#palaverit

Oletteko olleet sellaisissa palavereissa, jotka venyvät ja paukkuvat, vaikka yrität päättää niitä kerran toisensa jälkeen?

Hitto, että viime aikoina olen istunut sellaisissa. Ongelmaa varmasti pahentaa (pään sisällä) se, että mielenkiintoista tekemistä olisi paljon. Haluaisin saada asioita eteenpäin reippaasti ja tehokkaasti - ja päättää palaverit, kun asiat on saatu käsiteltyä. Ja päästä tekemään muuta.

Aina silloin tällöin pöydän toisella puolella sattuu kuitenkin olemaan ihmisiä, joilla ei ole kiire mihinkään. Jotka tykkäävät jutella rauhassa - asiasta ja sen vierestä. Ja aidanseipäistä. Ja kukkaruukuista. Ja minä pyristelen jossain kohteliaisuuden ja epätoivon välimaastossa.

Nykyään kuljen useimmiten palavereissa yksin, mutta kivaahan se on kaverinkin kanssa. Hyvä siipim... henkilö antaa tukea, turvaa selustasi ja paikkaa tarvittaessa. Ajattelinkin koota näppärän kuuden kohdan listan meille jokaiselle ohjenuoraksi. 

6 vinkkiä, joiden avulla pääset seuraavaankin palaveriin mukaan:

Valmistaudu. Ole tietoinen tulevan palaverin sisällöstä ja tavoitteista. Jos et valmiiksi tunne taistelupariasi, käy hänen kanssaan edes jonkinlainen ajatustenvaihto tehtävänjaostanne ja agendasta. 

Hanki mielipiteitä. Jokaisen palaveriin osallistujan täytyy lunastaa paikallaolonsa. Vaikket olisi vetovastuussa, sinun täytyy sanoa edes jotain. Mielellään jotain fiksua ja asiaanliittyvää. Kts. kohta 1. 

Pidä yhtenäinen linja. Sinä ja parisi edustatte tiimiänne, ja ulospäin teidän on näytettävä yhtenäiseltä rintamalta. Vaikka parin suusta tippuisi mitä, sinun tehtäväsi on hymyillä ja nyökkäillä. Ja toisinpäin. Erimielisyyksiä ei puida neuvottelukumppanin edessä. 

Pelaa paikkaasi. Muista roolisi palaverissa ja poikkea siitä vain parisi pyytäessä tai muussa erikoistilanteessa. Jos esim. et ole palaverin vetäjä, et ole. Vaikket pitäisi suunnasta, johon palaveri on menossa, arvioi tarkkaan huoneen ja parisi välistä dynamiikkaa, ennenkuin lähdet sooloilemaan. Kts. kohta 3. 

Ei väijytyksiä. Palaverit eivät ole improvisaatio-harjoituksia. Jos toivot parisi kertovan tai esittävän jotain tiettyä, kerro se hänelle etukäteen. Älä missään olosuhteissa peitä esim. omaa valmistautumattomuuttasi sysäämällä puheenvuoroa yllättäen parillesi asiassa, josta ette ole sopineet. 

Auta. Aina. Kun parisi on äänessä, anna hänelle varaukseton tukesi ilmein, elein ja sanoin. Anna hänelle tila puhua ja todista hänen sanomaansa esimerkein, jos tarpeen (kts. myös kohta 2.). Hänen uskottavuutensa on sinun uskottavuutesi on tiiminne uskottavuus. 

Koko viikko on poikkeuksellisen täynnä palavereja ja tapaamisia. Joka päivä jotakin. Nautin ihan täysin siemauksin - vihdoinkin kesän kituutus loppuu ja ihmiset palaavat töihin!

Olen testaillut kortti-presentaatioita perinteisten powerpointien sijaan ja voin kertoa, että toimii. Piirrän sanottavani kortteihin yksinkertaisina kuvina, joiden avulla kerron tarinani palaveripöydän ääressä. On mukava istua ja jutella asia nenäkkäin sen sijaan, että tuijottaisimme yhdessä valkokankaalle.

Tapaamisiin valmistautuminen saa uuden ulottuvuuden, kun pakottaa itsensä miettimään, miten piirtää esim. “epäonnistuminen”. Ylimääräinen työstäminen auttaa selkiyttämään omaa viestiä ja muistamaan puheensa paremmin. Siksi myös esityksestä tulee parempi ja helpommin ymmärrettävämpi. Jargoniin on vaikeampi sortua, kun kaikki pitää muuttaa kuviksi.