Chu ky so FastCA

Từ năm 2026, các quy định pháp lý về thuế và chế độ kế toán đối với loại hình hộ kinh doanh đã có nhiều điều chỉnh quan trọng. Nếu bạn đang vận hành một hộ kinh doanh có doanh thu dưới 3 tỷ đồng/năm và còn băn khoăn về nghĩa vụ tài chính, các loại sổ sách cần chuẩn bị hay quy trình kê khai chuẩn chỉnh, bài viết dưới đây từ FastCA sẽ cung cấp câu trả lời chi tiết và chính xác nhất.

Các loại thuế hộ kinh doanh dưới 3 tỷ phải nộp và cách tính

Hộ kinh doanh có doanh thu từ trên 500 triệu đồng đến dưới 3 tỷ đồng/năm sẽ thực hiện nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước thông qua thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế Giá trị gia tăng (GTGT).

Xác định số thuế cho doanh nghiệp kinh doanh dưới 3 tỷ lệ phụ thuộc vào ngành nghề hoạt động và phương pháp tính thuế mà chủ sở hữu lựa chọn.

1. Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Hộ kinh doanh được linh hoạt lựa chọn một trong hai phương pháp xác định thuế suất:

Phương pháp 1 - Tính thuế theo thu nhập thực tế: Phù hợp với các tài liệu quản lý chặt chẽ, hóa đơn chứng từ đầu vào - đầu ra.

Thuế TNCN phải nộp = (Doanh thu - Chi phí hợp lệ) x 15\%

Phương pháp 2 - Tính thuế trực tiếp theo doanh thu: Phương pháp phổ biến vì tính tiện lợi, đơn giản.

Thuế TNCN phải nộp = (Doanh thu tính thuế - 500 triệu đồng) x Tỷ lệ thuế theo ngành

Mức thuế TNCN tham khảo theo ngành nghề:

Phân phối, bán buôn/bán lẻ hàng hóa: 0,5%

Sản xuất, vận tải, xây dựng có bao thầu vật tư: 1,5%

Dịch vụ, xây dựng không bao thầu vật tư: 2%

Kinh doanh nội dung số, cho thuê tài sản: 5%

2. Thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

Đối với doanh thu dưới 3 tỷ lệ (và trên ngưỡng miễn thuế), hộ kinh doanh tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu:

Thuế GTGT phải nộp =Doanh thu tính thuế x Tỷ lệ % GTGT tương ứng

(Ví dụ: Ngành phân phối hàng hóa chịu tỷ lệ 1%; ngành dịch vụ, sửa chữa chịu tỷ lệ 5%...)

Hệ thống sổ kế toán bắt buộc theo thông tin mới

Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, dù có quy mô doanh thu dưới 3 tỷ đồng, hộ kinh doanh vẫn cần thực hiện mở và ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ. Việc này giúp minh bạch hóa dòng tiền và làm căn cứ giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

Dưới đây là các loại sổ kế toán cốt lõi mà hộ kinh doanh dưới 3 tỷ cần lưu ý:

Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S1a-HKD): Ghi nhận chi tiết doanh thu phát sinh theo ngày/tuần/tháng để làm cơ sở tính thuế GTGT và TNCN.

Sổ doanh thu theo từng ngành nghề (Mẫu S2a-HKD) & Sổ doanh thu tính thuế GTGT (Mẫu S2b-HKD): Bắt buộc áp dụng đối với các hộ kinh doanh đa ngành nghề sở hữu các mức thuế suất khác nhau.

Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu S2c-HKD): Áp dụng đặc thù cho hộ kinh doanh lựa chọn nộp thuế TNCN dựa trên thu nhập thực tế (Doanh thu trừ Chi phí).

Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa (Mẫu S2d-HKD): Theo dõi sát sao lượng hàng nhập - xuất - tồn kho.

Sổ chi tiết tiền (Mẫu S2e-HKD): Quản lý dòng tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng, đối chiếu định kỳ với sao kê.

Quy định về hóa đơn đầu vào và đầu ra cần lưu ý

Bên cạnh nghĩa vụ khai thuế và ghi sổ, các câu hỏi về việc sử dụng hóa đơn luôn là tâm điểm chú ý của các chủ hộ kinh doanh.

Doanh thu dưới 3 tỷ lệ có cần thiết phải hóa đơn đầu vào không? Co. Hộ kinh doanh rất cần thu thập và lưu trữ hóa đơn đầu vào hợp pháp. Đây là bằng chứng tối cao cho nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa lưu thông, tránh rủi ro bị nguy hiểm, hàng giả khi cơ quan quản lý thị trường kiểm tra. Ngoài ra, đối với việc tính thuế theo cách nhập, hóa đơn đầu vào chính là cơ sở để loại trừ giá trị hợp lệ.

Kinh doanh dưới 3 tỷ lệ có phải xuất đơn đầu ra không? Quản lý biểu thức tùy thuộc vào. Pháp luật hiện hành không hoàn toàn miễn phí trong việc sản xuất đơn vị cho doanh nghiệp bóng đèn này. Khi khách hàng (đặc biệt là khách hàng doanh nghiệp) yêu cầu, hộ kinh doanh phải thực hiện hóa đơn điện tử theo đúng quy định.

Để tối ưu hóa quy trình này, các hộ kinh doanh nên tích hợp sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín (như xCyber Bill) nhằm đồng bộ dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế nhanh chóng, chính xác.

Quy trình 3 bước kê khai và nộp thuế đúng chuẩn

Để hoàn thành nghĩa vụ thuế nhanh chóng và hạn chế các rủi ro pháp lý, chủ hộ kinh doanh thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Xác định phương pháp tính thuế: Chọn tính theo doanh thu hay theo thu nhập thực tế tùy thuộc vào năng lực quản lý chứng từ của hộ.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ sổ sách: Tổng hợp toàn bộ hệ thống sổ S1a, S2a... kết hợp cùng hóa đơn bán hàng, phiếu thu chi. Thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 5 năm.

Bước 3: Kê khai và nộp thuế: Thực hiện kê khai thuế GTGT và TNCN theo định kỳ (thường là theo quý). Hộ kinh doanh nộp Tờ khai mẫu 01/CNKD kèm bảng kê tài khoản ngân hàng đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng phương thức điện tử.

Kết bài:

Việc nộp nhầm, nộp sai kỳ hay sai cơ quan thuế đối với tờ khai TNCN là lỗi phổ biến mà nhiều kế toán gặp phải trong các kỳ kê khai tháng, quý hoặc quyết toán năm. Trong tình huống này, chủ động xử lý nhanh chóng và đúng quy trình là điều bắt buộc để doanh nghiệp tránh được các khoản phạt chậm nộp hoặc khai sai không đáng có.

Khi nào doanh nghiệp cần hủy tờ khai thuế TNCN?

Thực tế, không phải mọi sai sót trên hồ sơ thuế đều phải làm thủ tục hủy. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa trường hợp "khai bổ sung" và "xin hủy" để có hướng xử lý an toàn nhất.

Kế toán thường phải lập công văn xin hủy tờ khai khi rơi vào 3 nhóm tình huống nghiêm trọng sau:

Sai kỹ thuật nộp: Nộp trùng lặp nhiều lần cùng một tờ khai hoặc nộp nhầm tờ khai quyết toán năm thay vì tờ khai theo tháng/quý.

Sai thông tin quản lý: Chọn sai cơ quan thuế tiếp nhận, nhầm mã hồ sơ, hoặc tích nhầm trạng thái giữa "Khai lần đầu" và "Khai bổ sung".

Sai lệch bản chất dữ liệu: Đẩy nhầm file XML cũ, bản chưa chốt số liệu hoặc thiếu các phụ lục bắt buộc mà việc khai bổ sung không thể khắc phục triệt để.

Mẫu công văn hủy tờ khai thuế thu nhập cá nhân mới nhất

Hiện nay, cơ quan thuế chưa ban hành một biểu mẫu chuẩn riêng biệt cho thủ tục này. Vì vậy, doanh nghiệp cần tự biên soạn theo thể thức văn bản hành chính thông thường nhưng phải đảm bảo đầy đủ các thông tin pháp lý cốt lõi.

Bạn có thể tham khảo chi tiết và tải về tại đây: Công văn hủy tờ khai thuế thu nhập cá nhân để tùy chỉnh cho phù hợp với tình huống thực tế của đơn vị mình.

Một mẫu công văn hợp lệ và chuyên nghiệp cần đáp ứng các nội dung sau:

Thông tin doanh nghiệp (Tên, Mã số thuế, Địa chỉ, Hotline).

Tên cơ quan thuế trực tiếp quản lý tiếp nhận hồ sơ.

Thông tin tờ khai đề nghị hủy: Loại tờ khai, kỳ kê khai, ngày nộp, mã giao dịch điện tử.

Lý do xin hủy cụ thể (tránh viết chung chung, cần nêu rõ lý do như nộp nhầm kỳ, nhầm file...).

Cam kết trách nhiệm và chữ ký/đóng dấu của người đại diện theo pháp luật.

Quy trình và cách nộp hồ sơ xin hủy lên cơ quan thuế

Để hồ sơ được duyệt nhanh và không mất công đi lại nhiều lần, kế toán nên chủ động triển khai theo quy trình 4 bước chuẩn hóa sau:

Hồ sơ cần chuẩn bị

Công văn xin hủy đã ký số hoặc ký tên, đóng dấu.

Bản sao/file PDF tờ khai đã nộp nhầm kèm thông báo tiếp nhận.

Tài liệu chứng minh sai sót (bảng lương đúng, file kê khai chuẩn để đối chiếu).

Các bước thực hiện

Bước 1: Rà soát lại trạng thái hệ thống xem tờ khai nhầm đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa.

Bước 2: Soạn thảo công văn xin hủy và chuẩn bị đầy đủ tài liệu đính kèm.

Bước 3: Nộp hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử (nếu tính năng này được hỗ trợ tại địa bàn) hoặc nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa. Nên liên hệ trước với cán bộ quản lý thuế để được hướng dẫn phương thức tiếp nhận cụ thể.

Bước 4: Theo dõi kết quả giải quyết và tiến hành nộp lại tờ khai đúng đúng thời hạn quy định.

Lưu ý về mức phạt kê khai sai theo quy định hiện hành

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc chậm trễ xử lý các tờ khai lỗi có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với các mức phạt hành chính không nhỏ:

Phạt từ 500.000đ - 1.500.000đ: Đối với hành vi khai sai các chỉ tiêu trên tờ khai nhưng không liên quan đến nghĩa vụ thuế.

Phạt từ 5.000.000đ - 8.000.000đ: Đối với hành vi khai sai các chỉ tiêu làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế nhưng chưa dẫn đến thiếu số thuế phải nộp.

Phạt 20% số thuế thiếu: Nếu hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số thuế được hoàn, miễn, giảm.

Kết bài

Quản lý sổ sách và doanh thu là công việc bắt buộc để các hộ kinh doanh tuân thủ đúng pháp luật thuế. Từ năm 2026, với sự ra đời của Thông tư 152/2025/TT-BTC và Nghị định 141/2026/NĐ-CP, ngưỡng doanh thu miễn thuế đối với hộ kinh doanh đã được điều chỉnh tăng lên mức 1 tỷ đồng/năm. Kéo theo đó, việc theo dõi doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ đối với nhóm đối tượng này cũng có những thay đổi quan trọng. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp những thông tin cần thiết nhất giúp chủ hộ dễ dàng nắm bắt và thực hiện chuẩn xác.

Đối tượng bắt buộc lập sổ doanh thu

Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ là tài liệu kế toán áp dụng riêng cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện không chịu thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và không phải nộp thuế Thu nhập cá nhân (TNCN).

Trước đây, nhiều người quen gọi đây là sổ dành cho hộ kinh doanh dưới 500 triệu đồng. Tuy nhiên, sau khi Nghị định 141 chính thức có hiệu lực từ ngày 29/04/2026, ngưỡng miễn thuế đã được nâng lên. Do đó, loại sổ này hiện nay áp dụng cho các hộ kinh doanh có mức doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống. Cần lưu ý, dù thuộc diện miễn thuế, việc duy trì ghi chép sổ sách vẫn là yêu cầu bắt buộc để cơ quan thuế có căn cứ xác minh hộ kinh doanh có vượt ngưỡng quy định hay không.

Hướng dẫn ghi chép sổ sách chuẩn, hạn chế sai sót

Việc ghi chép minh bạch, đúng quy cách ngay từ đầu sẽ giúp hộ kinh doanh tiết kiệm rất nhiều thời gian khi đối chiếu số liệu. Cấu trúc của sổ tập trung vào các tiêu chí cơ bản:

Cột A (Ngày, tháng ghi sổ): Ghi rõ thời điểm phát sinh giao dịch hoặc ngày thực hiện ghi sổ.

Cột B (Nội dung diễn giải): Tóm tắt hoạt động mua bán. Điểm linh hoạt là tùy thuộc vào đặc thù ngành nghề mà chủ hộ có thể ghi gộp tổng doanh thu theo ngày (ví dụ: quán ăn, tiệm cà phê) hoặc ghi lẻ từng đơn hàng có giá trị lớn (ví dụ: cửa hàng vật liệu xây dựng, thiết bị điện tử).

Cột 1 (Doanh thu): Ghi nhận chính xác số tiền thực tế thu được.

Để xem trực quan các ví dụ minh họa cho từng ngành nghề, cũng như lấy link tải miễn phí các định dạng file (Excel, Word, PDF), bạn có thể truy cập bài viết hướng dẫn Mẫu số S1a-HKD cập nhật mới nhất.

Có thể số hóa quy trình quản lý sổ sách không?

Rất nhiều chủ hộ băn khoăn về việc liệu có bắt buộc phải mua sổ giấy in sẵn tại các nhà sách hay không. Theo quy định kế toán hiện hành, các hộ kinh doanh hoàn toàn có thể sử dụng file Excel hoặc phần mềm kế toán chuyên dụng để thay thế cho sổ giấy truyền thống.

Khi sử dụng hình thức điện tử, điều kiện tiên quyết là dữ liệu phải được sao lưu cẩn thận, cấu trúc sổ đảm bảo các tiêu chí cốt lõi theo quy định pháp luật và có thể in ra giấy ngay lập tức khi cơ quan chức năng tiến hành thanh tra, kiểm tra.

Kết luận

Kê khai lao động trực tuyến là thủ tục hành chính bắt buộc giúp cơ quan nhà nước quản lý biến động nhân sự tại doanh nghiệp. Để quy trình diễn ra nhanh chóng và chính xác, việc nắm vững các bước thực hiện và phương án xử lý lỗi kỹ thuật là vô cùng cần thiết đối với bộ phận nhân sự và kế toán.

Quy trình nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trên dịch vụ công

Để triển khai quy trình liên thông dữ liệu với cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) một cách chuẩn xác nhất, người chịu trách nhiệm kê khai của doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt theo trình tự 6 bước cốt lõi sau đây:

Bước 1: Truy cập hệ thống và tiến hành đăng nhập

Đầu tiên, người dùng truy cập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo địa chỉ chính thức tại https://dichvucong.gov.vn. Trên giao diện trang chủ, nhấp chọn mục "Đăng nhập" ở góc phía trên bên phải. Nếu doanh nghiệp của bạn là đơn vị mới và chưa có tài khoản, hãy nhấn vào mục "Đăng ký" để thiết lập tài khoản dành cho tổ chức/doanh nghiệp.

Bước 2: Lựa chọn phương thức xác thực bằng chữ ký số

Hệ thống sẽ chuyển hướng đến trang xác thực. Bạn chọn loại tài khoản được cấp bởi Cổng Dịch vụ công Quốc gia, sau đó nhấp chọn đăng nhập bằng phương thức "USB ký số". Đảm bảo thiết bị USB Token đã được cắm vào máy tính. Khi màn hình hiển thị danh sách các Chứng thư số khả dụng, hãy chọn chính xác tên đơn vị của mình, nhấn "OK" và nhập mã PIN để hoàn tất truy cập.

Bước 3: Tìm kiếm chính xác thủ tục hành chính liên thông

Tại thanh tìm kiếm tổng hợp ngay giữa giao diện trang chủ, người dùng nhập cụm từ khóa "Báo cáo tình hình sử dụng lao động". Hệ thống sẽ lọc ra các dịch vụ hành chính công liên quan. Bạn cần tìm và chọn đúng: "Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động".

Bước 4: Kích hoạt giao diện kê khai hồ sơ trực tuyến

Khi hệ thống chuyển đến phần thông tin chi tiết và điều kiện thực hiện của thủ tục hành chính, người dùng đọc kỹ các hướng dẫn ban đầu, sau đó nhấp chuột vào nút "Nộp trực tuyến" ở góc phải để bắt đầu quá trình khai báo số liệu lao động.

Bước 5: Khai báo thông tin cơ quan tiếp nhận hồ sơ

Tại phân mục "Đăng ký thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động", doanh nghiệp thực hiện nhập các thông tin cốt lõi sau:

Chọn đúng Cơ quan tiếp nhận báo cáo lao động (thông thường là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Phòng Lao động cấp huyện quản lý trực tiếp địa bàn nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính).

Điền chính xác Mã đơn vị và Mã cơ quan BHXH đang trực tiếp quản lý doanh nghiệp.

Kiểm tra lại toàn bộ thông tin rồi nhấn nút "Đăng ký".

Bước 6: Xác nhận hoàn thiện quy trình gửi báo cáo

Nếu thông tin nhập vào chính xác, hệ thống sẽ ngay lập tức trả về thông báo: "Chúc mừng Doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công!". Lúc này, người dùng chỉ cần nhấn nút "Thoát" để hoàn tất toàn bộ quy trình.

Việc thực hiện đúng thời hạn và đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng lao động trên dịch vụ công không chỉ là nghĩa vụ mà còn giúp doanh nghiệp khẳng định tính tuân thủ pháp luật, tránh những khoản phạt hành chính không đáng có.

Những lợi ích vượt trội khi nộp báo cáo lao động trực tuyến

Thay vì sử dụng phương thức nộp hồ sơ giấy truyền thống tốn nhiều công sức, việc ứng dụng công nghệ số thông qua nền tảng trực tuyến mang đến những lợi ích vô cùng thiết thực:

Tối ưu hóa thời gian và ngân sách: Nhân sự có thể hoàn thiện mọi thủ tục ngay tại văn phòng làm việc. Phương thức này loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn tài liệu, giấy tờ khổ lớn cũng như công sức di chuyển, xếp hàng chờ đợi tại các cơ quan quản lý.

Chủ động thời gian nộp hồ sơ 24/7: Hệ thống Cổng thông tin điện tử vận hành liên tục không ngày nghỉ. Doanh nghiệp có thể chủ động nộp báo cáo vào bất cứ thời điểm nào, không bị bó hẹp trong giờ hành chính, từ đó kiểm soát tốt thời hạn quy định.

Đồng bộ và liên thông dữ liệu thông minh: Sự kết nối trực tiếp giữa cơ quan BHXH và Bộ/Sở Lao động – Thương binh và Xã hội giúp các luồng thông tin nhân sự được đồng bộ tự động. Điều này làm giảm thiểu các công đoạn nhập liệu thủ công lặp đi lặp lại và hạn chế tối đa sai sót số liệu.

Giám sát tiến độ xử lý trực quan: Trạng thái của hồ sơ (Đã tiếp nhận, Đang xử lý, Từ chối hoặc Yêu cầu sửa đổi) được cập nhật theo thời gian thực trên tài khoản doanh nghiệp hoặc gửi thông báo qua Email/SMS, giúp người nộp dễ dàng theo sát.

Các lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp không nộp được báo cáo và cách xử lý

Trong quá trình thao tác thực tế, không ít kế toán và nhân sự gặp phải những sự cố kỹ thuật khiến việc nộp báo cáo bị đình trệ. Dưới đây là tổng hợp các lỗi phổ biến và giải pháp khắc phục nhanh chóng:

Lỗi không hiển thị nút "Dịch vụ trực tuyến" để kê khai số liệu Nhiều người dùng phản ánh rằng sau khi đăng nhập thành công bằng chữ ký số, hệ thống lại không hiển thị nút nộp hồ sơ do lỗi nghẽn mạng hoặc cập nhật giao diện.

⇒ Cách xử lý: Thay vì tìm kiếm thủ công trên trang chủ, bạn hãy truy cập trực tiếp vào đường dẫn liên thông chuyên biệt: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-lien-thong-bhxh-ldtbxh-khai-bao.html. Tại đây, hệ thống sẽ dẫn thẳng đến form đăng ký cơ quan nhận báo cáo như hướng dẫn ở Bước 5.

Lỗi hệ thống do chưa cập nhật chính xác cơ quan nhận báo cáo Nếu bỏ qua Bước 5 hoặc chọn sai cơ quan tiếp nhận dữ liệu (ví dụ chọn nhầm địa bàn), hệ thống sẽ không có cơ sở dữ liệu để chuyển giao báo cáo.

⇒ Cách xử lý: Tiến hành kiểm tra lại lịch sử thay đổi thông tin đơn vị, đảm bảo đã nhấn nút đăng ký và nhận được thông báo "Chúc mừng thành công" từ hệ thống thì dữ liệu mới chính thức ghi nhận.

Sự cố kỹ thuật liên quan đến chữ ký số (USB Token) Đây là lỗi phổ biến nhất khiến người dùng không thể thực hiện thao tác ký số ở Bước 2 hoặc Bước 6. Nguyên nhân có thể do Chứng thư số của doanh nghiệp đã hết hạn, hoặc máy tính chưa được cài đặt phần mềm hỗ trợ ký số (Plugin ký số của Cổng Dịch vụ công).

⇒ Cách xử lý: Kiểm tra thời hạn hiệu lực của chữ ký số đang dùng, khởi động lại thiết bị và đảm bảo trình duyệt đã nhận Driver của USB Token.

Kết bài

Việc kê khai và nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là một trong những nghĩa vụ bắt buộc mà các doanh nghiệp, tổ chức phải thực hiện định kỳ hàng năm. Điều này không chỉ giúp cơ quan quản lý nhà nước dễ dàng theo dõi biến động nhân sự mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cập nhật mới nhất và hướng dẫn cách điền biểu mẫu này một cách chuẩn xác, tránh những sai sót không đáng có.

Tổng quan về quy định báo cáo tình hình sử dụng lao động

Theo quy định hiện hành của pháp luật lao động, để kê khai tình hình biến động nhân sự (tăng, giảm, thay đổi vị trí công việc...), các doanh nghiệp cần sử dụng biểu mẫu chuẩn được cơ quan chức năng ban hành. Cụ thể, biểu mẫu đang được áp dụng chính thức hiện nay là Mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Mẫu báo cáo này phản ánh toàn diện bức tranh nhân sự của đơn vị, cung cấp cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội các số liệu quan trọng bao gồm: tổng số lao động hiện tại, số lượng lao động nữ, lao động là người nước ngoài, lao động chưa thành niên, cũng như chi tiết các biến động nhân sự trong kỳ.

Đối tượng áp dụng và thời hạn nộp hồ sơ

Nắm rõ đối tượng và thời hạn nộp sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác hành chính, tránh các rủi ro pháp lý.

Đối tượng bắt buộc thực hiện báo cáo:

Các doanh nghiệp được thành lập và vận hành theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

Chi nhánh, văn phòng đại diện của các tổ chức, doanh nghiệp.

Tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh có phát sinh hoạt động thuê mướn và sử dụng lao động theo hợp đồng.

Thời hạn nộp báo cáo trong năm 2026:

Báo cáo 6 tháng đầu năm: Nộp trước ngày 05/06/2026.

Báo cáo cuối năm: Nộp trước ngày 05/12/2026.

Lưu ý quan trọng: Hành vi chậm nộp hoặc không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Mức phạt tiền dao động từ 10.000.000 VNĐ đến 20.000.000 VNĐ đối với tổ chức và từ 5.000.000 VNĐ đến 10.000.000 VNĐ đối với cá nhân vi phạm.

Hướng dẫn cách điền chi tiết mẫu báo cáo lao động định kỳ

Để hồ sơ được cơ quan quản lý tiếp nhận hợp lệ và nhanh chóng, bộ phận nhân sự hoặc kế toán cần điền thông tin thật cẩn thận vào hai phần chính của biểu mẫu:

1. Phần thông tin chung của đơn vị

Tại phần đầu của báo cáo, cần ghi chính xác các thông tin để đối chiếu khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bao gồm:

Tên doanh nghiệp / đơn vị sử dụng lao động.

Địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại liên hệ, fax, email, website.

Mã số giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép thành lập.

Lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh chính.

2. Phần kê khai danh sách người lao động

Đây là phần cốt lõi của báo cáo. Mỗi cột trong bảng kê danh sách đều yêu cầu độ chính xác tuyệt đối:

Cột 1 đến Cột 7 (Thông tin cơ bản): Điền số thứ tự, Họ và tên (mỗi nhân sự một dòng), Mã số BHXH, Ngày tháng năm sinh (theo CCCD/Hộ chiếu), Giới tính, Số CCCD/Hộ chiếu và Chức danh/vị trí công việc thực tế đang đảm nhận.

Cột 8 đến Cột 11 (Phân loại lao động): Phân nhóm tính chất công việc của nhân sự (Ví dụ: nhà quản lý, chuyên môn kỹ thuật bậc cao, chuyên môn bậc trung, nhân viên trợ lý, thợ thủ công, thợ lắp ráp vận hành máy móc thiết bị...).

Cột 12 đến Cột 17 (Chế độ lương, thưởng): Kê khai mức lương thỏa thuận (hoặc hệ số lương nếu áp dụng thang bảng lương Nhà nước), kèm theo các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên và các khoản bổ sung khác được quy định trong hợp đồng.

Cột 20 đến Cột 27 (Thông tin hợp đồng & BHXH): Điền rõ ngày nhân sự bắt đầu làm việc, thời điểm có hiệu lực và hết hạn của hợp đồng lao động, thời điểm bắt đầu đóng cũng như chấm dứt đóng BHXH.

Giải đáp một số thắc mắc thường gặp (FAQ)

Trong quá trình lập báo cáo, các doanh nghiệp thường gặp phải một số câu hỏi phổ biến sau:

Lao động đang trong thời gian thử việc có phải đưa vào báo cáo không?

Có. Tất cả nhân sự đang làm việc tại doanh nghiệp, kể cả những người đang trong thời gian thử việc (hợp đồng thử việc, hợp đồng dưới 1 tháng) đều bắt buộc phải được tính và kê khai vào báo cáo định kỳ.

Mẫu báo cáo lao động này có dùng để thay thế tờ khai BHXH được không?

Không. Việc báo cáo tình hình sử dụng lao động và báo cáo tình hình tham gia Bảo hiểm xã hội là hai thủ tục hành chính hoàn toàn độc lập. Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện đầy đủ cả hai loại báo cáo này cho các cơ quan chuyên trách tương ứng.

Kết bài

Bước sang năm 2026, cơ chế quản lý thuế đối với các hộ kinh doanh cá thể đã có sự thắt chặt và minh bạch hơn rất nhiều. Với những cơ sở chạm ngưỡng doanh thu lớn, việc quản lý không chỉ dừng lại ở mức thuế khoán đơn thuần mà đã tiến gần hơn đến mô hình quản lý của doanh nghiệp nhỏ. Nắm bắt ngay những quy định này sẽ giúp chủ hộ vận hành trơn tru và tránh xa các rủi ro phạt hành chính.

1. Nghĩa vụ tài chính và sổ sách bắt buộc

Khi doanh thu vượt mốc 1 tỷ đồng/năm, hộ kinh doanh sẽ bước vào một "sân chơi" pháp lý mới. Về cơ bản, hai loại thuế chính phải nộp vẫn là Thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN). Tuy nhiên, điểm thay đổi lớn nhất nằm ở phương thức quản lý:

Hóa đơn điện tử: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế.

Chế độ kế toán: Phải duy trì hệ thống sổ sách kế toán (từ 1 đến 4 loại sổ chi tiết như sổ doanh thu, sổ chi phí, vật liệu...) tùy thuộc vào phương pháp nộp thuế đăng ký. Lệ phí môn bài đã chính thức được xóa bỏ.

2. Phương pháp tính và chu kỳ kê khai

Cách tính thuế hiện nay được phân hóa rõ rệt dựa trên quy mô (Nhóm 2, Nhóm 3, Nhóm 4) và phương pháp chủ hộ lựa chọn (tính trên tỷ lệ % doanh thu hoặc tính dựa trên lợi nhuận thực tế sau khi trừ chi phí hợp lý).

Về chu kỳ, các hộ kinh doanh quy mô lớn chủ yếu sẽ thực hiện kê khai theo quý (hạn chót là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo) hoặc theo tháng nếu có yêu cầu quản lý chặt chẽ. Để hiểu rõ từng công thức tính toán và xem các ví dụ minh họa trực quan nhất cho từng ngành nghề, bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết về thuế hộ kinh doanh trên 1 tỷ để áp dụng chính xác cho cửa hàng của mình.

3. Cơ quan Thuế kiểm soát doanh thu qua đâu?

Nhiều chủ hộ vẫn giữ tư duy "giấu số liệu" để giảm tiền thuế, tuy nhiên hệ thống của ngành Thuế hiện nay đã số hóa toàn diện. Doanh thu thực tế của cửa hàng sẽ được kiểm tra chéo qua 5 kênh độc lập:

Sao kê dòng tiền từ tài khoản ngân hàng cá nhân của chủ hộ.

Dữ liệu đối soát từ các đơn vị trung gian (Sàn TMĐT như Shopee, TikTok Shop, đơn vị vận chuyển, máy POS).

Hệ thống tổng hợp hóa đơn điện tử bán ra.

Khảo sát quy mô thực tế đột xuất.

Đối chiếu chênh lệch giữa hóa đơn đầu vào và doanh thu đầu ra.

Kết luận

Trong hoạt động kinh doanh, việc ghi nhận chi phí hợp lý đối với các khoản mua hàng hóa và dịch vụ không có hóa đơn luôn đòi hỏi sự cẩn trọng cao từ bộ phận kế toán. Để giải quyết vấn đề này, bảng kê 02/TNDN đóng vai trò là chứng từ cốt lõi giúp doanh nghiệp minh bạch hóa sổ sách kế toán. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ các quy định pháp lý mới nhất và cách thức thiết lập chứng từ này nhằm đảm bảo tính hợp lệ khi cơ quan chức năng tiến hành quyết toán thuế.

Trường hợp áp dụng chứng từ thu mua không hóa đơn

Việc sử dụng mẫu chứng từ này không được áp dụng đại trà cho mọi giao dịch mà chỉ giới hạn trong một số trường hợp cụ thể theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp được phép lập bảng kê khi tiến hành thu mua nông lâm thủy hải sản trực tiếp từ người sản xuất hoặc người đánh bắt. Bên cạnh đó, các hoạt động mua sản phẩm thủ công bằng mây tre đan, rơm rạ từ người trực tiếp làm ra cũng thuộc diện áp dụng.

Các giao dịch liên quan đến việc mua đất đá cát sỏi do hộ gia đình tự khai thác, mua phế liệu từ người thu gom, hoặc mua tài sản cũ đã qua sử dụng đều bắt buộc phải có chứng từ này. Ngoài ra, khi doanh nghiệp mua hàng hóa dịch vụ của các hộ kinh doanh cá thể có mức doanh thu nằm dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng, kế toán cũng cần thiết lập bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán thực tế để người đại diện pháp luật xác nhận tính xác thực.

Cập nhật quy định mới theo Thông tư 20/2026/TT-BTC

Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 20/2026/TT-BTC vào ngày 12 tháng 03 năm 2026 nhằm hướng dẫn chi tiết về thuế thu nhập doanh nghiệp, chính thức áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025. Theo quy định mới, mẫu 02/TNDN đã chính thức được ban hành để thay thế cho biểu mẫu 01/TNDN thuộc Thông tư 78 trước đây.

Nội dung trên mẫu mới yêu cầu bộ phận kế toán phải điền đầy đủ thông tin từ tên đơn vị, mã số thuế, địa điểm thu mua đến các dữ liệu cá nhân của người bán như họ tên, số căn cước công dân và nơi cấp. Phần chi tiết hàng hóa cần thể hiện rõ tên mặt hàng, số lượng, đơn giá và thành tiền. Chứng từ này chỉ có giá trị pháp lý khi có đầy đủ chữ ký của người lập biểu cùng sự phê duyệt đóng dấu của người đại diện theo pháp luật hoặc cá nhân được ủy quyền hợp lệ.

Hướng dẫn chi tiết cách lập chứng từ hợp lệ

Để cơ quan thuế chấp nhận đây là hồ sơ chi phí hợp lý, bộ phận kế toán cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc khi lập bảng kê 02/TNDN theo từng lần thu mua hoặc tiến hành tổng hợp theo từng tháng. Trong trường hợp doanh nghiệp sở hữu nhiều trạm thu mua lẻ, kế toán bắt buộc phải lập chứng từ chi tiết tại từng trạm trước khi tổng hợp số liệu về trụ sở chính.

Các thông tin về người bán phải được ghi chép chính xác làm cơ sở xác minh đối tượng thu mua có đúng quy định hay không. Đối với phần hàng hóa, kế toán cần mô tả chi tiết tên mặt hàng đi kèm số lượng và đơn giá thực tế ngay tại thời điểm giao dịch. Tổng số tiền trên bảng kê phải khớp hoàn toàn với số tiền thực tế chi trả trên các phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi tương ứng. Cuối cùng, hồ sơ cần lưu giữ song song chứng từ chi tiền để đối chiếu và chứng minh tính minh bạch của dòng tiền.

Điều kiện ghi nhận khoản chi vào chi phí được trừ

Việc hoàn thiện lập bảng kê không đồng nghĩa với việc khoản chi sẽ tự động được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Căn cứ theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC, khoản chi mua hàng hóa dịch vụ không có hóa đơn chỉ được công nhận là chi phí hợp lý khi đáp ứng đồng thời các điều kiện khắt khe.

Doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ lưu trữ đầy đủ bao gồm chứng từ chi trả tiền và bảng kê thu mua có chữ ký xác nhận của người đại diện pháp luật. Đặc biệt, đối với các giao dịch mua hàng hóa dịch vụ trong ngày của từng cá nhân có tổng giá trị từ năm triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán qua hình thức không dùng tiền mặt. Đồng thời, khoản chi này phải phát sinh thực tế, phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh và người bán phải đúng đối tượng không được phép xuất hóa đơn theo quy định.

Kết luận

Từ năm 2026, các chính sách thuế đối với hộ kinh doanh có sự thay đổi mang tính bước ngoặt với việc bãi bỏ hoàn toàn thuế khoán đối với nhóm quy mô lớn. Trong đó, nhóm hộ kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ đồng mỗi năm sẽ được xếp vào Nhóm 3 – nhóm đối tượng chịu sự quản lý chặt chẽ về kế toán, hóa đơn và nghĩa vụ khai thuế. Bài viết dưới đây sẽ phân tích toàn diện mô hình quản lý mới và hướng dẫn chi tiết cách xác định nghĩa vụ tài chính dành cho chủ hộ kinh doanh.

1. Mô hình quản lý thuế mới áp dụng cho hộ kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ

Căn cứ theo Bảng 2 ban hành kèm Quyết định 3389/QĐ-BTC, kết hợp cùng các quy định bổ sung tại Điều 7 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 (số 109/2025/QH15) và Điều 3, Điều 4 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, cơ chế quản lý thuế đối với hộ kinh doanh đã có sự phân loại rõ rệt. Cụ thể, các hộ kinh doanh đạt mức doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm được xếp vào Nhóm 3 — nhóm quy mô lớn chịu sự kiểm soát tương đương với mô hình doanh nghiệp siêu nhỏ.

Thay vì được áp dụng mức thuế khoán định kỳ cố định do cơ quan thuế ấn định như trước đây, hộ kinh doanh Nhóm 3 phải chuyển dịch hoàn toàn sang phương pháp kê khai. Điều này đồng nghĩa với việc mọi khoản doanh thu, chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động đều phải được chứng minh bằng hóa đơn, chứng từ hợp pháp và cập nhật đầy đủ vào hệ thống sổ sách kế toán. Sự thay đổi này nhằm đảm bảo tính công bằng, loại bỏ tình trạng thất thu thuế và thúc đẩy các hộ kinh doanh chuẩn hóa quy trình vận hành.

2. Giải đáp chi tiết: Doanh thu trên 3 tỷ đóng thuế bao nhiêu?

Một trong những thắc mắc lớn nhất của các chủ hộ hiện nay là doanh thu trên 3 tỷ đóng thuế bao nhiêu theo đề án mới? Số thuế thực tế phải nộp sẽ không còn là một mức khoán cố định nữa mà phụ thuộc trực tiếp vào doanh thu thực tế, chi phí hợp lý được trừ và thuế suất đặc thù của từng ngành nghề.

Nghĩa vụ thuế cốt lõi đối với Nhóm 3 được bóc tách cụ thể thành hai sắc thuế chính bao gồm:

Thuế Giá trị gia tăng (GTGT): Bắt buộc áp dụng phương pháp khấu trừ. Số thuế phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ hợp lý (được tính trừ ngay từ kỳ kê khai đầu tiên).

Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN): Áp dụng mức thuế suất là 17% tính trên phần thu nhập tính thuế. Trong đó: Thu nhập tính thuế = Doanh thu thực tế – Các khoản chi phí hợp lý.

Trường hợp ngoại lệ: Đối với hoạt động cho thuê bất động sản, công thức được điều chỉnh riêng biệt: Thuế TNCN phải nộp = (Doanh thu – 500 triệu đồng) × 5%.

Về kỳ kê khai và nộp thuế:

Nếu doanh thu trong năm đạt từ 3 tỷ đến 50 tỷ đồng, hộ kinh doanh thực hiện kê khai và nộp thuế định kỳ theo Quý.

Nếu doanh thu trên 50 tỷ đồng, việc kê khai và nộp thuế bắt buộc phải thực hiện theo Tháng.

Đồng thời, tất cả các hộ kinh doanh thuộc Nhóm 3 đều phải tiến hành quyết toán thuế tổng hợp vào thời điểm cuối năm theo quy định của pháp luật.

3. Quy định về hóa đơn điện tử và hệ thống sổ sách kế toán bắt buộc

Bên cạnh việc thay đổi phương thức tính thuế, các hộ kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ đồng phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ kế toán mới theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Hệ thống quản lý bắt buộc phải duy trì đầy đủ 4 loại sổ sách kế toán sau:

Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2b-HKD).

Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2c-HKD).

Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số S2d-HKD).

Sổ chi tiết tiền mặt và tiền gửi ngân hàng (Mẫu số S2e-HKD).

Đồng thời, chủ hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT khởi tạo trực tiếp từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. Mọi giao dịch kinh doanh phải được thực hiện qua tài khoản ngân hàng riêng của hộ kinh doanh, hoàn toàn tách biệt với tài khoản chi tiêu cá nhân để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.

Đối với các cá nhân kinh doanh trên các nền tảng thương mại điện tử (TMĐT), quy định nêu rõ: Nếu sàn TMĐT có chức năng thanh toán trực tuyến, sàn sẽ có trách nhiệm tự động khấu trừ, kê khai và nộp thay thuế GTGT và TNCN. Trường hợp tổng doanh thu thực tế cuối năm dưới 200 triệu đồng, cá nhân sẽ được làm thủ tục hoàn lại số thuế đã nộp thừa. Ngược lại, nếu sàn không có chức năng thanh toán, người kinh doanh phải tự chủ động kê khai theo từng lần phát sinh, theo tháng hoặc theo quý.

4. Hộ kinh doanh doanh thu trên 3 tỷ có bắt buộc thành lập doanh nghiệp?

Câu trả lời hoàn toàn là KHÔNG BẮT BUỘC. Pháp luật hiện hành không cưỡng chế các hộ kinh doanh Nhóm 3 phải chuyển đổi mô hình lên công ty. Tuy nhiên, các chuyên gia tài chính và cơ quan quản lý thuế luôn khuyến khích xu hướng này.

Khi chủ động chuyển đổi từ hộ kinh doanh quy mô lớn lên doanh nghiệp, đơn vị sẽ được hưởng hàng loạt chính sách ưu đãi đặc biệt theo Nghị quyết 68-NQ/TW và Nghị quyết 198/2025/QH15. Điển hình nhất là chính sách miễn thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hoàn toàn trong vòng 03 năm liên tục kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu. Việc vận hành dưới hình thức doanh nghiệp cũng giúp nâng cao uy tín thương mại, dễ dàng tiếp cận nguồn vốn vay ngân hàng và tối ưu hóa chi phí nhờ cơ chế khấu trừ thuế rõ ràng.

Kết bài

Từ năm 2026, các quy định mới về quản lý thuế đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đã chính thức có hiệu lực, mang đến nhiều thay đổi mang tính bước ngoặt. Trong đó, việc lập và nộp Bảng kê hàng tồn kho, máy móc, thiết bị theo mẫu số 01/BK-HTK ban hành kèm Thông tư 18/2026/TT-BTC là nghĩa vụ bắt buộc đối với một số nhóm đối tượng cụ thể. Biểu mẫu này đóng vai trò quyết định giúp cơ quan thuế xác định chính xác các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân cho hộ kinh doanh. Để giúp bạn thực hiện đúng quy trình và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý, bài viết dưới đây sẽ chia sẻ chi tiết về quy định, đối tượng áp dụng cũng như thời hạn nộp biểu mẫu này.

Đối tượng bắt buộc lập mẫu số 01/BK-HTK năm 2026

Căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 18 Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Thông tư 18/2026/TT-BTC, việc lập bảng kê hàng tồn kho và máy móc thiết bị không áp dụng đại trà cho tất cả mọi mô hình kinh doanh. Quy định này chỉ bắt buộc đối với các trường hợp sau:

Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong năm 2025 đang nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc phương pháp kê khai, nhưng có mức doanh thu phát sinh từ 03 tỷ đồng trở lên.

Từ năm 2026, các hộ kinh doanh tự nguyện lựa chọn phương pháp nộp thuế thu nhập cá nhân theo dạng thu nhập tính thuế nhân (x) với thuế suất.

Mục đích cốt lõi của quy định chuyển tiếp này là nhằm xác định và ghi nhận toàn bộ giá trị hàng hóa tồn kho, hệ thống máy móc, thiết bị đang phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh tại thời điểm chốt sổ ngày 31 tháng 12 năm 2025. Đây sẽ là căn cứ pháp lý quan trọng để cơ quan thuế phê duyệt chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân cho kỳ tính thuế cả năm 2026.

Hướng dẫn quy trình kê khai hàng tồn kho hộ kinh doanh

Để thực hiện việc kê khai hàng tồn kho hộ kinh doanh đúng chuẩn pháp luật, tránh những sai sót số liệu không đáng có, chủ hộ kinh doanh cần thực hiện bám sát theo các bước triển khai thực tế sau:

Bước 1: Kiểm kê thực tế tài sản: Vào thời điểm ngày 31/12/2025, hộ kinh doanh phải tiến hành kiểm đếm số lượng, đánh giá tình trạng và định giá chính xác toàn bộ hàng hóa đang tồn kho, cùng hệ thống máy móc thiết bị đang dùng cho hoạt động kinh doanh.

Bước 2: Điền thông tin vào mẫu số 01/BK-HTK: Người nộp thuế sử dụng biểu mẫu ban hành kèm Thông tư 18/2026/TT-BTC (có thể lập trên file Excel để thuận tiện tính toán). Các danh mục cần điền rõ ràng bao gồm: Tên hàng hóa/thiết bị, chủng loại, số lượng, đơn vị tính, giá trị quy đổi và tình trạng sử dụng hiện tại.

Bước 3: Lưu trữ và gửi hồ sơ: Bảng kê sau khi hoàn thiện và ký xác nhận phải được lưu trữ trực tiếp tại địa điểm kinh doanh để phục vụ công tác hậu kiểm. Đồng thời, hộ kinh doanh phải gửi một bản điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thời hạn nộp bảng kê mẫu số 01/BK-HTK chi tiết

Việc nắm rõ các mốc mốc thời gian nộp bảng kê là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính tuân thủ, giúp hộ kinh doanh không bị rơi vào trường hợp chậm nộp hồ sơ khai thuế. Theo hướng dẫn, thời hạn nộp mẫu số 01/BK-HTK được phân chia cụ thể theo phương thức khai thuế của từng hộ:

Đối với hộ kinh doanh khai thuế theo quý: Bảng kê hàng tồn kho năm 2025 phải được nộp cùng thời điểm với hồ sơ khai thuế Quý I/2026. Thời hạn cuối cùng để hoàn thành nghĩa vụ này là ngày 04/05/2026.

Đối với hộ kinh doanh khai thuế theo tháng: Hộ kinh doanh cần hoàn thiện và gửi bảng kê đến cơ quan thuế chậm nhất là vào ngày 20/04/2026.

Phương thức nộp bắt buộc đối với biểu mẫu này là thông qua con đường điện tử, đồng bộ trực tiếp với hệ thống quản lý điện tử của Tổng cục Thuế.

Những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro về thuế

Khi chuẩn bị mẫu số 01/BK-HTK, chủ hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý rằng họ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác và đầy đủ của mọi thông tin số liệu đã cung cấp. Nếu cơ quan thuế phát hiện có sự gian lận, khai khống hoặc sai lệch nghiêm trọng, hộ kinh doanh sẽ bị xử lý theo quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn.

Bên cạnh đó, việc cơ quan thuế tiếp nhận bảng kê này chỉ nhằm mục đích phục vụ công tác quản lý, theo dõi thuế nội bộ, hoàn toàn không có giá trị pháp lý trong việc xác nhận hay hợp thức hóa nguồn gốc, xuất xứ của các loại hàng hóa đó. Do đó, hộ kinh doanh vẫn phải đảm bảo lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ mua bán hợp pháp kèm theo để đối chiếu khi có yêu cầu. Để quá trình nộp hồ sơ điện tử diễn ra mượt mà và nhanh chóng, việc sở hữu giải pháp chữ ký số chất lượng từ các đơn vị uy tín như FastCA là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp ký số an toàn, bảo mật và hạn chế tối đa các lỗi nghẽn mạng.

Kết bài

Từ ngày 01/01/2026, chính sách thuế dành cho hộ kinh doanh tại Việt Nam có sự thay đổi mang tính bước ngoặt khi hình thức thuế khoán chính thức bị xóa bỏ, thay vào đó là yêu cầu kê khai theo doanh thu thực tế. Sự chuyển đổi này khiến nhiều chủ cơ sở lo lắng về quy trình và giấy tờ hợp lệ. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn cập nhật nhanh chóng các quy định, hồ sơ và thời hạn kê khai thuế để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật, tránh những khoản phạt không đáng có.

Hộ kinh doanh có phải nộp báo cáo thuế không?

Câu trả lời chắc chắn là Có. Tuy nhiên, mức độ và hình thức báo cáo sẽ khác nhau tùy thuộc vào doanh thu của cơ sở.

Theo sự điều chỉnh của Luật Thuế Giá trị gia tăng 2024 và Luật Thuế TNCN sửa đổi 2025, ngưỡng chịu thuế đã được nâng lên. Cụ thể, chỉ những hộ kinh doanh đạt mức doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên mới thuộc diện phải đóng thuế. Dù vậy, để phục vụ công tác quản lý và giám sát của cơ quan nhà nước, tất cả các hộ kinh doanh đều bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai doanh thu, kể cả khi chưa đến mức phải nộp tiền thuế.

Phân nhóm kê khai thuế áp dụng từ năm 2026

Để biết chính xác cách lập báo cáo thuế cho hộ kinh doanh của mình, bạn cần xác định cơ sở đang nằm ở nhóm doanh thu nào. Dưới đây là bảng phân loại 4 nhóm quản lý thuế chính thức:

Nhóm 1 (Doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống): Các hộ kinh doanh thuộc nhóm này được miễn thuế GTGT và thuế TNCN. Tuy nhiên, chủ hộ vẫn phải thực hiện nghĩa vụ gửi thông báo doanh thu thực tế của năm trước cho cơ quan thuế trước ngày 31/01 của năm kế tiếp.

Nhóm 2 (Doanh thu trên 1 tỷ đến 3 tỷ đồng/năm): Thuế GTGT sẽ được tính trực tiếp dựa trên tỷ lệ % doanh thu. Đối với thuế TNCN, chủ hộ được linh hoạt lựa chọn giữa việc tính theo tỷ lệ % cố định hoặc tính dựa trên thu nhập thực tế. Chế độ báo cáo áp dụng cho nhóm này là khai thuế theo Quý.

Nhóm 3 (Doanh thu trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng/năm): Thuế GTGT vẫn tính trực tiếp trên doanh thu, nhưng thuế TNCN bắt buộc phải tính theo thu nhập thực tế (Doanh thu trừ đi các khoản chi phí hợp lý, hợp lệ). Hộ kinh doanh thuộc nhóm 3 phải thực hiện khai thuế theo Quý và làm Quyết toán năm.

Nhóm 4 (Doanh thu trên 50 tỷ đồng/năm): Phương pháp tính thuế tương tự như Nhóm 3 nhưng yêu cầu quản lý hệ thống sổ sách, hóa đơn chứng từ chặt chẽ và khắt khe hơn. Đặc biệt, nhóm này phải thực hiện khai thuế theo Tháng và làm Quyết toán năm.

Quy trình nộp báo cáo thuế theo từng lần phát sinh

Đối với các cá nhân, hộ kinh doanh không hoạt động thường xuyên hoặc kinh doanh theo mô hình thời vụ, phương pháp kê khai theo từng lần phát sinh là giải pháp bắt buộc để hợp thức hóa hóa đơn và chứng từ giao dịch.

Thành phần hồ sơ cần thiết

Hồ sơ chứng minh và kê khai nghĩa vụ thuế bao gồm:

Tờ khai thuế mẫu số 01/CNKD ban hành kèm theo Thông tư 40/2021/TT-BTC.

Bản sao hợp đồng kinh tế cung ứng hàng hóa, dịch vụ ký kết giữa các bên.

Bản sao biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoặc biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có).

Các tài liệu chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa như: Hóa đơn mua hàng trong nước, bảng kê thu mua nông sản, bảng kê hàng hóa cư dân biên giới, hoặc hồ sơ chứng minh quy trình tự sản xuất. Cơ quan thuế có thể yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu khi cần thiết.

Thời hạn kê khai bắt buộc

Khác với việc kê khai định kỳ theo tháng/quý, thời hạn nộp hồ sơ thuế theo từng lần phát sinh rất ngắn. Cụ thể, chủ hộ phải nộp hồ sơ chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế (ngày phát sinh doanh thu hoặc ngày nghiệm thu, hoàn thành giao dịch).

Giải đáp các câu hỏi thường gặp về thuế hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh có phải lập báo cáo tài chính không?

Không. Theo quy định tại Thông tư 88/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh chỉ cần thực hiện chế độ kế toán đơn giản, bao gồm việc ghi chép các mẫu sổ sách kế toán về doanh thu, chi phí, vật tư, lao động và lưu trữ hóa đơn chứng từ. Hộ kinh doanh hoàn toàn không thuộc đối tượng phải lập và nộp báo cáo tài chính phức tạp như doanh nghiệp (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh...).

Mẫu tờ khai thuế phổ biến nhất hiện nay là gì?

Mẫu biểu quan trọng và bắt buộc đối với mọi hộ kinh doanh khi thực hiện nghĩa vụ kê khai là Mẫu số 01/CNKD kèm theo Thông tư 40/2021/TT-BTC. Tùy theo mô hình, chủ hộ sẽ đính kèm thêm bảng kê chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào, bán ra tương ứng.

Nộp chậm báo cáo thuế hộ kinh doanh có bị phạt không?

Có, hành vi chậm nộp tờ khai thuế quá thời hạn quy định sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức phạt sẽ tăng dần tùy thuộc vào số ngày chậm nộp, dao động từ phạt cảnh cáo cho đến phạt tiền từ 2 triệu đến 25 triệu đồng đối với các trường hợp chậm nộp dài ngày.

Kết luận

Việc kiểm tra tính pháp lý của các hộ kinh doanh cá thể là bước đi không thể thiếu để đảm bảo an toàn cho các giao dịch thương mại và nghĩa vụ thuế. Bài viết dưới đây FastCA sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các phương thức kiểm tra thông tin chuẩn xác và bảo mật nhất hiện nay.

1. Tại sao cần kiểm tra thông tin đăng ký của hộ kinh doanh?

Trước khi tiến hành ký kết hợp đồng hoặc thực hiện mua bán hàng hóa, việc chủ động kiểm tra năng lực pháp lý của đối tác là vô cùng quan trọng. Hành động này giúp bạn xác thực xem cơ sở đó có hoạt động hợp pháp hay không, tránh nguy cơ phát sinh giao dịch với các bên lừa đảo hoặc cơ sở đã bị đình chỉ hoạt động.

Bên cạnh đó, đối với bản thân chủ hộ kinh doanh, việc kiểm tra định kỳ giúp nắm bắt kịp thời các thông tin về nghĩa vụ thuế, tình trạng xử lý hồ sơ thay đổi thông tin hoặc phát hiện các sai sót dữ liệu trên hệ thống quản lý của Nhà nước để kịp thời điều chỉnh.

2. 4 Cách tra cứu đăng ký kinh doanh hộ kinh doanh trực tuyến chính xác nhất

Hiện nay, nhờ sự đồng bộ hóa dữ liệu của các cơ quan quản lý, bạn có thể dễ dàng thực hiện việc tra cứu đăng ký kinh doanh hộ kinh doanh hoàn toàn miễn phí và nhanh chóng qua các kênh trực tuyến sau:

Cách 1: Sử dụng Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Đây là cổng thông tin chính thức do Bộ Kế hoạch và Đầu tư quản lý, cho phép tìm kiếm dữ liệu gốc của các tổ chức kinh tế.

Bước 1: Truy cập website tại địa chỉ: dangkykinhdoanh.gov.vn.

Bước 2: Nhập mã số hộ kinh doanh hoặc tên chính xác của hộ kinh doanh vào thanh tìm kiếm ở góc phải màn hình.

Bước 3: Nhấn tìm kiếm để xem các thông tin hiển thị bao gồm: Tên hộ kinh doanh, địa chỉ trụ sở, ngành nghề đăng ký và tên chủ hộ.

Cách 2: Tra cứu thông qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế

Kênh này giúp bạn xác định trạng thái mã số thuế và tình trạng hoạt động thực tế của hộ kinh doanh (còn hoạt động, tạm ngừng hay đã đóng mã số thuế).

Bước 1: Truy cập trang web: tracuunnt.gdt.gov.vn.

Bước 2: Điền một trong các thông tin như: Mã số thuế hoặc số CMND/CCCD của người đại diện. Nhập mã xác nhận (Captcha).

Bước 3: Chọn "Tra cứu" để hệ thống hiển thị chi tiết về cơ quan thuế quản lý và tình trạng nộp thuế.

Cách 3: Tra cứu trên ứng dụng di động eTax Mobile

Dành riêng cho các chủ hộ kinh doanh muốn theo dõi nghĩa vụ thuế cá nhân một cách tiện lợi ngay trên điện thoại thông minh.

Bước 1: Tải và đăng nhập ứng dụng eTax Mobile bằng tài khoản thuế điện tử đã được kích hoạt.

Bước 2: Tại giao diện chính, vào mục Tra cứu -> Chọn Tra cứu hộ kinh doanh.

Bước 3: Nhập mã số thuế để xem toàn bộ thông tin về mức thuế khoán, các danh mục miễn giảm thuế hoặc trạng thái hoạt động hiện tại.

Cách 4: Tra cứu kết quả hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Phương thức này phù hợp khi bạn vừa nộp hồ sơ thành lập hoặc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh và muốn theo dõi tiến độ duyệt.

Bước 1: Truy cập dichvucong.gov.vn, chọn mục Tra cứu hồ sơ.

Bước 2: Nhập chính xác "Mã hồ sơ" được cấp trên giấy hẹn và điền mã xác thực.

Bước 3: Hệ thống sẽ trả về kết quả chi tiết về trạng thái xử lý (Đang xử lý, Yêu cầu bổ sung hay Đã hoàn thành).

3. Những lưu ý quan trọng khi tìm kiếm thông tin hộ kinh doanh

Để quá trình tra cứu diễn ra thuận lợi và nhận được kết quả chính xác, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

Ưu tiên tìm kiếm bằng Mã số thuế: Tên các hộ kinh doanh cá thể thường dễ trùng lặp hoặc tương tự nhau. Việc sử dụng mã số thuế (hoặc mã số đăng ký kinh doanh) là cách duy nhất giúp bạn tìm đúng thực thể cần tra cứu.

Kiểm tra kỹ trạng thái hoạt động: Hãy đặc biệt chú ý đến dòng trạng thái của người nộp thuế. Nếu hệ thống ghi nhận "NNT ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục đóng MST", bạn nên cân nhắc kỹ trước khi ký kết giao dịch thương mại để tránh rủi ro hóa đơn bất hợp pháp.

Độ trễ của dữ liệu trực tuyến: Một số hộ kinh doanh tại các địa phương vùng sâu, vùng xa có thể gặp tình trạng dữ liệu điện tử chưa được cập nhật kịp thời lên hệ thống quốc gia. Trong trường hợp này, bạn có thể liên hệ trực tiếp Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Quận/Huyện nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở để xin cung cấp thông tin.

Kết luận

Từ năm 2026, hàng loạt quy định mới về quản lý thuế đối với hộ kinh doanh đã chính thức được áp dụng, mang đến nhiều thay đổi quan trọng cho người kinh doanh. Một trong những chủ đề được quan tâm nhất hiện nay là chính sách quản lý đối với nhóm hộ kinh doanh có mức doanh thu nhỏ. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn cảnh và chi tiết nhất về nghĩa vụ thuế, sổ sách kế toán theo quy định pháp luật mới nhất.

1. Doanh thu dưới 500 triệu có phải nộp thuế và kê khai không?

Theo Luật Thuế giá trị gia tăng (sửa đổi năm 2025) và Luật Thuế thu nhập cá nhân (2025), kể từ năm 2026, cá nhân và hộ kinh doanh có mức doanh thu từ 500 triệu đồng/năm trở xuống sẽ không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN.

Tuy nhiên, được miễn nộp tiền thuế không đồng nghĩa với việc bạn được miễn hoàn toàn các thủ tục hành chính. Rất nhiều người băn khoăn liệu hộ kinh doanh dưới 500 triệu có phải kê khai thuế không? Câu trả lời chính xác là CÓ.

Mục đích của việc kê khai này là để thông báo doanh thu thực tế với cơ quan Thuế, qua đó làm căn cứ hợp pháp xác định hộ kinh doanh của bạn thực sự chưa vượt ngưỡng chịu thuế. Nếu không kê khai, cơ quan chức năng sẽ không có cơ sở để áp dụng chính sách miễn thuế cho cơ sở kinh doanh của bạn.

2. Hướng dẫn cách kê khai thuế nhanh chóng, hợp lệ

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi, cơ quan Thuế hiện đang ưu tiên người dân thực hiện thông báo doanh thu qua các phương thức điện tử. Bạn có thể dễ dàng nộp tờ khai qua:

Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Cục Thuế.

Ứng dụng eTax Mobile trên điện thoại thông minh.

Quy trình kê khai cơ bản trên ứng dụng eTax Mobile:

Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng eTax bằng tài khoản đã đăng ký.

Bước 2: Truy cập vào mục kê khai dành cho hộ kinh doanh.

Bước 3: Nhập chính xác mức doanh thu phát sinh thực tế trong kỳ.

Bước 4: Gửi tờ khai. Hệ thống sẽ tự động ghi nhận và xác định cơ sở của bạn không phát sinh số thuế phải nộp nếu doanh thu chưa vượt mức 500 triệu.

Lưu ý về biểu mẫu: Theo Thông tư 18/2026/TT-BTC (hiệu lực từ 05/03/2026 thay thế Thông tư 40/2021/TT-BTC), mẫu tờ khai áp dụng cho nhóm đối tượng này là Mẫu số 01/TKN-CNKD.

3. Quy định về việc lập sổ kế toán (Mẫu S1a-HKD)

Bên cạnh nghĩa vụ kê khai thông báo, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu/năm vẫn phải tuân thủ việc ghi chép sổ sách kế toán. Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 152/2025/TT-BTC, nhóm đối tượng không chịu thuế GTGT và TNCN chỉ cần sử dụng duy nhất một loại sổ: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S1a-HKD).

Việc ghi sổ này tương đối đơn giản và không đòi hỏi nghiệp vụ kế toán phức tạp. Chủ hộ kinh doanh chỉ cần cập nhật đầy đủ các thông tin:

Ngày, tháng phát sinh giao dịch.

Nội dung bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.

Số tiền doanh thu thu được.

Cuốn sổ này vừa giúp chủ cơ sở dễ dàng quản lý dòng tiền, vừa là tài liệu quan trọng để đối chiếu số liệu với cơ quan Thuế khi có yêu cầu kiểm tra.

4. Một số lưu ý pháp lý quan trọng khác

Dù quy mô kinh doanh nhỏ, chủ hộ kinh doanh dưới 500 triệu vẫn cần nắm rõ một số quy định pháp luật đi kèm:

Về đăng ký kinh doanh: Trừ những người bán hàng rong, buôn chuyến có thu nhập thấp, nếu bạn có địa điểm cố định hoặc kinh doanh ngành nghề có điều kiện thì vẫn bắt buộc phải đăng ký thành lập Hộ kinh doanh.

Về Bảo hiểm xã hội (BHXH): Một điểm mới cực kỳ quan trọng là từ ngày 01/07/2025, tất cả chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh đều thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, không phân biệt doanh thu dưới hay trên 500 triệu đồng.

Về tài khoản ngân hàng: Pháp luật hiện chưa bắt buộc mọi hộ kinh doanh nhỏ phải mở tài khoản công ty. Dù vậy, bạn vẫn nên tạo một tài khoản ngân hàng riêng biệt cho việc kinh doanh nhằm tách bạch dòng tiền cá nhân và hỗ trợ việc thống kê doanh thu minh bạch hơn.

Kết luận

Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là biểu mẫu bắt buộc và quan trọng nhất đối với mọi kế toán khi kết thúc kỳ tính thuế năm. Trong đó, mẫu số 03/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC là biểu mẫu hiện hành được áp dụng để xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp theo phương pháp doanh thu - chi phí. Để giúp doanh nghiệp chủ động hoàn thiện hồ sơ đúng quy định, FastCA xin tổng hợp chi tiết quy định, hướng dẫn điền chỉ tiêu và cách nộp hồ sơ quyết toán qua bài viết sau.

Quy định hiện hành về mẫu 03/TNDN theo Thông tư 80

Mẫu số 03/TNDN là tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp áp dụng cho các đơn vị thực hiện phương pháp kê khai doanh thu, chi phí. Biểu mẫu này được quy định cụ thể tại Mục VI Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Việc áp dụng đúng phom chuẩn của mẫu 03/TNDN có ý nghĩa quyết định đến tính hợp lệ của hồ sơ quyết toán. Tờ khai này phản ánh toàn diện bức tranh tài chính của doanh nghiệp trong năm, từ việc tập hợp doanh thu, xác định chi phí hợp lý được trừ, đến việc tính toán các khoản thu nhập khác và trích lập quỹ khoa học công nghệ (nếu có). Kết quả cuối cùng trên tờ khai sẽ xác định chính xác số thuế TNDN còn phải nộp hoặc số thuế nộp thừa để chuyển kỳ sau.

Hướng dẫn chi tiết các bước lập tờ khai mẫu 03/TNDN

Để lập mẫu 03/TNDN một cách chính xác trên hệ thống Hỗ trợ kê khai (HTKK), kế toán cần phân loại và xử lý số liệu theo hai nhóm thông tin cơ bản:

1. Phần thông tin chung của người nộp thuế

Doanh nghiệp điền chính xác thông tin định danh bao gồm: Tên người nộp thuế, Mã số thuế, Địa chỉ trụ sở chính, Ngành nghề có tỷ lệ doanh thu cao nhất, và thông tin về đại lý thuế (nếu có). Cần lưu ý chọn đúng kỳ tính thuế theo năm dương lịch hoặc năm tài chính đặc thù của đơn vị.

2. Các chỉ tiêu cốt lõi phản ánh nghĩa vụ thuế

Kế toán cần tập trung đối chiếu số liệu hệ thống để điền chính xác các nhóm chỉ tiêu sau:

Chỉ tiêu G1, G3: Xác định số thuế TNDN nộp thừa từ các kỳ trước mang sang để thực hiện bù trừ tự động với nghĩa vụ thuế của kỳ này.

Chỉ tiêu D11, G2, G4, G5: Khai báo chuẩn xác tổng số thuế TNDN doanh nghiệp đã thực tế tạm nộp vào ngân sách nhà nước trong năm tính đến hạn nộp hồ sơ (ví dụ số thuế tạm nộp 4 quý).

Nhóm chỉ tiêu E và G: Lưu ý tách biệt và không khai trùng lặp thông tin về số thuế TNDN phải nộp hoặc đã tạm nộp cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh đang được hưởng ưu đãi thuế tại địa bàn tỉnh khác (các hoạt động này đã được kê khai riêng ở các biểu mẫu phân bổ phụ lục).

Chỉ tiêu E4, G5, H3: Phản ánh số thuế TNDN phát sinh từ hoạt động chuyển nhượng cơ sở hạ tầng, nhà ở đã bàn giao trong kỳ bao gồm cả số tiền ứng trước thu từ khách hàng.

Các phụ lục đính kèm tờ khai quyết toán thuế TNDN

Bên cạnh tờ khai chính, tùy thuộc vào thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn thiện và nộp kèm các phụ lục tương ứng được quy định tại Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Dưới đây là danh sách các phụ lục phổ biến thường đi kèm với mẫu 03/TNDN:

Phụ lục 03-1A/TNDN: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh dành cho doanh nghiệp thuộc các ngành sản xuất, thương mại, dịch vụ nói chung.

Phụ lục 03-2/TNDN: Xác định số lỗ được chuyển từ các năm trước sang kỳ tính thuế hiện tại để giảm trừ thu nhập chịu thuế.

Phụ lục 03-3A/TNDN, 03-3B/TNDN: Xác định số thuế TNDN được ưu đãi đối với dự án đầu tư mới hoặc dự án đầu tư mở rộng quy mô.

Phụ lục 03-5/TNDN: Kê khai thuế TNDN đối với thu nhập từ hoạt động chuyển nhượng bất động sản.

Phụ lục 03-8/TNDN: Phân bổ số thuế TNDN phải nộp của đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh khác tỉnh với trụ sở chính.

Quy trình kết xuất và nộp tờ khai qua mạng

Sau khi hoàn thành việc nhập số liệu vào tờ khai và các phụ lục liên quan, doanh nghiệp thực hiện các bước sau để gửi hồ sơ đến cơ quan quản lý thuế:

Bước 1: Kiểm tra tính logic của số liệu bằng cách nhấn nút "Ghi" trên phần mềm HTKK. Sửa đổi toàn bộ các lỗi cảnh báo màu đỏ nếu có.

Bước 2: Chọn chức năng "Kết xuất" và xuất hồ sơ dưới định dạng file XML.

Bước 3: Truy cập vào Hệ thống Thuế điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn) bằng tài khoản quản lý của doanh nghiệp.

Bước 4: Vào mục "Khai thuế", chọn "Nộp tờ khai XML" và tải tệp tin vừa kết xuất từ HTKK lên hệ thống.

Bước 5: Kết nối thiết bị chữ ký số (USB Token) hoặc sử dụng giải pháp ký số từ xa của FastCA để thực hiện ký điện tử lên tệp hồ sơ, sau đó nhấn "Gửi tờ khai" để hoàn tất quy trình.

Từ năm 2026, cơ chế quản lý thuế đối với hộ kinh doanh có những chuyển biến mạnh mẽ, đòi hỏi tính tự giác và tuân thủ cao từ phía các chủ hộ. Việc nắm rõ các quy định về thủ tục và thời hạn lập hồ sơ đăng ký thuế ban đầu là vô cùng quan trọng. Nếu chủ hộ chủ quan, lơ là các cột mốc thời gian quy định, hành vi này sẽ dẫn đến những chế tài xử phạt hành chính không nhỏ, gây ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách và uy tín hoạt động của cơ sở kinh doanh.

Quy định về thời hạn làm thủ tục đăng ký thuế hộ kinh doanh

Theo quy định pháp luật hiện hành, khi bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh, các hộ kinh doanh có nghĩa vụ phải đăng ký thuế với cơ quan quản lý trực tiếp để được cấp mã số thuế. Khác với việc khai thuế định kỳ, đăng ký thuế là bước thiết lập hồ sơ ban đầu.

Thời hạn quy định để hộ kinh doanh nộp hồ sơ đăng ký thuế thường là trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, hoặc ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh đối với hộ không thuộc diện đăng ký kinh doanh. Việc không chủ động thực hiện đúng thời hạn này đồng nghĩa với việc chủ hộ đang tự đặt mình vào rủi ro vi phạm pháp luật hành chính.

Mức phạt chậm đăng ký thuế hộ kinh doanh hiện nay là bao nhiêu?

Chế tài xử phạt đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thuế được quy định chi tiết tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung mới nhất. Mức phạt tiền cụ thể sẽ phụ thuộc vào số ngày quá hạn và mức độ khắc phục hậu quả của hộ kinh doanh.

Cụ thể, các khung xử phạt hành chính được áp dụng như sau:

Quá hạn từ 01 đến 10 ngày và có tình tiết giảm nhẹ: Phạt cảnh cáo.

Quá hạn từ 01 đến 30 ngày (trừ trường hợp được cảnh cáo nêu trên): Phạt tiền từ 1.500.000 đồng đến 3.500.000 đồng.

Quá hạn từ 31 đến 60 ngày: Phạt tiền từ 3.500.000 đồng đến 5.500.000 đồng.

Quá hạn từ 61 đến 90 ngày hoặc quá hạn từ 91 ngày trở lên nhưng không làm phát sinh số tiền thuế phải nộp: Phạt tiền từ 5.500.000 đồng đến 8.500.000 đồng.

Không nộp hồ sơ đăng ký thuế nhưng không phát sinh số tiền thuế phải nộp: Phạt tiền từ 8.500.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Đối với những trường hợp chậm nộp hồ sơ làm phát sinh nghĩa vụ thuế, ngoài việc chịu chế tài phạt hành chính cho hành vi chậm trễ, hộ kinh doanh còn phải nộp đủ số tiền thuế thiếu và tiền chậm nộp tính theo tỷ lệ 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp. Do đó, việc nắm bắt thông tin và chủ động thực hiện thủ tục là cách tốt nhất để bảo vệ quyền lợi tài chính cho cơ sở của mình.

Giải pháp hạn chế rủi ro pháp lý về thuế cho hộ kinh doanh

Sự thay đổi đồng bộ trong hệ thống quản lý thuế từ năm 2026 hướng tới việc tối ưu hóa quy trình bằng công nghệ số. Để tránh rơi vào kịch bản bị phạt chậm đăng ký thuế hộ kinh doanh hoặc các lỗi liên quan đến kê khai hóa đơn, chứng từ, các chủ hộ kinh doanh cần chủ động chuyển đổi tư duy quản lý.

Việc ứng dụng các giải pháp công nghệ như phần mềm kế toán, chữ ký số và hóa đơn điện tử không chỉ giúp chuẩn hóa quy trình giấy tờ mà còn lưu trữ dữ liệu khoa học, nhắc nhở các mốc thời gian quan trọng. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng này giúp hộ kinh doanh tối ưu chi phí vận hành, giảm thiểu tối đa các sai sót hành chính không đáng có trong quá trình tương tác với cơ quan thuế.

Kết bài

Trong hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp, việc hoàn thiện tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) đúng hạn và chính xác không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà còn giúp đơn vị tránh được những rủi ro xử phạt hành chính đáng tiếc. Năm 2026, với những cập nhật mới từ cơ quan Thuế, các kế toán và chủ doanh nghiệp cần nắm vững các biểu mẫu hiện hành cũng như mốc thời gian quy định để chủ động trong kỳ quyết toán.

1. Đối tượng nào phải thực hiện nộp tờ khai thuế GTGT?

Tờ khai thuế GTGT là biểu mẫu pháp lý để doanh nghiệp kê khai toàn bộ hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ tính thuế. Dựa vào đây, cơ quan thuế sẽ xác định số thuế GTGT doanh nghiệp phải nộp vào ngân sách nhà nước hoặc số thuế được khấu trừ chuyển sang kỳ sau.

Theo quy định pháp luật hiện hành, tất cả các tổ chức, cá nhân có hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT đều có trách nhiệm lập và nộp tờ khai đúng kỳ hạn, ngay cả khi trong kỳ không phát sinh doanh thu hay số thuế phải nộp. Các đối tượng cụ thể bao gồm:

Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế: Các công ty được thành lập hợp pháp theo Luật Doanh nghiệp, Luật Hợp tác xã; các đơn vị trực thuộc tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị sự nghiệp có phát sinh hoạt động kinh tế.

Doanh nghiệp nước ngoài: Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, các bên tham gia hợp tác kinh doanh (BCC) hoặc nhà thầu nước ngoài kinh doanh tại Việt Nam.

Cá nhân và hộ kinh doanh: Các hộ kinh doanh, cá nhân hoặc nhóm cá nhân kinh doanh độc lập có phát sinh doanh thu chịu thuế GTGT.

Đơn vị nộp thay: Tổ chức, cá nhân tại Việt Nam mua dịch vụ từ nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế thay cho nhà thầu.

2. Tổng hợp các mẫu tờ khai thuế GTGT mới nhất hiện nay

Để hỗ trợ người nộp thuế tra cứu và áp dụng chính xác biểu mẫu cho từng loại hình hoạt động, dưới đây là danh sách các mẫu tờ khai thuế GTGT mới nhất được ban hành theo Thông tư 80/2021/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC):

Mẫu 01/GTGT: Áp dụng cho người nộp thuế tính thuế theo phương pháp khấu trừ có hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường. (Có thể đi kèm các phụ lục phân bổ 01-2, 01-3, 01-6/GTGT tùy ngành nghề).

Mẫu 02/GTGT: Áp dụng cho người nộp thuế tính thuế theo phương pháp khấu trừ đang có dự án đầu tư thuộc diện được hoàn thuế.

Mẫu 03/GTGT: Áp dụng đối với hoạt động mua bán, chế tác vàng bạc, đá quý tính thuế theo phương pháp trực tiếp trên giá trị gia tăng.

Mẫu 04/GTGT: Áp dụng cho người nộp thuế tính thuế theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu.

Mẫu 05/GTGT: Áp dụng cho người nộp thuế tính thuế theo phương pháp khấu trừ có hoạt động xây dựng, chuyển nhượng bất động sản tại tỉnh khác nơi đóng trụ sở chính.

Lưu ý: Việc lựa chọn sai mẫu tờ khai thuế GTGT có thể dẫn đến việc hồ sơ khai thuế bị hệ thống của Tổng cục Thuế từ chối trả kết quả chấp nhận. Kế toán viên cần xác định rõ phương pháp tính thuế của doanh nghiệp mình (khấu trừ hay trực tiếp) trước khi tiến hành kết xuất dữ liệu từ phần mềm HTKK.

3. Thời hạn nộp và quy định xử phạt chậm nộp tờ khai thuế GTGT 2026

Nắm rõ thời hạn nộp tờ khai giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp dòng tiền và hoàn thiện số liệu kế toán đúng hạn.

Thời hạn nộp tờ khai theo quy định

Căn cứ theo Luật Quản lý thuế, thời hạn cuối cùng để nộp tờ khai thuế GTGT được quy định rõ ràng như sau:

Kê khai theo tháng: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.

Kê khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên thuộc quý tiếp theo liền kề quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

Kê khai theo từng lần phát sinh: Chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.

Chế tài xử phạt hành chính khi chậm nộp

Nếu để quá hạn nộp tờ khai, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các mức phạt hành chính lũy tiến cực kỳ nghiêm khắc:

Phạt cảnh cáo: Áp dụng cho hành vi nộp chậm từ 01 đến 05 ngày và có phát sinh tình tiết giảm nhẹ.

Phạt từ 2.000.000đ – 5.000.000đ: Chậm nộp từ 01 đến 30 ngày (trừ trường hợp cảnh cáo).

Phạt từ 5.000.000đ – 8.000.000đ: Chậm nộp tờ khai từ 31 đến 60 ngày.

Phạt từ 8.000.000đ – 15.000.000đ: Chậm nộp từ 61 đến 90 ngày, hoặc quá 90 ngày nhưng không phát sinh số thuế phải nộp.

Phạt từ 15.000.000đ – 25.000.000đ: Chậm nộp trên 90 ngày có phát sinh số thuế phải nộp, nhưng người nộp thuế đã nộp đủ số tiền thuế và tiền chậm nộp vào ngân sách trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra/thanh tra.

Đồng thời, nếu phát sinh số thuế chậm nộp, doanh nghiệp sẽ bị tính thêm tiền chậm nộp theo công thức pháp quy:

Tiền chậm nộp = Số thuế chậm nộp x 0,03% x Số ngày chậm nộp

Kết luận

Trong nỗ lực hiện đại hóa công tác quản lý thuế, ứng dụng eTax Mobile đã trở thành công cụ đắc lực giúp cá nhân tự thực hiện các thủ tục thuế tại nhà. Một trong những nghiệp vụ được quan tâm nhất chính là kê khai giảm trừ gia cảnh. Nếu bạn đang tìm cách đăng ký người phụ thuộc trên Etax mobile nhanh chóng, chính xác để tối ưu số thuế thu nhập cá nhân phải nộp, hãy cùng FastCA theo dõi hướng dẫn chi tiết ngay dưới đây.

Lợi ích khi đăng ký người phụ thuộc qua Etax Mobile

Trước đây, để đăng ký người phụ thuộc, người nộp thuế thường phải nộp hồ sơ giấy qua cơ quan chi trả thu nhập hoặc đến trực tiếp cơ quan thuế. Hiện nay, việc sử dụng ứng dụng điện thoại mang lại nhiều ưu điểm vượt trội:

Tiết kiệm thời gian: Hoàn thiện hồ sơ chỉ trong vài phút, không cần xếp hàng hay đi lại.

Thao tác đơn giản: Giao diện trực quan, dễ dàng nhập liệu và tải lên các chứng từ cần thiết.

Minh bạch dữ liệu: Người nộp thuế có thể chủ động theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ và quản lý danh sách người phụ thuộc đã được phê duyệt.

Hỗ trợ định danh: Tích hợp dữ liệu từ cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thông qua mã số định danh cá nhân (CCCD).

Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký người phụ thuộc trên Etax mobile

Để thực hiện thành công, bạn cần cài đặt ứng dụng eTax Mobile và đăng nhập bằng tài khoản Thuế điện tử hoặc tài khoản VNeID (định danh mức 2). Quy trình cụ thể như sau:

Bước 1: Truy cập chức năng kê khai Tại màn hình chính sau khi đăng nhập, bạn tìm và chọn mục “Đăng ký thuế”, sau đó chọn tiếp “Kê khai hồ sơ đăng ký thuế”.

Bước 2: Chọn loại hồ sơ phù hợp Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các thủ tục. Bạn chọn mã hồ sơ 1.008499 (Đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc đối với cá nhân đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế). Nhấn “Đồng ý” để vào giao diện tờ khai.

Bước 3: Phân loại trạng thái người phụ thuộc Hệ thống sẽ yêu cầu bạn lựa chọn:

Chọn “Đăng ký thuế”: Nếu người phụ thuộc chưa có mã số thuế (MST).

Chọn “Thay đổi thông tin đăng ký thuế”: Nếu người phụ thuộc đã được cấp MST trước đó nhưng cần cập nhật lại thông tin hoặc đăng ký giảm trừ mới.

Bước 4: Nhập thông tin chi tiết Đây là bước quan trọng nhất trong đăng ký người phụ thuộc trên Etax mobile. Bạn cần nhập Mã số thuế của cơ quan chi trả thu nhập (công ty bạn đang công tác) và nhấn “Thêm mới người phụ thuộc”. Tại đây, hãy điền chính xác các thông tin: Họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân/CCCD, quốc tịch và quan hệ với người nộp thuế.

Bước 5: Hoàn tất và gửi hồ sơ Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập, nhập mã xác nhận (Captcha) và nhấn “Hoàn thành”. Hệ thống sẽ gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ để cơ quan thuế phê duyệt.

Quy định về thời hạn và điều kiện đăng ký người phụ thuộc năm 2026

Việc nắm rõ cách đăng ký người phụ thuộc trên Etax mobile là chưa đủ, bạn cần lưu ý các mốc thời gian để không bỏ lỡ quyền lợi giảm trừ gia cảnh trong kỳ quyết toán thuế 2026:

Thời hạn đăng ký: Đối với cá nhân tự quyết toán, hạn chót để nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc thường là ngày 04/05/2026. Tuy nhiên, nếu đăng ký thông qua doanh nghiệp chi trả thu nhập, thời hạn có thể kéo dài đến cuối tháng 3 năm sau (khi nộp hồ sơ quyết toán thuế năm).

Điều kiện thu nhập: Người phụ thuộc phải là người mà người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng và có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn không vượt quá 1.000.000 đồng.

Nguyên tắc duy nhất: Một người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế trong cùng một năm tính thuế.

Nộp tờ khai bổ sung trên thuế điện tử là quy trình bắt buộc giúp người nộp thuế kịp thời điều chỉnh các sai sót sau khi đã gửi tờ khai chính thức. Việc thực hiện đúng kỹ thuật không chỉ đảm bảo tính chính xác của số liệu mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định về quản lý thuế. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện nhanh chóng và chính xác nhất.

1. Chuẩn bị trước khi nộp tờ khai thuế bổ sung

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và công cụ là bước then chốt để quá trình thực hiện nộp tờ khai bổ sung trên thuế điện tử diễn ra suôn sẻ. Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và sửa đổi bởi Luật số 56/2024/QH15, người nộp thuế có quyền khai bổ sung trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ của kỳ tính thuế có sai sót (trước khi có quyết định thanh tra).

Để bắt đầu, bạn cần chuẩn bị:

Tài khoản điện tử thuế giao dịch: Đảm bảo tài khoản hoạt động bình thường, thông tin đăng nhập chính xác và chữ số (Token) còn hạn sử dụng.

Khai báo hỗ trợ phần mềm (HTKK): Cài đặt phiên bản HTKK mới nhất để xuất ra định dạng XML tương thích với hệ thống.

Hồ sơ, chứng từ điều chỉnh: Tập hợp hóa đơn, chứng từ kế toán và liên kết đối chiếu tài liệu.

2. Các bước thực hiện kê khai bổ sung trên hệ thống

Trình tự thực hiện thao tác trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế được tiến hành qua các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ https://thuedientu.gdt.gov.vn , chọn phân hệ “Doanh nghiệp” hoặc “Cá nhân” và đăng nhập bằng mã số thuế cùng mật khẩu.

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn mục “Kê khai thuế”, sau đó nhấn chọn “Nộp tờ khai bổ sung”.

Bước 3: Chọn tờ khai có sai sót, điền các thông tin như: loại thuế, kỳ thuế, lý do bổ sung và điều chỉnh số liệu.

Bước 4: Đính kèm hồ sơ chứng minh (nếu có), thực hiện thao tác “Ký và phụ kiện” bằng chữ ký số và chờ nhận thông báo từ hệ thống.

3. Lưu ý quan trọng khi hoàn hồ sơ

Khi thực hiện quy trình này, người nộp thuế cần kiểm soát chặt chẽ các yếu tố sau để tránh bị cơ quan thuế xử phạt:

Kiểm tra tính chính xác của dữ liệu, đối chiếu khớp đúng với chứng từ kế toán thực tế.

Sử dụng đúng hệ thống biểu mẫu tờ khai bổ sung hiện hành (Mẫu số 01/KHBS và Mẫu số 01-1/KHBS).

Lưu trữ cẩn thận biên lai điện tử và thông báo xác nhận nộp thành công để làm cơ sở giải trình.

Kết luận