Mẫu sổ S1a-HKD excel cho hộ kinh doanh dưới 1 tỷ
Từ năm 2026, các quy định mới về quản lý thuế và kế toán đã mang lại nhiều thay đổi mang tính bước ngoặt cho các hộ kinh doanh tại Việt Nam. Đặc biệt, sau khi ngưỡng doanh thu miễn thuế được nâng lên mức 1 tỷ đồng/năm, việc áp dụng hệ thống sổ sách kế toán phù hợp trở thành mối quan tâm hàng đầu của các chủ hộ. Bài viết dưới đây của FastCA sẽ cung cấp toàn bộ thông tin chi tiết về mẫu sổ S1a-HKD – Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ mới nhất, giúp bạn chủ động quản lý dòng tiền và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Quy định mới về mẫu sổ S1a-HKD theo Thông tư 152
Theo hướng dẫn tại Thông tư 152/2025/TT-BTC, công tác kế toán đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đã được đơn giản hóa nhằm tạo điều kiện tối đa cho người nộp thuế. Trong đó, mẫu số S1a-HKD được ban hành như một công cụ chuyên dụng để theo dõi, phản ánh doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của các hộ kinh doanh thuộc diện không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN.
Một điểm nhấn quan trọng mà các chủ hộ cần lưu ý là kể từ khi Nghị định 141/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 29/04/2026, ngưỡng doanh thu được miễn thuế đã được điều chỉnh tăng mạnh từ 500 triệu đồng lên mức 1 tỷ đồng/năm. Do đó, đối tượng áp dụng mẫu sổ S1a-HKD hiện nay đã được mở rộng cho tất cả các hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở xuống.
Trước thời điểm này, mẫu sổ này thường được cộng đồng kế toán gọi quen thuộc là mẫu sổ S1a-HKD dưới 500 triệu (dành cho nhóm 1). Việc nâng mức hạn ngạch lên 1 tỷ đồng không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng tài chính cho các mô hình kinh doanh nhỏ lẻ mà còn chuẩn hóa lại tên gọi và mục đích sử dụng của mẫu sổ S1a-HKD thành mẫu sổ dành cho hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng. Dù thuộc diện được miễn thuế, các hộ kinh doanh vẫn có nghĩa vụ phải mở sổ và ghi chép đầy đủ để cơ quan thuế có cơ sở giám sát, xác định tính minh bạch của hạn mức doanh thu thực tế phát sinh trong năm.
Hướng dẫn cách ghi mẫu sổ S1a-HKD excel chi tiết
Để tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa quy trình nhập liệu và giảm thiểu các sai sót toán học, phần lớn các chủ hộ hiện nay đều ưu tiên sử dụng các file điện tử. Việc áp dụng Mẫu sổ S1a-HKD excel giúp cho việc quản lý trở nên trực quan và khoa học hơn rất nhiều.
Cấu trúc của mẫu sổ này tương đối đơn giản, bao gồm các phần cốt lõi sau:
Cột A – Ngày, tháng ghi sổ: Tại đây, người lập sổ ghi rõ ràng ngày, tháng, năm phát sinh hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thực tế thực hiện việc ghi chép doanh thu vào hệ thống.
Cột B – Nội dung diễn giải: Phần này dùng để ghi tóm tắt bản chất của giao dịch kinh tế. Tùy thuộc vào hình thức kinh doanh, chủ hộ có thể diễn giải chi tiết theo từng đơn hàng cụ thể hoặc ghi tổng hợp chung theo ngày/tuần.
Cột 1 – Doanh thu: Phản ánh chính xác tổng số tiền (tính theo đơn vị Đồng) thu được từ hoạt động bán hàng tương ứng với nội dung đã nêu ở cột diễn giải.
Những lưu ý quan trọng khi lập sổ doanh thu hộ kinh doanh
Trong quá trình vận hành và ghi chép sổ kế toán S1a-HKD, các chủ hộ cần tuân thủ một số nguyên tắc vận hành thực tế dưới đây để đảm bảo tính hợp pháp và tối ưu hiệu quả quản lý:
Duy trì tính nhất quán: Hộ kinh doanh cần lựa chọn phương pháp ghi sổ phù hợp ngay từ đầu năm và áp dụng xuyên suốt cả năm tài chính. Việc thay đổi liên tục giữa cách ghi chi tiết theo từng đơn và ghi tổng hợp theo ngày sẽ dễ dẫn đến chồng chéo, thất thoát dữ liệu.
Linh hoạt theo đặc thù ngành nghề: Đối với các mô hình có tần suất giao dịch lớn, liên tục trong ngày với giá trị nhỏ như quán ăn, quán cà phê, cửa hàng đồ uống hay tiệm bánh, chủ hộ không bắt buộc phải bóc tách chi tiết từng hóa đơn siêu nhỏ. Thay vào đó, bạn có thể ghi gộp tổng doanh thu vào cuối ngày (Ví dụ: "Doanh thu bán phở và nước giải khát ngày 01/05/2026"). Ngược lại, các ngành có số lượng đơn hàng ít nhưng giá trị lớn như vật liệu xây dựng, nội thất, thiết bị điện nước thì bắt buộc phải ghi chi tiết theo từng giao dịch phát sinh để dễ dàng đối chiếu dòng tiền.
Chú trọng sao lưu dữ liệu: Vì lưu trữ dưới dạng file mềm Excel, chủ hộ nên duy trì thói quen sao lưu định kỳ lên các nền tảng lưu trữ đám mây an toàn nhằm phòng ngừa rủi ro hỏng hóc thiết bị, mất dữ liệu. Đồng thời, số liệu ghi trên sổ phải phản ánh trung thực, chính xác tuyệt đối dựa trên thực tế kinh doanh.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp về mẫu sổ S1a-HKD thông tư 152
Câu 1: Bìa mẫu sổ S1a-HKD cần thể hiện những thông tin gì?
Bìa sổ cần đảm bảo hiển thị đầy đủ các thông tin pháp lý cơ bản bao gồm: Tên hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh chính, tên sổ (Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ - Mẫu số S1a-HKD) và thời gian mở sổ.
Câu 2: Chủ hộ có được quyền chỉnh sửa giao diện mẫu sổ trên phần mềm Excel không?
Có thể điều chỉnh linh hoạt. Bạn hoàn toàn được phép chỉnh sửa hình thức trình bày, thêm thắt các cột chỉ tiêu phụ hoặc các bảng tính doanh số bổ sung để phục vụ cho việc quản trị nội bộ của gia đình. Tuy nhiên, các cột nội dung gốc bắt buộc theo quy định của Thông tư 152 (Ngày tháng, Diễn giải, Doanh thu) phải được giữ nguyên cấu trúc để đảm bảo tính hợp pháp khi làm việc với cơ quan thuế.
Câu 3: Có bắt buộc phải dùng sổ giấy in sẵn không hay được thay bằng file Excel hoàn toàn?
Theo quy định hiện hành, Bộ Tài chính khuyến khích việc ứng dụng công nghệ thông tin. Hộ kinh doanh hoàn toàn có thể lưu trữ file Excel trên máy tính thay cho sổ giấy truyền thống, miễn là dữ liệu được sắp xếp khoa học, rõ ràng và có thể kết xuất, in ra đóng thành quyển ký tên khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra đột xuất.
Kết bài
Việc nắm rõ và áp dụng chuẩn xác mẫu sổ S1a-HKD theo tinh thần của Thông tư 152 và Nghị định 141 không chỉ giúp các hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng bảo vệ tối đa quyền lợi miễn thuế của mình mà còn là bước đệm quan trọng để chuyên nghiệp hóa quy trình quản lý tài chính. Hy vọng bài viết đã mang đến những góc nhìn thực tế và giải pháp hữu ích cho các chủ hộ kinh doanh trên hành trình phát triển bền vững.
