#smallinvoice

Zugegeben, es ist noch nicht Weihnachten, trotzdem möchten wir bereits heute unser Xmas Update durchgeben, damit euch noch genug Zeit zum Dekorieren eures Bäumlis oder anderen Weihnachtsvorbereitungen bleibt. 

Neue Funktionen und Verbesserungen

Kürzlich haben wir Einiges an smallinvoice verbessert, vieles davon auf Grund von Anfragen an unseren Support. Das Wichtigste stellen wir kurz vor:

Nicht inkrementelle Subtotale: Neu kann definiert werden, ob Subtotale bei Rechnungspositionen inkrementell sein sollen, also alle vorangegangenen Positionen einschliessen (auch jene, welche bereits Teil von Subtotalen sind), oder nicht inkrementell, sodass jedes Subtotal wieder bei Null gestartet wird.

Export von Rechnungen anhand Zahlungsdatum: Einer der meist genannten Wünsche im Support war die Möglichkeit, Rechnungen anhand des Zahlungseingangsdatums exportieren zu können: Wer z.B. MwSt. nach vereinnahmten Entgelten abrechnet, wird diese Möglichkeit lieben.

Custom-Felder und Anhänge bei ausgelösten wiederkehrenden Rechnungen: Wird eine Rechnung durch eine wiederkehrende Rechnung erstellt, werden neu Custom-Felder aber auch Anhänge berücksichtigt, sodass diese in der erstellten Rechnung enthalten sind. Praktisch für all jene, welche z.B. bei jeder wiederkehrenden Rechnungen die jeweils aktuellen AGBs mitschicken wollen.

ISO20022 Standard & QR-Code Rechnung

Immer wieder erreichen uns Fragen zum Thema ISO20022, z.B. auf Grund einer Mitteilung von Bank oder Postfinance, dass zukünftig nur noch dieses Format für Zahlungsfiles angeboten wird. Die Möglichkeit, dieses Format zu verarbeiten, bieten wir bereits schon seit Juni dieses Jahres. Auch im Bezug auf die QR-Code Rechnung bleiben wir selbstverständlich am Ball, aber es bleibt noch Zeit: Gemäss offizieller Website können Rechnungssteller voraussichtlich erst ab Januar 2019 erste QR-Rechnungen verschicken, die bisherigen Einzahlungsscheine können bis voraussichtlich Ende 2020 verwendet werden. Selbstverständlich stellen wir sicher, dass wir rechtzeitig mit der neuen QR Rechnung bereit sind!

Neue MwSt. Sätze ab 1. Januar 2018!

Da im September in der Schweiz die Vorlage «Altersvorsorge 2020» an der Urne abgelehnt wurde, sinken die MWST-Sätze ab dem 1. Januar 2018.

Was in diesem Zusammenhang zu beachten ist und wie wir bei der Umstellung der MWST Sätze Unterstützung leisten, erklären wir in folgendem FAQ Artikel:

https://support.smallinvoice.com/hc/de/articles/115001775352-Neue-Schweizer-MWST-S%C3%A4tze-ab-2018

Die neuen MWST-Sätze stehen in smallinvoice selbstverständlich bereits zur Verfügung!

In Kürze verfügbar: smallinvoice Buchhalter & Treuhänder

In unserem Oster-Newsletter haben wir angekündigt, dass wir Ende dieses Jahres eine Lösung präsentieren werden, damit man Anhand der Daten von smallinvoice, einfach zu MWST- oder Jahresabschlüssen kommt. Nun ist es fast soweit: Wir haben ein Modul entwickelt, mit dem direkt aus smallinvoice gewählt werden kann, welche Art von Abschluss benötigt wird und eine individuelle Offertanfrage dafür direkt aus smallinvoice an angeschlossene Buchhalter und Treuhänder versendet wird. So kann einfach und ohne grossen Aufwand ein geeigneter Treuhänder gefunden werden, der die benötigten Abschlüsse anhand des smallinvoice Buchhaltungs-Exports erstellen kann.

Sobald das Modul, das sich in der finalen Testphase befindet, live ist, werden wir darüber detailliert in einem separaten Newsletter und entsprechenden FAQ Artikeln informieren!

Support über die Festtage

Wir möchten uns für euer Verständnis bedanken, dass wir ab dem 27. Dezember bis und mit 2. Januar 2017 nur eingeschränkt für Supportanfragen zur Verfügung stehen. Selbstverständlich stellen wir auch in dieser Zeit sicher, dass smallinvoice stets einwandfrei funktioniert und gehen umgehend daran, ev. Fehlfunktionen zu beheben. Bei allen weiteren Anfragen kann die Beantwortung unter Umständen mal etwas länger als gewohnt dauern.

Ein kleiner Tipp: Viele Antworten auf eure Fragen gibt es in unserer Support Plattform unter support.smallinvoice.com

Bevor wir uns zum Bäumli schmücken verabschieden…

...  wollen wir uns bei euch für ein tolles und erfolgreiches Jahr bedanken! Wir konnten wieder viele tolle Features umsetzen, wertvolle Erfahrungen sammeln, Kritik als Anlass zur stetigen Verbesserung nehmen und uns über euer Lob freuen.

Wir werden auch 2018 unser Bestes geben - versprochen!

Wie immer stehen wir euch jederzeit gerne für Anregungen und Hilfe zur Verfügung, ein Mail an [email protected] genügt.

Eine schöne Festzeit und einen guten Rutsch

Am Sonntag, den 24. September 2017, haben die Schweizer Stimmberechtigten die Vorlage «Altersvorsorge 2020» an der Urne abgelehnt. Deswegen sinken die MWST-Sätze ab dem 1. Januar 2018.

Was in diesem Zusammenhang zu beachten ist und wie wir bei der Umstellung der MWST Sätze Unterstützung leisten, erklären wir in folgendem FAQ Artikel:

https://support.smallinvoice.com/hc/de/articles/115001775352-Neue-Schweizer-MWST-S%C3%A4tze-ab-2018

Erst kürzlich haben wir unser grosses neues Sommer Update live geschaltet. Neben visuellen Anpassungen, haben wir auch zahlreiche, zum Teil weitreichende,  Neuerungen implementiert, auf die wir in unserem neuen Support-Portal detailliert eingehen.

In diesem Zusammenhang möchten wir uns bei denjenigen entschuldigen, die vom Update überrumpelt wurden. Wir haben nun jede neue Funktion des Updates detailliert dokumentiert, sodass eine Einarbeitung in die neuen Features und Funktionen leicht fallen sollte.

Anpassungen im Webinterface

Um mehr Übersicht zu schaffen, aber auch um gewisse Elemente logischer anzuordnen, haben wir unser Webinterface angepasst: https://support.smallinvoice.com/hc/de/articles/209318509-Angepasstes-Webinterface

Dazu gehören auch die neue Festlegung des Standard (Zahlungs-) Kontos: https://support.smallinvoice.com/hc/de/articles/210045065-Standard-Zahlungs-Konto-festlegen

sowie die neue Festlegung der Standard-Unterschrift: https://support.smallinvoice.com/hc/de/articles/210044465-Festlegen-der-Standard-Unterschrift

Neues Rechtesystem

Das bisherige Rechte-System mit starren Rollen wurde durch ein neues, hoch dynamisches, mit frei definierbaren Rollen, abgelöst, an dem wir über ein halbes Jahr intensiv gearbeitet haben (verfügbar im Advanced Paket): https://support.smallinvoice.com/hc/de/articles/210035145

Neuer Zahlungseingangs-Abgleich

Die wesentlichste Neuerung im Zahlungs-Abgleich ist die Möglichkeit, importierte Zahlungsvorgänge, welche nicht automatisch zugewiesen werden können, nun nachträglich manuell zuzuweisen.

Ebenso sind mit dem neuen System weitere Datei Formate hinzugefügt worden (verfügbar ab Basic Paket):

https://support.smallinvoice.com/hc/de/articles/209265909-Zahlungseing%C3%A4nge-via-Zahlungsfile-Import-abgleichen

Weitere, kleinere Neuerungen und Verbesserungen:

Ab sofort werden auch Nummern für Projekte und Kostenstellen zugewiesen: https://support.smallinvoice.com/hc/de/articles/209332329-Nummern-f%C3%BCr-Projekte-und-Kostenstellen Neu kann ein Layout für alle wiederkehrenden Rechnungen mit einem Klick festgelegt werden: https://support.smallinvoice.com/hc/de/articles/210044125-Layout-f%C3%BCr-alle-wiederkehrenden-Rechnungen-setzten Ein vielfacher Wunsch war es, dass Kontakte mit einer Anrede in der Anschrift eines Dokuments versehen werden können: https://support.smallinvoice.com/hc/de/articles/209326729-Anrede-in-Kontakten Auch auf vielfachen Wunsch hin wurde implementiert, dass im Projektteil Individuelle Kosten pro Stunde für Aufwände festgelegt werden können: https://support.smallinvoice.com/hc/de/articles/209326149-Individuelle-Kosten-pro-Stunde-f%C3%BCr-Aufw%C3%A4nde-festlegen

Last but not least

Wie immer freuen wir uns über Anregungen und Lob - aber auch Kritik - damit wir ein möglichst perfektes smallinvoice schaffen können.

Dies kann nun neu auch in der Community in unserem neuen Support Portal geschehen, wozu wir Dich herzlich einladen!

Hast du eine Frage oder benötigst Hilfe? Melde dich bei [email protected], wir lesen und beantworten jede E-Mail!

So langsam wird es wärmer und die Natur fängt wieder an zu blühen und zu spriessen. Auch bei smallinvoice spriesst und blüht es und zwar in Form von neuen Erweiterungen und Features von denen wir die wichtigsten kurz vorstellen möchten:

Multirechnung: Eine Rechnung an mehrere Kunden

Das Feature das vor allem für Vereine interessant ist (z.B. für jährliche Mitgliedergebühren), aber auch für alle anderen, die eine Rechnung an mehrere verschiedene Empfänger senden wollen, ist die Multirechnung. In der Kundenübersicht können mehrere Kunden ausgewählt werden und über den Button “Ausgewählte” eine Rechnungen an diese erstellt werden. Alternativ können auch bei der Erstellung der Rechnung bei der Kundenwahl mehrere Kunden gewählt werden. Selbstverständlich funktioniert dies auch bei wiederkehrenden Rechnungen und anderen Dokumenten. Multirechnung ist im Basic und Advanced Paket verfügbar.

Rechnungspositionen: Erweiterte Möglichkeiten

Beim Einfügen oder Editieren von Rechnungspositionen gibt es neu die Möglichkeit, Positionen zu kopieren sowie Positionen via (Teil-)Eingabe der Artikelnummer aus dem Katalog zu übernehmen: So können Rechnungen noch schneller und bequemer erstellt werden!

Tutorials: Wie kann man denn ...

Da der Funktionsumfang von smallinvoice stetig wächst, kann es passieren, dass die eine oder andere Funktionsweise vergessen geht. Wir haben deshalb eine Tutorial Funktion eingebaut, welche Schritt für Schritt erklärt, wie das gewünschte Ziel erreicht werden kann - die Tutorials werden laufend ergänzt und sind oben rechts unter “Hilfe” aufrufbar.

Customfelder: Jetzt fast überall verfügbar

Bis anhin war es nur möglich, Kontakte und Rechnungen mit eigenen Feldern zu ergänzen. Neu geht das bei folgenden Formularen und Dokumenten: Kontakte, Offerten, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Briefe, Produkte und Dienstleistungen.

Zeiterfassung per Stoppuhr: Jetzt auch in der Webapp

Was bisher den Mobile Apps von smallinvoice vorbehalten war, gibt es jetzt auch in der Webapp: Den Stoppuhr-Button in der Projektverwaltung zur Arbeitszeiterfassung. Nach Klick auf den Button “Stoppuhr”, fängt die Zeitmessung an; nach erneutem Klick wird sie gestoppt - bequemer und einfacher kann das Erfassen von Arbeitszeit nicht sein.

Neuer Zahlungsfile-Import: ISO20022

Nachdem sich die an ISO 20022 angelehnte Standardisierung seit Februar 2014 in 28 EU Staaten etabliert hat, wächst die Gruppe der Staaten, die an einem Strick ziehen, nun um weitere 6 Staaten: Island, Norwegen, Liechtenstein, Monaco, San Marino und natürlich die Schweiz.

ISO20022 ist ein gemeinsamer Standard aller Banken und Finanzdienstleister, nicht nur in der Schweiz sondern weltweit, welcher die proprietären Standards ablösen soll. Mit der neuen Möglichkeit, ISO20022 Zahlungsfiles zu importieren, stellt smallinvoice sicher, dass auch neue Formate problemlos verarbeitet werden können.

Und sonst?

Natürlich sind wir laufend dabei, smallinvoice weiter auszubauen und zu verbessern. Dazu gehören auch Funktionalitäten, die für den User unsichtbar sind, unser Produkt jedoch massgeblich verbessern.

... und wir sind an ganz grossen Erweiterungen von denen wir in Kürze berichten werden.

Bis dahin freuen wir uns über Anregungen und Lob - aber auch Kritik - damit wir ein möglichst perfektes smallinvoice schaffen können.

Hast du eine Frage oder benötigst Hilfe? Melde dich bei [email protected], wir lesen und beantworten jede E-Mail!

Umfrage für Free User Umfrage für Basic & Advanced User

Wir blicken auf ein erfolgreiches 2015 zurück

Im Laufe dieses Jahres haben wir unsere kostenlosen Mobile Apps für Android und iOS erfolgreich lanciert: Wir haben dazu viele positive Feedbacks und Bewertungen erhalten, für die wir uns an dieser Stelle nochmals herzlich bedanken wollen. Ebenso blicken wir stolz auf ein starkes Wachstum unserer Kundenbasis zurück.

Auch in der Entwicklung unserer Web-Applikation sind wir nicht stehen geblieben: Neben vielen kleineren Verbesserungen, möchten wir nochmals auf  3 grössere Erweiterungen aufmerksam machen, die wir ebenfalls 2015 eingeführt haben:

Workflow Dank Workflow kann schon bereits während der Erstellung einer Rechnung der gesamte Mahnungszyklus zur vollautomatischen Ausführung festgelegt werden. Es kann z.B. definiert werden, dass eine Zahlungserinnerung 3 Tage nach Fälligkeit per Email verschickt wird, eine 1. Mahnung 10 Tage nach Fälligkeit per B-Post und eine 2. Mahnung nach 15 Tagen per A-Post.

Custom Platzhalter für Dokumente Mit den Custom-Platzhaltern lassen sich auf einfache Weise Platzhalter in verschiedenen Dokumenten platzieren: So kann z.B. Vertragsnummer in einem separaten Feld erfasst und an vordefinierter Steller auf einem Dokument angezeigt werden.

Postfinance E-Rechnung Eine digitale Rechnung an ein Postfinance Konto zu schicken ist nun ganz einfach möglich - direkt aus smallinvoice. Dazu müssen nach Anmeldung bei Postfinance nur drei Berechtigungselemente in smallinvoice eingetragen werden - das war’s!

Auch für 2016 haben wir uns viel vorgenommen!

So wie 2015 wollen wir auch 2016 die Entwicklung von smallinvoice vorantreiben: smallinvoice ist gross geworden und wir haben viele Ideen, wie wir es noch grösser und besser machen können!

Neben den Inputs, die wir via Support erhalten haben, möchten wir auch Feedback in Form von Antworten auf die Fragen unserer ersten Kundenumfrage erhalten um die gesammelten Resultate in die Entwicklung und Priorisierung einfliessen zu lassen:

Umfrage für Free User

Umfrage für Basic & Advanced User

Die Umfrage dauert keine 5 Minuten (wir haben’s getestet!)

Als kleines Dankeschön erhält Teilnehmer einen smallinvoice Gutschein im Wert von 20.- CHF/EUR, der für alle kostenpflichtigen Pakete und Optionen verwendet werden kann.

Das nächste grosse Ding: Das neue Rechte System!

Daran arbeiten wir nun schon eine ganze Zeit und testen es gewissenhaft, denn es ist mit einem Teil-Neubau eines Hausfundaments vergleichbar: Mit dem neuen Rechtesystem können für jeden smallinvoice User ganz individuelle und flexible Berechtigungen erstellt werden:

So kann festgelegt werden, wer, wie auf welche Funktionen und Dokumente Zugriff hat.

Support zwischen Weihnachten und Neujahr

Damit wir nächstes Jahr wieder voller Energie loslegen können, spannen wir zwischen Weihnachten und Neujahr etwas aus. Das bedeutet, dass wir in der Zeit vom

21. Dezember.2015 bis zum 4. Januar 2016

nur auf Supportanfragen reagieren, welche Systemprobleme von smallinvoice betreffen. Alle anderen Anfragen (wie z.B. Hilfe zu Funktionen, etc.) werden wir ab 4. Januar 2015 wieder beantworten; danke für Dein Verständnis!

Zu guter Letzt ...

Workflow - ab sofort verfügbar!

Smallinvoice hat ein einzigartiges neues Feature, das die Verwaltung des Lebenszyklus einer Rechnung ungemein erleichtert.

Mit “Workflow” kann in der Softwareeinstellung, und zusätzlich individuell pro Rechnung, bereits während der Rechnungsstellung definiert werden, was passieren soll, wenn der Zahlungseingang nicht fristgerecht erfolgt - was ja leider vorkommen soll ... Wird bei einer Rechnung die Funktion “Workflow” aktiviert, werden Erinnerungen und Mahnungen zum festgelegten Zeitpunkt automatisch ausgelöst und versendet - ganz ohne manuelle Interaktion.

Beispielsweise ist es möglich, in einem ersten Schritt 5 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist eine Zahlungserinnerung per Email auszulösen, als nächstes 10 Tage nach Ablauf eine Mahnung per B-Post und nach 15 Tagen eine weitere Mahnung per A-Post.

Wird die Rechnung nach einer Erinnerung oder Mahnung bezahlt, werden weitere Schritte des “Workflows” selbstverständlich nicht mehr ausgeführt.

Gerade Firmen, welche eine grosse Anzahl an Rechnungen versenden, werden von diesem Feature enorm profitieren, erspart es doch zusätzliche Arbeitsschritte und Aufmerksamkeit, bis eine Rechnung schlussendlich bezahlt ist.

“Workflow” ist ab sofort automatisch im smallinvoice Konten im Advanced-Paket verfügbar.

Ein neues und flexibles Berechtigungssystem kommt anfangs nächstes Jahr

Vielen Benutzern genügen starre Nutzerrollen und Berechtigungen nicht: Sie wünschen sich ein flexibles System, das es ihnen erlaubt, eigene Rollen, denen beliebige Berechtigungen zugeteilt werden können, zu veregeben.

Wir haben unsere Benutzer gehört und auf diesbezügliche Anregungen und Wünsche reagiert. Auf Grund der Komplexität sind wir schon seit etwa einem halben Jahr daran, ein flexibles Berechtigungssystem zu entwickeln und zu implementieren.

Nun sind wir fast so weit: Dank dem neuen System ist es möglich, Berechtigungen granular zu vergeben, also z.B. eine Rolle zu schaffen, welche ausschliesslich berechtigt ist, nur selbst erstellte Rechnungen einzusehen oder zu editieren. Dies ermöglicht es, dass Mitarbeiter/Innen zwar Rechnungen erstellen können, aber keine Einsicht in den Geschäftsverlauf haben. Mit dem neuen System lässt sich praktisch jedes beliebige Berechtigungsszenario abbilden.

Wir rechnen damit, dieses neue Feature nach ausgiebigen Tests Anfangs nächstes Jahr freischalten zu können und freuen uns weiterhin auf Anregungen und Wünsche!

Hast du eine Frage oder benötigst Hilfe? Melde dich bei [email protected], wir lesen und beantworten jede E-Mail!

Nun ist sie endlich da und ab sofort in den App-Stores verfügbar, die kostenlose smallinvoice mobile App für iOS und Android.

Mit smallinvoice mobile stehen praktisch alle Funktionen zur Verfügung, welche in der Webapplikation von smallinvoice vorhanden sind. Darüber hinaus sind Funktionen, welche auf Mobilgeräten besonders sinnvoll sind, hinzugekommen: So können zum Beispiel aus Kontakten direkt Telefonnummern angerufen oder Adressen in die Kartenapplikation wie z.B. Google Maps übertragen werden.

Ebenso wurde ein Dashboard entworfen, das speziell auf die Bedürftnisse von Mobilusern eingehen soll: So können z.B. von dort direkt Zeitrapporte erfasst werden - das ist besonders praktisch für Mitarbeiter/Innen im Aussendienst. Selbstverständlich wird smallinvoice mobile, wie auch smallinvoice selbst, laufend weiter entwickelt.

Die Apps sind ab sofort verfügbar!

https://play.google.com/store/apps/details?id=ch.lourenssystems

https://itunes.apple.com/ch/app/smallinvoice-mobile/id431692608?mt=8

Hast du eine Frage oder benötigst Hilfe? Melde dich bei [email protected], wir lesen und beantworten jede E-Mail!

Die Rechnung ist erstellt und versendet; nun muss nur noch der Zahlungseingang erfolgen – hoffentlich fristgerecht! Je kundenfreundlicher dabei die Form der Rechnung und deren Zustellung ist, desto höher die Chance, dass dies auch passiert und keine Mahnung verschickt werden muss.

Dabei können folgenden Vorgehensweisen helfen:

Rechtzeitige Zustellung und genügend grosse Zahlungsfrist Die Zahlungsfrist sollte nicht zu kurz gewählt werden – ideal sind 30 Tage –und der Fälligkeitstag sollte auf Monatsende gesetzt werden: Dann werden nämlich üblicherweise Rechnungen verarbeitet. Wer eine Zahlungsfrist von 20 Tagen wählt, seine Rechnung vor dem Versand tagelang liegen lässt, muss sich nicht wundern, wenn die Zahlung zu spät eintrifft.

Bildquelle: shutterstock.com

Rechnungsversand per Post Es mag in der heutigen Zeit anachronistisch klingen, aber eine Papierrechnung kommt sicher ans Ziel und fällt auf. Denn bei der heutigen Mailflut, kann eine per Email verschickte Rechnung schnell übersehen werden, oder noch schlechter, im Spam-Ordner landen. Wer ganz sicher sein will, wählt Postversand per Einschreiben oder A+ Prioritär.

Bildquelle: post.ch

Rechnung mit ESR Einzahlungsschein Wer kennt ihn nicht, den orangen Einzahlungsschein mit der Codezeile. In dieser können alle Daten eingeschlossen werden, die für die Buchhaltung oder das Marketing wichtig sind und sie kann maschinell und einfach - übrigens auch von vielen Smartphone Banking-Apps - verarbeitet werden: So wird die Zahlung für den Kunden zum Kinderspiel. Ein weiterer grosser Vorteil des ESR Einzahlungsscheins besteht darin, dass die Bareinzahlungstaxe geringer ist als beim roten, nicht codierten Einzahlungsschein. Übrigens: Nicht wenige Firmen, gerade im KMU Bereich, verarbeiten ihre Rechnungen noch manuell, inkl. Datumsstempel beim Rechnungseingang.

Bildquelle: lourenssystems.ch

Alternative Zahlungsmethoden Je mehr Zahlungsmethoden angeboten werden, desto einfacher ist es für den Kunden, die Rechnung zu begleichen. Gerade die Zahlungsoption via Kreditkarte ermöglicht es auch Kunden mit einem vorübergehenden finanziellen Engpass ihren Zahlungsverpflichtungen fristgerecht nachzukommen.

Bildquelle: Creative Commons