Công ty tổ chức sự kiện YesEvents

Vai Trò Của Nhân Viên Hỗ Trợ Trong Tổ Chức Sự Kiện Là Gì?

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, nhân viên hỗ trợ sự kiện (event staff) đóng vai trò quan trọng và đa dạng, thay đổi tùy thuộc vào từng sự kiện cụ thể. Họ làm việc dưới sự quản lý của người quản lý sự kiện (event manager) và chịu trách nhiệm chính về quản lý hậu cần cũng như đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.

Nhiệm Vụ Chính Của Nhân Viên Hỗ Trợ Sự Kiện

Nhân viên hỗ trợ tổ chức sự kiện có thể đảm nhận các nhiệm vụ như:

Chuẩn bị địa điểm: Sắp xếp và trang trí không gian sự kiện.

Quản lý việc dàn dựng: Điều phối và giám sát việc lắp đặt các hạng mục cần thiết.

Theo dõi sản xuất: Đảm bảo tiến độ và chất lượng của các công việc.

Phụ trách check-in và đón khách: Quản lý quy trình đăng ký và chào đón khách tham dự.

Kiểm tra trang thiết bị: Đảm bảo tất cả thiết bị hoạt động tốt.

Hướng dẫn khách: Dẫn dắt khách vào chỗ ngồi và cung cấp thông tin cần thiết.

Duy trì khuôn viên sự kiện: Đảm bảo vệ sinh và an toàn trong suốt sự kiện.

Phối hợp an ninh: Quản lý và đảm bảo an ninh tại sự kiện.

Sắp xếp F&B: Tổ chức thực phẩm và đồ uống cho đội ngũ sự kiện.

Điều phối công việc hậu đài: Quản lý các hoạt động hậu cần phía sau sân khấu.

Thu dọn sau sự kiện: Dọn dẹp và thu hồi các thiết bị sau khi sự kiện kết thúc.

Yêu Cầu Đối Với Nhân Viên Hỗ Trợ Sự Kiện

Để trở thành nhân viên hỗ trợ sự kiện xuất sắc, bạn cần có các kỹ năng sau:

Kỹ năng tổ chức tốt

Siêng năng và tập trung cao

Khả năng làm việc nhóm và giao tiếp tốt

Khả năng chịu áp lực và đa nhiệm giỏi

Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn/xung đột

Sức khỏe tốt

Tại Sao Chọn Công Ty Tổ Chức Sự Kiện YesEvents?

Hiểu rõ tầm quan trọng của nhân viên hỗ trợ sự kiện, công ty YesEvents luôn chú trọng đào tạo và hướng dẫn nhân viên về các kỹ năng cần thiết. Chúng tôi phân công nhiệm vụ cụ thể, đúng người đúng việc, đảm bảo mỗi sự kiện diễn ra thành công. Với phương châm: Uy tín, Đổi mới, Sáng tạo, Chất lượng, Chuyên nghiệp, YesEvents cam kết mang đến trải nghiệm không thể quên cho khách hàng.

Liên Hệ YesEvents

Để biết thêm chi tiết về dịch vụ của YesEvents, vui lòng truy cập vào website hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi:

Địa chỉ: Lầu 1, tòa nhà H3, 384 Hoàng Diệu, P.6, Q.4, Tp.HCM

Email: [email protected]

Điện thoại: 028 73018019 | 090 8175819 (Tâm)

Website:

YesEvents.vn

Event Ho Chi Minh City

Tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện (event management) là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.

Các hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

Công ty sự kiện YesEvents chia sẽ những loại hình sự kiện phổ biến trong nghề tổ chức sự kiện.

Trước tiên ta cần hiểu sự kiện là gì

Sự kiện được mô tả là việc tụ họp nhiều người ở nơi công cộng nhằm để chúc mừng, giáo dục, tiếp thị, hoặc họp mặt. Sự kiện có mục đích, mục tiêu, thời gian, đối tượng tham dự. Và sự kiện có thể được lặp lại.

Có bao nhiêu loại hình sự kiện

Sự kiện được phân loại theo quy mô, loại hình, mục đích, và bối cảnh. Tạm chia ra 2 dạng sự kiện: Sự kiện doanh nghiệp (Corporate events) và sự kiện phi doanh nghiệp (non-corporate events).

Sự kiện doanh nghiệp (Corporate events)

Sự kiện hội nghị (conference): là một loại sự kiện doanh nghiệp tiêu biểu

Đây là cuộc họp lớn tại một địa điểm tập trung vào một chủ đề, sản phẩm hoặc dịch vụ trọng tâm. Sự kiện này có thể bao gồm diễn giả, triển lãm, trưng bày, họp bàn tròn, networking, ăn uống và giải trí/biểu diễn. Và gần đây cũng được tổ chức rất phổ biến theo hình thức trực tuyến.

Sự kiện hội thảo (seminar):

Sự kiện này tương tự như hội nghị với mục đích học tập, đào tạo, truyền đạt thông tin. Sự kiện hội thảo này thường chia thành nhiều nhóm nhỏ để hiệu quả hơn. Sau đó, có thể tập trung lại thành nhóm lớn để chia sẻ, giao lưu, kết nối.

Sự kiện họp công ty (company meeting):

Đây là sự kiện họp nội bộ công ty hoặc giữa công ty với đối tác bên ngoài. Thường là họp hội đồng quản trị, họp ban điều hành, họp với đối tác bên ngoài; kick-off meeting, mid-year meeting, year-end meeting. Hoặc là họp thay đổi thương hiệu, đổi chiến lược/kế hoạch kinh doanh.

Sự kiện xây dựng đội nhóm (team building):

Sự kiện này để giải quyết vấn đề hay truyền tải thông điệp nào đó thường có quy mô từ vài chục đến vài trăm người và được tổ chức trong nhà hoặc ngoài trời. Tổ chức event này gồm các hoạt động brainstorm, thuyết trình, thể chất, tinh thần; và thường kết hợp với company meeting, chuyến đi khen thưởng (incentive trip, MICE).

Sự kiện tiệc công ty (company party):

Đây là sự kiện thường được tổ chức khá đa dạng có quy mô từ vài chục đến vài trăm người. Tên thường gọi cho tổ chức sự kiện này là Year-end party, gala dinner, award dinner, Christmas party.

Khi tổ chức event này luôn có chủ đề, ý tưởng, thiết kế, trang trí, nghi thức khai mạc, key moment, biểu diễn, trao giải thưởng…

Sự kiện ra mắt sản phẩm, dịch vụ:

Sự kiện event này có quy mô từ vài chục đến vài trăm người và luôn có chủ đề, ý tưởng, địa điểm, thiết kế, trang trí, opening, key moment, biểu diễn…và mang nhiều tính chất quảng bá, tiếp thị.

Sự kiện lễ kỷ niệm, chúc mừng:

Những sự kiện này mang tính chất tri ân, gắn kết, phát triển, thành tựu. Cũng như những sự kiện ở trên các sự kiện này luôn có chủ đề, ý tưởng, địa điểm, thiết kế, trang trí, opening, key moment, biểu diễn, trao giải…

Sự kiện phi doanh nghiệp (non-corporate events)

Những sự kiện này gồm tiệc cưới, tiệc sinh nhật, triển lãm, sự kiện từ thiện, sự kiện gây quỹ, lễ hội, sự kiện thể thao, trình diễn thời trang, sự kiện chính trị, sự kiện tôn giáo.

Có thể có những loại hình sự kiện mới hoặc tự chúng ta suy nghĩa ra. Những sự kiện ở trên là phổ biến, thường xuyên.

Tổ chức (quản lý) sự kiện

Tổ chức sự kiện là áp dụng các phương pháp, công cụ của quản lý dự án để tạo ra và triển khai các sự kiện.

Việc tổ chức sự kiện bao gồm nghiên cứu thương hiệu, xác định đối tượng mục tiêu, đưa ra chủ đề và ý tưởng, điều phối tất cả khía cạnh kỹ thuật trước khi thực hiện sự kiện.

Mỗi sự kiện đều có bản chất khác nhau nên quy trình lập kế hoạch và thực hiện sẽ khác nhau tùy theo loại sự kiện.

Công ty tổ chức sự kiện uy tín là một công ty hoạt động chuyên nghiệp trong việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý các sự kiện. Để được coi là uy tín, một công ty tổ chức sự kiện cần đáp ứng các tiêu chí sau:

Kinh nghiệm và thâm niên: Công ty đã hoạt động trong lĩnh vực này trong một thời gian dài, có nhiều dự án thành công và đối tác tin cậy.

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp: Có đội ngũ nhân viên nhiệt tình, sáng tạo, và có kiến thức chuyên sâu về tổ chức sự kiện.

Sự sáng tạo và linh hoạt: Có khả năng tạo ra các ý tưởng mới, phù hợp với từng sự kiện cụ thể.

Chất lượng dịch vụ: Cam kết đem lại sự hài lòng cho khách hàng, trải nghiệm ấn tượng và mới lạ.

Tích hợp nghệ thuật và câu chuyện: Tổ chức sự kiện không chỉ là việc thực hiện kỹ thuật, mà còn phải chứa đựng yếu tố nghệ thuật và câu chuyện riêng của khách hàng.

Để lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện uy tín, bạn nên xem xét các tiêu chí sau đây:

Kinh nghiệm và danh tiếng: Tìm hiểu về kinh nghiệm của công ty trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Công ty có thể cung cấp các dự án đã hoàn thành và phản hồi tích cực từ khách hàng trước đó không? Danh tiếng của công ty trong ngành cũng là một chỉ số quan trọng.

Đội ngũ chuyên nghiệp: Xem xét đội ngũ của công ty. Họ có đủ kỹ năng và kiến thức để tổ chức sự kiện thành công không? Đội ngũ gồm các chuyên gia về thiết kế, quản lý sự kiện, truyền thông, và kỹ thuật không?

Dịch vụ toàn diện: Một công ty uy tín nên cung cấp dịch vụ toàn diện từ chủ đề, ý tưởng, lập kế hoạch, thiết kế, triển khai, đến quản lý sự kiện. Họ có thể giúp bạn từ khâu ban đầu đến khi sự kiện kết thúc.

Tùy chỉnh và linh hoạt: Công ty có linh hoạt trong việc tùy chỉnh dự án theo yêu cầu của bạn không? Họ có thể đáp ứng các yêu cầu đặc biệt và thay đổi trong quá trình tổ chức không?

Giá cả hợp lý: So sánh giá cả của các công ty khác nhau. Đừng chọn công ty chỉ dựa vào giá thấp mà bỏ qua chất lượng dịch vụ. Hãy tìm công ty có giá cả hợp lý và đáng tin cậy.

Công ty YesEvents là một trong những công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Tp.HCM. Với nhiều nhân viên có hơn 10 năm kinh nghiệm cùng đội ngũ trẻ, YesEvents đã thực hiện nhiều sự kiện thành công cho khách hàng doanh nghiệp và các tổ chức trong và ngoài nước. Nhân viên của YesEvents là những người tận tâm và giàu kinh nghiệm, luôn sáng tạo & đổi mới để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. 

Vào tối ngày 7/4/2023, Ulike Việt Nam đã tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm máy triệt lông Diamond Sapphire Air Cooling với chủ đề “Triệt Âu Lo – Tự Do Tỏa Sáng” tại khách sạn La Vela Saigon Hotel. 

Xin chúc cho Ulike tại VIệt Nam phát triển không ngừng, mang lại nhiều sản phẩm chăm sóc toàn diện cho người tiêu dùng Việt Nam. 

Xem thêm hình ảnh và clip: https://www.yesevents.vn/su-kien-da-to-chuc/102/le-ra-mat-san-pham--ulike.html 

---------- 

On the evening of April 7, 2023; Ulike Vietnam held an event to launch the Diamond Sapphire Air Cooling (hair removal machine) with the theme "Triệt Âu Lo – Tự Do Tỏa Sáng" at La Vela Saigon Hotel. 

Wishing Ulike in Vietnam continuous development, bringing more comprehensive care products to Vietnamese consumers. 

For more photos and clip: https://www.yesevents-vietnam.com/recent-event/101/product-launching-event--ulike.html

Công ty tổ chức sự kiện YesEvents | Event Management Company YesEvents

Website: https://www.yesevents-vietnam.com/about/

Email: [email protected]

https://www.event-hochiminhcity.com/recent-event/99/stand-exhibition-for-job-fair-2023.html

ChatGPT can be a valuable tool for any event company as it can help with event agenda, document creation, client interaction and financial management, and planning. 

 ChatGPT helps event planners in many ways. Here are some tips on how to use ChatGPT in planning and organizing events more easily:

 1. Research venues and suppliers

ChatGPT can be used to provide recommendations on venues, vendors, and other resources. For example, by providing information about the venue, size and budget of the event, ChatGPT can recommend suitable venues for the event as well as the vendors that can provide event services necessary. This can save the event company a lot of time and effort when researching and selecting venues and suppliers.

 2. Create an event agenda

ChatGPT can help create an event agenda by suggesting activities to keep your guests entertained or dynamic and interactive. 

 3. Create event marketing materials

Another way event planners can leverage ChatGPT is to use it to help create written content for the event's website and social media channels. ChatGPT can be used to create event descriptions, speaker biographies, and other written assets needed to promote events quickly and easily. This can help event planners save time and resources and ensure that their event is promoted correctly and effectively. This will save you time and make your event stand out.

 4. Create event survey

ChatGPT can help you create surveys to collect feedback from event guests. This will help you improve your events and ensure your guests are satisfied.

 5. Create email or text messages for attendees.

This can help event organizers create a more personal touch to the event and can help them increase attendee engagement.

 6. Suggest key speakers for the event

You can suggest that ChatGPT suggest some keynote speakers for the event on a particular topic. 

 7. Create content for post-event

Chat GPT can help write a summary of an event. 

 8. Write a speaker script

Event planner can script presentations for keynote speakers with a specific theme about the event. 

 9. Create To-Do Lists and Reminders

By creating to-do lists and reminders, chatGPT can help event organizers keep track of important activities and deadlines. 

 10. Generate Content Ideas

ChatGPT can generate creative ideas for blogs or social media posts based on a specific keyword. 

 11. Come up with creative ideas

Event companies can use ChatGPT to brainstorm themes and ideas for new events and develop event formats.

 12. Researching event ideas and developing formats

Event management companies can also use ChatGPT to research the feasibility of event ideas. ChatGPT can be used to research the feasibility of new event ideas and perfect the development of event formats for all types of documents. 

 13. Write invitations and event notebooks

ChatGPT is a great instant copywriting tool. You no longer need to spend hours coming up with the right wording for the event notebook. The event organizers can enter the details of an event (including key details, style, format, attendees, etc.). 

 14. Event design for specific target audience

With a great idea, but not sure who will want to attend or how to design the event to suit them. ChatGPT can help companies with this event. 

 15. Drafting event proposal and contract

And if a great writer is needed to help write an attractive and winning event proposal or full contract for event clients, the event company simply submits requests to ChatGPT. 

 16. Budget Management

By creating event financial reports, monitoring costs, and identifying where costs can be cut, ChatGPT can help event organizers manage budgets. 

 Conclude:Overall, ChatGPT is a powerful tool that event agencies can use to streamline event planning, increase efficiency, and deliver a better experience for attendees. ChatGPT can help event companies manage events more successfully, save time and communicate effectively. 

 Original sources:

https://www.virtualtradeshowhosting.com/streamlining-event-planning-with-ai-how-chatgpt-can-help/

Exhibition booth of Greek manufacturers with the theme "Discover European Treasures”at the International Exhibition of Food - Beverage - Packaging Machinery (Vietfood & Beverage and ProPack) 2022 (𝟏𝟏-𝟏𝟑/𝟎𝟖) /𝟐𝟎𝟐𝟐) at SECC. The exhibition booth was designed and built by Event Company in Vietnam - YesEvents. 

Products named in the Greek stall: Wine, Apple, Kiwi, Saffaron, Olive Oil, Cheese…

 For more information on the products, please visit website: https://www.europeantreasures.eu/index.php/en/

  Event Management Company in Vietnam – YesEvents provides reliable and good quality for event service and exhibition booth service for domestic and oversea clients. Currently, YesEvents locates in Ho Chi Minh city and Phu Quoc city.

 For Vietnamese

For more photos of the exhibition booth

 Event Management Company in Vietnam – YesEvents (Our office in Ho Chi Minh City and in Phu Quoc)

Email: [email protected]

https://www.yesevents-vietnam.com/about/

https://www.yesevents.vn/

https://www.event-hochiminhcity.com/about/

https://www.event-phuquoc.com/about/

https://www.vietnamevent-yesevents.com/about/