Een organogram is er om duidelijk te maken hoe de structuur van een organisatie in elkaar zit. Het geeft aan wie er op welke positie binnen een bedrijf te vinden is en wat de taken en verantwoordelijkheden van deze persoon zijn. Met deze schematische weergave wordt duidelijk gemaakt hoe een organisatie in elkaar steekt en wie daarin welke rol spelen.
Op deze pagina leest u over verschillende soorten, ontdekt u hoe een organigram te maken en kijken we naar welke elementen erin moeten staan.
Organogram versus organigram: wat zijn de verschillen?
Zoals ook op deze pagina duidelijk zal worden, kunnen we van een organogram of organigram spreken. Het is goed om te weten dat beide termen verwijzen naar de schematische weergave van de structuur binnen een bepaalde organisatie of bedrijf. Het geeft aan welke personen verschillende functies en posities hebben en wat hun banden zijn.
Toch is er een belangrijk verschil dat belangrijk is om te weten. Het woord organogram heeft namelijk ook een medische betekenis als beschrijving van de bouw en ligging van de organen. Afhankelijk van in welke context het wordt gebruikt kan het woord organogram dus ook een heel andere betekenis hebben.
Overzicht van organigrammen
Om te begrijpen welke betekenis organogram heeft, welke mogelijkheden het biedt en waar u dit allemaal voor kunt gebruiken, is het goed om te weten welke soorten er zijn. Daarnaast kijken we hieronder naar welke elementen er altijd in terug te vinden moeten zijn.
Er zijn diverse organogram voorbeelden die onderling verschillen, waarvan de onderstaande het meeste voorkomen:
Hiërarchisch organigram: van alle soorten organigrammen komt deze vorm het meest voor. Het maakt duidelijk hoe de hiërarchische verhouding binnen een organisatie eruitziet.
Functioneel organigram: hierin staat precies hoe de functies binnen uw bedrijf verdeeld zijn en hoe er samen wordt gewerkt.
Matrixorganigra: geeft aan hoe de rapportage relaties zitten wanneer een bedrijf meerdere afdelingen en managers heeft.
Plat organigram: deze variant toont een structuur die minder hiërarchisch is met minder niveaus qua management en meer teams.
Elementen van een organogram
Bij het maken van een organogram moet een aantal elementen altijd worden vermeld, waarvan de onderstaande het belangrijkste zijn:
Functienamen: de functienamen laten zien is belangrijk, zodat iedereen weet welke rol iedereen die op een organogram staat heeft.
Namen van medewerkers: naast de functies moeten de namen van medewerkers worden genoemd zodat u weet wie op welke positie zit.
Rapportage-relaties: ook rapportage-relaties moeten in een organigram genoemd worden, zodat duidelijk is wie aan wie moet rapporteren.
Afdelingsgrenzen: dit gedeelte helpt om een beter idee te krijgen van wie er bij welke afdeling werkt, hoe groot deze is en wie de manager is.
Contactgegevens: het opnemen van contactgegevens is optioneel maar kan een handige toevoeging zijn voor bedrijven om de interne bereikbaarheid te verbeteren.
Functies van een organogram
Een organogram heeft verschillende functies om te verduidelijken wie binnen een organisatie met elkaar verbonden zijn en op welke manier. Vooral de onderstaande functies zijn daarin belangrijk:
Communicatie: logischerwijs is een organogram op het gebied van communicatie een erg nuttig, omdat het een goed beeld geeft van hoe een organisatie in elkaar zit.
Duidelijkheid: er wordt duidelijkheid geschept door op papier te zetten wie wat doet en op welke manier iedereen met elkaar verbonden is.
Efficiëntie: het kan de structuur binnen verschillende afdelingen helpen verbeteren en zorgen voor meer efficiëntie op de werkvloer.
Onboarding: als er nieuwe medewerkers komen kan een organogram ze helpen om snel een idee te krijgen van hoe een onderneming in elkaar zit.
Planning: mocht een organisatie flink groeien, dan kan het helpen bij de planning en de verdere ontwikkeling.
Hoe maak je een organogram?
Gaat u een eigen organigram maken, dan is het goed om van tevoren een aantal dingen vast te stellen. Zo kunt u ervoor zorgen dat het structureel goed in elkaar zit en volledig is. Op die manier weet u precies waar elk onderdeel voor staat en waarvoor het wordt gebruikt.
Besteed vooral aandacht aan de onderstaande zaken:
Kies welk doel het organigram heeft: als eerste is het goed om te bepalen wat het doel is om weer te geven met het organogram dat u gaat maken en waar deze precies voor bedoeld is.
Verzamel alle benodigde informatie: om verder te kunnen gaan moet alle benodigde informatie worden verzameld. Denk hierbij aan de namen van functies en medewerkers om de structuur binnen een organisatie duidelijk weer te kunnen geven.
Kies welk type organigram u wilt gebruiken: het is vervolgens zaak om te kiezen welke soort organogram u wilt gaan gebruiken. De keuze zal afhankelijk zijn van het soort bedrijf of organisatie waar deze voor gemaakt wordt, net als de grootte ervan.
Gebruik een goede organigram-tool: met een goede organogram-tool wordt het maken ervan stukken makkelijker. Zowel online als offline zijn er diverse handige tools te vinden om u te helpen.
Zorg voor een visueel aantrekkelijke organigram: het is altijd beter als een organogram er visueel aantrekkelijk uitziet. Kies daarom voor een goede layout en kleuren en symbolen die op een positieve manier zullen opvallen.
Houd het organigram up to date: zorg dat het organogram regelmatig wordt bijgewerkt als dit noodzakelijk is. Dit kan bijvoorbeeld zijn als er nieuwe medewerkers komen of wanneer er iets in de organisatiestructuur verandert.
Voorbeeld van een organogram
Om een goed voorbeeld van een organogram te kunnen gebruiken is het goed om eerst te weten te komen wat voor soort u nodig hebt. Kies daarom of u een hiërarchisch, functioneel, matrix of plat organogram nodig hebt. Daarna kunt u op zoek gaan naar goede voorbeelden voor het soort organogram dat u zoekt.
Hier volgen enkele voorbeelden van verschillende soorten organigrammen en hoe hun structuur meestal is opgebouwd:
In een goed voorbeeld zult u duidelijke legendes en symbolen zien. Er staat duidelijk aangegeven wie welke positie binnen een organisatie inneemt en onder welke afdeling mensen werken. Daarna kunnen de voorbeelden die u hebt gevonden worden aangepast aan uw eigen organisatie.
Voor- en nadelen van organigrammen
Voor de meeste organisaties zal een eigen organigram maken vooral veel voordelen hebben:
Handig voor nieuwe medewerkers in het onboarding proces.
Helpt bij het plannen van groei en ontwikkeling in de toekomst.
Schept duidelijkheid over wie welke rol vervult en helpt om weer te geven wie waar staat.
Verbetert de communicatie.
Kan een goed hulpmiddel zijn om inefficiënties te identificeren.
Een organigram heeft echter ook nadelen:
Voor sommige doeleinden kan het te gedetailleerd zijn.
Het is niet altijd een weergave van alle aspecten van de organisatiestructuur.
Soms kan het erg formeel en hiërarchisch overkomen.
Wanneer het niet geregeld wordt bijgewerkt kan het snel verouderd zijn.
Een organigram is een belangrijk onderdeel van een ondernemingsplan. Een goed organogram kan als een prima hulpmiddel dienen om de structuur binnen een bedrijf of organisatie weer te geven. Daarbij is het wel belangrijk dat er voor de juiste soort wordt gekozen, dat een organogram regelmatig wordt bijgewerkt en dat alle belangrijke informatie erin staat. Daarnaast kan het nieuwe medewerkers helpen een goed idee te krijgen van wie welke rol vervult en kan het helpen bij het plannen van groei en ontwikkeling in de toekomst.
Volg altijd alle benodigde stappen als u een organogram gaat maken en let goed op dat alle belangrijke elementen erin staan.
