shyftplan

Ein-Blick-Übersicht

Ein kurzer Blick auf dein Smartphone reicht und du bist voll im Bilde. In unserer App siehst du die komplette Übersicht über deinen Schichtplan. Dein Dienstplan ist ab jetzt immer mit dabei. Du kannst dich mobil auf freie Dienste bewerben, Unpässlichkeiten angeben und dich in Echtzeit über Planänderungen oder Neuigkeiten informieren. Statt bei einem Terminkonflikt herumtelefonieren zu müssen, reichen mit unserer App wenige Berührungen aus, um das Problem zu lösen. Noch können nicht alle Features mobil genutzt werden, beispielsweise die Urlaubsplanung, das Erstellen eines Dienstplanes oder die Schichtauswertung sind momentan nur in der Web-Anwendung möglich. Aber schon jetzt spart man noch mehr Zeit – App sei Dank.

Für Schichtplaner bringt die App einen raschen Überblick über anstehende Schichten und die Möglichkeit, schnell und gezielt auf Änderungen reagieren zu können. Ebenso sieht man den Status von Anträgen und weiß sofort, worauf man noch antworten muss. Die Planung hängt damit nicht mehr vom Ort deiner Unterlagen ab – die hast du schließlich immer mit dabei. In der aktuellen Version ist die App noch als Unterstützung für unsere Webseite gedacht. Wir entwickeln die App aber stetig weiter, in Zukunft wird man die Personalplanung komplett vom Smartphone aus steuern können und so noch mehr Zeit sparen.

Kostenlos und kompatibel

Die shyftplan-App funktioniert mit Android oder iOS, Mitarbeiter können also problemlos ihr privates Smartphone oder Tablet nutzen. Für die Zeiterfassung kannst du bestimmen, auf welchen Geräten die Online-Stempeluhr gestartet werden darf. Beispielsweise kannst du an einem Tablet den Kiosk-Modus einstellen, was es zu einer mobilen Zeiterfassungsanlage macht. Ebenso kann die digitale Stempeluhr auf Wunsch auf jedem Privatgerät deiner Mitarbeiter verwendet werden. Das macht die Zeiterfassung anpassungsfähiger. Im Gegensatz zu einer teuren Zeiterfassungsanlage ist die shyftplan-App kostenlos. Jegliche Software gibt es auch als Web-Variante unter shyftplan.com, du bist also nicht an die App gebunden. Statt eine große Investition in ein System tätigen zu müssen, kannst du shyftplan risikolos testen.

Die Überall-App

Arbeit ist, wo du bist. Unsere Zeiterfassung stellt sich auf die Arbeitssituation in deinem Unternehmen ein. Dadurch werden Home Office oder externe Arbeitsplätze problemlos möglich – mobiler Zeiterfassung sei Dank. Du kannst selbst entscheiden, auf welchen Geräten die Stempeluhr gestartet werden kann. Ebenso ist eine zentrale Schaltstelle denkbar, je nachdem, was für dein Unternehmen die beste Lösung ist. Wir machen dich und deine Verwaltung flexibler und schenken dir neuen Gestaltungsspielraum.

Die Orga-Wale der Gastronomie

Die Systemgastronomie bringt mehr als nur “kleine” Unternehmen hervor. Das Ziel sind mindestens drei Filialen. Dadurch werden die Mitarbeiter zahlreich und verstreut. Der Manager vor Ort kennt zwar seine Mitarbeiter, die Zentrale dagegen kann gar nicht jeden kennen.

Aber die Systeme leben von und mit der zentralen Verwaltung, mit all ihren Vor- und Nachteilen. Einheitlichkeit ist also nicht nur auf der Speisekarte geboten. Einheitliche Abrechnung, Preissysteme, Personalverwaltung vor Ort und innerhalb des Betriebes, einheitliche Kommunikation, Stammdatenbank und Abrechnung – die Systeme sind oft so uniformiert wie ihre Mitarbeiter.

Mit dem großen Vertrauen in die eigenen Konzepte, steigt auch das Vertrauen in die internen Systeme.

Im wachsenden Betrieb und System liegt aber vielleicht das Problem. Der Genuss im Akkord ist mit guter Planung verbunden. Ein reibungsloses System in der Verwaltung hält dem Gastronomen und den Standorten den Rücken frei. Das System muss dabei nicht mal zwingend betriebsintern entwickelt werden. Was die Kollegen aus der kleineren Gastronomie bereits unterstützt, hilft auch dem Großgastronomen enorm.

Intern vs. extern

Die Qualitäten der Systemgastronomie liegen in der Quantität. Einkauf, Verarbeitung und Gästebetreuung werden in diesen Ausmaßen nicht alleine bewältigt. Statt Großmarkt gibt es Zulieferer, mit der Personalabteilung arbeiten Agenturen zusammen und PR-Firmen feilen an Werbung und Konzept – man ist also durchaus nach außen offen.

Auf anderen Gebieten bleibt man dann doch bei altbewährten Interna. Das eigene Kassensystem, die immer gleichen Personalakten, Zeiterfassung und Dienstpläne. Das Vertrauen in moderne Lösungen ist hierbei oft so gering, wie das des Gastes in die entstandene Qualität – beides unberechtigt.

Je größer der Betrieb, desto größer die Anforderungen

Das Misstrauen ist verständlich, denn die Anforderungen an neue Mittel vor allem für die Personalverwaltung sind hoch.

Ein gutes System für die größere Dienstplanung hat einige Hürden zu meistern. Jede Filiale muss sie nutzen können, denn diese plant die eigentlichen Schichten und Arbeitszeiten für ihre Mitarbeiter. Dabei müssen weiterhin zentrale Vorgaben eingehalten werden. Wer, wann, wie arbeiten darf und muss, wird nicht alleine vor Ort entschieden, aber umgesetzt.

Dazu kommt die Zeiterfassung.Wie in den meisten gastronomischen Betrieben muss sie sehr detailliert organisiert werden, nicht erst seit dem Mindestlohngesetz. Sie ist absolut unverzichtbar für die Lohnberechnung und Buchhaltung, die Arbeitszeitnachweise und für Reporte und Analysen mittlerer und großer Unternehmen.

Dienstplan und Zeiterfassung werden nur selten verbunden. Arbeitszeit und Planung weichen voneinander ab.

Kooperation wäre in diesen Unternehmen eigentlich logisch, doch es scheitert oft an den technischen Mitteln. Papierpläne sind selten geworden, aber Excel bleibt stark oder es herrscht ein abgeschlossenes, selbstentwickeltes System, mit dem die Mitarbeiter zwar ihre Arbeitszeiten einsehen, aber keine Eigeninitiative einbringen können.

Lokale Dienstpläne, eine seperate Zeiterfassung (mit veralteten Stechuhren), die Sammlung in der Zentrale und eine verspätete Auswertung – für kleinere Betriebe sehr schädlich, für große Unternehmen zumindest störend.

Aber warum halten Franchise und Systemgastronomie weiterhin an eigenen Systemen fest?

Ein teurer Pflegefall

Wie vieles in diesen Firmen, wurden die Systeme irgendwann teuer entwickelt – lieber pflegt man sie, statt sich von ihnen zu verabschieden.

Ist man dann mal bereit, sich von den alten Angewohnheiten zu trennen, erschwert der Einbau eines neuen Systems die Richtungsänderung. In einem laufenden Betrieb dieser Größenordnung lassen sich neue Systeme, wie ein Dienstplaner, erst mit viel Zeit und Geduld voll einfügen. Zeit, die ein schnell arbeitendes Unternehmen oft nicht hat. Nicht nur Neuangestellten, auch die alten Mitarbeiter müssen wieder an das System herangeführt werden, das auch noch mit neuen Geräten einhergeht – nicht in einer, sondern mehreren Fillialen. Kosten und Geduld des Personals treffen ungünstig zusammen.

shyftplan - für Systemgastronomen und Franchise

Die eigentliche moderne Lösung der Dienstplanung ist nicht nur bei externen Experten zu finden – sie ist vor allem für mittlere und große Gastronomie auch kostengünstiger als ein eigenes System.

Viele Gastronomen vertrauen shyftplan bereits den Großteil ihres Schichtplanes an und große Unternehmen ziehen nach.

Denn die Konzepte von zentraler Steuerung, Standardisierung und Multiplikation arbeiten auch bei shyftplan zusammen – genau wie sie die Systemgastronomie verfolgt.

Von den einzelnen Fillialen und Managern bis zur Zentrale, haben wir bei shyftplan einen Bogen gespannt. Der lokale Dienstplan kann noch immer vor Ort erstellt werden, aber von nun an unterwegs als App von den Mitarbeitern eingesehen und von der Buchhaltung zentral ausgewertet werden.

Arbeitszeitkonten und -nachweise werden durch die Zeiterfassung vor Ort ergänzt, während die gesamte Verwaltung darauf Zugriff hat. Rechte wie die Einsicht, Erstellung von Schichtplänen und Stundenkonten können genauso verteilt werden, wie sie die Verwaltungsstruktur widerspiegelt.

Mehr als Burger und Curry Die Geschmäcker sind verschieden, aber um so viele wie möglich zu einen, finden sich immer mehr gute Ideen. Nach Lebensmittelskandalen und neben Fast-Food und Franchise ist der Gast bereit, wieder Geld auf den Tresen zu legen.

Ob nun Kochpakete für die eigene Küche, Partyservice, vorbereitete Speisen, Lieferdienste oder die immer beliebteren Foodtrucks – die Branche ist vielfältig und genau hier setzen Gründer an.

Cafés, Restaurants und Bistros werden mit neuen Konzepten, Küchen und Ambiente ausgestattet und so steht nicht mehr nur allein das Kochen im Vordergrund, es ist auch die Art und Weise des Verkaufs. Es gibt sie immer öfter, die Visionäre des guten Geschmacks und das schon lange nicht mehr nur in Berlin.

Dabei gibt es, wie für jeden Gründer, Stolperfallen, vor denen sich gerade der Gastronom in Acht nehmen muss.

Das Scheitern …

Nicht jede Gründung hat den Erfolg gepachtet. Wegen der immer gleichen Fehler, fallen leider großartige Ideen zu Fehlinvestitionen zusammen und Träume zerplatzen. Die Gastronomie, die ohnehin bereits schwere Anfängerfehler und eine steile Lernkurve birgt, bildet hier weniger die Ausnahme als ein Paradebeispiel.

Die üblichen Gründerfehler finden sich hier verstärkt, verzeihen ungern und können auch die jungen Talente der Branche schnell zu dem Ende führen, das den erfahrenen Gastronomen bereits bekannt ist.

… und die Gründe

Sieht man von einer unausgereiften Idee, fehlendem Publikum oder Schwächen bei der Finanzierung ab, bleiben eigentlich nicht mal mehr so viele Hindernisse für den Erfolg. Natürlich kann das Produkt auch der geschmackliche Totalschaden auf der Zunge sein, aber davon soll mal nicht ausgegangen werden.

Jeder Gründer ist auch Kaufmann, unabhängig ob Gastro, Technik oder eben Verkauf. Um die Betriebswirtschaft kommt man in Deutschland nicht herum. Und genau hier fehlt es oft an Erfahrung.

Nicht alle jungen Unternehmer kommen direkt aus dem BWL Seminar, nicht jede gute Idee steht auf einem wirtschaftswissenschaftlichen Grundgerüst. Mittelstand, Banken und potentielle Geldgeber bemängeln daher oft das fehlende Wissen bei Buchhaltung, Personalverwaltung und Finanzordnung.

In der Gastronomie, in der jedes Gericht durchgerechnet werden muss, gerade am Anfang auf die Kosten geachtet wird und man, vor allem durch Hilfskräfte, schon sehr früh mit Personalfragen in Berührung kommt, sind die Stolpersteine nicht zu übersehen.

Aber das ist noch lange kein Grund zum Verzweifeln.

Moderne Hilfe für moderne Unternehmer

Für junge Gastronomen ohne Vorerfahrung gibt es Lösungen – und das sind nicht nur die Kurse in der Abendschule oder andere Fortbildungen.

Start-Ups und andere Erstunternehmungen setzen auf ein durchmischtes Team, in dem sich neben den eigentlichen Ideengebern eben auch für das Kaufmännische Experten einbringen. Bei Gastronomen erst einmal undenkbar.

Ein kleines Café oder Restaurant kann sich keinen Personalchef leisten. Steuern und Lohn werden vielmehr selbst berechnet, die Dienstpläne selbst erstellt und das erste Mal Schichten und ein Urlaubsplaner für Personal aufgebaut, das man erst einmal kennenlernen muss. Statt das Ganze vollständig an jemand anderes abzugeben, kann man sich aber Hilfe von außen suchen.

So modern wie diese Gründer sind, haben sie auch eine moderne Lösung verdient – eine Lösung, die in der Anfangsphase das Projekt unterstützt, mit ihm wächst und schließlich mit zum Erfolg führt.

shyftplan ist diese Lösung.

shyftplan – für Gründer in der Gastronomie

shyftplan ist selbst ein Produkt der neuen Gründerzeit. Wie bei anderen Start-Ups ist es ein technisches Tool, aber mit einem außergewöhnlichen Ziel – die Digitalisierung und Erleichterung von Personalverwaltung, Schichtplan, Urlaubsplaner und Lohnabrechnung.

Und genau hiervon sollen Gastronomen profitieren, vor allem, wenn sie unerfahren in diesen Gebieten arbeiten.

Die Verwaltung von Personal, mit allem was damit verbunden ist, ist erst einmal ein großer Teil des Erstkontaktes mit der Wirtschaftswissenschaft und dem Betriebswesen. Wie man das erste Mal einen Schichtplan und Personalplan aufstellt, die freien Tage von Mitarbeitern in Urlaubsplaner einbindet, Stundenkonten mit einer funktionierenden Zeiterfassung pflegt oder jeden Monat Lohnabrechnungen erstellt – Schritte, die einem jungen Menschen mit guten Ideen oft fremd sind. Dazu kommen die Eigenarten einer Branche, die mit Arbeitszeitnachweisen arbeiten muss, Schichten bis in den späten Abend kennt und ständig auf Studenten und Halbzeitkräfte angewiesen ist.

Daher besser gleich der Schritt zu Hilfsmitteln und am besten zu uns, denn wir kennen die Probleme von Gründung, neuen Ideen und ihrer Ausführung.

Statt auf Papierplan und Excel zu vertrauen, hilft unser digitaler Dienstplan zum ersten Mal, Arbeitszeiten und Mitarbeiter zu organisieren. Die Zeiterfassung benötigt bei uns keine zusätzlichen teuren Geräte, sondern läuft beispielsweise auf dem ersten Computer oder als App über ein Tablet. Arbeitszeitnachweise sind digitalisiert und immer griffbereit, wenn sich Vater Staat das erste Mal für das Projekt interessiert.

Und dann ist da noch die Lohnabrechnung. Gastronomen vertrauen ab einer gewissen Zeit ohnehin Lohnbüros und Steuerberater. Ein Schritt weiter und ein moderner noch dazu ist, gleich das gesamte System mit der Buchhaltung zu verbinden. Ein System, das Arbeitszeiten, Lohnanspruch, Urlaubstage und Fehltage direkt zusammenrechnet und durch ein Lohnbüro ordentlich verarbeiten lässt.

Mit shyftplan umgeht die Gastronomie, vor allem die junge, einen der größten Stolpersteine der Erstgründung. Dann muss nur noch die Idee Funken sprühen.

Bist du neu in der Gastronomie und wagst deine ersten Schritte? Auf www.shyftplan.comfindest du Unterstützung und Support auf diesem wichtigen Weg.

Push Benachrichtigungen

Unsere Apps vervollständigen bereits die Dienstplanung mit Mobilität und dem Schichtplan für unterwegs. Aber eines wird doch immer wieder gewünscht – Push Benachrichtigungen.

Genau die haben wir jetzt bei shyftplan eingebaut. Du erhältst nun auf Wunsch Benachrichtigungen nicht nur als E-Mail, sondern auch als Push Benachrichtigung über die App direkt auf dein Smartphone.

Wenn du noch die alte App hast, musst du sie als iOS Nutzer nur im Appstore aktualisieren. Adroid Nutzer deinstallieren die shyftplan App und laden sie nochmal aus dem Playstore herunter.

Du kannst in deinem Profil natürlich jederzeit einstellen, ob und welche Push Benachrichtungen du erhalten willst.

Zwei neue Features

Aber eines bleibt wie immer beim Alten – wenn du Fragen zu den Neuerungen hast oder deine Personalplanung auf shyftplan umstellen willst, kannst du uns natürlich kontaktieren.