Archivierung elektronischer Rechnungen
Grundsätzlich gelten fßr elektronische Rechnungen dieselben Aufbewahrungspflichten wie fßr Papierrechnungen. Auch elektronische Rechnungen mßssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Ihre Belege sind fßr die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu archivieren.
Bei der Aufbewahrung elektronischer Belege mßssen folgende - bislang schon bekannte - Grundsätze beachtet werden:
OrdnungsmäĂigkeit der BuchfĂźhrung
PrĂźfbarkeit digitaler Belege
Elektronische Rechnungen: Format und Lesbarkeit
Elektronische Rechnungen mßssen zwingend in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Die elektronischen Belege mßssen während der Aufbewahrungsfrist zudem jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.
Werden elektronische Rechnungen in ein betriebsinternes Format umgewandelt, sind beide Dateien miteinander zu verknĂźpfen und aufzubewahren.
Archivierung von elektronischen Rechnungen
Das Aufbewahrungsmedium kann fßr steuerlich aufzubewahrende Dokumente nicht frei gewählt werden. Elektronische Rechnungen und Belege mßssen zwingend elektronisch archiviert werden. Es genßgt nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren.
Praxis-Tipp: Speichermedium darf nicht veränderbar sein
Die elektronische Archivierung muss auf einem Datenträger erfolgen, der eine Ănderung nicht mehr zulässt. Gegenwärtig eignen sich hierfĂźr beispielsweise die marktgängigen einmal beschreibbaren Speichermedien.
Wichtig: E-Mail muss nicht zwingend gespeichert werden
Wenn Rechnungen als Anhang zu einer Email gesendet werden (z. B. als PDF-Datei), muss nur die elektronische Rechnung archiviert werden. Die E-Mail dient hier als âBriefumschlagâ und kann gelĂśscht werden.
