5 tipů jak na průkazy ve výběrovém řízení do zaměstnání - osobní údaje
5 tipů jak na průkazy ve výběrovém řízení do zaměstnání - osobní údaje
Problematika dokladů v rámci výběrového řízení do zaměstnání je vždy aktuální věcí a je dobré dodržovat některé základní pravidla, my jim říkáme "dobré rady" pro práci, nebo-li tipy.
Tip 1: U vybraného uchazeče rozhodně nepořizujte kopii jeho občanského průkazu
Občanský průkaz je veřejnou listinou a vstahuje se na ní §15 a zákona č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech. Ustanovení § 15a odst. 2 stanovuje zákaz pořizovat kopii občanského průkazu bez souhlasu takového občana. Souhlasem se zde myslí takový souhlas, který má parametry souhlasu dle GDPR. V tom je ale ten problém. V zaměstnaneckém vztahu existuje nerovnost mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, která je dána povahou věci. Takové nerovnosti se nemůžeme zbavit, i když např. zaměstnavatel a zaměstnanec jsou staří kamarádi. A tato nerovnost způsobuje, že zaměstnanec nemůže zaměstnavateli udělit platný "svobodný" souhlas. U zaměstnavatele musíme proto hledat jiný právní základ, na němž může získat kopii občanského průkazu - a ta se hledá jen stěží.
Tip 2: U vybraného uchazeče můžete mít částečnou kopii občanského průkazu, ale i to si musíte dobře odůvodnit
Pokud část údajů na občanském průkazu potřebujete, získání údajů je možné - a můžete si udělat i částečnou kopii takové "občanky". Doporučujeme si udělat šablonu, kterou občanku překryjete a vyberete jen vhodné údaje. Následne, po naplnění účelu takových údajů doporučujeme kopii občanky skartovat. Proč si kopii nenechávat? Protože již splnila svůj účel a s pomocí jí připravené dokumenty již osobní údaje obsahují. Sečteno a podtrženo, využijte kopii a následně ji zničte.
Tip 3: U vybraného uchazeče můžete pořídit kopii řidičského průkazu, pokud máte takový oprávněný zájem
Toto platí v případech např. kdy uchazeč má u Vás vykonávat zaměstnání, pro které je řidičský průkaz stěžejní. Na rozdíl o občanských průkazů není "řidičák" chráněn a jedná se o dokument jako každý jiný z hlediska zacházení s osobními údaji. Měli byste proto zvážit, zda-li je pořízení kopie řidičáku přiměřené a účelné. Zdůrazníme to analogií, kdy nebudeme v zaměstnání po programátorovi vyžadovat průkaz, že složil kapitánské zkoušky v Chorvatsku, protože to nedává smysl, ledaže je placen za pozici kapitána, nikoliv programátora. Jako zaměstnavatel nemáte možnost vyžadovat vyhotovení kopii řidičského průkazu, ledaže je nutný k výkonu povolání. Jen připomínáme, a to platí u všech tipů, že spis zaměstnance má obsahovat jen dokumenty, které jsou nezbytné pro výkon pracovního poměru. U řidičského průkazu platí, že nemusíte požadovat veškeré údaje, které na něm jsou uvedené a opět můžete využít postupu se šablonou zmíněné v tipu 2 (né však stejné šablony jak pro občanský průkaz, protože Vám z toho vyjde nesmysl).
Tip 4: U vybraného uchazeče můžete pořídit kopii kartičky zdravotní pojišťovny, myslete hlavně na zjednodušení své agendy
Kartička pojišťovny je na tom stejně jako řidičský průkaz, nicméně je otázkou, zda již na základě předchozích dokumentů údaji nedisponujete. Pokud disponujete, buďte líní a kopii si nedělejte. Opět připomínáme
Tip 5: U vybraného uchazeče můžete pořizovat kopie dokládající jeho způsobilost vykonávat náležitou práci
A určitě je můžete i zakládat do pracovního spisu takového zaměstnance. Je to ale právo, a zaměstnavatel takový krok může učinit např. pro potřeby doložení kvalifikace zaměstnance, případně i pro budoucí výběrová řízení v soukromých či veřejných soutěžích (např. veřejné zakázky). Kvalifikace může být i zvyšována a prohlubována (jde o pojmy zákoníku práce) a pokud průběžné přezkušování či zvyšování/prohlubování kvalifikace je nutné, i to se bude zakládat do pracovněprávního spisu zaměstnance.
Legislativní minutka:
Pro všechny uvedené tipy platí ustanovení § 312 zákoníku práce, které uvádí:
(1) Zaměstnavatel je oprávněn vést osobní spis zaměstnance. Osobní spis smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu uvedeném v § 3.
Dále platí u souhlasů dle nařízení GDPR (recitál 42):
S cílem zajistit, aby byl souhlas svobodný, by vyjádření souhlasu nemělo představovat platný právní důvod pro zpracování osobních údajů ve zvláštním případě, kdy mezi subjektem údajů a správcem existuje jasná nerovnováha, zejména pokud je správce orgánem veřejné moci, a je tedy nepravděpodobné, že za všech okolností této konkrétní situace byl souhlas udělen svobodně. Lze předpokládat, že souhlas není svobodný, není-li možné vyjádřit samostatný souhlas s jednotlivými operacemi zpracování osobních údajů, i když je to v daném případě vhodné, nebo je-li plnění smlouvy, včetně poskytnutí služby učiněno závislým na souhlasu, i když to není pro toto plnění nezbytné.
https://static.wixstatic.com/media/5a949a_e0d74d3cfe494db98cba16d02ead58dc~mv2.jpg/v1/fit/w_1000,h_1000,al_c,q_80/file.png https://www.gdprportal.cz/post/5-tipů-jak-na-průkazy-ve-výběrovém-řízení-do-zaměstnání-osobní-údaje
