Viver & Empreender

Saiba o que o controle do dia a dia pode dizer sobre a evolução da sua empresa

São Paulo – Despesas, receitas, lucro. Só os empreendedores que controlam de perto a gestão dos seus negócios conseguem ter clareza sobre como estes fatores influenciam nos resultados ao longo do ano.

Apesar dos problemas diários exigirem mais tempo e atenção dos empresários, é importante parar um pouco no final do dia para colocar os números em ordem. “O controle da empresa é feito através dos números”, conta o consultor do Sebrae/SP, Luiz Alberto Lobrigatti.

O acompanhamento dos dados diários ajuda a avaliar o desempenho da empresa e da equipe, assim como apontar falhas e oportunidades. Por isso, mesmo que pareça complicado, manter planilhas pode fazer o seu negócio ser mais rentável.

Confira a seguir seis tipos de controle que podem ser feitos para manter as contas da empresa no lugar.

1. Controle de caixa

Controlar o caixa é a base para o andamento da empresa, registrando o fluxo de pagamentos e recebimentos. Coloque nesta planilha todas as entradas e saídas de dinheiro do dia. Quando fechar uma venda, lance na planilha o dia em que irá receber e o valor. Informe ainda as despesas da empresa, como aluguel, telefone e impostos, no dia em que devem ser pagos. O sócio-diretor da Praxis Education, Maurício Galhardo, diz que a frequência de atualização da planilha depende do volume de negócios da empresa. “Se for uma empresa com um volume baixo de negócios fechados por dia, pode ser utilizada uma planilha mensal”, explica. Já no caso de um restaurante, em que há grande movimentação no dia, faça um fluxo de caixa corrido, onde todas as informações, como entradas, saídas e pagamentos, ficam em uma mesma planilha e, no final do expediente, são organizadas tabelas mais adequadas.

Quanto mais informativa e objetiva for a tabela, mais fácil visualizar como cada dia contribui para o faturamento do mês. O ponto mais importante neste controle é o fechamento, quando o saldo da planilha deve bater com o do caixa interno e o do banco.

2. Contas a pagar e a receber

Esta planilha permite que você observe como serão os próximos meses da empresa. Faça uma previsão de todos os tipos de despesas, fixas e variáveis, gastos com fornecedores e pagamentos de investimentos já feitos na empresa, como empréstimos.

Estes números ajudam a ver se o negócio vai fechar o mês no vermelho. Galhardo destaca que os recebimentos só devem entrar na planilha na em que serão depositados na conta da empresa. Se for um cheque, por exemplo, deve entrar dois a três dias depois da data de depósito. A mesma orientação serve para cartões de crédito e boletos.

3. Despesas

Além dos gastos, esta planilha deve trazer data, valor e descrição da despesa. “Muitos empresários têm dificuldade de fazer este controle porque não o fazem na vida pessoal”, diz Galhardo. Ele sugere sejam criados grupos ao qual cada despesa pertence. No caso de um prestador de serviços, por exemplo, o valor do estacionamento pode ser considerado como despesa do grupo “transporte” ou “prospecção de clientes”.

A intenção é analisar onde é possível reduzir despesas. Esta planilha é uma ferramenta importante para manter o controle sobre as despesas físicas e jurídicas.

4. Vendas

Além de registrar a quantidade e o valor das vendas, esta planilha ajuda a descobrir os produtos mais vendidos, os vendedores mais eficientes e quanto os clientes gastam, em média, por compra.

Com a relação entre receita e despesas em mãos, você pode saber qual quantidade mínima deve vender para pagar as contas da empresa. Além disso, pode estudar a taxa de conversão, que indica a proporção de negócios fechados em relação à quantidade de clientes atendidos.

5. Estoque

O estoque pode ser uma fonte de prejuízo se não for bem administrado. Para quem trabalha com um portfolio de mais de 50 produtos, os especialistas recomendam um controle através de softwares específicos. Para conferir se o que está no estoque bate com o sistema, faça um mini-inventário.

Cada funcionário pode conferir de dois a três linhas de produtos. “Todos os dias, quando o movimento for baixo, cada um faz a contagem e passa para quem cuida do sistema. O envolvimento da equipe inibe a fraude de funcionários”, comenta Galhardo, que sugere que o inventário seja feito diariamente a fazê-lo no final do ano, quando o prejuízo pode ter sido acumulado.

6. Planilha consolidadora

Este documento resume a evolução do empreendimento mês a mês. A análise do trimestre, do semestre e do ano mostra a sazonalidade do negócio. Faça o cálculo da receita menos as despesas. Do resultado, subtraia as dívidas.

Com a planilha consolidadora, alguns empreendedores podem partir para uma análise de competência, elaborando o demonstrativo de resultados, que ele indica a diferença nas contas a cada mês. Cabe ao gestor aproveitar os resultados e identificar as causas do aumento de despesas específicas.

Ficou frustrado com os resultados das eleições? Ficou feliz porque o seu candidato foi bem sucedido?

Sei que eleições são importantes, mas encare os fatos com frieza. Nenhum dos políticos, sem exceção, será capaz de mudar a sua vida. O único que tem este poder é você mesmo.

Como você pode mudar a sua vida? Preparando-se, trabalhando e empreendendo a fim de realizar os seus projetos. Acorda da hipnose, amigo, não há atalhos.

Sua vida muda a partir do momento que você seja capaz de produzir, de empreender, de gerar valor para a sociedade e que por isso será recompensado financeiramente. Governo algum fará isso por você.

Sendo capaz de gerar valor, você vai prosperar, ter acesso a uma melhor qualidade de vida para você e sua família. Não é uma questão de materialismo como muitos logo pensam por estarem bem doutrinados, mas sim de ter a chance de oferecer uma vida melhor a seus filhos. Sem prosperar financeiramente nada disso passará de desejos vazios e frustrações iminentes.

Só tem um jeito de colher: plantando. Sinto informar, não há atalhos ou salvadores da pátria. Criar expectativas erradas é o mesmo que decretar a sua própria decepção em curto prazo. Ninguém fará por você aquilo que somente você pode fazer. Por favor, não se engane para o seu próprio bem.

“Então, Flávio, isso significa que as eleições não servem para nada?” As eleições significam muito, mas não a mudança de sua vida no ano seguinte. Simples assim.

O presidente eleito terá o papel de tomar decisões macros. Isso significa que cada 4 anos de mandado pode determinar décadas de atraso, de estagnação ou avanço. Em outras palavras, isso é muito importante, mas isso significa que o seu voto talvez influencie mais a vida de seu filho e neto daqui a algumas décadas. No entanto, encare os fatos, em sua vida e o que você poderá oferecer para a sua família, a curto prazo, nada mudará.

Por outro lado, dependendo do que você for capaz de produzir e construir hoje, este resultado poderá ter uma influência ainda maior sobre o futuro de seus filhos e netos, dependendo ainda menos do que o governo fará ou deixará de fazer. Não é muito melhor não ficar dependente dos políticos?

Você tem sonhos para amanhã, projetos para o mês que vem e objetivos para o próximo ano. O que você tem feito para não passar em branco?

Cumpra a sua parte e vote certo para as próximas décadas. Isso é ótimo, mas trabalhe com o foco principal em construir a sua própria história. Não há tempo a perder.

A profissão mais promissora no momento é o sucesso. Comece pequeno e sonhe grande!

Um grande dilema do jovem sempre é: qual é a minha vocação? Quando ele pensa em vocação, logo pensa em qual profissão deve escolher para passar o resto de sua vida. Essa indefinição atormenta muitos desde cedo e coloca uma enorme pressão sobre os novatos.

Não há problema algum em você ter uma profissão. No entanto, é importante se desvencilhar desse conceito antigo e a cada dia mais ultrapassado. Primeiro, porque há muitas novas áreas de atuação surgindo a cada dia e a maioria delas não está associada a nenhum profissão formal ou convencionada através de um diploma.

Outras delas, antes mesmo do final do curso universitário, grande parte do conteúdo estudado já não serve para nada, porque as tecnologias mudam a cada instante.

Está mais do que claro que o modelo convencional e formal do sistema de ensino, há muito tempo, não está de acordo com as necessidades do mercado moderno e, ainda assim, as grandes massas permanecem seguindo esse caminho, enquanto alguns perceberam que devem apostar em outras alternativas.

Um exemplo clássico de que posso falar com propriedade é sobre o ensino de línguas nas escolas públicas e particulares. Um fracasso que fica evidenciado pela presença da língua inglesa no currículo do ensino fundamental até o final do ensino médio, ou seja, mais de 12 anos estudando inglês, para quase nada, pois apenas 8% da população das classes A e B dominam o idioma. A existência de cursos de inglês é a prova incontestável do fracasso do ensino formal no Brasil no que se refere ao ensino do idioma.

Esse fracasso começa com o critério de contratação de professores nas escolas. O requisito é o diploma de Letras. O problema é que mais de 90% dos professores de inglês, formados em letras no Brasil, aprenderam sobre pedagogia em seu curso universitário, mas, no entanto, não são fluentes no idioma. Como um professor de inglês que não tem fluência no idioma pode ensinar algum aluno a falar inglês? Parece piada, mas essa é a realidade do ensino de inglês no Brasil, dando espaço para o surgimento de escolas de idioma no mercado, para suprir essa grave deficiência, já que o inglês é uma exigência para a contratação de profissionais em muitas áreas e, em outras, um fator decisivo para seleção de posições com salários mais elevados.

Voltando a falar sobre vocação x profissão, minha maneira de ver é bem pragmática: minha área é o sucesso. Desde jovem, sempre pensei que eu devo entrar no jogo para ganhar, para me destacar e para fazer a diferença. Não importa em que área, seja numa competição de jogo da velha, numa partida de videogame ou em minha atividade profissional. Essa postura logo me permitiu crescer como executivo ainda bem jovem e, aos 23 anos, dominando as etapas daquele “videogame”, ter aberto minha própria empresa, justamente uma escola de inglês que veio a se tornar uma das maiores redes de ensino para adultos do mundo.

Nunca quis estar limitado a uma profissão, a uma área de atuação e tampouco a algum mercado específico. Recentemente, me tornei proprietário de um clube de futebol nos EUA, o que jamais havia passado pela minha cabeça. Mas é exatamente sobre essa flexibilidade e liberdade a que me refiro.

Na medida em que você for ganhando experiência, reputação como um “goleador” e acumular mais capital para investir em seus projetos, maior será a liberdade de escolher surfar a onda que você quiser, sem restrições, sem limites mercadológicos ou fronteiras geográficas.

Ao assumir seu protagonismo, na realidade, você assume o papel de autor e não o papel de vítima ou beneficiário.

Escolha o melhor caminho, mas não se iluda