèm (BCTC và thuyết minh).

Lỗi không ký số được tờ khai hoặc tài liệu đính kèm

Nguyên nhân: Do chưa bật hoặc chưa cài đặt phần mềm hỗ trợ ký số (Plugin), driver của USB Token bị lỗi hoặc chữ ký số hết hạn.

Cách khắc phục:

Kiểm tra thời hạn của chữ ký số đang sử dụng.

Truy cập mục trợ giúp trên Cổng Dịch vụ công để tải và cài đặt lại phiên bản Plugin ký số mới nhất. Sau khi cài đặt, hãy đảm bảo đã kích hoạt quyền Local Network Access (Allow) trên trình duyệt web và nhấn F5 để tải lại trang nộp hồ sơ.

Lỗi "Tờ khai không đúng định dạng với XSD"

Nguyên nhân: File XML kết xuất từ phần mềm kế toán bị lỗi cấu trúc hoặc công cụ ký số TCT Signing Hub đang bị xung đột tiến trình trên máy tính.

Cách khắc phục:

Cập nhật phần mềm HTKK lên phiên bản mới nhất và tiến hành kết xuất lại file XML.

Nếu do lỗi phần mềm ký, hãy mở Task Manager trên máy tính, tìm và tắt tiến trình ctSignerv2. Sau đó, khởi động lại phần mềm ký số và thực hiện tải lại hồ sơ.

Những câu hỏi thường gặp khi nộp thuyết minh BCTC

Câu 1: Nên nộp bản thuyết minh báo cáo tài chính dưới định dạng file nào? Hệ thống Dịch vụ công chấp nhận cả file XML và PDF. Thông thường, bản thuyết minh báo cáo tài chính có nhiều phần diễn giải bằng chữ và bảng biểu phức tạp, vì vậy kế toán nên chuyển đổi sang định dạng PDF để nộp đính kèm nhằm đảm bảo giữ nguyên định dạng trực quan.

Câu 2: Doanh nghiệp thay đổi đơn vị tiền tệ trong năm tài chính có cần đưa vào thuyết minh BCTC không? Có. Việc thay đổi đơn vị tiền tệ kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến tính so sánh của số liệu tài chính giữa các kỳ. Do đó, đây là nội dung bắt buộc phải trình bày rõ ràng trong bản thuyết minh gửi cơ quan Thuế.

Câu 3: Có bắt buộc phải dùng chữ ký số khi nộp thuyết minh BCTC không? Bắt buộc. Chữ ký số đóng vai trò xác thực tính pháp lý của hồ sơ điện tử gửi lên cơ quan Thuế. Nếu không thực hiện ký số ở bước đính kèm tài liệu, hồ sơ thuyết minh BCTC sẽ không được hệ thống tiếp nhận.

Kết bài

Việc nộp thuyết minh báo cáo tài chính trên Dịch vụ công đòi hỏi sự cẩn trọng từ khâu chuẩn bị số liệu, định dạng file cho đến các bước thao tác kỹ thuật trên hệ thống. Bằng cách tuân thủ đúng quy trình 5 bước và trang bị sẵn các phương án xử lý lỗi trên đây, các kế toán viên hoàn toàn có thể tự tin hoàn thành kỳ quyết toán thuế một cách nhanh chóng, đúng quy định.

Việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong quản trị nhân sự hiện đại. Đặc biệt, với sự ra đời của Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hành lang pháp lý cho vấn đề này đã trở nên rõ ràng hơn bao giờ hết. Để một bản hợp đồng số có giá trị pháp lý vững chắc, không thể bỏ qua khâu chứng thực. Vậy chứng thực hợp đồng lao động điện tử là gì? Nó mang lại lợi ích ra sao và các bước thực hiện như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

Hiểu đúng về chứng thực hợp đồng lao động điện tử

Căn cứ vào Khoản 6 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, chứng thực hợp đồng lao động điện tử là hoạt động do Nhà cung cấp eContract thực hiện thông qua dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

Hiểu một cách đơn giản, đây là quá trình xác minh tính toàn vẹn và xác thực của hợp đồng bởi một bên thứ ba có thẩm quyền. Trong cơ chế này, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử (do cơ quan Nhà nước quản lý) sẽ thực hiện kiểm tra, đối soát và ghi nhận trạng thái hợp đồng đã được chứng thực, giúp đảm bảo văn bản không bị chỉnh sửa sau khi ký kết.

Hoạt động chứng thực này sở hữu những đặc thù riêng biệt nhằm phân biệt với các hình thức ký kết thông thường:

Tổ chức thực hiện: Hoạt động này bắt buộc phải được thực hiện bởi các tổ chức đủ điều kiện, được cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy (dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu) theo quy định của pháp luật.

Hình thức nhận diện: Hợp đồng sau khi được chứng thực thành công thường được tích hợp “tích xanh” trên các nền tảng eContract, qua đó xác nhận tính xác thực và nguồn gốc rõ ràng.

Nội dung chứng thực: Bao gồm việc gắn chữ ký số, dấu thời gian, lưu trữ và xác minh thông điệp dữ liệu. Hệ thống đảm bảo nội dung hợp đồng giữ nguyên tính toàn vẹn, tuyệt đối không bị thay đổi hay chỉnh sửa sau khi các bên đã hoàn tất việc ký kết.

Gắn mã định danh (ID): Theo quy định, trong vòng 24 giờ kể từ khi bên sau cùng ký, Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID duy nhất.

Giá trị pháp lý: Có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng bằng văn bản giấy, được pháp luật công nhận và sử dụng làm căn cứ trong các thủ tục hành chính, thanh tra, hay giải quyết tranh chấp.

Lợi ích thiết thực khi doanh nghiệp áp dụng chứng thực

Việc sử dụng dịch vụ chứng thực hợp đồng lao động điện tử mang lại những lợi thế vượt trội cho cả người sử dụng lao động và người lao động:

Đảm bảo tính pháp lý vững chắc: Một bản hợp đồng điện tử có “tích xanh” (được chứng thực bởi các tổ chức CeCA hợp pháp) đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng và được bên thứ ba công nhận khi xảy ra các tranh chấp lao động.

Chống chối bỏ trách nhiệm: Hệ thống lưu vết chi tiết quá trình ký kết, giúp xác nhận chính xác danh tính người ký dựa trên dữ liệu sinh trắc học và chữ ký số, ngăn chặn việc một trong hai bên chối bỏ trách nhiệm về sau.

Lưu trữ an toàn, truy xuất dễ dàng: Hợp đồng được số hóa và bảo vệ bằng công nghệ mã hóa cao cấp, giúp chống thất lạc, hư hỏng. Doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, tra cứu và trích xuất dữ liệu bất cứ lúc nào.

Tối ưu hóa quy trình và chi phí: Cắt giảm hoàn toàn chi phí in ấn, chuyển phát nhanh và không gian lưu trữ vật lý. Doanh nghiệp có thể thực hiện ký kết hàng loạt hợp đồng chỉ trong vài phút, xóa bỏ rào cản địa lý giữa người lao động và người sử dụng lao động.

Doanh nghiệp có được tự chứng thực hợp đồng lao động không?

Đây là thắc mắc chung của nhiều đơn vị. Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, câu trả lời là KHÔNG. Doanh nghiệp sử dụng lao động chỉ là một bên tham gia giao kết, không có thẩm quyền tự chứng thực cho hợp đồng của chính mình.

Căn cứ theo quy định về chủ thể thực hiện việc chứng thực rất cụ thể, chứng thực hợp đồng lao động điện tử phải là hoạt động do Nhà cung cấp eContract thực hiện thông qua dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

Về vai trò: Doanh nghiệp chỉ là chủ thể giao kết (bên sử dụng lao động), không có chức năng chứng thực.

Về thẩm quyền: Chứng thực hợp đồng lao động điện tử không phải là quyền của doanh nghiệp. Ngay cả khi công ty có chữ ký số riêng, hạ tầng CNTT mạnh hay bộ phận pháp chế chuyên nghiệp, đơn vị vẫn không được tự mình thực hiện khâu chứng thực này.

Về tính pháp lý: Để hợp đồng có giá trị chứng thực, doanh nghiệp bắt buộc phải thông qua đơn vị trung gian là các Nhà cung cấp eContract đã được cấp phép.

Như vậy, doanh nghiệp KHÔNG có quyền tự chứng thực hợp đồng lao động điện tử. Việc tự ghi nhận trên hệ thống nội bộ chỉ có giá trị quản lý lưu trữ, không thay thế được giá trị pháp lý của hoạt động chứng thực theo Nghị định 337.

Quy trình chứng thực hợp đồng lao động điện tử chuẩn pháp lý

Để hiểu rõ cách thức vận hành, dưới đây là quy trình chứng thực hợp đồng lao động điện tử đang được áp dụng phổ biến và tuân thủ theo khung pháp lý hiện hành:

Bước 1: Giao kết hợp đồng: Người sử dụng lao động và người lao động tiến hành thỏa thuận nội dung, sau đó ký kết bằng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số công cộng/chuyên dùng trực tiếp trên nền tảng eContract.

Bước 2: Gửi yêu cầu chứng thực: Sau khi được ký số, hợp đồng điện tử (thông điệp dữ liệu) sẽ được tự động gửi đến đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử đã được cơ quan nhà nước cấp phép.

Bước 3: Xác minh dữ liệu: Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực sẽ sử dụng các giải pháp công nghệ để kiểm tra thông điệp dữ liệu, đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung hợp đồng và xác minh danh tính hợp pháp của các bên tham gia (đối chiếu thông tin, sinh trắc học với giấy tờ tùy thân).

Bước 4: Cấp chứng thư và gắn ID định danh: Nền tảng hợp đồng lao động điện tử ghi nhận trạng thái, đóng dấu thời gian và trả kết quả hợp đồng đã được chứng thực (thường đi kèm “tích xanh”). Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm ký cuối cùng, hợp đồng sẽ được gửi về Nền tảng quốc gia để gắn ID định danh theo quy định.

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là nghĩa vụ bắt buộc hàng năm đối với các tổ chức, doanh nghiệp có chi trả thu nhập cho người lao động. Để quá trình này diễn ra nhanh chóng, tuân thủ đúng lộ trình chuyển đổi số của cơ quan Thuế và tránh những sai sót không đáng có, kế toán viên cần nắm vững quy trình kê khai điện tử. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện chuyên nghiệp và chính xác nhất theo quy định hiện hành.

1. Hướng dẫn kê khai trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công

Hiện nay, cách nộp tờ khai 05/QTT-TNCN qua Cổng Dịch vụ công Thuế điện tử đang được rất nhiều kế toán viên lựa chọn nhờ việc không phải cài đặt thêm phần mềm và thao tác trực tiếp trên trình duyệt. Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1 - Đăng nhập: Truy cập vào Cổng Dịch vụ công tại [https://dichvucong.gdt.gov.vn/](https://dichvucong.gdt.gov.vn/) và đăng nhập bằng tài khoản Thuế điện tử của Doanh nghiệp.

Bước 2 - Chọn thủ tục: Vào "Danh mục thủ tục hành chính", tìm kiếm mã thủ tục 1.008309 (Khai quyết toán thuế TNCN cho tổ chức trả thu nhập). Chọn biểu tượng nộp hồ sơ tương ứng với mẫu biểu 05/QTT-TNCN.

Bước 3 - Hình thức nộp: Lựa chọn "Kê khai trực tuyến" hoặc tải lên file XML (nếu có sẵn). Điền các thông tin cơ bản như: Cơ quan thuế tiếp nhận, đối tượng kê khai, kỳ tính thuế.

Bước 4 - Cập nhật số liệu:

Kê khai các chỉ tiêu tổng hợp trên mẫu 05/QTT-TNCN (Tổng số lao động, cá nhân cư trú ký hợp đồng,...).

Điền Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN (chi tiết người lao động).

Điền Phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN (thông tin người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh).

Điền Phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN (cá nhân tính thuế toàn phần).

Bước 5 - Kiểm tra và Nộp: Nhấn "Kiểm tra thông tin" để rà soát lỗi. Khi hồ sơ ở trạng thái "Đã kiểm tra thông tin kê khai – Đạt", bạn cắm USB Token (Chữ ký số), tiến hành ký điện tử và xác nhận nộp hồ sơ.

2. Quy trình kết xuất từ phần mềm HTKK

Nếu dữ liệu của doanh nghiệp quá lớn hoặc kế toán đã quen thuộc với ứng dụng HTKK, bạn hoàn toàn có thể làm trên phần mềm này rồi đẩy file XML lên hệ thống thuế.

Bước 1: Cập nhật ứng dụng HTKK lên phiên bản mới nhất. Đăng nhập bằng Mã số thuế của doanh nghiệp.

Bước 2: Truy cập mục Thuế thu nhập cá nhân $\rightarrow$ chọn 05/QTT-TNCN (theo Thông tư 80/2021) và chọn kỳ tính thuế tương ứng.

Bước 3: Nhập liệu đầy đủ vào các phụ lục:

05-1/BK-QTT-TNCN: Cho lao động cư trú ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên (biểu thuế lũy tiến).

05-2/BK-QTT-TNCN: Cho lao động dưới 3 tháng, không hợp đồng (khấu trừ 10%) hoặc không cư trú (khấu trừ 20%).

05-3/BK-QTT-TNCN: Danh sách người phụ thuộc.

Bước 4: Hệ thống sẽ tự động tổng hợp số liệu từ các phụ lục lên tờ khai chính.

Bước 5: Nhấn Ghi để kiểm tra tính hợp lệ. Nếu thành công, kết xuất dữ liệu ra định dạng XML và tải lên Cổng Thuế điện tử.

3. Một số lỗi thường gặp và cách xử lý dứt điểm

Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ quyết toán, việc hệ thống báo lỗi là điều khó tránh khỏi. Hãy lưu lại các cách xử lý nhanh sau:

Lỗi “Tờ khai không đúng định dạng XSD” / “Phiên bản tờ khai không đúng”: Nguyên nhân 100% do bạn đang dùng phiên bản HTKK hoặc phần mềm iTaxViewer cũ. Khắc phục: Tải bản nâng cấp mới nhất của HTKK, mở lại dữ liệu, nhấn "Ghi" và kết xuất lại file XML.

Lỗi “Dữ liệu không hợp lệ tại dòng 54”: Bạn cần kiểm tra lại thủ tục hành chính, chọn lại mã TTHC 2.002235, điền kỹ mã captcha và thực hiện ký số lại từ đầu trên Cổng Dịch vụ công.

Lỗi tải file XML không thành công (Upload Failed): Có thể do hệ thống Thuế đang quá tải vào các ngày cao điểm hoặc USB Token chưa được cắm chắc chắn / hết hạn. Khắc phục: Đợi khoảng 15-30 phút rồi thử lại; đồng thời kiểm tra lại hạn sử dụng của Chữ ký số FastCA.

Lời kết

Sau khi nộp hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân, việc chủ động theo dõi tiến độ xử lý là vô cùng quan trọng. Nó giúp bạn biết chính xác khi nào tiền về tài khoản hoặc kịp thời bổ sung giấy tờ nếu có sai sót. Hãy cùng FastCA tìm hiểu quy trình kiểm tra chi tiết và chuẩn xác ngay dưới đây.

Vì sao cần kiểm tra tình trạng hồ sơ hoàn thuế?

Việc chủ động theo dõi và kiểm tra hồ sơ hoàn thuế mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người nộp thuế:

Phát hiện sai sót kịp thời: Giúp bạn rà soát lại thông tin kê khai, chứng từ đính kèm để sửa đổi nếu cơ quan thuế yêu cầu.

Nắm bắt tiến độ xử lý: Biết được hồ sơ đang ở bước nào (đã tiếp nhận, đang xử lý, hay bị từ chối) để chủ động phương án giải quyết.

Xác định thời gian nhận tiền: Cập nhật sớm quyết định hoàn thuế và thời điểm dòng tiền được giải ngân về tài khoản ngân hàng.

Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu kết quả hoàn thuế TNCN

Hiện nay, Tổng cục Thuế đã tối ưu hóa quy trình trực tuyến, cho phép người nộp thuế dễ dàng thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống: Truy cập vào cổng Thuế điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn). Bạn có thể đăng nhập bằng tài khoản Thuế điện tử cá nhân hoặc sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID.

Bước 2: Truy cập mục Hoàn thuế: Tại giao diện trang chủ, bạn chọn tab "Hoàn thuế" trên thanh menu, sau đó nhấn chọn chức năng "Tra cứu giấy đề nghị hoàn thuế".

Bước 3: Nhập thông tin tra cứu: Hệ thống sẽ yêu cầu bạn điền các trường thông tin như Kỳ hoàn thuế (từ kỳ... đến kỳ...), Mã giao dịch điện tử hoặc Ngày nộp. Điền xong, nhấn "Tra cứu".

Bước 4: Xem kết quả và thông báo: Hệ thống sẽ trả về danh sách các giấy đề nghị hoàn thuế. Để xem chi tiết phản hồi từ cơ quan thuế, bạn chọn mục "Thông báo" hoặc click vào "Mã giao dịch điện tử" để tải văn bản hướng dẫn/quyết định hoàn thuế về thiết bị.

Mẹo nhỏ: Việc kết nối mạng ổn định và sử dụng đúng ứng dụng chính thống như eTax Mobile hoặc Thuế điện tử sẽ giúp bạn tra cứu kết quả hoàn thuế TNCN một cách an toàn, tránh rủi ro bị rò rỉ thông tin cá nhân trên các trang web giả mạo.

Thời gian cơ quan thuế giải quyết hồ sơ là bao lâu?

Căn cứ theo quy định tại Luật Quản lý thuế, thời gian xử lý hồ sơ hoàn thuế được chia làm 2 trường hợp cụ thể:

Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước: Thời gian giải quyết tối đa là 06 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.

Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế: Thời gian thẩm định và xử lý sẽ kéo dài hơn, tối đa là 40 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ bằng văn bản.

Nếu quá thời hạn trên mà trạng thái hồ sơ vẫn đứng yên hoặc chưa nhận được tiền, bạn nên chủ động liên hệ trực tiếp với chi cục thuế quản lý để được hỗ trợ.

Những lưu ý quan trọng để nhận tiền hoàn thuế suôn sẻ

Để quá trình từ lúc nộp hồ sơ đến lúc nhận tiền không gặp trục trặc, bạn cần lưu ý:

Sai lệch thông tin ngân hàng: Đây là lỗi phổ biến nhất khiến tiền bị hoàn trả lại. Hãy chắc chắn số tài khoản, tên ngân hàng và tên chủ tài khoản phải trùng khớp hoàn toàn với thông tin đăng ký thuế của bạn.

Theo dõi trạng thái hệ thống thường xuyên: Nếu hệ thống hiển thị trạng thái "Cần bổ sung hồ sơ", hãy thực hiện ngay để tránh việc hồ sơ bị tồn đọng hoặc hủy bỏ.

Sử dụng công cụ ký số an toàn: Đối với các cá nhân, hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế, việc sở hữu một chữ ký số ổn định là bắt buộc để ký số hồ sơ trực tuyến.

Kết luận

Việc đăng ký giảm trừ gia cảnh là quyền lợi chính đáng giúp người nộp thuế tối ưu hóa số thuế TNCN phải nộp. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, người phụ thuộc trước đây đã từng đi làm và được cấp mã số thuế riêng, khiến người nộp thuế lúng túng không biết thủ tục khai báo lại như thế nào. Bài viết sau đây FastCA sẽ hướng dẫn bạn quy trình thực hiện chuẩn xác và nhanh chóng nhất.

Người phụ thuộc đã có MST có được đăng ký giảm trừ gia cảnh?

Câu trả lời là HOÀN TOÀN CÓ THỂ. Theo quy định của cơ quan quản lý, mỗi cá nhân chỉ được cấp một mã số thuế (MST) duy nhất để sử dụng suốt đời. Do đó, nếu người thân của bạn trước đây đã có MST cá nhân nhưng hiện tại không còn thu nhập (hoặc thu nhập thấp) và trở thành người phụ thuộc, bạn vẫn dùng chính MST đó để làm thủ tục giảm trừ gia cảnh.

Tuy nhiên, để được cơ quan thuế chấp nhận, cá nhân đó phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Về thu nhập: Thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn (lương, kinh doanh, lương hưu...) của người phụ thuộc không vượt quá 1.000.000 đồng.

Mối quan hệ hợp pháp: Người phụ thuộc phải thuộc đối tượng được giảm trừ theo quy định pháp luật (con cái, vợ/chọ_ng, cha mẹ, hoặc người không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang trực tiếp nuôi dưỡng).

Nguyên tắc duy nhất: Đảm bảo một người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế duy nhất trong cùng một năm tính thuế.

4 cách đăng ký người phụ thuộc đã có mã số thuế nhanh nhất

Tùy thuộc vào điều kiện thực tế và việc bạn tự thực hiện hay thông qua doanh nghiệp, bạn có thể áp dụng một trong các cách đăng ký người phụ thuộc đã có mã số thuế dưới đây:

Cách 1: Đăng ký online trên hệ thống Thuế điện tử

Trường hợp cá nhân tự đăng ký: Bạn truy cập cổng thuedientu.gdt.gov.vn (phân hệ Cá nhân), đăng nhập bằng tài khoản thuế hoặc căn cước công dân. Chọn mục Đăng ký thuế -> Kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế. Chọn tiếp Mẫu tờ khai 20-ĐK-TCT, điền đầy đủ thông tin của người phụ thuộc (họ tên, MST, quan hệ...) rồi nhấn hoàn thành và nộp hồ sơ.

Trường hợp doanh nghiệp đăng ký thay: Bộ phận kế toán đăng nhập tài khoản thuế của doanh nghiệp. Vào menu Đăng ký thuế -> chọn Đăng ký mới/Thay đổi thông tin của cá nhân qua cơ quan chi trả. Chọn tiếp Mẫu 20-ĐK-TH-TCT, nhập thông tin người phụ thuộc vào bảng kê, ký số bằng chữ ký số của doanh nghiệp và gửi cơ quan thuế.

Cách 2: Đăng ký thông qua Cổng Dịch vụ công Thuế

Bạn truy cập địa chỉ dichvucong.gdt.gov.vn, tiến hành đăng nhập bằng tài khoản Thuế điện tử hoặc tài khoản Định danh điện tử (VNeID mức độ 2). Tại giao diện chính, chọn mục Thủ tục hành chính, tìm kiếm từ khóa và chọn mã thủ tục 1.008499 (Đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh). Tiến hành nộp hồ sơ, chọn mẫu tờ khai, điền thông tin người phụ thuộc vào bảng kê tại chỉ tiêu số 6, kiểm tra thông tin và nhập mã OTP gửi về email để hoàn tất.

Cách 3: Kê khai qua phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK)

Phương thức này thường được các kế toán doanh nghiệp sử dụng rộng rãi khi làm thủ tục cho nhân viên. Kế toán mở phần mềm HTKK, đăng nhập MST doanh nghiệp và vào mục Kê khai -> Thuế thu nhập cá nhân -> Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh. Tại đây, chọn Mẫu tờ khai 02TH-TCT, nhập đầy đủ thông tin người phụ thuộc, nhấn "Kiểm tra" để rà soát dữ liệu rồi kết xuất file XML. Cuối cùng, đăng nhập hệ thống Thuế điện tử của doanh nghiệp để nộp file XML này lên mạng.

Cách 4: Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan Thuế

Nếu lựa chọn hình thức truyền thống, bạn cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh người phụ thuộc bao gồm mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN, bản sao CCCD/Giấy khai sinh của người phụ thuộc. Nếu nộp qua công ty, bạn gửi bộ hồ sơ này cho kế toán trước thời hạn quyết toán thuế. Nếu tự khai thác trực tiếp, bạn mang hồ sơ nộp thẳng cho cơ quan thuế quản lý.

Những lưu ý quan trọng khi làm thủ tục để hồ sơ không bị từ chối

Khi thực hiện đăng ký người phụ thuộc đã có MST cá nhân, người nộp thuế cần đặc biệt lưu ý một số vấn đề cốt lõi sau để tránh bị hệ thống báo lỗi:

Tránh trùng lặp thông tin: Hệ thống quản lý thuế sẽ tự động đối chiếu dữ liệu. Nếu người phụ thuộc đang được một cá nhân khác đăng ký giảm trừ (ví dụ: vợ đã đăng ký con), hệ thống sẽ từ chối. Bạn phải làm thủ tục báo giảm người phụ thuộc ở người cũ trước khi đăng ký mới.

Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh: Trong vòng 03 tháng kể từ ngày đăng ký người phụ thuộc lần đầu, bạn bắt buộc phải nộp đầy đủ hồ sơ chứng minh (theo hướng dẫn tại Thông tư 79/2022/TT-BTC) về cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Tính chính xác của dữ liệu: Hãy chắc chắn rằng thông tin mã số thuế của người phụ thuộc phải hoàn toàn chính xác, trùng khớp dữ liệu căn cước công dân và MST đó phải đang ở trạng thái hoạt động bình thường, không bị nợ thuế hay khóa mã.

Lưu trữ hồ sơ cẩn thận: Toàn bộ hồ sơ giấy tờ chứng minh mối quan hệ, thu nhập cần được lưu trữ cẩn thận để sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, đối chiếu (thời hạn kiểm tra tối đa lên đến 5 năm).

Kết bài

Từ năm 2026, các quy định pháp lý về thuế và chế độ kế toán đối với loại hình hộ kinh doanh đã có nhiều điều chỉnh quan trọng. Nếu bạn đang vận hành một hộ kinh doanh có doanh thu dưới 3 tỷ đồng/năm và còn băn khoăn về nghĩa vụ tài chính, các loại sổ sách cần chuẩn bị hay quy trình kê khai chuẩn chỉnh, bài viết dưới đây từ FastCA sẽ cung cấp câu trả lời chi tiết và chính xác nhất.

Các loại thuế hộ kinh doanh dưới 3 tỷ phải nộp và cách tính

Hộ kinh doanh có doanh thu từ trên 500 triệu đồng đến dưới 3 tỷ đồng/năm sẽ thực hiện nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước thông qua thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế Giá trị gia tăng (GTGT).

Xác định số thuế cho doanh nghiệp kinh doanh dưới 3 tỷ lệ phụ thuộc vào ngành nghề hoạt động và phương pháp tính thuế mà chủ sở hữu lựa chọn.

1. Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Hộ kinh doanh được linh hoạt lựa chọn một trong hai phương pháp xác định thuế suất:

Phương pháp 1 - Tính thuế theo thu nhập thực tế: Phù hợp với các tài liệu quản lý chặt chẽ, hóa đơn chứng từ đầu vào - đầu ra.

Thuế TNCN phải nộp = (Doanh thu - Chi phí hợp lệ) x 15\%

Phương pháp 2 - Tính thuế trực tiếp theo doanh thu: Phương pháp phổ biến vì tính tiện lợi, đơn giản.

Thuế TNCN phải nộp = (Doanh thu tính thuế - 500 triệu đồng) x Tỷ lệ thuế theo ngành

Mức thuế TNCN tham khảo theo ngành nghề:

Phân phối, bán buôn/bán lẻ hàng hóa: 0,5%

Sản xuất, vận tải, xây dựng có bao thầu vật tư: 1,5%

Dịch vụ, xây dựng không bao thầu vật tư: 2%

Kinh doanh nội dung số, cho thuê tài sản: 5%

2. Thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

Đối với doanh thu dưới 3 tỷ lệ (và trên ngưỡng miễn thuế), hộ kinh doanh tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu:

Thuế GTGT phải nộp =Doanh thu tính thuế x Tỷ lệ % GTGT tương ứng

(Ví dụ: Ngành phân phối hàng hóa chịu tỷ lệ 1%; ngành dịch vụ, sửa chữa chịu tỷ lệ 5%...)

Hệ thống sổ kế toán bắt buộc theo thông tin mới

Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, dù có quy mô doanh thu dưới 3 tỷ đồng, hộ kinh doanh vẫn cần thực hiện mở và ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ. Việc này giúp minh bạch hóa dòng tiền và làm căn cứ giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

Dưới đây là các loại sổ kế toán cốt lõi mà hộ kinh doanh dưới 3 tỷ cần lưu ý:

Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S1a-HKD): Ghi nhận chi tiết doanh thu phát sinh theo ngày/tuần/tháng để làm cơ sở tính thuế GTGT và TNCN.

Sổ doanh thu theo từng ngành nghề (Mẫu S2a-HKD) & Sổ doanh thu tính thuế GTGT (Mẫu S2b-HKD): Bắt buộc áp dụng đối với các hộ kinh doanh đa ngành nghề sở hữu các mức thuế suất khác nhau.

Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu S2c-HKD): Áp dụng đặc thù cho hộ kinh doanh lựa chọn nộp thuế TNCN dựa trên thu nhập thực tế (Doanh thu trừ Chi phí).

Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa (Mẫu S2d-HKD): Theo dõi sát sao lượng hàng nhập - xuất - tồn kho.

Sổ chi tiết tiền (Mẫu S2e-HKD): Quản lý dòng tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng, đối chiếu định kỳ với sao kê.

Quy định về hóa đơn đầu vào và đầu ra cần lưu ý

Bên cạnh nghĩa vụ khai thuế và ghi sổ, các câu hỏi về việc sử dụng hóa đơn luôn là tâm điểm chú ý của các chủ hộ kinh doanh.

Doanh thu dưới 3 tỷ lệ có cần thiết phải hóa đơn đầu vào không? Co. Hộ kinh doanh rất cần thu thập và lưu trữ hóa đơn đầu vào hợp pháp. Đây là bằng chứng tối cao cho nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa lưu thông, tránh rủi ro bị nguy hiểm, hàng giả khi cơ quan quản lý thị trường kiểm tra. Ngoài ra, đối với việc tính thuế theo cách nhập, hóa đơn đầu vào chính là cơ sở để loại trừ giá trị hợp lệ.

Kinh doanh dưới 3 tỷ lệ có phải xuất đơn đầu ra không? Quản lý biểu thức tùy thuộc vào. Pháp luật hiện hành không hoàn toàn miễn phí trong việc sản xuất đơn vị cho doanh nghiệp bóng đèn này. Khi khách hàng (đặc biệt là khách hàng doanh nghiệp) yêu cầu, hộ kinh doanh phải thực hiện hóa đơn điện tử theo đúng quy định.

Để tối ưu hóa quy trình này, các hộ kinh doanh nên tích hợp sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín (như xCyber Bill) nhằm đồng bộ dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế nhanh chóng, chính xác.

Quy trình 3 bước kê khai và nộp thuế đúng chuẩn

Để hoàn thành nghĩa vụ thuế nhanh chóng và hạn chế các rủi ro pháp lý, chủ hộ kinh doanh thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Xác định phương pháp tính thuế: Chọn tính theo doanh thu hay theo thu nhập thực tế tùy thuộc vào năng lực quản lý chứng từ của hộ.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ sổ sách: Tổng hợp toàn bộ hệ thống sổ S1a, S2a... kết hợp cùng hóa đơn bán hàng, phiếu thu chi. Thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 5 năm.

Bước 3: Kê khai và nộp thuế: Thực hiện kê khai thuế GTGT và TNCN theo định kỳ (thường là theo quý). Hộ kinh doanh nộp Tờ khai mẫu 01/CNKD kèm bảng kê tài khoản ngân hàng đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng phương thức điện tử.

Kết bài:

Việc nộp nhầm, nộp sai kỳ hay sai cơ quan thuế đối với tờ khai TNCN là lỗi phổ biến mà nhiều kế toán gặp phải trong các kỳ kê khai tháng, quý hoặc quyết toán năm. Trong tình huống này, chủ động xử lý nhanh chóng và đúng quy trình là điều bắt buộc để doanh nghiệp tránh được các khoản phạt chậm nộp hoặc khai sai không đáng có.

Khi nào doanh nghiệp cần hủy tờ khai thuế TNCN?

Thực tế, không phải mọi sai sót trên hồ sơ thuế đều phải làm thủ tục hủy. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa trường hợp "khai bổ sung" và "xin hủy" để có hướng xử lý an toàn nhất.

Kế toán thường phải lập công văn xin hủy tờ khai khi rơi vào 3 nhóm tình huống nghiêm trọng sau:

Sai kỹ thuật nộp: Nộp trùng lặp nhiều lần cùng một tờ khai hoặc nộp nhầm tờ khai quyết toán năm thay vì tờ khai theo tháng/quý.

Sai thông tin quản lý: Chọn sai cơ quan thuế tiếp nhận, nhầm mã hồ sơ, hoặc tích nhầm trạng thái giữa "Khai lần đầu" và "Khai bổ sung".

Sai lệch bản chất dữ liệu: Đẩy nhầm file XML cũ, bản chưa chốt số liệu hoặc thiếu các phụ lục bắt buộc mà việc khai bổ sung không thể khắc phục triệt để.

Mẫu công văn hủy tờ khai thuế thu nhập cá nhân mới nhất

Hiện nay, cơ quan thuế chưa ban hành một biểu mẫu chuẩn riêng biệt cho thủ tục này. Vì vậy, doanh nghiệp cần tự biên soạn theo thể thức văn bản hành chính thông thường nhưng phải đảm bảo đầy đủ các thông tin pháp lý cốt lõi.

Bạn có thể tham khảo chi tiết và tải về tại đây: Công văn hủy tờ khai thuế thu nhập cá nhân để tùy chỉnh cho phù hợp với tình huống thực tế của đơn vị mình.

Một mẫu công văn hợp lệ và chuyên nghiệp cần đáp ứng các nội dung sau:

Thông tin doanh nghiệp (Tên, Mã số thuế, Địa chỉ, Hotline).

Tên cơ quan thuế trực tiếp quản lý tiếp nhận hồ sơ.

Thông tin tờ khai đề nghị hủy: Loại tờ khai, kỳ kê khai, ngày nộp, mã giao dịch điện tử.

Lý do xin hủy cụ thể (tránh viết chung chung, cần nêu rõ lý do như nộp nhầm kỳ, nhầm file...).

Cam kết trách nhiệm và chữ ký/đóng dấu của người đại diện theo pháp luật.

Quy trình và cách nộp hồ sơ xin hủy lên cơ quan thuế

Để hồ sơ được duyệt nhanh và không mất công đi lại nhiều lần, kế toán nên chủ động triển khai theo quy trình 4 bước chuẩn hóa sau:

Hồ sơ cần chuẩn bị

Công văn xin hủy đã ký số hoặc ký tên, đóng dấu.

Bản sao/file PDF tờ khai đã nộp nhầm kèm thông báo tiếp nhận.

Tài liệu chứng minh sai sót (bảng lương đúng, file kê khai chuẩn để đối chiếu).

Các bước thực hiện

Bước 1: Rà soát lại trạng thái hệ thống xem tờ khai nhầm đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa.

Bước 2: Soạn thảo công văn xin hủy và chuẩn bị đầy đủ tài liệu đính kèm.

Bước 3: Nộp hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử (nếu tính năng này được hỗ trợ tại địa bàn) hoặc nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa. Nên liên hệ trước với cán bộ quản lý thuế để được hướng dẫn phương thức tiếp nhận cụ thể.

Bước 4: Theo dõi kết quả giải quyết và tiến hành nộp lại tờ khai đúng đúng thời hạn quy định.

Lưu ý về mức phạt kê khai sai theo quy định hiện hành

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc chậm trễ xử lý các tờ khai lỗi có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với các mức phạt hành chính không nhỏ:

Phạt từ 500.000đ - 1.500.000đ: Đối với hành vi khai sai các chỉ tiêu trên tờ khai nhưng không liên quan đến nghĩa vụ thuế.

Phạt từ 5.000.000đ - 8.000.000đ: Đối với hành vi khai sai các chỉ tiêu làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế nhưng chưa dẫn đến thiếu số thuế phải nộp.

Phạt 20% số thuế thiếu: Nếu hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số thuế được hoàn, miễn, giảm.

Kết bài

Quản lý sổ sách và doanh thu là công việc bắt buộc để các hộ kinh doanh tuân thủ đúng pháp luật thuế. Từ năm 2026, với sự ra đời của Thông tư 152/2025/TT-BTC và Nghị định 141/2026/NĐ-CP, ngưỡng doanh thu miễn thuế đối với hộ kinh doanh đã được điều chỉnh tăng lên mức 1 tỷ đồng/năm. Kéo theo đó, việc theo dõi doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ đối với nhóm đối tượng này cũng có những thay đổi quan trọng. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp những thông tin cần thiết nhất giúp chủ hộ dễ dàng nắm bắt và thực hiện chuẩn xác.

Đối tượng bắt buộc lập sổ doanh thu

Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ là tài liệu kế toán áp dụng riêng cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện không chịu thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và không phải nộp thuế Thu nhập cá nhân (TNCN).

Trước đây, nhiều người quen gọi đây là sổ dành cho hộ kinh doanh dưới 500 triệu đồng. Tuy nhiên, sau khi Nghị định 141 chính thức có hiệu lực từ ngày 29/04/2026, ngưỡng miễn thuế đã được nâng lên. Do đó, loại sổ này hiện nay áp dụng cho các hộ kinh doanh có mức doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống. Cần lưu ý, dù thuộc diện miễn thuế, việc duy trì ghi chép sổ sách vẫn là yêu cầu bắt buộc để cơ quan thuế có căn cứ xác minh hộ kinh doanh có vượt ngưỡng quy định hay không.

Hướng dẫn ghi chép sổ sách chuẩn, hạn chế sai sót

Việc ghi chép minh bạch, đúng quy cách ngay từ đầu sẽ giúp hộ kinh doanh tiết kiệm rất nhiều thời gian khi đối chiếu số liệu. Cấu trúc của sổ tập trung vào các tiêu chí cơ bản:

Cột A (Ngày, tháng ghi sổ): Ghi rõ thời điểm phát sinh giao dịch hoặc ngày thực hiện ghi sổ.

Cột B (Nội dung diễn giải): Tóm tắt hoạt động mua bán. Điểm linh hoạt là tùy thuộc vào đặc thù ngành nghề mà chủ hộ có thể ghi gộp tổng doanh thu theo ngày (ví dụ: quán ăn, tiệm cà phê) hoặc ghi lẻ từng đơn hàng có giá trị lớn (ví dụ: cửa hàng vật liệu xây dựng, thiết bị điện tử).

Cột 1 (Doanh thu): Ghi nhận chính xác số tiền thực tế thu được.

Để xem trực quan các ví dụ minh họa cho từng ngành nghề, cũng như lấy link tải miễn phí các định dạng file (Excel, Word, PDF), bạn có thể truy cập bài viết hướng dẫn Mẫu số S1a-HKD cập nhật mới nhất.

Có thể số hóa quy trình quản lý sổ sách không?

Rất nhiều chủ hộ băn khoăn về việc liệu có bắt buộc phải mua sổ giấy in sẵn tại các nhà sách hay không. Theo quy định kế toán hiện hành, các hộ kinh doanh hoàn toàn có thể sử dụng file Excel hoặc phần mềm kế toán chuyên dụng để thay thế cho sổ giấy truyền thống.

Khi sử dụng hình thức điện tử, điều kiện tiên quyết là dữ liệu phải được sao lưu cẩn thận, cấu trúc sổ đảm bảo các tiêu chí cốt lõi theo quy định pháp luật và có thể in ra giấy ngay lập tức khi cơ quan chức năng tiến hành thanh tra, kiểm tra.

Kết luận

Kê khai lao động trực tuyến là thủ tục hành chính bắt buộc giúp cơ quan nhà nước quản lý biến động nhân sự tại doanh nghiệp. Để quy trình diễn ra nhanh chóng và chính xác, việc nắm vững các bước thực hiện và phương án xử lý lỗi kỹ thuật là vô cùng cần thiết đối với bộ phận nhân sự và kế toán.

Quy trình nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trên dịch vụ công

Để triển khai quy trình liên thông dữ liệu với cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) một cách chuẩn xác nhất, người chịu trách nhiệm kê khai của doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt theo trình tự 6 bước cốt lõi sau đây:

Bước 1: Truy cập hệ thống và tiến hành đăng nhập

Đầu tiên, người dùng truy cập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo địa chỉ chính thức tại https://dichvucong.gov.vn. Trên giao diện trang chủ, nhấp chọn mục "Đăng nhập" ở góc phía trên bên phải. Nếu doanh nghiệp của bạn là đơn vị mới và chưa có tài khoản, hãy nhấn vào mục "Đăng ký" để thiết lập tài khoản dành cho tổ chức/doanh nghiệp.

Bước 2: Lựa chọn phương thức xác thực bằng chữ ký số

Hệ thống sẽ chuyển hướng đến trang xác thực. Bạn chọn loại tài khoản được cấp bởi Cổng Dịch vụ công Quốc gia, sau đó nhấp chọn đăng nhập bằng phương thức "USB ký số". Đảm bảo thiết bị USB Token đã được cắm vào máy tính. Khi màn hình hiển thị danh sách các Chứng thư số khả dụng, hãy chọn chính xác tên đơn vị của mình, nhấn "OK" và nhập mã PIN để hoàn tất truy cập.

Bước 3: Tìm kiếm chính xác thủ tục hành chính liên thông

Tại thanh tìm kiếm tổng hợp ngay giữa giao diện trang chủ, người dùng nhập cụm từ khóa "Báo cáo tình hình sử dụng lao động". Hệ thống sẽ lọc ra các dịch vụ hành chính công liên quan. Bạn cần tìm và chọn đúng: "Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động".

Bước 4: Kích hoạt giao diện kê khai hồ sơ trực tuyến

Khi hệ thống chuyển đến phần thông tin chi tiết và điều kiện thực hiện của thủ tục hành chính, người dùng đọc kỹ các hướng dẫn ban đầu, sau đó nhấp chuột vào nút "Nộp trực tuyến" ở góc phải để bắt đầu quá trình khai báo số liệu lao động.

Bước 5: Khai báo thông tin cơ quan tiếp nhận hồ sơ

Tại phân mục "Đăng ký thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động", doanh nghiệp thực hiện nhập các thông tin cốt lõi sau:

Chọn đúng Cơ quan tiếp nhận báo cáo lao động (thông thường là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Phòng Lao động cấp huyện quản lý trực tiếp địa bàn nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính).

Điền chính xác Mã đơn vị và Mã cơ quan BHXH đang trực tiếp quản lý doanh nghiệp.

Kiểm tra lại toàn bộ thông tin rồi nhấn nút "Đăng ký".

Bước 6: Xác nhận hoàn thiện quy trình gửi báo cáo

Nếu thông tin nhập vào chính xác, hệ thống sẽ ngay lập tức trả về thông báo: "Chúc mừng Doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công!". Lúc này, người dùng chỉ cần nhấn nút "Thoát" để hoàn tất toàn bộ quy trình.

Việc thực hiện đúng thời hạn và đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng lao động trên dịch vụ công không chỉ là nghĩa vụ mà còn giúp doanh nghiệp khẳng định tính tuân thủ pháp luật, tránh những khoản phạt hành chính không đáng có.

Những lợi ích vượt trội khi nộp báo cáo lao động trực tuyến

Thay vì sử dụng phương thức nộp hồ sơ giấy truyền thống tốn nhiều công sức, việc ứng dụng công nghệ số thông qua nền tảng trực tuyến mang đến những lợi ích vô cùng thiết thực:

Tối ưu hóa thời gian và ngân sách: Nhân sự có thể hoàn thiện mọi thủ tục ngay tại văn phòng làm việc. Phương thức này loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn tài liệu, giấy tờ khổ lớn cũng như công sức di chuyển, xếp hàng chờ đợi tại các cơ quan quản lý.

Chủ động thời gian nộp hồ sơ 24/7: Hệ thống Cổng thông tin điện tử vận hành liên tục không ngày nghỉ. Doanh nghiệp có thể chủ động nộp báo cáo vào bất cứ thời điểm nào, không bị bó hẹp trong giờ hành chính, từ đó kiểm soát tốt thời hạn quy định.

Đồng bộ và liên thông dữ liệu thông minh: Sự kết nối trực tiếp giữa cơ quan BHXH và Bộ/Sở Lao động – Thương binh và Xã hội giúp các luồng thông tin nhân sự được đồng bộ tự động. Điều này làm giảm thiểu các công đoạn nhập liệu thủ công lặp đi lặp lại và hạn chế tối đa sai sót số liệu.

Giám sát tiến độ xử lý trực quan: Trạng thái của hồ sơ (Đã tiếp nhận, Đang xử lý, Từ chối hoặc Yêu cầu sửa đổi) được cập nhật theo thời gian thực trên tài khoản doanh nghiệp hoặc gửi thông báo qua Email/SMS, giúp người nộp dễ dàng theo sát.

Các lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp không nộp được báo cáo và cách xử lý

Trong quá trình thao tác thực tế, không ít kế toán và nhân sự gặp phải những sự cố kỹ thuật khiến việc nộp báo cáo bị đình trệ. Dưới đây là tổng hợp các lỗi phổ biến và giải pháp khắc phục nhanh chóng:

Lỗi không hiển thị nút "Dịch vụ trực tuyến" để kê khai số liệu Nhiều người dùng phản ánh rằng sau khi đăng nhập thành công bằng chữ ký số, hệ thống lại không hiển thị nút nộp hồ sơ do lỗi nghẽn mạng hoặc cập nhật giao diện.

⇒ Cách xử lý: Thay vì tìm kiếm thủ công trên trang chủ, bạn hãy truy cập trực tiếp vào đường dẫn liên thông chuyên biệt: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-lien-thong-bhxh-ldtbxh-khai-bao.html. Tại đây, hệ thống sẽ dẫn thẳng đến form đăng ký cơ quan nhận báo cáo như hướng dẫn ở Bước 5.

Lỗi hệ thống do chưa cập nhật chính xác cơ quan nhận báo cáo Nếu bỏ qua Bước 5 hoặc chọn sai cơ quan tiếp nhận dữ liệu (ví dụ chọn nhầm địa bàn), hệ thống sẽ không có cơ sở dữ liệu để chuyển giao báo cáo.

⇒ Cách xử lý: Tiến hành kiểm tra lại lịch sử thay đổi thông tin đơn vị, đảm bảo đã nhấn nút đăng ký và nhận được thông báo "Chúc mừng thành công" từ hệ thống thì dữ liệu mới chính thức ghi nhận.

Sự cố kỹ thuật liên quan đến chữ ký số (USB Token) Đây là lỗi phổ biến nhất khiến người dùng không thể thực hiện thao tác ký số ở Bước 2 hoặc Bước 6. Nguyên nhân có thể do Chứng thư số của doanh nghiệp đã hết hạn, hoặc máy tính chưa được cài đặt phần mềm hỗ trợ ký số (Plugin ký số của Cổng Dịch vụ công).

⇒ Cách xử lý: Kiểm tra thời hạn hiệu lực của chữ ký số đang dùng, khởi động lại thiết bị và đảm bảo trình duyệt đã nhận Driver của USB Token.

Kết bài

Việc kê khai và nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là một trong những nghĩa vụ bắt buộc mà các doanh nghiệp, tổ chức phải thực hiện định kỳ hàng năm. Điều này không chỉ giúp cơ quan quản lý nhà nước dễ dàng theo dõi biến động nhân sự mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cập nhật mới nhất và hướng dẫn cách điền biểu mẫu này một cách chuẩn xác, tránh những sai sót không đáng có.

Tổng quan về quy định báo cáo tình hình sử dụng lao động

Theo quy định hiện hành của pháp luật lao động, để kê khai tình hình biến động nhân sự (tăng, giảm, thay đổi vị trí công việc...), các doanh nghiệp cần sử dụng biểu mẫu chuẩn được cơ quan chức năng ban hành. Cụ thể, biểu mẫu đang được áp dụng chính thức hiện nay là Mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Mẫu báo cáo này phản ánh toàn diện bức tranh nhân sự của đơn vị, cung cấp cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội các số liệu quan trọng bao gồm: tổng số lao động hiện tại, số lượng lao động nữ, lao động là người nước ngoài, lao động chưa thành niên, cũng như chi tiết các biến động nhân sự trong kỳ.

Đối tượng áp dụng và thời hạn nộp hồ sơ

Nắm rõ đối tượng và thời hạn nộp sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác hành chính, tránh các rủi ro pháp lý.

Đối tượng bắt buộc thực hiện báo cáo:

Các doanh nghiệp được thành lập và vận hành theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

Chi nhánh, văn phòng đại diện của các tổ chức, doanh nghiệp.

Tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh có phát sinh hoạt động thuê mướn và sử dụng lao động theo hợp đồng.

Thời hạn nộp báo cáo trong năm 2026:

Báo cáo 6 tháng đầu năm: Nộp trước ngày 05/06/2026.

Báo cáo cuối năm: Nộp trước ngày 05/12/2026.

Lưu ý quan trọng: Hành vi chậm nộp hoặc không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Mức phạt tiền dao động từ 10.000.000 VNĐ đến 20.000.000 VNĐ đối với tổ chức và từ 5.000.000 VNĐ đến 10.000.000 VNĐ đối với cá nhân vi phạm.

Hướng dẫn cách điền chi tiết mẫu báo cáo lao động định kỳ

Để hồ sơ được cơ quan quản lý tiếp nhận hợp lệ và nhanh chóng, bộ phận nhân sự hoặc kế toán cần điền thông tin thật cẩn thận vào hai phần chính của biểu mẫu:

1. Phần thông tin chung của đơn vị

Tại phần đầu của báo cáo, cần ghi chính xác các thông tin để đối chiếu khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bao gồm:

Tên doanh nghiệp / đơn vị sử dụng lao động.

Địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại liên hệ, fax, email, website.

Mã số giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép thành lập.

Lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh chính.

2. Phần kê khai danh sách người lao động

Đây là phần cốt lõi của báo cáo. Mỗi cột trong bảng kê danh sách đều yêu cầu độ chính xác tuyệt đối:

Cột 1 đến Cột 7 (Thông tin cơ bản): Điền số thứ tự, Họ và tên (mỗi nhân sự một dòng), Mã số BHXH, Ngày tháng năm sinh (theo CCCD/Hộ chiếu), Giới tính, Số CCCD/Hộ chiếu và Chức danh/vị trí công việc thực tế đang đảm nhận.

Cột 8 đến Cột 11 (Phân loại lao động): Phân nhóm tính chất công việc của nhân sự (Ví dụ: nhà quản lý, chuyên môn kỹ thuật bậc cao, chuyên môn bậc trung, nhân viên trợ lý, thợ thủ công, thợ lắp ráp vận hành máy móc thiết bị...).

Cột 12 đến Cột 17 (Chế độ lương, thưởng): Kê khai mức lương thỏa thuận (hoặc hệ số lương nếu áp dụng thang bảng lương Nhà nước), kèm theo các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên và các khoản bổ sung khác được quy định trong hợp đồng.

Cột 20 đến Cột 27 (Thông tin hợp đồng & BHXH): Điền rõ ngày nhân sự bắt đầu làm việc, thời điểm có hiệu lực và hết hạn của hợp đồng lao động, thời điểm bắt đầu đóng cũng như chấm dứt đóng BHXH.

Giải đáp một số thắc mắc thường gặp (FAQ)

Trong quá trình lập báo cáo, các doanh nghiệp thường gặp phải một số câu hỏi phổ biến sau:

Lao động đang trong thời gian thử việc có phải đưa vào báo cáo không?

Có. Tất cả nhân sự đang làm việc tại doanh nghiệp, kể cả những người đang trong thời gian thử việc (hợp đồng thử việc, hợp đồng dưới 1 tháng) đều bắt buộc phải được tính và kê khai vào báo cáo định kỳ.

Mẫu báo cáo lao động này có dùng để thay thế tờ khai BHXH được không?

Không. Việc báo cáo tình hình sử dụng lao động và báo cáo tình hình tham gia Bảo hiểm xã hội là hai thủ tục hành chính hoàn toàn độc lập. Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện đầy đủ cả hai loại báo cáo này cho các cơ quan chuyên trách tương ứng.

Kết bài

Bước sang năm 2026, cơ chế quản lý thuế đối với các hộ kinh doanh cá thể đã có sự thắt chặt và minh bạch hơn rất nhiều. Với những cơ sở chạm ngưỡng doanh thu lớn, việc quản lý không chỉ dừng lại ở mức thuế khoán đơn thuần mà đã tiến gần hơn đến mô hình quản lý của doanh nghiệp nhỏ. Nắm bắt ngay những quy định này sẽ giúp chủ hộ vận hành trơn tru và tránh xa các rủi ro phạt hành chính.

1. Nghĩa vụ tài chính và sổ sách bắt buộc

Khi doanh thu vượt mốc 1 tỷ đồng/năm, hộ kinh doanh sẽ bước vào một "sân chơi" pháp lý mới. Về cơ bản, hai loại thuế chính phải nộp vẫn là Thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN). Tuy nhiên, điểm thay đổi lớn nhất nằm ở phương thức quản lý:

Hóa đơn điện tử: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế.

Chế độ kế toán: Phải duy trì hệ thống sổ sách kế toán (từ 1 đến 4 loại sổ chi tiết như sổ doanh thu, sổ chi phí, vật liệu...) tùy thuộc vào phương pháp nộp thuế đăng ký. Lệ phí môn bài đã chính thức được xóa bỏ.

2. Phương pháp tính và chu kỳ kê khai

Cách tính thuế hiện nay được phân hóa rõ rệt dựa trên quy mô (Nhóm 2, Nhóm 3, Nhóm 4) và phương pháp chủ hộ lựa chọn (tính trên tỷ lệ % doanh thu hoặc tính dựa trên lợi nhuận thực tế sau khi trừ chi phí hợp lý).

Về chu kỳ, các hộ kinh doanh quy mô lớn chủ yếu sẽ thực hiện kê khai theo quý (hạn chót là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo) hoặc theo tháng nếu có yêu cầu quản lý chặt chẽ. Để hiểu rõ từng công thức tính toán và xem các ví dụ minh họa trực quan nhất cho từng ngành nghề, bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết về thuế hộ kinh doanh trên 1 tỷ để áp dụng chính xác cho cửa hàng của mình.

3. Cơ quan Thuế kiểm soát doanh thu qua đâu?

Nhiều chủ hộ vẫn giữ tư duy "giấu số liệu" để giảm tiền thuế, tuy nhiên hệ thống của ngành Thuế hiện nay đã số hóa toàn diện. Doanh thu thực tế của cửa hàng sẽ được kiểm tra chéo qua 5 kênh độc lập:

Sao kê dòng tiền từ tài khoản ngân hàng cá nhân của chủ hộ.

Dữ liệu đối soát từ các đơn vị trung gian (Sàn TMĐT như Shopee, TikTok Shop, đơn vị vận chuyển, máy POS).

Hệ thống tổng hợp hóa đơn điện tử bán ra.

Khảo sát quy mô thực tế đột xuất.

Đối chiếu chênh lệch giữa hóa đơn đầu vào và doanh thu đầu ra.

Kết luận

Trong hoạt động kinh doanh, việc ghi nhận chi phí hợp lý đối với các khoản mua hàng hóa và dịch vụ không có hóa đơn luôn đòi hỏi sự cẩn trọng cao từ bộ phận kế toán. Để giải quyết vấn đề này, bảng kê 02/TNDN đóng vai trò là chứng từ cốt lõi giúp doanh nghiệp minh bạch hóa sổ sách kế toán. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ các quy định pháp lý mới nhất và cách thức thiết lập chứng từ này nhằm đảm bảo tính hợp lệ khi cơ quan chức năng tiến hành quyết toán thuế.

Trường hợp áp dụng chứng từ thu mua không hóa đơn

Việc sử dụng mẫu chứng từ này không được áp dụng đại trà cho mọi giao dịch mà chỉ giới hạn trong một số trường hợp cụ thể theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp được phép lập bảng kê khi tiến hành thu mua nông lâm thủy hải sản trực tiếp từ người sản xuất hoặc người đánh bắt. Bên cạnh đó, các hoạt động mua sản phẩm thủ công bằng mây tre đan, rơm rạ từ người trực tiếp làm ra cũng thuộc diện áp dụng.

Các giao dịch liên quan đến việc mua đất đá cát sỏi do hộ gia đình tự khai thác, mua phế liệu từ người thu gom, hoặc mua tài sản cũ đã qua sử dụng đều bắt buộc phải có chứng từ này. Ngoài ra, khi doanh nghiệp mua hàng hóa dịch vụ của các hộ kinh doanh cá thể có mức doanh thu nằm dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng, kế toán cũng cần thiết lập bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán thực tế để người đại diện pháp luật xác nhận tính xác thực.

Cập nhật quy định mới theo Thông tư 20/2026/TT-BTC

Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 20/2026/TT-BTC vào ngày 12 tháng 03 năm 2026 nhằm hướng dẫn chi tiết về thuế thu nhập doanh nghiệp, chính thức áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025. Theo quy định mới, mẫu 02/TNDN đã chính thức được ban hành để thay thế cho biểu mẫu 01/TNDN thuộc Thông tư 78 trước đây.

Nội dung trên mẫu mới yêu cầu bộ phận kế toán phải điền đầy đủ thông tin từ tên đơn vị, mã số thuế, địa điểm thu mua đến các dữ liệu cá nhân của người bán như họ tên, số căn cước công dân và nơi cấp. Phần chi tiết hàng hóa cần thể hiện rõ tên mặt hàng, số lượng, đơn giá và thành tiền. Chứng từ này chỉ có giá trị pháp lý khi có đầy đủ chữ ký của người lập biểu cùng sự phê duyệt đóng dấu của người đại diện theo pháp luật hoặc cá nhân được ủy quyền hợp lệ.

Hướng dẫn chi tiết cách lập chứng từ hợp lệ

Để cơ quan thuế chấp nhận đây là hồ sơ chi phí hợp lý, bộ phận kế toán cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc khi lập bảng kê 02/TNDN theo từng lần thu mua hoặc tiến hành tổng hợp theo từng tháng. Trong trường hợp doanh nghiệp sở hữu nhiều trạm thu mua lẻ, kế toán bắt buộc phải lập chứng từ chi tiết tại từng trạm trước khi tổng hợp số liệu về trụ sở chính.

Các thông tin về người bán phải được ghi chép chính xác làm cơ sở xác minh đối tượng thu mua có đúng quy định hay không. Đối với phần hàng hóa, kế toán cần mô tả chi tiết tên mặt hàng đi kèm số lượng và đơn giá thực tế ngay tại thời điểm giao dịch. Tổng số tiền trên bảng kê phải khớp hoàn toàn với số tiền thực tế chi trả trên các phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi tương ứng. Cuối cùng, hồ sơ cần lưu giữ song song chứng từ chi tiền để đối chiếu và chứng minh tính minh bạch của dòng tiền.

Điều kiện ghi nhận khoản chi vào chi phí được trừ

Việc hoàn thiện lập bảng kê không đồng nghĩa với việc khoản chi sẽ tự động được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Căn cứ theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC, khoản chi mua hàng hóa dịch vụ không có hóa đơn chỉ được công nhận là chi phí hợp lý khi đáp ứng đồng thời các điều kiện khắt khe.

Doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ lưu trữ đầy đủ bao gồm chứng từ chi trả tiền và bảng kê thu mua có chữ ký xác nhận của người đại diện pháp luật. Đặc biệt, đối với các giao dịch mua hàng hóa dịch vụ trong ngày của từng cá nhân có tổng giá trị từ năm triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán qua hình thức không dùng tiền mặt. Đồng thời, khoản chi này phải phát sinh thực tế, phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh và người bán phải đúng đối tượng không được phép xuất hóa đơn theo quy định.

Kết luận