Smartplan's Blog om vagtplaner.

1. Kommunikér personligt. Dine medarbejdere er forskellige individer og kan derfor ikke behandles ens. Som leder må du derfor tilpasse din kommunikation til den medarbejder, du kommunikerer med – nogle medarbejdere har brug for faste instruktioner, mens andre responderer bedre på en venskabelig attitude. Respektér dine medarbejdere og de vil respektere dig og forstå dit budskab bedre.

2. Acceptér dit ansvar. Mange ledere kan have svært ved at indrømme fejl – måske fordi de tror, at det får dem til at fremstå svage overfor medarbejderne. Erfaringer viser dog, at netop det at vise, at man som leder kan begå fejl, skaber et troværdigt billede af dig som leder, og det viser, at du stoler på dine medarbejdere. Til gengæld vil de også stole på dig.

3. Tag konfrontationen. Som leder er det dig, som har ansvaret for at sikre et harmonisk og behageligt arbejdsmiljø. Derfor må du også være klar til at konfrontere eventuelle problemer, hvad enten det er i forbindelse med manglende præstation eller stridigheder internt på arbejdspladsen.

4. Ros og beløn dine medarbejdere. Intet motiverer som ros og belønning, derfor er det vigtigt at fortælle det og rose dine medarbejdere, når virksomheden f.eks. har haft et godt regnskab eller skaffet en ny, stor kunde. Det kan også være, hvis en enkelt medarbejder har udført en opgave specielt godt.

5. Vurdér hvornår du skal sige din mening. Som leder er det selvfølgelig din mening, som tæller i sidste ende – det betyder dog ikke, at du altid ved bedst! Husk at der er en grund til, at du har ansat de medarbejdere, du har. Det er på grund af deres evner og ekspertise indenfor deres felt. Derfor skal du huske at lytte til dem, selvom de måske anbefaler noget andet, end du selv ville have gjort. Som leder skal du kunne vurdere, hvornår du skal skære igennem, og hvornår du skal lade medarbejderne komme til med deres idéer og løsninger. 

Vi håber, at du kan bruge rådene. Her på Smartplan forsøger vi i hvert fald at efterleve dem.

Da Café Venligbo kontaktede os for at høre, om muligheden for en sponsoraftale af Smartplan online vagtplanlægning i resten af caféens levetid, tøvede vi ikke længe med at sige ja til samarbejdet. Café Venligbo er en pop-up café som huserer i en ombygget container på Vesterbro, startet af en københavnsk gruppe af såkaldte Venligboere.

Venligboerne er en gruppe af mennesker, som ønsker at skabe kontakt mellem flygtninge, nydanskere og danskere gennem venlighed, nysgerrighed og respekt. Caféen på Vesterbro er et sted, hvor flygtninge og danskere frit kan mødes, hvad enten det er til en frivillig vagt i caféen, dansk/arabisk-undervisning, Yoga i det fri, lektiehjælp eller bare en kop kaffe.

Dette er alt sammen noget, som de anvender Smartplan til at organisere. Vi synes, at Café Venligbo er et friskt pust og en sag vi gerne vil støtte.

Noget af det unikke ved caféen er måden, den startede på. Venligboerne søgte hen over sommeren om tilladelse til at få lov at benytte sig af en fri plads i Enghaveparken på Vesterbro til en café. Da de fik ja, blev der på halvandet døgn indsamlet 15.000 kr. til formålet, hvorefter det kun tog et par uger at få caféen op at stå.

Martina er 26 år og læser Cand.Ling.Merc. i engelsk med profilen international markedskommunikation og PR. Hun ser frem til at få brugt de teorier og den viden, som studiet har givet hende, i praksis hos Smartplan. Samtidigt glæder hun sig til at løse opgaver inden for online markedsføring og hjælpe os med at blive mere synlig både på det danske og det engelske marked.

Louise er 25 år og er i gang med en Cand.Ling.Merc.i virksomhedskommunikation på tredje semester. Hun har valgt praktik, fordi det tiltalte hende at få lov at prøve kræfter med virksomhedskommunikation ude i den virkelige verden:

”Jeg ser frem til at arbejde for Smartplan de næste fem måneder, fordi jeg på den måde kommer til at arbejde med et bredt udsnit af de teorier, som jeg har studeret i fire år, og på samme tid forhåbentlig kan skabe noget værdi for Smartplan.”

Maiken er 25 år og læser sammen med Martina. Som praktikant hos Smartplan forventer hun at få mere hands-on erfaring med kommunikation og PR end studiet hidtil har kunnet tilbyde. Maiken ser frem at arbejde med og gøre en forskel for en mindre, lokal virksomhed, hvor hun bl.a. vil fokusere på sociale medier og optimering af det engelske marked.

Vi er glade for at vi nu kan annoncere en ny knap i Smartplan. Og vi tror det er en knap du bliver glad for.

Når du skal lave en ny vagtplan, bemande en ny vagt eller redigere en eksisterende vagt, kan du se hvis dine medarbejdere ikke er tilgængelige grundet ferie.

Sådan registreres en ferie

Medarbejderne kan selv lægge ferie ind på deres egen profil og administratorer kan oprette og slette ferie på alle medarbejdere.

Gå ind på medarbejderens profil side.

Scroll ned til afsnittet der hedder “Ferie indberetninger”

Tryk på “Tilføj ferieindberetning”

Udfyld start dato, slut dato og evt. en beskrivelse

Tryk på “Tilføj ferie”

Herefter vil du blive gjort opmærksom på at medarbejderen er på ferie når du prøver at planlægge en vagt i ferie perioden.

Det vil enten fremgå i den dropdown du bruger for at bemande en vagt:

I dag er dette blevet meget nemmere. Klik på den afholdte vagt i vagtplanen. Derefter kan du foretage de nødvendige rettelser. Det er hurtigt og nemt:

Du har mulighed for at rette i kommende vagter på samme måde. For at gøre dette klikker du blot på vagten og derefter på “rediger vagt”.

I går var en stor dag for os her på kontoret, og for vores kunder.

Det er hurtigt og nemt at oprette medarbejdere i Smartplan. Herunder kan du se hvordan det virker:

Klik på menupunktet “Medarbejdere” i toppen af skærmen.

Når du kommer ind på medarbejdersiden trykker du på “Opret medarbejder”

Herefter udfylder du informationer om din medarbejder. Det eneste der er krævet for at oprette en medarbejder er at du udfylder et fornavn og mindst en jobtype. Du kan altid udfylde resten senere. Hvis du udfylder en email adresse, inviterer Smartplan din medarbejder til systemet ved at sende dem en mail hvorfra de kan logge ind i Smartplan. Du kan altid gøre dette senere.

Hvis du ikke udfylder en email adresse vil din medarbejder fremgå således:

Så snart du udfylder en email, inviteres din medarbejder til Smartplan. Når de har været logget ind første gang kan du se at den grå cirkel erstattes med et billede af brugeren selv eller af et dyr:

I Sidebaren kan du få vist alle dine medarbejdere på én gang, du kan få vist alle medarbejdere med en bestemt jobtype, eller du kan få vist én bestemt medarbejder.

Hver gang du bemander en vagt, opdaterer Sidebaren sig, så du hele tiden kan følge med i dit timeforbrug.

Sidebaren introducerer også en ny måde at bemande din vagtplan på. Du kan nu “samle en medarbejder op” ved at trykke på et navn i Sidebaren. Så snart du trykker på navnet, hænger det fast til din mus. Du kan nu klikke på de vagter den valgte medarbejder skal have. Det er en hurtig og effektiv måde at tildele mange vagter til én medarbejder ad gangen.

Vi har lyttet til vores brugere Vi kan derfor med glæde fortælle at vi har taget en ny frisk tilgang til Trin 3 og gjort den meget mere kraftfuld. Man kan stadig bruge Trin 3 som man har gjort tidligere, men vi har lavet forskellige tiltag for at forbedre den endnu mere. Jeg vil her forklare lidt om tiltagene.

En overskuelig time oversigt Til højre for vagtplanen ligger der nu en overskuelig liste, listen indeholder de ansattes timeantal pr. uge. Som vagtplanlægger kan man derfor sikre sig at man ikke overskrider persons timetal for en uge. Listen følger med når du scroller ned af siden, så du har altid din oversigt ved hånden.

Fokuseret planlægning Vagtplanlæggeren kan have forskellige tilgange til hvordan vagtplanen skal ligges, derfor er det nu muligt at vælge en person ud og fokuser på lige denne person. Vælg personen i menuen til højre for vagtplanen og få fuld fokus på lige præcis denne persons timer og jobtyper.

Sidst men ikke mindst Til sidst men dog ikke mindst har vi implementeret noget som vi tror vil ændre måden I ligger jeres vagtplaner på. Man har før skulle klikke på en vagt, finde en person i en lang liste og trykke på Gem vagt. Det har skabt mange klik og frustrationer.

Derfor introducerer vi nu muligheden for at klikke på en person i listen til højre, personen bliver så tilknyttet din musemarkør (Se billedet). Dernæst kan du klikke på de vagter hvor du gerne vil have denne person på vagt. Det er så simpelt og så hurtigt. Det er nu slut med at bekræfte og finde personer i lange lister. Vælg din person og bemand.

Nu opdaterer vi Smartplan med endnu en ny funktion: Pauser. Mange har spurgt efter denne funktionalitet for at håndtere følgende behov:

Selvbetalte pauser skal ikke indgå i timeopgørelsen.

Nemmere planlægning med hensyn til pauser.

Vi er stolte af at kunne præsentere en ny tilføjelse til Smartplan. I dag er det blevet endnu bedre at have en vagtplan i Smartplan.

Så er der nyt i Smartplan.

Du har endelig fået din vagtplan til at gå op. Bemandingen passer, timerne passer og dine medarbejdere er glade.

Du plejer at bruge Excel til din vagtplan, fordi det var den hurtigste og nemmest måde at komme igang på. Og det var det måske også til din første vagtplan.