#papierformat

Druckerprobleme – What you see is not what you get

Die Steuerberaterin des Unternehmens, für das ich arbeite, ruft an. Sie ist unzufrieden und möchte wissen, warum wir auf unseren Rechnungen plötzlich keine Steuernummer mehr angeben. Sie findet das schlecht, denn es handelt sich dabei schließlich um eine Pflichtangabe.

Ich kann ihre Haltung verstehen, habe aber keine Erklärung. Zumal wir natürlich nicht jede Rechnung einzeln per Hand zusammenbasteln, sondern ein Template dafür verwenden, das selbstverständlich die Steuernummer enthält, und zwar mittig unten auf der Seite. Also spreche ich mit den Kollegen, die die Rechnungen schreiben. Alle sind erstaunt. Sie suchen die Rechnungen der letzten Monate hervor, und natürlich tragen alle unten eine Steuernummer.

Ich bin verwirrt. Exemplarisch lasse ich mir von den Kollegen eine Rechnung mailen und dieselbe dann von der Steuerberaterin zuschicken. Ich öffne beide PDFs. Das eine enthält die Nummer, das andere nicht. Ansonsten sind alle Informationen gleich.

Ich drucke beide Varianten der Rechnung aus, hauptsächlich, weil ich nicht weiß, was ich sonst machen soll. Als beide Ausdrucke vor mir auf dem Tisch liegen, sehe ich, dass der der Steuerberaterin irgendwie anders gedruckt ist. Kleiner. Verschobener. Nicht ins Auge stechend, aber schon deutlich anders, als der der Kollegen. Ich denke sehr, sehr scharf nach. Dann rufe ich die Steuerberaterin an und frage, woher sie die Rechnungs-PDFs bekommt. Vom meinen Kollegen direkt, oder aus einer anderen Quelle?

Es stellt sich heraus, dass die Rechnungen aus unserm Mutterhaus in den USA an die Buchhalterin geschickt werden. Der Prozess ist so, dass die Rechnung bei uns erstellt und auf Papier verschickt und ein Scan des verschickten Originals dann in die USA gemailt wird. Was man dort damit tut, möchte ich herausfinden, und telefoniere wieder. Dabei erfahre ich, dass man diverse Dinge damit tut, die für mein Problem komplett irrelevant sind, an einem bestimmten Punkt jedoch druckt seit kurzem eine relativ neue Mitarbeiterin die Rechnung aus und reicht sie in Papierform an jemand anders weiter, der sie dann wieder einscannt. Aus Gründen. Das so entstandene PDF wird dann an die Steuerberaterin gemailt.

Ich lasse mich mit der relativ neuen Mitarbeiterin verbinden. Ich schicke ihr mein PDF mit der Rechnungsnummer und bitte sie, es zu öffnen und mir zu sagen, ob sie unten mittig auf dem Blatt ein komisches deutsches Wort gefolgt von DE und einer Nummernfolge sieht. Sie bejaht. Ich bitte sie, das PDF zu drucken, höre ein Rattern, dann ein paar Schritte und dann sagt sie „And now the most curious thing has happened!“ Die Nummer ist weg und mir wird einiges klar.

Gemeinsam dringen wir in ihr Druckermenü ein. Ihr Papierformat ist in den USA natürlich „Letter“. Gleichzeitig ist nicht vorgesehen, dass ein auf eine eventuell andere Größe genormtes Dokument skaliert wird. A4 ist länger und schmaler als Letter, deshalb ist unsere Steuernummer außerhalb des Druckbereiches und wird einfach abgeschnitten, ersatzweise haben wir an der linken und rechten Seite des Rechnungstextes jetzt noch viel Platz für, weiß nicht, Marginalien vielleicht. Und es ist nicht etwa so, dass der Drucker sein Problem mit dem Druckbereich in irgendeiner Weise kommunizieren würde. Wenn die relativ neue Kollegin die auf Letter ausgedruckten Rechnungen dann weitergibt, werden sie wieder im Letter-Format gescannt und an die Steuerberaterin in Deutschland gemailt, die aber wiederum natürlich auf A4 ausdruckt und sich vielleicht wundert, warum wir unsere Rechnungen so klein und mit so viel weißem Rand drumherum ausstellen, aber wir machen viele komische Sachen, das ist vermutlich nur eine weitere, die sie elegant übergeht.

Um das Problem zu lösen und unsere gesamte Rechnung, mit Steuernummer, auch auf Letter-Format ausdrucken zu können, setzen wir im Druckermenü der relativ neuen Mitarbeiterin ein Häkchen bei „Scale to Fit“. Die Welt ist vorerst gerettet.