coredination blog

Ett av våra mest spännande projekt under hösten har varit utvecklingen av en integration mot Zapier. De erbjuder en tjänst för att koppla ihop applikationer och på så vis automatisera arbetsflöden genom hemmasnickrade kopplingar. Med Zapier kan man därmed koppla ihop Coredination mot över 750 andra appar och tjänster.

Hur funkar det?

En ”zap” börjar med en s.k. trigger, vilket är en händelse. Om triggern ska ske i Coredination kan det vara att ett uppdrag skapas eller byter status. Detta följs sedan av en eller flera actions, något som ska ske i en annan applikation som konsekvens av triggern. Exempel på sådana kan vara att ett mail eller SMS skickas ut. Att det går iväg ett SMS till uppdragets kontaktperson varje gång ett uppdrag färdigställs i Coredination skulle alltså kunna uppnås genom en zap.

Hur använder man Coredination med Zapier?

Först och främst behöver du ett konto hos Zapier. För att kunna skapa zaps med Coredination behöver du sedan bli inbjuden, då integrationen ännu inte är offentlig.

Under kvällen i måndags lanserade vi en uppdatering av Coredinations webbapplikation som har varit under utveckling sedan i höstas. Uppdateringen innebär en omstrukturering och modernisering av hela webbapplikationen under ytan. Förändringarna är framförallt värdefulla på tre sätt:

Coredinations nya webbapplikation använder s.k. single-page-teknik. Det innebär att webbsidan inte längre laddas om när användare navigerar runt i applikationens olika vyer. Om man t.ex. går från vyn Översikt till Uppdrag sker övergången omedelbart istället för att sidan, som tidigare, laddas in igen. Det bidrar till en mer sömlös och trevlig användarupplevelse.

Den nya tekniken innebär dessutom mindre belastning för våra servrar. Då applikationen inte laddas om lika ofta behöver Coredination inte heller skicka information till användaren gång på gång. Resultatet blir att det tar något längre tid att gå in på webbapplikationen första gången numera men därefter bör den kännas betydligt snabbare att jobba med.

Slutligen innebär förändringarna stora fördelar för vår utvecklingsavdelning. Moderniseringen av webbapplikationen medför signifikant effektivisering för vårt fortsatta utvecklingsarbete.

Sådär, nog med teknik i det här blogginlägget. Låt oss granska vår egen hantering av den stora uppdateringen, för precis som med alla storskaliga förändringar medförde den vissa problem.

Under våren har den nya webbapplikationen funnits tillgänglig för våra användare för test. Ni kanske har sett den lilla rutan uppe till höger som föreslår att ni prövar den. Ni har förmodligen inte gjort det. Det visade sig nämligen att endast en bråkdel av våra användare klickade sig in på testversionen. Visserligen väntat, men likväl blev det därmed svårare för oss att upptäcka problem. Coredination är visserligen en standardtjänst som i grunden ser likadan ut för alla användare, däremot används den ändå på hundratals olika sätt då varje verksamhet är unik. Alla har sina sätt att jobba på. När då hela webbapplikationen påverkas av förändringar blir det svårt för våra testare att pröva alla möjliga arbetssätt i applikationen.

Dilemmat beskrivet ovan ledde till att det upptäcktes vissa problem när samtliga användare hamnade i den nya webbapplikationen vid lanseringen i måndags. Här får ni lite siffror:

Mellan tisdag (4/7) och idag (7/7) inkom 41 ärenden till vår supportavdelning. Den genomsnittliga tiden från att ärenden kom in tills dess att vi skickade ett första svar (inklusive kvällar och nätter) var 2,9 timmar. Av de 41 ärenden som inkommit har 37 markerats som lösta i skrivandets stund.

Vidare rapporterades totalt 23 olika tekniska problem, stora som små, av våra användare. Av dessa har 19 återskapats, åtgärdats, testats och blivit lösta i och med en av de fyra uppdateringar vi skickat ut sedan i måndags. De flesta åtgärdades samma dag som de rapporterades.

Syftet med det här blogginlägget är inte att klappa oss själva på axeln. Vi tror att det finns ett värde i att vi är transparenta gentemot våra kunder i dessa situationer. Siffrorna visar att det lönar sig att höra av sig till oss när man upptäcker problem. Med det sagt klappar vi oss ändå själva på axeln, allt talar hittills för att uppdateringen hanterats bra. Det förutsätter dock att det inte finns ett mörkertal av problem som användare inte rapporterar, därför vill vi uppmuntra att ni hör av er om ni ser några fel i någon av våra applikationer!

Hur är det med tillgängligheten, är tjänsten nere ibland?

Backar ni upp er data? Vad händer om vi råkar ta bort information, går det att få tillbaka?

Fick frågorna prickskjutna mot mig under möte med framtida kund i veckan. Hör de inte särskilt ofta, förvånansvärt sällan till och med, men de är alltid välkomna. Som så mycket annat numera lagras allt som kommer in i Coredination i molnet. Användarna har inte själva full kontroll över datan om de inte drar ut allt, främst till fördel för dem själva, men det innebär att uteblivna frågor kring säkerhet gränsar till vårdslöshet. Själva diskuterar vi dagligen säkerhetsrelaterade ämnen internt, så låt oss besvara de inledande frågorna och lite mer.

All data i Coredination lagras externt. Våra kunder är specialister på allt från nätverksinstallationer, till asfaltläggning, maskinuthyrning och alla tänkbara typer av transporter. De vänder sig till oss därför att vi är specialister på att erbjuda IT-stöd för jobbplanering och arbetsrapportering. Vi är däremot inga specialister på att driva serverhallar, för det vänder vi oss till etablerade leverantörer som kunnat svara på alla våra säkerhetsfrågor.

Mellan 2016-01-13 och 2017-01-12 var Coredination tillgängligt för våra användare under 99.9 % av tiden. Mer exakt hade vi förra året en total downtime på 1 timme och 15 minuter. Baserat på första halvan av 2017 ser det ut att bli liknande siffror i år. Coredination ska aldrig ligga nere, det är vad vi jobbar mot.

Tjänstens status kontrolleras, genom en dedikerad skärm, konstant av de medarbetare som befinner sig på kontoret under kontorstimmar. Skulle Coredination bli otillgängligt under övriga timmar på dygnet skickas det ut automatiska meddelanden till våra tekniker.

Vidare görs automatiska back-ups av all användardata dagligen. I händelse av att information skulle gå förlorad kan vi alltid återställa data från den senaste backupen.

All kommunikation mellan Coredination och klienten (användaren) är dessutom krypterad genom HTTPS. För er som vill läsa mer säkerhetsaspekter kring tjänsten ur ett tekniskt perspektiv, se dokumentet Operations, Data and Security. 

Vill man som användare själv dra ut information från Coredination går det alldeles utmärkt genom tjänstens API, utöver de flertal exportmöjligheter vi erbjuder i gränssnittet. 

I det här inlägget skriver vi övergripande om IT-stöd för organisationer. Första delen handlar om Coredinations filosofi, sedan följer informativa redogörelser samt våra åsikter kring vad organisationsledningar bör reflektera över angående införanden av arbetssystem.

Vi ska vara bäst - men inte på allt

Tjänsten Coredination går under kategorin informationssystem, när man talar om olika typer av arbetssystem för organisationer. I ett informationssystem matar man in information som sedan lagras, bearbetas och presenteras för användarna. En förenklad översättning till funktioner i Coredination: Uppdrag och rapporter matas in, dessa bearbetas och blir eventuellt fakturaunderlag, allt som tidigare matats in presenteras genom uppföljning.

Vid utveckling av informationssystem är det lätt att sväva iväg och få idéer om mängder av funktioner som man ser nytta med. För att hålla sig inom vissa ramar och avgränsa arbetet är det därför viktigt att ha en vision. Coredinations vision är att erbjuda marknadens bästa tjänst för mobil arbetsorder. Vi hade kunnat sväva iväg och utvecklat egna funktioner för fakturering, kundhantering, avancerad ärendehantering, avtalshantering o.s.v. Vi hade kunnat marknadsföra oss som ”Ett system för allt, det enda ni behöver”. Det hade dock inte blivit bra på sikt, det går inte ihop med vår vision att försöka konkurrera med företag som SAP med över 80 000 anställda. Vi kan inte vara experter på allt, men vi är specialister inom vårt avgränsade område. Däremot tror vi givetvis på samarbeten med andra som är specialiserade inom övriga områden.

Paketerade informationssystem för allt-i-ett

Stora programpaket som är tänkta att vara heltäckande för en organisation rubriceras ofta som affärssystem, eller ERP (Enterprise Resource Planning). Dessa är i regel uppbyggda av flertalet moduler som tillsammans bildar en större helhet. Exempel på moduler kan alltså vara ärendehantering, CRM, lager, personaladministration m.m.

Inom systemvetenskapen har affärssystem varit ett hett ämne i flera decenniers tid. De är komplexa, kräver mycket utbildning men har ansetts ha stort värde på lång sikt. En fördel med affärssystem är att de olika modulerna är kopplade till varandra redan från början, information som behöver flöda mellan olika avdelningar ska därför göra så i ett och samma system. En potentiell nackdel är att de kräver att en hel organisation kan anpassa sig för att arbeta inom systemets ramar. Processer måste utföras i den ordning, och enligt de principer, som systemutvecklarna har tänkt sig. Vidare har många affärssystem blivit stämplade som omoderna de senaste åren, därför ser vi nu en övergång till att de blir mer molnbaserade, som i fallen med exempelvis Microsoft Dynamics och Salesforce.

Mobiliteten vid användning av affärssystem är dessutom begränsad, även för moduler vars användare ofta befinner sig på flera olika platser under en arbetsdag. Mobilappar har börjat dyka upp som en del av vissa system, men de är ännu få till antalet.

Affärssystem kräver stora resurser vid införande. Då hela organisationen ofta påverkas kräver det ett stort planerings- och implementationsarbete. Det i sin tur innebär att företagen som levererar affärssystem behöver tillhandahålla verksamhetskonsulter och en stor utvecklingsavdelning. Dessa införanden sätter även stora krav på beställaren. En studie bland storföretag i USA år 2014 visade att ungefär 25 % av de tillfrågade organisationerna led av dåliga prestationer till följd av en misslyckad ERP-implementation. Läs mer om den studien och vad man som organisation bör tänka på vid inköp av stora system här.

Flera specialiserade arbetssystem

Ett populärt alternativ till affärssystem, särskilt för medelstora företag eller organisationer med flera lite lösare sammanhängande enheter, är att använda ett flertal arbetssystem från olika leverantörer. Enligt den här modellen kan en organisations IT-struktur bestå av separata system/tjänster för t.ex. kundhantering (CRM), arbetsplanering eller arbetsorderhantering, ekonomi och personaladministration. Numera finns det varianter för nästan alla typer av sådana specialiserade system som levereras som molntjänster. Om man har ett behov av att data ska flöda mellan dessa tjänster har de ofta goda möjligheter för kunderna själva att utveckla integrationer. Coredination är en sådan specialiserad tjänst som kan användas i den här modellen.

Givetvis finns det även risker med att följa den här modellen, om än i något mindre skala. Som med alla inköp genom vilka man påverkar sin organisations kärnverksamhet sätter detta krav på beställaren. Behöver systemen/tjänsterna vara kopplade mot varandra? Hur då? Är detta tekniskt möjligt med de alternativ man har kollat på? Då man dessutom, med stor sannolikhet, behöver köpa in flera av dessa specialiserade lösningar behöver man hitta, och utvärdera, alternativ för varje del vilket kan vara tidskrävande. Modellen kräver dock inte att allt införs på samma gång, det vanligaste är att man löser ett fåtal problem i taget över en längre tid.

Att implementationen av ett specialiserat system/tjänst misslyckas, eller åtminstone inte blir så bra som man hoppats, är givetvis även en risk. Kostnaden för ett sådant misslyckande lär däremot inte bli lika kritisk som för allt-i-ett-modellen. Många specialiserade lösningar levererar, likt Coredination, tjänster med låga startkostnader. Man betalar ofta per användare per månad/år och sitter inte fast med bindningstider. Om lösningen inte passade kan den inköpande organisationen därför säga upp sin användning och titta på andra alternativ utan att ha tömt kassareserven avsevärt.

En given fördel med den här modellen är en större flexibilitet för att stödja det faktum att organisationer ofta har olika arbetssätt, även om de kan vara lika varandra till ytan. Då man har en rad olika alternativ att välja mellan för varje del inom organisationen som ska ha sitt eget system/tjänst, finns möjligheten att välja det som passar bäst för just den specifika delen. Detta skiljer sig från allt-i-ett-modellen i vilken organisationens alla delar behöver anpassa sig till det stora systemet.

Egenutveckling av system

Ytterligare en modell för införanden av arbetssystem som är värt att nämna i sammanhanget är givetvis att organisationen själva utvecklar ett system. Det kan motiveras genom att organisationen har unika verksamhetsprocesser som de ser konkurrensfördelar i och som inga befintliga alternativ kan stödja. Egenutveckling kräver dock en betydligt större investering i ett tidigt stadie. Vidare förtjänar nog riskerna med utveckling ett helt eget blogginlägg längre fram från en av våra systemutvecklare.

Som alltid diskuterar vi jättegärna dessa ämnen med er!

När vi nu stampat in i 2017 har vi på Coredination tillåtit oss själva att blicka tillbaka och fundera över vad som utmärkte det gångna året. En av de saker som stack ut i jämförelse med tidigare år var en kraftigt ökad vilja, bland företagen vi levererar tjänster till, att nyttja teknik för att kunna vara mer transparenta gentemot sina kunder. Detta ledde till att 2016 blev året då vi levererat fler kundportaler till våra kunder än alla andra år vi funnits på marknaden tillsammans. Det har givit ett mervärde åt både våra kundföretag och deras kunder, vilket vi på Coredination är väldigt nöjda över. Nu ska vi se till att den trenden fortsätter även i år!

Möjligheter med kundportal för användare av Coredination:

Ni kan lägga upp användarkonton som era kunder loggar in med i en separat webbapplikation: kundportalen

Era kunder kan lägga beställningsförfrågningar i kundportalen som automatiskt går in mot er grupp i Coredination

Era kunder kan följa ert arbete genom kundportalen allteftersom att ni bygger på med information i Coredination

Era kunder kan se när arbetet är utfört och färdigställt

Fördelar med att använda kundportal:

Ni sparar tid! Beställningsförfrågningar går rakt in i ert Coredination med just den information ni efterfrågar istället för att de kommer in via exempelvis mail till följd av att ni manuellt måste mata in beställningarna i tjänsten

Ökad transparens! Era kunder får större möjlighet att följa, och känna sig involverade, i arbetet utan att ni själva behöver tänka på att hålla kunderna uppdaterade

När era kunder väl har användarkonton mot kundportalen blir tröskeln för att lägga fler beställningar väldigt liten, därför ökar möjligheten att de återvänder till er i framtiden!

Coredination utvecklar skräddarsydda kundportaler på beställning. Kontakta oss för offert!

Året är 2016. Volvobilar kör sig själva på gator i Göteborg. Närmare sju miljoner svenskar interagerar med varandra genom sociala medier. Lagringsutrymme i telefonen är snart passé då allt ändå finns i molnet.

Året är 2016. Arbetsledare på svenska företag ödslar tid på att passa runt utskrivna papper. Säljare har svårt att svara på när arbetet som tidigast kan påbörjas. Chaufförer gräver runt i bilens alla utrymmen i jakt på den där förbannade pennan för att kunna notera arbetat tid.

Låt oss tala om förändring.

Det har nu gått över ett halvår sedan jag påbörjade mitt uppdrag hos Coredination. Sedan dess har jag haft daglig kontakt med såväl befintliga kunder som potentiella kunder. I den här texten vill jag främst dela med mig av de erfarenheter jag hunnit samla på mig från samtal med företag ur den senare kategorin.

I vårt försäljningsarbete vill vi ofta nå ut till de typer av företag jag beskrev i inledningen av texten. Nämligen de som knappt har något typ av IT-stöd i verksamheten utöver ett mer eller mindre modernt ekonomisystem. Vi riktar oss mot den gruppen eftersom det fortfarande är en enormt stor målgrupp i Sverige, och kanske mer förvånande är att de finns i alla storlekar. Det är ytterst sällsynt att dessa företag inte ser positivt på idén om att använda en tjänst som Coredination för att utveckla verksamheten. De ser nästan alltid fördelarna som effektivare planering, bättre överblick och uppföljning samt möjligheter till transparens gentemot sina kunder. Så varför blir då inte min införsäljning alltid en kort och trevlig dans på rosor? Eller snarare: Vad är motargumentet?

Det finns givetvis inget enkelt svar då varje företag är unikt på sitt sätt, det är liksom charmen med det hela. Däremot är det tre motargument jag stöter på betydligt oftare än några andra när jag försöker övertyga företag om att förändra sina sätt att b.la. hantera sin samordning. Tänkte därför dela med mig av dessa tre och mina tankar om dem.

1. ”Vi har för mycket att göra, det finns ingen tid just nu för att ta tag i det”.

Det här går givetvis att förstå. Speciellt på mindre företag är det nästan ett sunt tecken att alla är för upptagna med att faktiskt göra sitt jobb, det finns liksom inte tid för chefen att lära sig ett nytt system både på webben och i mobiltelefonen. Det är dock lätt att vända på det. Hur mycket tid går åt till att ringa runt och berätta vad medarbetarna ska göra? Hur mycket tid, som hade kunnat läggas på arbete som tillför värde, går åt till att sammanställa använt material och arbetade timmar när det blir dags för fakturering? Att spara tid på administration är en av de största fördelarna med mobil arbetsorder. Min erfarenhet är att man väldigt snabbt fått igen den tid man la ner på att införa systemet i och med det.

2. ”Vi har alltid gjort såhär. Det har fungerat hittills”.

Det här argumentet hör man oftast av medarbetare på större företag. Antar att det beror på att man inte bryr sig lika mycket om saker som att organisationen ska bli effektivare, man vill helst bara göra sitt jobb som man alltid gjort det.

Exempel: Medarbetare ringer alltid sin närmsta chef när de vill rapportera en avvikelse. Det kan vara allt från att vädret inte tillåter arbetet att fortskrida enligt tidsplan till att de fått material med tillverkningsfel från leverantör. För medarbetarna fungerar det bra. Samtalet tar bara två minuter, snabbt och smidigt. Problemet däremot, ligger i att chefen tar emot flertalet sådana samtal varje dag vilket ofta avbryter det han/hon arbetar med för stunden. Att övertyga chefen om att medarbetarna ska använda en mobilapp för att rapportera avvikelserna som chefen sedan kan gå igenom när det passar är därför väldigt enkelt. Utmaningen ligger i att, för det första kunna erbjuda en app i vilken det går precis lika snabbt och smidigt att rapportera en avvikelse som genom ett telefonsamtal, och för det andra i att övertyga medarbetarna om att det faktiskt går minst lika snabbt och smidigt att använda appen istället. Det är upp till oss som erbjuder appen att lösa den första utmaningen, men den andra ligger till stor del hos ledningen på företaget i fråga.

3. ”Våra arbetssätt är en del av vår konkurrensfördel.”

Det finns företag för vilka det här argumentet gäller när det kommer till införandet av en standardtjänst. Min erfarenhet säger mig dock att dessa är (sällsynta) undantag. Att som företag ligga i framkant genom att kunna hantera, samt utnyttja, förändring som sker inom b.la. teknisk utveckling och innovation ger oftast betydligt större konkurrensfördelar.

Att skaffa sig sådana konkurrensfördelar är tyvärr inte så enkelt som att bara börja betala för en ny IT-tjänst. Användandet av tjänsten måste också fungera. Medarbetare måste för det första vilja använda den och för det andra lära sig att använda den. Forskare som studerat inköp av affärssystem för organisationer har slagit fast att förmågan för en organisation att kunna hantera förändring har en direkt och tydlig inverkan på hur mycket organisationen får ut av systemet. Förmågan till förändring har även visat sig ha en nyckelroll i att lyckas med projekt i allmänhet.

Attityd är A och O.

Min tid på Coredination såhär långt har varit oerhört lärorik. Det är till stor del tack vare kontakten jag haft med massor av företag landet över i en rad olika branscher. Här är en av mina upptäckter:

De företag som gör som de alltid har gjort håller på att bli ifrånsprungna av de som har viljan att förändra sig. Den senare gruppen är i ständig utveckling. De ger sig själva möjligheten att lägga mer tid på det de gör bra, de är kapabla att ge sina kunder mer insyn och de kan planera mer långsiktigt. Det är tre argument jag själv gärna lägger fram.

/ Rebin Malmström, Coredination.

Hör gärna av dig om du funderar över om Coredination skulle passa er verksamhet!

We have been working hard lately with simplifying and improving the workflow in many parts of our services. Now the time has come to make some improvements to the mobile applications, which undoubtedly affects the most people.

In the next version of the apps, a work report is created when you start a job, instead of as in the current version, when you stop the job. This change opens up a lot of possibilities to add information to the report as you go along with working on the job, instead of having to remember everything until the end of the job. First off we’re adding a simple way to change your start and pause time on the go. This also enables us to add a “work counter” showing you how long you’ve been on a job continuously.

Image: Start time, pause time and work duration counter in the dashboard

When you stop a job and go to make your “final report” there’s also some great news: You’ll get to the normal report form, but embedded as a tab within the job view, so you can quickly access all details of the job just by swiping to the next tab. This way you don’t have to keep those details in memory while you’re filling out your report.

Aside from the above mentioned changes we have also worked on some bug fixes and improvements to offline functionality, most notably the ability to upload photos and documents in the background, making it possible to attach photos offline and resuming the upload when you get network connectivity.

Vi har på sistone jobbat hårt med att förenkla och förbättra arbetsflödet i många olika delar av vår tjänst. Nu har turen kommit till apparna, vilket är det som tveklöst berör flest.

I nästa version av apparna skapas en rapport när man startar ett uppdrag, istället för som idag, när man stoppar. Detta innebär att man kan lägga tillinformation på sin rapport löpande under arbetets gång, istället för att behöva komma ihåg allt till slutet av ett arbetspass. Först ut är att start- och paustid kan väljas, men vi planerar fler möjligheter i framtiden. Detta medför också att vi kan ha en arbetstidsräknare som visar hur länge man jobbat på ett uppdrag.

Bild: Starttid, paustid och arbetstid i översikten 

När man “slutrapporterar” vid stopp av ett uppdrag kommer man nu också till det vanliga rapportformuläret, fast som en flik i uppdragsvyn. Detta gör att man har tillgång till detaljer om uppdraget (t.ex noteringar, andra resurser, material) medan man rapporterar. Så att man slipper hålla informationen i huvudet.

Förutom ovan nämnda förbättringar har vi även förbättrat bl.a. offlinestödet; när man laddar upp bilder till ett uppdrag görs detta i bakgrunden, så att detta kan återupptas när man får kontakt med nätverket.

From paper slips to smartphones

Coredination was born on a technology wave: when smartphones and tablets emerged on the market. We saw a possibility to use the new technology to streamline and coordinate mobile businesses in a way that in itself wasn’t impossible or hadn’t been done before, but all of a sudden was much more affordable and accessible. By leaving paper slips and sticky notes behind and adopting new technology our clients are increasing their profitability, improving their work flow and keeping tabs on their businesses in a way they haven’t been able to do before.

The next technology wave: Internet of Things (IoT)

You have probably heard of what is deemed to be the next technology wave - Internet of Things (IoT). Those of us in the tech industry have heard of connected refridgerators and smart homes for a while now but it seems like the technology is finally catching up and IoT is about to get real. The tech media definitely seems to think so.

At Coredination we think IoT, just like the smartphone wave, is going to provide new possibilities that weren’t unfathomable before but suddenly accessible and affordable on a whole new level. And once again, by adopting new technology we can create new capabilities for mobile businesses that will improve the quality and efficiency of their delivery while simplifying and streamlining workflows.

Work order management and IoT is a perfect match

Imagine the following scenario: Hydraulic oil in a machine has started leaking, which can have catastrophic consequences. Since the machine is hooked up (to the “Internet of Things”) and equipped with sensors it can issue an alarm that the oil level is too low. If you’re in the machinery rental business and consider this machine an asset, you’ll really dig this feature. But is that really it? From what we gather, this is as far as most IoT solutions go. Let’s take this a bit further and continue into the world of work orders and job dispatch. In the same second that the sensor noticed the low oil level, a job is automatically created and broadcasted to all available service technicians. The job contains all information on the machine and the factors that led to the situation, so the technician that accepts the job can not only see how low the level currently is but also how quickly the level has been decreasing and other parameters on the machine that helps him assess how critical the situation is before he goes out in the field to fix the problem. Thanks to the machine being hooked up and having self-diagnosing sensors, a technician can be automatically dispatched to mend the problem before it escalates to a critical issue, possibly a break-down. This means better service to your customers, less downtime, more revenue, and potentially lower operating costs. With better insight into the operational parameters and health of machinery we also see hypothetical benefits in a more predictable, steady work flow, better planning and happier work force. And thanks to the combination of IoT with a work order management system you have traceability and history, not only on the work done on machinery but also the state of parameters within the machine itself (such as the oil level in the example above).

This type of scenario can of course be applied to a bunch of other types of businesses where geeks around the world are currently developing things that are being connected and opening up new capabilities. To name a few examples off the top of my head: Garbage bins notifying when they’re getting full, elevators telling when they’re stuck or a light is out, cars scheduling their own service when it’s due, packages knowing to whom and where they are to be delivered. Who knows what they’ll come up with...

The value of IoT lies within the coordinating services

The Internet of Things in itself provides amazing opportunities, but as long as people are required to install, service, repair and transport the things there will always be a need to plan and follow-up what peope do. Technology itself will not complete the full circle. At Coredination we believe that technology coordinated with people within a service that combines the things with people and the work they do is the key to success. This new technology doesn’t just simplify and increase efficiency of existing business processes. It has the possibility of creating entirely new capabilities. Automation, business intelligence, monitoring and analysis on a whole new level which involves both the things we work with and us, the people, and the work we do. With so many possibilities ahead of us we need to think outside the box, be curious and strive to use the technology to create more value, improve our mobile businesses and compete with new advantages.

At Coredination, we’re currently working on integrating Internet of Things technology with our mobile workforce management service. We’re expanding the service to not only coordinate people and the work we do, but also the things we’re working with; vehicles, machinery, buildings, assets... Until now, we’ve primarily focused on what, where and when people have been doing work out in the field. Now we’re combining that information with what, where and when things are delivering value out there.

In the world of things, people are still required to work out in the field - a natural connection between IoT and work order management.

Från papperslappar till smartphones

Coredination föddes i en teknikvåg, när smartphones och plattor kom ut på marknaden. Vi såg en möjlighet att använda den nya tekniken för att förenkla, strömlinjeforma och samordna mobila verksamheter på ett sätt som inte var omöjligt eller aldrig gjorts innan men plötsligt blivit mycket mer lättviktigt och tillgängligt. Genom att lämna papperslappar bakom sig och anamma den nya tekniken har idag mängder med företag ökat lönsamheten, gjort det möjligt att jobba effektivare och hålla god ordning. Samtidigt som de gjort vardagen enklare, ökat rörligheten och kan vara ute i fält mer - där verksamheten är.

Nästa teknikvåg: Internet of Things (IoT)

Du har säkert hört talas om det som spås vara nästa teknikvåg, Internet of Things (IoT) eller sakernas internet. Länge pratades det mest om uppkopplade kylskåp och smarta hem, men nu verkar tekniken vara på väg att bli verklighet på allvar. Exakt vilka produkter som kommer ut på marknaden, när detta sker och hur användbara de kommer vara i verksamheten är svårt att sia om, men man kan konstatera att det fullkomligt sprudlar av utvecklingsprojekt och mediabevakning på området.

Vi på Coredination tror att IoT kommer, på samma sätt som smartphones, ge nya möjligheter som tidigare inte varit ogenomförbara, men som nu blir tillgängliga på ett helt annat sätt och dessutom får en mer attraktiv prisbild. Genom att anamma och använda den nya tekniken kan vi skapa nya förmågor som ytterligare förbättrar leveranser, effektiviserar, förenklar, strömlinjeformar verksamheter och kapar onödiga led.

Mobil arbetsorder och IoT passar som handen i handsken

Tänk dig följande scenario: Hydraulolja i en maskin har börjat läcka, vilket kan leda till att maskinen havererar. Eftersom den är uppkopplad och utrustad med sensorer kan den lyckligtvis själv larma om att oljenivån är för låg. Här tar IoT-lösningen egentligen slut, men vi tänker ett steg längre och kopplar ihop sakernas internet med arbetsorder. I samma sekund som oljenivån blivit för låg skapas automatiskt ett uppdrag för att felsöka och åtgärda problemet. Uppdraget utropas till alla tillgängliga servicetekniker. Den tekniker som tar jobbet kan förutom att se oljenivån och hur fort den har minskat även kontrollera andra mätvärden innan han åker ut, vilket gör att han kan åtgärda problemet och samtidigt också förebygga andra problem. Tack vare att maskinen själv tagit reda på problemet har man kunnat fixa det innan situationen eskalerat till ett akut driftstopp, vilket leder till bättre leverans, nöjdare kund, ökade intäkter, potentiellt minskade kostnader. I och med att man undvikit en akut situation har man också möjliggjort ett jämnare, lugnare arbetsflöde med bättre planering och gladare medarbetare som följd. Och tack vare just kombinationen IoT och arbetsorder har man fullständig, detaljerad dokumentation, spårbarhet och historik, inte bara på de arbeten som utförts på maskinerna men även maskinernas tillstånd (som i fallet ovan varit upphov till att arbetet behövdes).

Den här typen av scenario går naturligtvis att översätta till en rad andra verksamheter där teknikvärlden nu tar fram uppkopplade saker som öppnar upp nya möjligheter. För att ge några tankefrön: Soptunnor som talar om när de börjar bli fulla, hissar som talar om när en lampa är trasig, bilar som själva bokar service när det är dags, paket som vet vart och till vem de ska.

Värdet med IoT ligger i tjänsterna

Sakernas internet ger fantastiska möjligheter i sig, men så länge det krävs människor för att montera, serva och transportera sakerna finns det mycket som tekniken inte löser på egen hand. Det behövs mer än saker för att verkligen skapa värde. Vi tror att rätt teknik samordnad på ett bra sätt, i en tillgänglig och heltäckande tjänst som utgör bryggan mellan IoT och arbetsorder, är nyckeln till framgång. Med denna teknikvåg handlar det inte bara om ett förenkla och effektivisera befintliga processer. Det kan handla om att skapa helt nya förmågor. Automatisering, beslutsstöd, uppföljning och analys på helt andra nivåer än vad som varit möjligt tidigare. Med så många möjligheter framför oss gäller det att tänka utanför boxen, vara nyfiken och använda tekniken för att skapa mer värde och öka konkurrenskraften.

Vi på Coredination låter nu vår tjänst växa till att inte bara samordna människor och jobben som görs utan även uppkopplade saker - fordon, maskiner, byggnader… Hittills har vi främst fokuserat på vad, var och när medarbetarna levererar och utför arbete. Nu för vi även in och kopplar ihop informationen med vad, var och när sakerna levererar värde till kunderna.

I sakernas värld behövs fortfarande människor ut i fält - en naturlig koppling mellan IoT och arbetsorder.

Vad betyder saker i din verksamhet? Vad skulle det innebära för nya förmågor om de blev uppkopplade, integrerade och samordnade tillsammans med dina medarbetare, jobben ni utför och den dagliga verksamheten? Hur kan du på bästa sätt rida på den kommande teknikvågen?

Jag träffade Johan Wedin, en av grundarna till företaget MOVEBYBiKE på en IT-träff arrangerad av Sveriges Åkeriföretag en kylig dag i januari 2013.

Johan sökte ett planerings- och förarstöd för sin verksamhet. Målet var att kunna leverera företagets transporter med precision och kvalité samtidigt som inlärningstiden för nya förare inte skulle dra iväg och bli kostsamt när de växte. 

En liknelse skulle utan överdrift kunna kan dras till när en ny busschaufför i kollektivtrafik ska köra en ny linje med många hållplatser inom statsnätets pulsådror. Hur minimerar man inlärningstiden för detta utan att kvalitén påverkas? Lägg därtill att en enskild daglig tur för MOVEBYBiKE kan vara på över 40 nya destinationer i tätort.

Vi på Coredination fick skruva lite här och där då slingor på denna tid var relativt  nytt. Vi fann däremot ganska snart en bra modell för MOVEBYBiKE att på ett lättviktigt sätt hantera hela flödet från att skapa slingor, utföra dem och därefter på autopilot ta det hela vägen till fakturering.

Ordet automatisering är ett ord vill gillar och tror på. Inte bokstavligen och i alla sammanhang. Om vi däremot låter tekniken jobba åt oss på ett automatiserat sätt möjliggör detta ett av våra mål dvs att företag tillammans med oss kan  växa samtidigt som tiden för planering och fakturering minskar.

/ Folke Lundblad

MOVEBYBiKE transporterar och flyttar med cykel och släp upp till 300kg/3m³ per lass. De erbjuder miljövänliga, billiga och citysmarta transporter med cykel och vagn och har nu utökat sin verksamhet till att täcka Malmö, Lund, Köpenhamn, Stockholm och Örebro.

Känner du igen dig i något av följande från dina kunder?

Vart är min leverans?  Stämmer de här timmarna? Hur får jag koll på kostnaderna? Det här var inte vad vi kom överens om. Hur mycket kostar underleverantörerna?

Vi anser det finns mycket att vinna på att öppna sitt företag och detta är viktigt om man vill bygga ett framgångsrikt företag på den nya marknaden. Vill du vara ett modernt, transparent företag behöver du ha en plan för detta. Självklart ska inte allt delas ut, det ska vara hanterbart och kontrollerat.

Att "öppenhet mot sina kunder" både skapar ett stort förtroende och värde är det väl få som motsäger. Vi kommer här konkret berätta om hur vår tjänst möjliggör att du enkelt kan vara transparent gentemot dina kunder och därigenom också faktiskt få en klar konkurrensfördel. Beviset till det sistnämnda delger vi dig också här.

Vi har tidigare tagit upp fördelarna med olika funktioner och förmågor i vår tjänst.

Ett konkret exempel är den kanske numera självklara möjligheten att enkelt ta en bild och bifoga detta till det uppdrag du utför. Syftet kan vara att ha ryggen fri när något strular på plats och att i ett senare skede enkelt hitta denna dokumentation.

En av Coredinations förmågor är att din personal enkelt och utan fördröjning mobilt kan avrapportera tid och material, dokumentera med bilder, skapa noteringar, bocka i utförda arbetspunkter mm.

Det som avrapporteras finns i samma ögonblick som det sparas tillgängligt för alla berörda. Är inte din kund också en mottagare?

Tänk om du redan från början kunde låta dina kund  "följa" ett pågående jobb i realtid? Det kan du med Coredination.

Dela beställningen eller uppdraget till din kund och han/hon kan när som helst, dygnet runt komma åt och se allt som händer. Detta gäller givetvis inte bara arbetstid och material utan även all dokumentation du finner relevant för kunden att ta del av. 

Vi samlar hela tiden in feedback från våra kunder. Det är tillsammans med er vi bygger en bättre och bättre tjänst och vi är tacksamma för all feedback vi får.

Coredination har från grunden lämpat sig mycket bra för verksamheter med många kortare uppdrag men vi har givetvis även många kunder vars uppdrag sträcker sig längre i tid.

Av denna anledning har behovet av att på ett enkelt sätt kunna delfakturera dessa typer av jobb uppstått. Vi har därför nu tillfört ny funktionalitet som förenklar detta ändamål.

Du kan nu på ett enkelt sätt att hantera allt ifrån det lilla korta jobbet som görs klart på dagen till det långa jobbet med flera resurser på plats dagligen under lång tid. 

PRIORITET

Att kunna prioritera sina uppdrag har även varit ett önskemål från er och detta är också något vi tagit fram stöd för. Ännu så länge finns funktionaliteten tillgänglig på android och i webben men iPhone kommer inom kort.

Ytterligare förbättringar kring prioritet är även på gång, bland annat ännu bättre möjligheter till att filtrera uppdragslistorna utifrån prioritet och aktivitet. 

Ex: Visa mig alla akuta uppdrag av typen läckage.

Användningsområdena är många men poängen är att både skapa en enklare överblick för var och en om vad som är viktigast men även nå ut med akuta jobb som måste utföras snarast.

Detta kallar vi för utrop och det är inte svårare än att du bockar i om det verkligen är bråttom. Resultatet blir att du på ett mycket tydligt sätt når ut till alla berörda medarbetare på en gång med att det finns ett viktigt uppdrag att ta tag i.

Kontaktpersoner på uppdrag har varit något som efterfrågats av våra kunder och vi nu har vi lagt till denna funktion.

När du skapar ett nytt uppdrag finns det numera en egen sektion där du kan fylla i namn, e-post och telefonnummer.

Givetvis följer denna information med ut till den som ska utföra uppdraget och appen växlar till att ringa om du bara trycker på numret i appen.

När du delar uppdraget förifylls mottagaren med kontaktpersonens epost-adress men du kan självklart ändra detta till någon annan.

Den senaste tiden har vi jobbat med att ytterligare förenkla vardagen i Coredination, framförallt när det gäller utförande av uppdrag och rapportering.

Vår stora utmaning är att få till ett sätt att jobba som passar alla situationer för en mängd olika verksamheter. Nu har vi tagit fram ett antal förändringar i appen som vi hoppas och tror kommer förenkla för dig, oavsett hur du använder Coredination.

Det nya finns i version 1.14 Coredination för Android, som släpps idag. Inom kort inför vi samma förändringar i iPhone appen och även en liknande uppfräschning av överblicken på webben.

Starta med ett tryck Nu kan du starta, pausa eller färdigställa ett uppdrag med en knapptryckning. Lika enkelt som en gammal hederlig bandspelare. Start, paus och stopp. Det funkar också som en stämpelklocka. Tidpunkten för start, slut och paustid föreslås i tidrapporten och arbetstiden räknas ut automatiskt. Självklart kan du ändra det som föreslås.

Att trycka start-stopp underlättar på många sätt, men är lätt att glömma bort. Därför kan du också i efterhand, med ett knapptryck, färdigställa och avrapportera ett uppdrag direkt.

Tryck på det som lyser För att ytterligare förenkla har vi gjort så att det som troligen är nästa steg i processen "lyser" ljust orange. Till exempel nästa uppdrag, start-knappen om uppdraget inte är påbörjat, stopp-knappen om det är det. I de flesta fall är det bara att trycka på det som lyser.

Allt på ett ställe Överblicken ger dig nu en liten lista över pågående och kommande uppdrag. Välj det uppdrag du ska jobba med och tryck start. När jobbet är klart, tryck stopp och fyll i tidrapporten. Upprepa tills det är dags att ta fredag. Allt från överblicken, utan att behöva navigera runt i appen.

Jobba planerat eller ta det som det kommer

Det är inte alla som gör upp en plan och följer den till punkt och pricka, även om vi skulle vilja att det var så. I vår värld betyder detta att det inte finns uppdrag inlagda i Coredination för allt som görs. Nu kan du enkelt starta ett nytt oplanerat uppdrag när det verkligen påbörjas. Bara att trycka "Starta nytt". Uppdraget påbörjas direkt och du kan fylla på information om kund, projekt osv i efterhand när det passar. Likaså kan du skapa en ny tidrapport i efterhand med ett knapptryck på "Rapportera tid".

Dags att fakturera? Få in dem anställdas tider i form av papperslappar, mail, excel mm? Har du koll på alla tider och material nu när det är dags att ta betalt? 

Om du känner igen dig i att detta arbete både kan vara tidskrävande och stökigt bör du pröva Coredination.

Vi på den sista tiden arbetat intensivt med att förenkla den del av vår tjänst som rör fakturering och det är väldigt enkelt.

När det är dags att fakturera oavsett om det är per vecka eller månad väljer du funktionen Fakturering, trycker på en knapp och där har du allt sammanställt per kund/projekt, tid & material.

Prissätt där det behövs, justera och spara underlaget, klart!

I nuläget går vi inte längre en hit men du kan givetvis bearbeta information på flera sätt, exportera till excel eller TSV, skriva ut som PDF mm.

Får du ibland frågor från dina kunder om hur många timmar du eller din personal utfört under pågående jobb? Skulle du tycka att det vore bra att kunna lämna en kvittens till kunden på signerat arbete utan att behöva hantera papperslappar? Nu kan du göra det.

Vi har infört en funktion som innebär att du från mobilen eller din dator enkelt kan dela ett uppdrag (färdigt eller pågående) till vem du vill.

Funktionen är uppdelad på två sätt:

1. Dela uppdraget / statisk information - mottagaren får ett mail  med en bifogad PDF med uppdragsinformationen sammanställd och klar. Detta kan exempelvis användas efter att kunden signerat ett utfört uppdrag och därigenom ersätta en papperskopia.

2. Dela uppdraget som länk - mottagaren får ett mail eller SMS med en länk så att han eller hon kan komma åt uppdraget via sin dator eller mobil. Denna information är i realtid och på detta sätt kan mottagaren när som helst se vad som händer på ett pågående uppdrag utan att behöva fråga dig eller din personal.