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Die Orga-Wale der Gastronomie

Die Systemgastronomie bringt mehr als nur “kleine” Unternehmen hervor. Das Ziel sind mindestens drei Filialen. Dadurch werden die Mitarbeiter zahlreich und verstreut. Der Manager vor Ort kennt zwar seine Mitarbeiter, die Zentrale dagegen kann gar nicht jeden kennen.

Aber die Systeme leben von und mit der zentralen Verwaltung, mit all ihren Vor- und Nachteilen. Einheitlichkeit ist also nicht nur auf der Speisekarte geboten. Einheitliche Abrechnung, Preissysteme, Personalverwaltung vor Ort und innerhalb des Betriebes, einheitliche Kommunikation, Stammdatenbank und Abrechnung – die Systeme sind oft so uniformiert wie ihre Mitarbeiter.

Mit dem großen Vertrauen in die eigenen Konzepte, steigt auch das Vertrauen in die internen Systeme.

Im wachsenden Betrieb und System liegt aber vielleicht das Problem. Der Genuss im Akkord ist mit guter Planung verbunden. Ein reibungsloses System in der Verwaltung hält dem Gastronomen und den Standorten den Rücken frei. Das System muss dabei nicht mal zwingend betriebsintern entwickelt werden. Was die Kollegen aus der kleineren Gastronomie bereits unterstützt, hilft auch dem Großgastronomen enorm.

Intern vs. extern

Die Qualitäten der Systemgastronomie liegen in der Quantität. Einkauf, Verarbeitung und Gästebetreuung werden in diesen Ausmaßen nicht alleine bewältigt. Statt Großmarkt gibt es Zulieferer, mit der Personalabteilung arbeiten Agenturen zusammen und PR-Firmen feilen an Werbung und Konzept – man ist also durchaus nach außen offen.

Auf anderen Gebieten bleibt man dann doch bei altbewährten Interna. Das eigene Kassensystem, die immer gleichen Personalakten, Zeiterfassung und Dienstpläne. Das Vertrauen in moderne Lösungen ist hierbei oft so gering, wie das des Gastes in die entstandene Qualität – beides unberechtigt.

Je größer der Betrieb, desto größer die Anforderungen

Das Misstrauen ist verständlich, denn die Anforderungen an neue Mittel vor allem für die Personalverwaltung sind hoch.

Ein gutes System für die größere Dienstplanung hat einige Hürden zu meistern. Jede Filiale muss sie nutzen können, denn diese plant die eigentlichen Schichten und Arbeitszeiten für ihre Mitarbeiter. Dabei müssen weiterhin zentrale Vorgaben eingehalten werden. Wer, wann, wie arbeiten darf und muss, wird nicht alleine vor Ort entschieden, aber umgesetzt.

Dazu kommt die Zeiterfassung.Wie in den meisten gastronomischen Betrieben muss sie sehr detailliert organisiert werden, nicht erst seit dem Mindestlohngesetz. Sie ist absolut unverzichtbar für die Lohnberechnung und Buchhaltung, die Arbeitszeitnachweise und für Reporte und Analysen mittlerer und großer Unternehmen.

Dienstplan und Zeiterfassung werden nur selten verbunden. Arbeitszeit und Planung weichen voneinander ab.

Kooperation wäre in diesen Unternehmen eigentlich logisch, doch es scheitert oft an den technischen Mitteln. Papierpläne sind selten geworden, aber Excel bleibt stark oder es herrscht ein abgeschlossenes, selbstentwickeltes System, mit dem die Mitarbeiter zwar ihre Arbeitszeiten einsehen, aber keine Eigeninitiative einbringen können.

Lokale Dienstpläne, eine seperate Zeiterfassung (mit veralteten Stechuhren), die Sammlung in der Zentrale und eine verspätete Auswertung – für kleinere Betriebe sehr schädlich, für große Unternehmen zumindest störend.

Aber warum halten Franchise und Systemgastronomie weiterhin an eigenen Systemen fest?

Ein teurer Pflegefall

Wie vieles in diesen Firmen, wurden die Systeme irgendwann teuer entwickelt – lieber pflegt man sie, statt sich von ihnen zu verabschieden.

Ist man dann mal bereit, sich von den alten Angewohnheiten zu trennen, erschwert der Einbau eines neuen Systems die Richtungsänderung. In einem laufenden Betrieb dieser Größenordnung lassen sich neue Systeme, wie ein Dienstplaner, erst mit viel Zeit und Geduld voll einfügen. Zeit, die ein schnell arbeitendes Unternehmen oft nicht hat. Nicht nur Neuangestellten, auch die alten Mitarbeiter müssen wieder an das System herangeführt werden, das auch noch mit neuen Geräten einhergeht – nicht in einer, sondern mehreren Fillialen. Kosten und Geduld des Personals treffen ungünstig zusammen.

shyftplan - für Systemgastronomen und Franchise

Die eigentliche moderne Lösung der Dienstplanung ist nicht nur bei externen Experten zu finden – sie ist vor allem für mittlere und große Gastronomie auch kostengünstiger als ein eigenes System.

Viele Gastronomen vertrauen shyftplan bereits den Großteil ihres Schichtplanes an und große Unternehmen ziehen nach.

Denn die Konzepte von zentraler Steuerung, Standardisierung und Multiplikation arbeiten auch bei shyftplan zusammen – genau wie sie die Systemgastronomie verfolgt.

Von den einzelnen Fillialen und Managern bis zur Zentrale, haben wir bei shyftplan einen Bogen gespannt. Der lokale Dienstplan kann noch immer vor Ort erstellt werden, aber von nun an unterwegs als App von den Mitarbeitern eingesehen und von der Buchhaltung zentral ausgewertet werden.

Arbeitszeitkonten und -nachweise werden durch die Zeiterfassung vor Ort ergänzt, während die gesamte Verwaltung darauf Zugriff hat. Rechte wie die Einsicht, Erstellung von Schichtplänen und Stundenkonten können genauso verteilt werden, wie sie die Verwaltungsstruktur widerspiegelt.