Communications Needs Assessment and Communications Audit Report
Sa pagsisimula ng klase ngayong ikalawang semester ng academic year 2014-2015, naatasan ang bawat grupo sa klase na maghanap ng isang community at isang partner organization na involved sa nasabing community.
Organizational/Community/Sectoral Situation
Ang community na napagpasyahan naming makatrabaho, (at sana matulungan sa pagtatapos ng subject na ito) ay ang Hydraulic Compound ng Barangay Old Capitol Site, isang urban poor community. Katuwang namin sa gawaing ito ang mga residente ng lugar, at ang organisasyong SAMABOCS-HY (Samahan ng mga Mamamayan sa Barangay Old Capitol Site – Hydraulic Compound, Incorporated).
Organizing and/or Project/Program Context – Issue, Agenda and Cause
Ito ay malapit sa PhilCoA at sakop ng sinasabing 498 hektaryang lupang pag-aari ng UP. Isa rin sa mga lugar na sakop ng Master Development Plan ng UP ang nasabing komunidad. Noong nakaraang Setyembre 2014, labingwalong (18) pamilya ang naapektuhan ng sinasabing isang demolition job na isinagawa ng administrasyon ng pamantasan. Dahil sa pangyayaring ito, nagtulong-tulong ang mga mamamayan kasama ng ilang grupo upang magtayo ng isang samahan (SAMABOCS-HY) sa loob ng komunidad at tugunan ang problemang ito. Itinayo ang samahan upang mas lalong mapagkaisa ang mga residente sa lugar at makapag-propose ng mga paraan sa mga nakatataas sa pwesto, kung papano nila pwedeng matulungan ang isa’t isa.
Importance of Conducting a Communications Audit
Mahalagang magsagawa ng communications audit (gaya nito) upang mas matulungan ang mga development workers na mas lalo pang maintindihan ang komunidad na kanilang nais mapaunlad. Sa pamamagitan ng pag-alam ng konteksto, available resources at kasalukuyang communication strategy ng komunidad/organisasyon, mas magiging appropriate ang communication strategy na ide-design ng grupo. Sa prosesong ito, mas mahihimay pa ang paraan ng pagbuo nila ng mga mensahe, ang content na kanilang ipinararating at nakakarating sa kanilang audience, ang communicators ng proseso at ang media na kanilang ginagamit upang maisagawa ito.
Communications Problem/Gap Investigated and Aspects of Communications Assessed/Audited
Sa ilang beses naming pagpapabalik-balik at pakikihalubilo sa mga residente at miyembro ng organisasyon, natuklasan ng grupo na may tatlong communication problems ang komunidad/organisasyon.
(1) Inadequate information dissemination. Sa mga residente, pati na rin sa ibang miyembro ng organisasyon.
(2) Indifference of the people towards the issue. Lalo na yung mga hindi pa miyembro ng organisasyon.
(3) No sense of urgency. Active naman sa ilang activities pero kapag kailangan na ng manpower (e.g. during demolition), hindi na mahagilap ang mga miyembro nito.
Sa prosesong ito, in-assess ang content ng mga mensahe, maging ang mga media na ginagamit ng organisasyon. Inalam din kung appropriate nga ba ang paraang ginagamit ng organisasyon upang maayos na mai-deliver ang mensaheng nais nitong iparating.
Objectives
(a) To investigate the existing communication problems in the community
(b) To assess the current communications strategy of the organization
(c) To design a solution that will help in addressing the communications problem in the community
Methodology
Small group discussions (with leaders and members of SAMABOCS-HY, as well as non-members; residents of the community)
Sa paraang ito, mas makakakalap kami ng impormasyon ukol sa kasalukuyang communication strategy at mga problemang kinakaharap sa pagpapatupad nito. Interview-type, upang mas malaman namin ang mga indibidwal na opinyon at pananaw ng mga residente.
KEY FINDINGS
Underlying causes of the communications problem/gap investigated
(a) Insufficient communications training or seminars. Sa pagkakaroon ng good communication skills, mas maayos at mas malinaw na maipaparating ng mga miyembro ng organisasyon ang mga mensaheng nais nilang sabihin.
(b) Time allotment/Priorities. Mas uunahin ng mga residente (lalo na ng mga non-members) na asikasuhin ang kanilang buhay kaysa makialam pa sa isyung ito. Hangga’t nakatayo pa ang kanilang mga bahay at hindi sila direktang naaapektuhan, hindi nila nanaising makigulo pa sa labang ito ng organisasyon.
(c) Indifference/Lack of Awareness. Marahil dahil sa mga rasong nasabi sa (b) at ang kawalan nila ng alam sa tunay na plano ng UP Administration sa lupang ito (Master Development Plan), tinitingnan lang nila ang isyu bilang isang problemang hindi makakaapekto sa kanila sa hinaharap.
Actual or projected effects of the problem/gap and its long-term impacts
(a) Lack of manpower in times of need. Lalo na sa tuwing may banta ng demolition sa kanilang area.
(b) Difficulty in delegating tasks. Mas konti ang miyembro, mas maraming trabaho/gawain ang pasan ng bawat isa.
(c) Less ideas in sustaining the organization. Mahalaga ang pagkakaroon ng maraming ideas at creative inputs upang magtagal ang isang organisasyon.
(d) More of them will be negatively affected. Ang kawalan ng pagkakaisa sa kanilang komunidad (mayroong dalawang magkaibang organisasyon) ay maaaring samantalahin ng mga awtoridad upang sila’y mas lalong magkawatak-watak.
Existing Communications Strategy of the Organization (Strengths and Weaknesses)
Sa kasalukuyan, nagha-house-to-house ang organisasyon at nagsasagawa ng mga discussions upang maipakalat ang impormasyon tungkol sa kanilang sitwasyon at para na rin mahikayat ang ibang mga residente ng komunidad na sumali sa laban ng SAMABOCS-HY.
*Strengths:
- Incorporates feedback
- Lots of potential for interaction and participation
- Helps in disseminating general and specific information
- Builds rapport
- Clarifies vague matters and misconceptions
*Weaknesses:
- Needs to be conducted when residents are available
- Takes much time and effort
- Need for consolidation
Conclusion
Sa pagtatapos ng communications audit na ito, napag-alaman ng grupong may kinakaharap na patong-patong at magkaka-ugnay na mga isyu ang kasalukuyang communication strategy ng organisasyon.
