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Aber als Startup hat man schließlich so viel um die Ohren - wer kann es einem da verübeln, wenn man mal den einen oder anderen Termin vergisst? Oder eine Frist verstreichen lässt?

Leider versteht das Finanzamt da keinen Spaß. Darum macht es Sinn, sich die wichtigsten Termine des Geschäftsjahres im Kalender zu notieren. Welche das sind und worauf Du achten solltest, erklären wir hier:

Fälligkeitstermine von Rechnungen

Stell Dir vor, du verkaufst Anfang Januar Waren im Wert von 1.200€. Du freust dich über Deinen Umsatz und investierst das Geld gleich wieder in dein Unternehmen – in eine neuere, bessere Produktionsmaschine. Mitte Februar wird die Maschine geliefert, Du willst bezahlen – aber zu Deinem Schreck ist dein Konto fast leer. Denn: Es fehlen 1.000€ - Geld aus deinen Verkäufen Anfang Januar, die längst überfällig sind. Und trotzdem haben Deine Kunden noch nicht bezahlt.

Etablierte Unternehmen verschmerzen das oft ohne größere Probleme – für Startups wie  kann eine solche Situation aber existenzbedrohend sein. Denn gerade Startups in den ersten zwei Jahren ihrer Gründung stecken hohe Investitionssummen in den Aufbau ihres Unternehmens – und sind daher darauf angewiesen, dass ihre Kunden rechtzeitig und pünktlich bezahlen.

Deshalb solltest Du Fälligkeitstermine Deiner Rechnungen unbedingt im Kalender notieren. Oder Du nutzt eine Buchhaltungssoftware, die fällige Rechnungen automatisch anzeigt. Denn nur wenn Du weißt, welcher Kunde noch nicht bezahlt hat, kannst Du rechtzeitig Mahnungen ausstellen und den Kunden an den Zahlungsverzug erinnern.

Abgabetermine zur Umsatzsteuervoranmeldung

Bist Du als Startup umsatzsteuerpflichtig – und das bist Du, sobald du über 17.500€ jährlich Umsatz machst – musst Du regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung über das Portal ELSTER Online abgeben. Im Rahmen dieser Voranmeldung leistest Du Umsatzsteuervorauszahlungen an das Finanzamt damit nicht am Jahresende der komplette Betrag auf einen Schlag fällig wird.

Deine Umsatzsteuervoranmeldung muss entweder monatlich oder quartalsweise abgeben werden  – dies hängt von deinem Vorjahres-Umsatz ab und wird vom Finanzamt mitgeteilt. Eine Besonderheit gilt für Startups in den ersten beiden Gründungsjahren: Sie müssen ihre Umsatzsteuervoranmeldung immer monatlich einreichen – das Finanzamt schützt sich dadurch vor Zahlungsausfällen. Die Höhe deiner Umsatzsteuervorauszahlung errechnet sich auf Basis der Umsatzsteuerzahlung des letzten Jahres.

Monatliche Umsatzsteuervoranmeldung: Jeweils zum 10. Werktag des Folgemonats, also 10. Februar für Januar, 10. März für Februar, 10. April für März, usw.

Quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung: Jeweils zum 10. Werktag des folgenden Quartals, also 10. April für Januar-März, 10. Juli für April-Juni, usw.

Übersiehst Du eine Abgabefrist, können empfindliche Säumniszuschläge anfallen – achte also darauf, deine Umsatzsteuervoranmeldung immer pünktlich abzugeben oder beantrage gleich im Vorfeld eine Fristverlängerung über ELSTER Online.

Termine zur Einkommensteuervorauszahlung

Analog zur Umsatzsteuer musst Du auch Vorauszahlungen zur Einkommensteuer leisten. Aber auch hier gibt es einen Freibetrag: Liegt Dein Einkommen unter 8.600€ jährlich, fällt keine Einkommensteuer an – und folglich muss auch keine Vorauszahlung geleistet werden.

Die Einkommensteuervorauszahlung ist vierteljährlich fällig, fällt aber nicht mit den Terminen zur vierteljährlichen Umsatzsteuervorauszahlung zusammen. Ihre Höhe wird aber ebenfalls auf Basis der Einkommensteuerzahlung des letzten Jahres festgesetzt. Besonderheiten für Startups gibt es dabei nicht.

Einkommensteuervorauszahlungen: 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember

Vorbereitungszeitraum zur Steuererklärung

Kommen wir zum wichtigsten Termin des Jahres: Die Abgabefrist zur Steuererklärung. Im Rahmen der Steuererklärung sollte ein Startup folgende Formulare und Anlagen einreichen: 

Mantelbogen zur Einkommensteuererklärung

Anlage G (Gewerbe) oder Anlage S (Freie Berufe)

Gewinnermittlung: Einfache Gewinnermittlung, EÜR oder GuV

Umsatzsteuer-Jahreserklärung

Gewerbesteuererklärung (nur bei Gewerbe)

Bist Du nur nebenberuflich selbstständig oder erzielst zusätzlich noch Einkünfte aus Kapitalvermögen, kommen noch weitere Anlagen hinzu. Du siehst also – hier warten viele Formulare und entsprechend viel Arbeit auf Dich. Arbeit, für die du entsprechend Zeit einplanen solltest.

Zur Steuererklärung empfiehlt es sich daher gerade für Gründer und Startups mit wenig oder gar keiner Erfahrung in steuerlichen Angelegenheiten, rechtzeitig einen Steuerberater hinzuzuziehen. Und der muss nicht teuer sein: Denn wenn du deine Buchhaltung regelmäßig führst und deine Einnahmen und Ausgaben immer professionell verwaltest, spart Dein Steuerberater wertvolle Zeit – und Du Dir bares Geld.

Abgabetermin zur Steuererklärung: 31. Mai (regulär) oder 30. September (bei beantragter Fristverlängerung) des Folgejahres. Ausnahme: Erstellt ein Steuerberater deine Steuererklärung, verlängert sich die Frist sogar bis 31. Dezember des Folgejahres.

Autorenprofil

Andrea Lackner arbeitet als Buchhaltungsexpertin für das Rechnungsprogramm Debitoor, das speziell auf die Anforderungen von Gründern, Kleinunternehmern und Freelancern ausgerichtet ist. Die Kernfunktionen beinhalten: Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen, Ausgabenverwaltung, Bankimport von Zahlungen und Berichtswesen wie EÜR und GuV.

Denn anhand der Zahlen, kann man einige wichtige Indikatoren seines Unternehmens ablesen:

Bspw. um zu wissen, wie „gut“ es Deinem Unternehmen geht, reicht erstmal ein Blick auf deine Einnahmen und Ausgaben bzw. Deine Gewinnermittlung. Sind Deine Einnahmen höher als die Ausgaben und kannst Du mit dem verbleibenden Gewinn deine Lebenshaltungskosten decken, ist das im Regelfall ein gutes Zeichen.

Dennoch ist es wichtig, bestimmte Kennzahlen im Auge zu behalten. Gerade Start-ups in den ersten beiden Gründungsjahren sollten immer wieder einen Blick auf diese Kennzahlen werfen – so bekommst Du mit der Zeit ein gutes Gespür für den finanziellen Stand Deines Unternehmens:

Umsatzrentabilität: Wie profitabel ist mein Unternehmen?

Eine erste wichtige Kennzahl ist die Umsatzrentabilität. Dabei berechnest Du, wie hoch Dein Gewinn im Vergleich zum Umsatz ausfällt. Klar ist: Je höher dein Gewinnanteil am Umsatz ausfällt, desto rentabler wirtschaftet das Unternehmen: Denn das bedeutet: mehr Profit für Dich! Ein Ergebnis über 10 gilt als großartig, ein Wert über 5 ist immer noch solide.

> Umsatzrentabilität = Gewinn x 100 / Umsatz

Eigenkapitalquote: Gehört mein Unternehmen wirklich mir?

Gehen wir einen Schritt weiter: Zu Deinem Kapital. Das Kapital wird grob unterschieden in Eigenkapital und Fremdkapital. Das Eigenkapital setzt sich aus all jenem Geldvermögen zusammen, das vollständig Dir gehört – also Dein Gewinn, Deine Privateinlagen und etwaige von Dir gebildete Rücklagen. Das Fremdkapital hingegen gehört nicht Dir, sondern anderen – beispielsweise der Bank (Darlehen) oder Lieferanten (Verbindlichkeiten).

Ein hoher Fremdkapitalanteil bedeutet also, dass Du quasi „auf Pump“ und vom Geld anderer Leute lebst – und das ist natürlich schlecht. Darum solltest Du darauf achten, eine hohe Eigenkapitalquote zu erzielen.

 > Eigenkapitalquote = Eigenkapital x 100 / Gesamtkapital

Liquidität: Kann ich meine Ausgaben tatsächlich bezahlen?

Bist du „flüssig“? Diesen Begriff kennen wir alle. Und „flüssig“, also liquide und somit zahlungsfähig, bist Du dann, wenn Dir für anfallende Ausgaben genug Geld auf Deinem Bankkonto zur Verfügung steht. Diese flüssigen Mittel (Bank- und Kassenguthaben) werden aber teilweise von deinen kurzfristigen Verbindlichkeiten „aufgefressen“ – also alle Deine unbezahlten Rechnungen, für die Du ständig Geld abzwacken musst. Je höher also Deine flüssigen Mittel im Vergleich zu Deinen Verbindlichkeiten, umso besser. Angestrebt werden sollte eine Liquidität zwischen 10% und 30%.

> Liquidität = Flüssige Mittel x 100 / Kurzfristige Verbindlichkeiten

Autorenprofil

Andrea Lackner arbeitet als Buchhaltungsexpertin für das Rechnungsprogramm Debitoor, das speziell auf die Anforderungen von Gründern, Kleinunternehmern und Freelancern ausgerichtet ist. Die Kernfunktionen beinhalten: Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen, Ausgabenverwaltung, Bankimport von Zahlungen und Berichtswesen wie EÜR und GuV.

Gerade für Startups lohnt es sich, ihre Buchhaltung auf Vordermann zu bringen. Denn die falsche Finanzplanung ist laut einer Studie von CB Insights einer der drei Hauptgründe für das Scheitern vieler Start-ups. Damit das nicht passiert, haben wir hier die fünf wichtigsten Buchhaltungstipps für dich zusammengefasst:

Wie verschaffe ich mir einen Überblick über meine Einnahmen und Ausgaben?

Kennen wir doch alle, oder? Hier Kaffeepads fürs Büro gekauft, dort bunte Textmarker und dann war da auch noch das neue Ladegerät für den Laptop. Und schon fliegen uns aus allen Taschen und Laden dutzende Quittungen entgegen.

Damit das nicht passiert und Du nicht untergehst in deinem Papierchaos ist es wichtig, einmal richtig Ordnung in deine Buchhaltung zu bringen. Gerade Startups übersehen in der Hektik der Gründungsphase oft, ihre Bücher zu führen – und haben am Monatsende dann keine Ahnung mehr, wie viel sie eigentlich ausgegeben und eingenommen haben. Zum Glück gibt es ein recht einfaches System, wie Du Dir einen Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben verschaffst:

1. Leg einen Ordner an mit den beiden Sparten „Einnahmen“ und „Ausgaben“.

2. Unterteile jede Sparte nochmals in „Kasse“, „Bank“ und „Offene Rechnungen“.

3. Alle unbezahlten Eingangs- und Ausgangsrechnungen landen erstmal in „Offene Rechnungen“. Erfolgt die Zahlung per Überweisung, wandern sie zu „Bank“, dem betreffenden Kontoauszug beigelegt. Erfolgt die Zahlung in bar, dann sortierst Du sie zu „Kasse“.

4. Die Sortierung erfolgt immer chronologisch – „Bank“ nach dem Buchungsdatum des Kontoauszugs, „Kasse“ nach dem Rechnungs-,/Belegdatum.

5. Markiere Datum und Gesamtbetrag mit einem Filzstift.

Wie Du siehst, schaffst Du Dir auch als Start-up in nur fünf Schritten eine saubere Buchhaltung. Die Vorteile dieses Systems liegen auf der Hand:

Du hast immer einen Überblick über deine ausstehenden, also „offenen Rechnungen“ und weißt dadurch, welcher Kunde seine Rechnung noch nicht beglichen hat.

Du kannst jederzeit alte Belege nachschlagen, sollte das Finanzamt oder ein Kunde Fragen zu einer alten Rechnung haben.

Du kannst am Monatsende immer schnell einen „Kassensturz“ machen und weißt dadurch, wie viel zu insgesamt eingenommen und ausgegeben hast.

Du hast jederzeit einen aktuellen Überblick über deine finanzielle Lage.

Selbstverständlich geht das mit Hilfe des Computers schneller und einfacher: Nutzt Du eine Buchhaltungssoftware, sind viele dieser Prozesse bereits automatisiert und digitalisiert.

Wie ermittle ich meinen Gewinn? Und welche Form der Buchhaltung muss ich führen?

Leider genügt es nicht, nur Deine Einnahmen und Ausgaben zu sortieren. Das Finanzamt möchte auch, dass Du eine Gewinnermittlung vornimmst – also Deine Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellst und Deinen Gewinn berechnest. Je nach Unternehmensgröße müssen Startups ihren Gewinn auf unterschiedliche Weise ermitteln:

Einfache Gewinnermittlung

Liegt Dein Umsatz unter 17.500€ im Jahr, hast Du buchhalterisch gesehen den Jackpot geknackt. Denn Du kannst Deine Buchhaltung und Deinen Gewinn auf die denkbar einfachste Weise ermitteln: Du fasst Deine Einnahmen und Ausgaben in sinnvolle Kategorien zusammen, beispielsweise „PKW“ für alle Fahrtkosten, oder „Büromaterial“ für gekauften Ordner, Textmarker und Visitenkarten. Am Schluss summierst Du die Einnahmen und Ausgaben und ermittelst die Differenz – diese ergibt dann Deinen Gewinn oder Verlust. Fertig!

Einfache Buchführung: Einnahmen-Überschuss Rechnung (EÜR)

Verdienst du mehr als 17.500€, wird es schon etwas komplizierter. Ihre Gewinnermittlung in Form der Einnahmen-Überschuss Rechnung (EÜR) durchführen müssen folgende Gruppen:

Alle Freiberufler

Gewerbetreibender ohne Kaufmannseigenschaften wenn der Umsatz weniger als 600.000€ bzw. der Gewinn weniger als 60.000€ beträgt. Darunter fallen Kleingewerbetreibende, also beispielsweise Einzelunternehmen oder GbRs, die keinen nach Art und Umfang eingerichteten kaufmännischen Geschäftsbetrieb führen.  

Die EÜR ist ein standardisiertes Formular, das Du Dir auf der Homepage des Bundesfinanzministeriums downloaden kannst. Es ist ziemlich umfangreich – und entsprechend komplizierter als die einfache Gewinnermittlung.

Doppelte Buchführung: Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Für alle anderen gilt: Sie müssen doppelte Buchführung betreiben, d.h. Bilanz führen. Der Begriff „doppelte Buchführung“ geht dabei auf das System der Bilanzierung zurück: Jede Buchung wird auf mindestens zwei Konten (also doppelt) vorgenommen.  Die Gewinnermittlung selbst erfolgt nach der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die ein Teil der Bilanz ist.

Für die meisten Startups gilt: Die Gewinnermittlung erfolgt in der Regel auf einfache Art oder im Rahmen der EÜR. Wenn Startups wachsen und ihr Umsatz bzw. ihr Gewinn die Umsatzgrenze übersteigt, müssen sie zur doppelten Buchführung wechseln.

 Autorenprofil

Andrea Lackner arbeitet als Buchhaltungsexpertin für das Rechnungsprogramm Debitoor, das speziell auf die Anforderungen von Gründern, Kleinunternehmern und Freelancern ausgerichtet ist. Die Kernfunktionen beinhalten: Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen, Ausgabenverwaltung, Bankimport von Zahlungen und Berichtswesen wie EÜR und GuV.