La Gestión Documental, un factor crítico en los procesos de negocio
La rápida evolución que están experimentado el desarrollo y posterior evolución de diferentes tecnologías está provocando –por la imposibilidad material de asumir su verdadero significado- un grado de cierta confusión en el mercado de Tecnologías de la Información. Pero el elemento clave en esta fulgurante evolución no es otro que Internet. Su adopción ha obligado a cambios radicales en muchos procesos de las empresas. Internet ha propiciado un cambio en el paradigma de la gestión documental, puesto que todo lo que fluye por Internet son documentos. Conceptos como gestión del conocimiento, gestión documental, y sobre todo el de portal corporativo también están influyendo en ese clima de cierta confusión. Pero, a pesar de ello, y según explica Vicente Calzado, Responsable de Gestión Documental de Informática El Corte Inglés, afirma que “la situación no es en modo alguno alarmante, sino que la diferenciación y clarificación de estas tecnologías en el mercado será una realidad en el momento que su uso se generalice dentro de las organizaciones”.
Actualmente la inmensa mayoría de las organizaciones no solamente conocen perfectamente la definición de portal corporativo, sino que en un alto porcentaje han decidido su instalación dentro de la organización. El problema de esta apuesta por la intranet está surgiendo ahora, “muchas de esas intranets carecen de suficientes contenidos y es que a las empresas les supone un gran esfuerzo dotar a esa intranet de contenido, y en muchos casos de lo único que disponen es de información estática”, apunta Vicente Calzado. La clave radica en la dificultad de introducir en esa intranet información no estructurada, “al mismo tiempo que les resulta también muy dificultoso integrar los sistemas de información corporativos con la intranet”.
En este sentido, y con el objetivo de resolver esta problemática surge el concepto de portal corporativo, que no es otra cosa que plasmar en la intranet lo que representan los portales de Internet; “es decir un mecanismo a través del cual se facilita el acceso a información muy heterogénea de la empresa”, apunta Vicente Calzado. De acuerdo con esto, se apunta a la gestión del conocimiento como uno de los elementos clave en la resolución de esta problemática, y afirma que “la gestión del conocimiento es un concepto que en gran medida es ajeno a la tecnología, ya que su componente más importante es cultural. La tecnología no resuelve los problemas de gestión del conocimiento, aunque sí puede ayudar a gestionar lo que se conoce como conocimiento explícito, y aquí es donde entra en juego la tecnología documental”
La gestión del conocimiento y la gestión documental
La relación entre gestión documental y gestión del conocimiento parece ser más estrecha de lo que en un principio pudiera parecer, ya que en palabras, “la gestión documental hay que contemplarla como una tecnología que soporta todo lo relacionado con captura, almacenamiento, clasificación, consulta, búsqueda, distribución... de documentos que son contenedores del conocimiento explícito corporativo”.
Llegados a este punto de la gestión del conocimiento, Vicente Calzado intenta resumir el camino que relaciona y vincula de forma estrecha los hasta ahora tres conceptos mencionados: intranet, gestión documental y gestión del conocimiento. “La intranet como medio de acceder a ese conocimiento; la gestión documental como la tecnología que soporta ese conocimiento; y la gestión del conocimiento centrada en los cambios culturales y en el conocimiento de los empleados”.
Las ventajas que para una organización supone el desarrollo de un portal corporativo son muchas, pero Vicente Calzado recalca una de ellas, “la importancia del portal corporativo radica en la posibilidad de disponer de un punto desde el cual se accede a la información de todo tipo”. Pero esto no es algo fácil de conseguir, ya que el problema puede surgir en la dificultad para manejar la información no estructurada, “por ello se debe disponer dentro de ese portal corporativo de herramientas que permitan capturar, y consultar diferentes documentos; aquí es, precisamente, donde se produce la confluencia entre gestión documental y portal corporativo”. Otro aspecto destacado por Vicente Calzado es que por mucho que se potencien las tecnologías, el volumen de la información siempre crece a un ritmo significativamente superior. “Lo que explica la preocupación existente dentro de las organizaciones en el sentido de que son conscientes de que si no son capaces de “domar” esa información, la gestión del conocimiento que se propongan será cuanto menos ineficaz”, apunta Vicente Calzado.
Documentos y Procesos de negocio
Vincular procesos a negocio implica aumentar la eficacia en la realización de los propios procesos. En este sentido, “en el sector privado existe una posibilidad que ya es en algunos casos una realidad, y que se centra en vincular todos los procesos de gestión documental a lo que es la informática corporativa de gestión; por ejemplo, los ERPs pueden disponer de interfaces que permiten que el usuario de ERP acceda a los documentos que son relevantes en ese contexto. Por ejemplo, en Informática El Corte Inglés hemos conseguido la certificación de nuestros productos para soportar los interfaces que SAP tiene definido para SAP R/3 en este sentido”. Algo que para Vicente Calzado resulta de vital importancia: “incluso con sistemas desarrollados a medida existen mecanismos estándares que permiten vincular tanto en entorno mainframe como cliente/servidor información documental a la de procesos de datos de la empresa”. Esto ha permitido a las empresas conseguir un significativo ahorro de los costes, además de agilizar y aumentar la calidad de los procesos, “algo que en última instancia se refleja en el resultado final del negocio”, concluye.
La gestión de Expedientes
El caso concreto de la Administración Pública, es un poco distinto ya que sus tramitaciones por excelencia recaen bajo el concepto de proceso administrativo, también conocido como los expedientes. Aquí Informática El Corte Inglés también está haciendo un gran esfuerzo implantando ARPA (Automatización y Racionalización del Proceso Administrativo), que es una solución basada en todo lo que son las tecnologías documentales estándares que la Administración ya tenía, como ATRIO, SICRES, o ESTROFA. “Con ARPA se aglutinan todos estos estándares a modo de capa superior convirtiendo a todo ese conjunto de estándares en un verdadero sistema de gestión de expedientes”. La radical importancia de este proceso la explica Vicente Calzado, “hay que tener en cuenta que los procedimientos administrativos están regulados por ley, existe un contexto legal que define todos los procedimientos administrativos, y que, además, es vinculante para las tres administraciones”.
Agilizar los Procesos: Asignatura pendiente.
La asignatura pendiente de la Administración se centra en la necesidad de agilizar los procedimientos administrativos, y en cómo racionalizarnos. “Es decir, es necesario contemplar la gestión de expedientes como una herramienta que le va a permitir a la Administració
