Lady Buyer

Przed nami okres urlopów pracowników produkcyjnych i biurowych. Jest to przeważnie ciężki czas dla pracodawcy. W ostatnim czasie zauważyłam duży wzrost zwolnień lekarskich pracowników produkcji. Śmiem twierdzić ,że jest to taka sezonowość (wakacje, święta, ferie, długie weekendy). W pewnym momencie swojej pracy doszłam do wniosku, że niejednokrotnie zwolnienia lekarskie są nadużywane. W przypadku branży produkcyjnej wystarczy, że kilku pracowników z “linii” ze zmiany będzie przybywać na zwolnieniu lekarskim, a kierownik produkcji stoi przed ogromnym wyzwaniem zapewnienia ciągłości produkcji. I jak tu żyć? I jak tu funkcjonować, aby biznes się kręcił? 

Tytuł co prawda jest o Absencjach w produkcji, natomiast problem ten tak samo tyczy się pracowników biurowych i tak samo jest ważny i trudny. Wystarczy nagła nieobecność jednej osoby, aby jej zadania musiały być rozdzielone pomiędzy pozostałych członków zespołu. Konsekwencją tego są nadgodziny, przeciążenie pracowników obłożonych zadaniami oraz koszty po stronie pracodawcy związane z nadgodzinami. 

Częściowym rozwiązaniem może być pozyskanie pracownika “na zastępstwo”, co jest łatwe tylko z pozoru, bo tak samo pozostaje kwestia przeszkolenie tego pracownika, wdrożenie itd. Innym mechanizmem może być po prostu stworzenie systemu motywacyjnemu, który może być wykorzystany i zwiększenia frekwencji, promujący obecność w pracy np. premia za frekwencję. Pomocne mogą się okazać spotkania z kadrą zarządzającą oraz pracownikami, na których będą omawiane i poruszane ważne tematy dla Firmy. Myślę , że jest to niezwykle ważne, ponieważ takie spotkania pomogą zbudować odpowiedzialność za zespół oraz miejsce pracy, pomogą wskazać ryzyka związane z nieprawidłowym wykorzystywaniem zwolnień lekarskim, a co najważniejsze uczulić jakie mogą być tego opłakane skutki dla Firmy.

O tym by można książkę napisać, ale zależało mi na tym, aby wskazać jak istotny i ważny to jest temat z punktu biznesu, z punktu przedsiębiorstwa. 

Temat tego wpisu wybrałam nie bez przyczyny. Przyszło nam pracować w czasach bardzo dynamicznych, gdzie Firmy się rozwijają, rosną, ciągle się doskonalą, dostosowują do zmiennych rynku, a wraz z całym egzemplarzem dobrodziejstwa( wszelkich zmiennych) są pracownicy, którzy muszą wejść na wyższy poziom świadomości. 

Zachować zdrowy rozsądek to ciężka sprawa. Jest on niezwykle ważny, aby nie wdrażać bezmyślnie kolejnych narzędzi dla zasady odhaczenia na checkliście. W poprzednim wpisie naszkicowałam obraz kupca, czyli jakie cechy charakteru powinien mieć oraz jak wygląda dzień pracy kupca.

Ogólnie panuje moda wśród Firm na wdrażanie 5S (na produkcji, w biurze, w departamentach). Pomyślałam sobie zatem, że chciałabym ten system 5S wdrożyć do dnia pracy kupca. 

1S- SELEKCJA- oddziel tematy ważne od mniej ważnych

2S- SYSTEMATYKA- archiwizuj dokumenty w wyznaczonym miejscu w myśl zasady “ Miejsce na wszystko i wszystko na swoim miejscu”

3S- SPRZĄTANIE- posprzątaj swoje stanowisko pracy (biurko)

4S- STANDARYZCJA- sam ustal standardy stosowania 3S (harmonogram, instrukcje)

5S- SAMODYSCYPLINA- bierz udział w konferencjach, w szkoleniach, douczaj się. 

Wprowadź u siebie zasadę “5 minut dla 5S”, aby była nawykiem każdego dnia. Czynności 5S powinny być powszechnie przestrzegane przez Ciebie , czyli osobę , która je implementuje. Wyrób w sobie systematyczność dnia. Znajdź dla siebie najlepszą metodę. 

Proszę wymienić najważniejsze cechy kupca. Z takim pytaniem możemy się niejednokrotnie spotkać podczas rozmowy o pracę. Pytanie jakże banalne, natomiast zmuszające kandydata do oceny siebie oraz własnego “ja”.

Dobry Kupiec:

1. jest uczciwy, uczciwy, uczciwy

oraz

2. jest samodzielny 3. jest strategiem/ma wyobraźnię 4. jest analitykiem 5. jest świetnym aktorem 6. jest inteligentny 7. jest elokwentny 8. jest pewny siebie 9. zna branżę/kategorię (mile widziane)

I would like to share with you, let say some tips on supply chain management software and making your supply chain operate more efficiently.

1. Get rid of spreadsheet- To make sure you are using the most up-to-date, accurate information, look to supply chain management software and "move up to an affordable supply chain platform.

2. Identify Innovation Partners- Supply chain managers must determine which of their suppliers possess capabilities they can tap into to help produce innovations in products, services ect.

3. Segment Your Supply Base- Most organizations have a single, traditional way to segment their suppliers, but they need to be able to segment them in many different ways, around lots of different criteria.

4.Select Supply Chain Management Software For Your Industry

5. Establish Supply Chain Metrics- Despite decades of encouragement and hundreds of millions of dollars dumped into information technology, most companies still don't have their supply chain metrics under control

6. Manage Information, Not Information Management- Collect the information that is more relevant and aligns with business objectives

7. Involve Your Employees- Give employees visibility into how they impact the customer

8. Integrate Sales, Operations and Finance- Integrate what Sales plans to sell, what Operations plans to make and what Finance has forecast into a single consensus driven plan

9. Consider A Single Supply Chain Solution-  Instead of looking for the least expensive option and having different solutions for different locations, I recommend having one enterprise solution that can support you everywhere you do business, even if it means that you have to pay more

10. Monitor Performance of All Supply Chain Partners- To keep on top of your supplier network, have a system in place to measure, improve and, if necessary, replace partners

11. Implement Tracking and Mobile Technologies- To improve efficiencies and minimize costs and inaccuracies, take advantage of managment system which will help with mobility, warehouse automation systems and warehouse management systems

12. Analyze Information to Meet Customer Needs

Dzisiejszy wpis chciałabym poświęcić problemowi, z którym zmaga się większość Firm. Podzielę się kilkoma uwagami, co zrobić, aby zminimalizować wahania popytu swoich klientów? co zrobić, aby zminimalizować tym samym ryzyko utraty płynności finansowej?

1. Nie zamrażaj harmonogramu produkcji- w zależności z jakim wyprzedzeniem produkujesz najlepiej jest produkcję rozłożyć na kilka etapów. Przełoży się to na ewentualną zmianę w zamówienia klienta i na mniejsze ryzyko z pozostaniem z towarem. Dlatego tak ważne jest “rozdrobnienie” zamówienia pod realne zapotrzebowanie klienta

2. Planuj na bazie realnego zapotrzebowania-  budowa planu produkcji na bazie prognoz lub wstępnych zamówień klientów może być źródłem problemu z elastycznością produkcji. Jeśli nie możesz sobie pozwolić na planowanie w oparciu o realny popyt, produkuj pod ustalony stan zapasów gotowych

3. Zabezpiecz się Umową- Umowa zobowiązuje obie strony do wywiązania się z ustaleń. W razie wątpliwości lub kryzysu możesz się odnieść do zapisów - paragraf mówiący o trzymaniu zapasów, transporcie, prognoz, zapotrzebowania

Ile razy  zdarzyło się Wam, że nie zostaliście zrozumiani przez swoich kontrahentów? Ile razy zdarzyło się, że poprzez złą komunikację nie udało się Wam podpisać Umowy bądź też zakończyć negocjacji? No właśnie, KOMUNIKACJA jest nie tylko ważna ogólnie w życiu osobistym, ale i zarazem  niezwykle ważna w pracy kupca, w zespole w pracy nad projektami.

O komunikacji napisano już wiele książek i artykułów, ja natomiast chciałabym skupić się na wykorzystaniu komunikacji w pracy zespołowej.

Spójna praca każdego zespołu, działu jest kluczem do sukcesu . Stworzenie efektywnego zespołu nie jest rzeczą prostą i łatwą. Ludzie napotykają wiele barier we wzajemnej współpracy, a pierwszą z nich i najbanalniejszą jest brak umiejętności komunikowania się.

Jakie zatem korzyści przemawiają za pracą zespołową:

a)      Wspólna praca wzmaga kreatywność

b)      Komunikacja w zgodnym zespole jest interaktywna, dzięki czemu pracownicy mogą wspólnie rozwijać pomysły

c)       Zaspokajana jest potrzeba przynależności do grupy

d)      Szybko nadchodzi pomoc w kłopotach

Poprzez poprawną komunikację możemy rozwiązać wiele konfliktów. Osobiście biorąc udział w rożnych projektach pojawiały się kontrowersyjne opinie między moimi kolegami, gdzie wyłącznie poprzez umiejętność wzajemnego komunikowania się doszło do porozumienia się. Rozwiązywanie konfliktów jest dla zespołu warunkiem koniecznym, aby doszło do zakończenia projektu z sukcesem.

Kiedyś zostałam poproszona przez mojego kolegę po fachu do wzięcia udziału w negocjacjach jako obserwator i poproszona o feedback. Jakie było moje zdziwienie, kiedy negocjacje okazały się zupełną klęską. Powodem była zamknięta postawa mojego kolegi kupca oraz brak przekazu jasnych informacji.

Tak właśnie sobie pomyślałam, że kolejny mój wpis będzie właśnie o komunikacji w biznesie…..cdn.

Chciałabym się z Wami podzielić moim dniem pracy jak i zarazem przedstawić kilka metod, które pomogą w koncentracji nad zadaniami. Zapewniam, że nie będzie to wpis o parzeniu kawy.

Zapowiadało się, że tym razem będzie spokojnie. Wszystko załatwione, sprawy bez opóźnień, zapytania rozesłane. Poszłam sobie do pracy z myślą, że zrobię porządek  w dokumentach, po archiwizuje sobie Umowy , dokumenty z przetargów, czyli to wszystko na co trudno jest mi znaleźć czas. Ależ byłam naiwna. To nie był spokojny dzień. Był taki sam jak wszystkie inne w fachu kupca.

Nieprzewidywalność, tempo, decyzyjność, dyplomatyczność to słowa klucz w pracy kupca. Zajęło mi  trochę czasu, aby zrozumieć, że praca kupca rządzi się swoimi regułami.  Śmiało mogę powiedzieć, że lubię swoją pracę, praca jest dla mnie pasją i wyzwaniem. Dzień do dnia nie jest do siebie podobny, każdego dnia jestem zaskakiwana nowymi zadaniami, projektami  i to jest cudowne. To jest jak romans z zakupami , gdzie pikanterii dodają codzienne pożary, które trzeba gasić.  Lubię swój chaos na biurku, a jednocześnie rzetelne rozpisane zadania do zrealizowania w moim kalendarzu.  Nierozłącznym elementem na biurku każdego kupca jest telefon, który dzwoni niemal cały czas. Jeśli kupiec posiada telefon stacjonarny i komórkę to często zdarza się , że jednocześnie dzwonią dwa telefony naraz.  Zapewne macie już krótki obraz pracy kupca. Nie ma się co łudzić , zakupy są jak pendolino, gdzie każdy wagon wypełniony jest mnóstwem zadań do wykonania. W trudnych momentach w swojej pracy, kiedy wszystkie piłki są w górze i nic nie jest pod kontrolą mówię sobie „tylko spokój mnie uratuje”-pomaga.

Wspomniałam również, że napiszę kilka słów o metodach, które pomogą w koncentracji pracy kupca.

“Koncentracja to wziąć się w garść i zrobić to, co masz do zrobienia” – powiedział mi kiedyś jeden znajomy. Jest w tym wiele racji. Koncentracja to stan, który pomaga Ci skutecznie realizować zadania. Filiżanka kawy na pewno będzie pyszną odskocznią między zadaniami.

Aby się skoncentrować w pracy kupca najlepiej:

1)      Skieruj swoją uwagę na wybrany obiekt np. czynność, zadanie które masz do wykonania

2)      Reaguj na bodźce z otoczenia, które mogą Ci przeszkadzać np. rozmawiające osoby, hałas w open space

3)      Radzić sobie z myślami i czynnościami, które są niezwiązane z zadaniem, np. zrób kilka przysiadów, oddychaj

Chciałabym się pochylić nad tematem związanym z nazewnictwem stanowisk. Przeglądając oferty pracy większość z Was zapewne często spotkała się z określeniem: Commodity Buyer, Sourcing Buyer, Project Buyer, Specjalista ds. zakupów, Lead Buyer, Procurement Specialist itd.  Momentalnie w głowie pojawia się pytanie: o co tak naprawdę chodzi? jaka jest różnica pomiędzy tymi stanowiskami? i czy np. Commodity Buyer jest wyżej niż Procurement Specialist? Czy według Was stanowiska te mają swoją hierarchię? Jak to w zakupach- wszystko zależy:)  Tak naprawdę jest to temat, który chciałabym poddać do dyskusji, bo zapewne różnych odpowiedzi będzie tyle ile osób włączonych w burzliwy dialog.

Osobiście uważam, że zależy to od struktury  i wielkości przedsiębiorstwa. Spotkałam się w jednej z Firm, że Menadżer miał tylko tytuł Menadżera, aby nie płacić mu nadgodzin,  a tak naprawdę wykonywał zadania kupca. W małej Firmie, która kupuje z różnych obszarów będzie np. jedna osoba Menadżer ds. zakupów bez podwładnych. W dużym koncercie Dział Zakupów natomiast może być podzielony na zakupy strategiczne i zakupy nie strategiczne. 

W projektach spotkałam się z nazwą  Project Procurement Manager, gdzie rozdziela się funkcję zakupową od zarządzania samym projektem ze względu na możliwy konflikt interesów. W takim przypadku tworzy się strukturę macierzową w której PPM podlega pod zakupy i kontraktuje dostawców na potrzeby projektu.

Jestem kupcem, który działa w obszarze różnych projektów: krótkoterminowych- długoterminowych; prostych- skomplikowanych, nisko budżetowych- strategicznych itd . W poniższym artykule chciałabym napisać kilka słów o tym jak doprowadzić projekt do końca z sukcesem i przy tym nie zwariować.

Poniżej przedstawię 6 rad w zarządzaniu projektami, które lider projektu powinien posiadać i które warto mieć na uwadze:

1.       Słuchanie- umiejętność ta jest niezwykle ważna , aby zrozumieć  innych zaangażowanych w projekt. Zrozumienie idei, pomysłów innych interesariuszy przełoży się na burze mózgu a w konsekwencji przeniesie rozmowę na inny stopień. Słuchaj opinii innych i nie pozwól, aby zabrakło rozmowy, zrozumienia pomiędzy liderami projektu.

2.       Empatia- to umiejętność odczuwania emocji innych. Dobry kierownik projektu powinien wczuć się w sytuację innych osób oraz starać się poszukać rozwiązania korzystnego dla wszystkich biorących udział w projekcie.

3.       Proaktywność i odpowiedzialność- proaktywny to ten, który przejmuje inicjatywę i bierze  w całości odpowiedzialność za realizację projektu. Jeżeli w jakiejkolwiek fazie realizacji projektu pojawią się problemy najlepiej jest je od razu komunikować. Nie tuszujmy, nie koloryzujmy rzeczywistości, a na pewno przełoży się to na zdobycie zaufania interesariuszy. Szukajmy rozwiązań razem a nie w pojedynkę.

4.       Proś o pomoc- bądź szczery i otwarty, natomiast nigdy nie czyń obietnic bez pokrycia. Najtrudniejsze w kierowaniu projektem jest to, aby otwarcie mówić o zagrożeniach  w momencie dużych nacisków oraz kiedy oczekiwania są nierealne. Nie bójmy się pytać. Mówi się, ze  nie ma głupich pytań, sa tylko głupie odpowiedzi.

5.       Dawaj dobry przykład jako kierownik projektu- bądź zawsze przygotowany, pilnuj deadlinów i porządku. Rób notatki na każdym etapie projektu, dokładnie zapisuj ustalenia oraz kluczowe decyzje. Przypilnuj interesariuszy  i ich działania. Wspieraj ich swoimi pomysłami, informacjami a na pewno zostanie to docenione i zniweluje chaos.

Jako kupiec często spotykam się z sytuacjami, zwłaszcza podczas przetargów, że wracając z negatywną odpowiedzią do dostawców i informując o odrzuceniu ich oferty , oni nagle doznają olśnienia i niemożliwe staje możliwe. Pytanie zatem, co zrobić z dostawcą, który wraca do nas z jeszcze lepszą ofertą- negocjować z nim czy też nie?

Według mnie istnieje powodów, aby nie reagować na sygnały ze strony dostawców:

1. W dobrze przeprowadzonym przetargu, dostawcy mają wystarczająco dużo czasu, aby zmierzyć się z ofertą i przedstawić najlepsze warunki. Dostawca, który wraca z lepszą propozycją po otrzymaniu negatywnego feedbacku moim zdaniem gra na czas lub boi się porażki przed swoim szefem.

2. Kupiec nie podejmuje decyzji o wyborze konkretnej oferty pod wpływem impulsu, ale wnikliwej analizie. Nie warto moim zdaniem zaprzepaszczać wielu godzin swojej pracy tylko dlatego, że dostawca w ostatniej chwili będąc przyparty do muru wrócił do nas z lepszą , tańszą ofertą.

3. Jeżeli dostawca nigdy wcześniej nie przedstawił nam lepszej oferty, miałabym wątpliwości co do tego czy takiemu dostawcy można zaufać. Pytanie czy zaufanie w biznesie istnieje?, ale o tym to przy kolejnym wpisie na blogu. Osobiście wolę pracować z dostawcami, którzy cenią sobie partnerstwo w biznesie.

Poddając do dyskusji ten temat wśród znajomych słyszałam: Pewnie się da, na bak się nie da, może się da, ale…. itd.

Pracuję akurat w takiej branży , gdzie ten aspekt jest niezwykle dla mnie ważny. Wbrew pozorom kupiec to nie tylko kupuje (jak co niektórzy myślą) , ale dba również o ciągłość dostaw na czas. CZAS jest to słowo klucz w tym aspekcie, aby zachować płynność funkcjonowania biznesu. Właściwa współpraca pomiędzy kupcem a dostawcą jest to klucz do sukcesu.

Poniżej podzielę się z WAMI kilkoma sposobami na uniknięcie braków w dostawach:

ALTERNATYWA; PLAN B- organizując logistykę dostaw, już na samym początku, czyli na etapie planowania powinniśmy uwzględnić kilku dostawców alternatywnych. Mając alternatywę , plan B w przypadku niedostarczenia produktów przez dostawcę bazowego, dostawca alternatywny przejmie jego obowiązki i w konsekwencji zapewni ciągłość dostaw. Takie przezorne podejście do sprawy, do dostaw pozwoli ograniczyć negatywne skutki braków w zamówieniach.

 POMOC „SĄSIEDZKA”- w przypadku sieci restauracji, menadżerowie restauracji odpowiadają za monitorowanie stanów swoich produktów i planują zamówienia z odpowiednim wyprzedzeniem. Jeżeli zdarzy się tak, że towar nie zostanie dostarczony, zawsze jest szansa, aby się nawzajem wymienić , wspomóc produktami pomiędzy restauracjami. Forma ta jest dość powszechna. Taka pomoc "sąsiedzka" oraz szybka i jasna komunikacja w temacie między restauracjami sprawi , że problemy są szybko rozwiązywane i problem nie jest problemem.

KREATYWNOŚĆ; DOŚWIADCZENIE-  są to cechy mile widziane , zwłaszcza kiedy dostawa nie wjedzie a komunikacja między restauracjami się nie powiedzie. Braki w dostawach można rekompensować na wiele sposobów np. brokuł zamienić kalafiorem, kasze zamienić na ryż, makaron, a filet z łososia zamienić na inna rybę.