Konsten att vÀlja rÀtt i systemdjungeln
I det hÀr inlÀgget skriver vi övergripande om IT-stöd för organisationer. Första delen handlar om Coredinations filosofi, sedan följer informativa redogörelser samt vÄra Äsikter kring vad organisationsledningar bör reflektera över angÄende införanden av arbetssystem.
Vi ska vara bÀst - men inte pÄ allt
TjÀnsten Coredination gÄr under kategorin informationssystem, nÀr man talar om olika typer av arbetssystem för organisationer. I ett informationssystem matar man in information som sedan lagras, bearbetas och presenteras för anvÀndarna. En förenklad översÀttning till funktioner i Coredination: Uppdrag och rapporter matas in, dessa bearbetas och blir eventuellt fakturaunderlag, allt som tidigare matats in presenteras genom uppföljning.
Vid utveckling av informationssystem Ă€r det lĂ€tt att svĂ€va ivĂ€g och fĂ„ idĂ©er om mĂ€ngder av funktioner som man ser nytta med. För att hĂ„lla sig inom vissa ramar och avgrĂ€nsa arbetet Ă€r det dĂ€rför viktigt att ha en vision. Coredinations vision Ă€r att erbjuda marknadens bĂ€sta tjĂ€nst för mobil arbetsorder. Vi hade kunnat svĂ€va ivĂ€g och utvecklat egna funktioner för fakturering, kundhantering, avancerad Ă€rendehantering, avtalshantering o.s.v. Vi hade kunnat marknadsföra oss som âEtt system för allt, det enda ni behöverâ. Det hade dock inte blivit bra pĂ„ sikt, det gĂ„r inte ihop med vĂ„r vision att försöka konkurrera med företag som SAP med över 80 000 anstĂ€llda. Vi kan inte vara experter pĂ„ allt, men vi Ă€r specialister inom vĂ„rt avgrĂ€nsade omrĂ„de. DĂ€remot tror vi givetvis pĂ„ samarbeten med andra som Ă€r specialiserade inom övriga omrĂ„den.
Paketerade informationssystem för allt-i-ett
Stora programpaket som Àr tÀnkta att vara heltÀckande för en organisation rubriceras ofta som affÀrssystem, eller ERP (Enterprise Resource Planning). Dessa Àr i regel uppbyggda av flertalet moduler som tillsammans bildar en större helhet. Exempel pÄ moduler kan alltsÄ vara Àrendehantering, CRM, lager, personaladministration m.m.
Inom systemvetenskapen har affÀrssystem varit ett hett Àmne i flera decenniers tid. De Àr komplexa, krÀver mycket utbildning men har ansetts ha stort vÀrde pÄ lÄng sikt. En fördel med affÀrssystem Àr att de olika modulerna Àr kopplade till varandra redan frÄn början, information som behöver flöda mellan olika avdelningar ska dÀrför göra sÄ i ett och samma system. En potentiell nackdel Àr att de krÀver att en hel organisation kan anpassa sig för att arbeta inom systemets ramar. Processer mÄste utföras i den ordning, och enligt de principer, som systemutvecklarna har tÀnkt sig. Vidare har mÄnga affÀrssystem blivit stÀmplade som omoderna de senaste Ären, dÀrför ser vi nu en övergÄng till att de blir mer molnbaserade, som i fallen med exempelvis Microsoft Dynamics och Salesforce.
Mobiliteten vid anvÀndning av affÀrssystem Àr dessutom begrÀnsad, Àven för moduler vars anvÀndare ofta befinner sig pÄ flera olika platser under en arbetsdag. Mobilappar har börjat dyka upp som en del av vissa system, men de Àr Ànnu fÄ till antalet.
AffÀrssystem krÀver stora resurser vid införande. DÄ hela organisationen ofta pÄverkas krÀver det ett stort planerings- och implementationsarbete. Det i sin tur innebÀr att företagen som levererar affÀrssystem behöver tillhandahÄlla verksamhetskonsulter och en stor utvecklingsavdelning. Dessa införanden sÀtter Àven stora krav pÄ bestÀllaren. En studie bland storföretag i USA Är 2014 visade att ungefÀr 25 % av de tillfrÄgade organisationerna led av dÄliga prestationer till följd av en misslyckad ERP-implementation. LÀs mer om den studien och vad man som organisation bör tÀnka pÄ vid inköp av stora system hÀr.
Flera specialiserade arbetssystem
Ett populÀrt alternativ till affÀrssystem, sÀrskilt för medelstora företag eller organisationer med flera lite lösare sammanhÀngande enheter, Àr att anvÀnda ett flertal arbetssystem frÄn olika leverantörer. Enligt den hÀr modellen kan en organisations IT-struktur bestÄ av separata system/tjÀnster för t.ex. kundhantering (CRM), arbetsplanering eller arbetsorderhantering, ekonomi och personaladministration. Numera finns det varianter för nÀstan alla typer av sÄdana specialiserade system som levereras som molntjÀnster. Om man har ett behov av att data ska flöda mellan dessa tjÀnster har de ofta goda möjligheter för kunderna sjÀlva att utveckla integrationer. Coredination Àr en sÄdan specialiserad tjÀnst som kan anvÀndas i den hÀr modellen.
Givetvis finns det Ă€ven risker med att följa den hĂ€r modellen, om Ă€n i nĂ„got mindre skala. Som med alla inköp genom vilka man pĂ„verkar sin organisations kĂ€rnverksamhet sĂ€tter detta krav pĂ„ bestĂ€llaren. Behöver systemen/tjĂ€nsterna vara kopplade mot varandra? Hur dĂ„? Ăr detta tekniskt möjligt med de alternativ man har kollat pĂ„? DĂ„ man dessutom, med stor sannolikhet, behöver köpa in flera av dessa specialiserade lösningar behöver man hitta, och utvĂ€rdera, alternativ för varje del vilket kan vara tidskrĂ€vande. Modellen krĂ€ver dock inte att allt införs pĂ„ samma gĂ„ng, det vanligaste Ă€r att man löser ett fĂ„tal problem i taget över en lĂ€ngre tid.
Att implementationen av ett specialiserat system/tjÀnst misslyckas, eller Ätminstone inte blir sÄ bra som man hoppats, Àr givetvis Àven en risk. Kostnaden för ett sÄdant misslyckande lÀr dÀremot inte bli lika kritisk som för allt-i-ett-modellen. MÄnga specialiserade lösningar levererar, likt Coredination, tjÀnster med lÄga startkostnader. Man betalar ofta per anvÀndare per mÄnad/Är och sitter inte fast med bindningstider. Om lösningen inte passade kan den inköpande organisationen dÀrför sÀga upp sin anvÀndning och titta pÄ andra alternativ utan att ha tömt kassareserven avsevÀrt.
En given fördel med den hÀr modellen Àr en större flexibilitet för att stödja det faktum att organisationer ofta har olika arbetssÀtt, Àven om de kan vara lika varandra till ytan. DÄ man har en rad olika alternativ att vÀlja mellan för varje del inom organisationen som ska ha sitt eget system/tjÀnst, finns möjligheten att vÀlja det som passar bÀst för just den specifika delen. Detta skiljer sig frÄn allt-i-ett-modellen i vilken organisationens alla delar behöver anpassa sig till det stora systemet.
Ytterligare en modell för införanden av arbetssystem som Àr vÀrt att nÀmna i sammanhanget Àr givetvis att organisationen sjÀlva utvecklar ett system. Det kan motiveras genom att organisationen har unika verksamhetsprocesser som de ser konkurrensfördelar i och som inga befintliga alternativ kan stödja. Egenutveckling krÀver dock en betydligt större investering i ett tidigt stadie. Vidare förtjÀnar nog riskerna med utveckling ett helt eget blogginlÀgg lÀngre fram frÄn en av vÄra systemutvecklare.
Som alltid diskuterar vi jÀttegÀrna dessa Àmnen med er!