Tecnoproductividad

Cuando comento a mis compañeros que hay días en que sólo trabajo desde el móvil me miran como si les estuviera engañando, con esa media sonrisa de "no te lo crees ni tú". Pero lo cierto es que gran parte de mi jornada laboral pasa por responder e-mails, hablar con gente (ya sea por teléfono, mensajes de texto o por videoconferencia), firmar documentos y enviarlos, analizar datos en PowerBI y tomar notas. Y todas estas tareas se pueden hacer perfectamente desde un móvil con una mínima potencia.

Obviamente no me voy a poner a hacer tablas dinámicas o a construir Power Points con el móvil, sería de locos, pero confieso que he llegado a redactar burofaxes en Word y enviarlos por el servicio de Correos sentado tranquilamente en un chiringuito playero. "Menuda tortura", pensará alguno, pero lo cierto es que hay una herramienta presente en nuestros móviles y en nuestros ordenadores (esa desconocida combinación Windows+H...) que te facilita mucho todas estas tareas si sabes usarla: escribir por reconocimiento de voz.

Reconozco que las primeras veces que mandas un mail dictando la puntuación ("buenos días coma...") te sientes un poco idiota, y también que al principio te encallas a menudo porque no tienes claro como quieres estructurar las frases, pero a la que llevas un par de semanas haciéndolo le vas cogiendo el truco y termina resultando muy eficaz.

Si nos tomamos en serio lo de trabajar íntegramente en la nube probablemente la mayor renuncia que deberemos hacer es la de no usar nuestro escritorio. En mi caso tengo un escritorio bastante minimalista, aparte de la papelera de reciclaje y algún archivo sobre el que estoy trabajando no suele haber nada más. A pesar de ello, sigue siendo uno de los puntales de mi experiencia productiva: normalmente suelo recibir archivos por mail que debo modificar de algún modo, los descargo en el escritorio, los manipulo y los reenvío o los archivo en algún directorio, y finalmente los elimino. De este modo sé siempre que lo que hay en el escritorio es alguna tarea pendiente.

Mucha gente usa el escritorio como almacén de accesos directos y archivos varios, atiborrando toda la pantalla de pequeños iconos de fácil acceso, si bien a mí se me escapa cómo puede alguien aclararse en ese marasmo de Words, Excels y programas. Si eres de éstos el cambio de chip que tendrás que hacer será de envergadura, pero aunque seas de los míos te aseguro que prescindir de la experiencia del escritorio para trabajar exclusivamente dentro del navegador te va a resultar duro.

Sin embargo, se trata de un cambio mental de obligado cumplimiento, y a la larga lo agradeces porque te libera de la dependencia del escritorio. Una buena forma de acostumbrarse es intentar trabajar directamente desde un iPad, de este modo te obligarás a pasar por la nube cada vez que quieras trabajar momentáneamente con cualquier archivo.

¿Y cómo se consigue trabajar exclusivamente desde la nube? Pues vayamos a un ejemplo concreto: los archivos que queremos descargar desde nuestro correo. Supongamos que recibimos un mail con un adjunto que debemos editar o guardar en nuestro sistema de archivos. ¿Cómo lo hacemos sin descargarlo al disco duro? Si trabajas con Gmail o con Outlook Online (OWA) la respuesta es bien sencilla: ambos sistemas tienen la opción, cuando te posicionas sobre el adjunto, de guardarlo en GDrive o en OneDrive (como puede verse en esta imagen). Siempre hay una opción “guardar en OneDrive” que te permite almacenar en la nube el archivo en cuestión.

¿Dónde va a parar este archivo? Siguiendo con el ejemplo de OneDrive por defecto lo tendras en una carpeta denominada “Datos Adjuntos” a la que se puede acceder abriendo una pestaña OneDrive desde la propia aplicación Outlook Online. Desde ahí lo podrás abrir desde el navegador, editarlo en una nueva pestaña, los cambios se guardan automáticamente mientras lo editas (¡gran ventaja!) y, una vez hayas terminado con él, lo puedes eliminar o mover a una carpeta de tu OneDrive desde el propio navegador, o reenviarlo por correo a quien consideres. Por eso es interesante tener siempre una pestaña abierta con OneDrive (o GDrive si estás en Gmail) que te permita acceder rápidamente a tu “escritorio virtual” para manipular tus archivos de forma inmediata.

Trabajar en la nube tiene grandes ventajas: todo queda almacenado sin necesidad de que el usuario se preocupe por las copias de seguridad y nos permite realizar nuestras tareas desde varios dispositivos de forma sincronizada, retomando el trabajo en cada uno de ellos desde el punto en que lo dejamos.

Teniendo en cuenta que la mayoría de las aplicaciones de productividad que podamos necesitar hoy tienen su aplicación online, la sección de marcadores/favoritos de nuestro navegador se convierte en un conjunto de pestañas que en realidad son aplicaciones electron gemelas de las que instalamos en nuestro ordenador, convirtiendo al navegador en un sistema operativo en sí mismo. Si a ello añadimos el hecho de que cualquier navegador es también un gestor de contraseñas y otros datos que se incorporan a nuestro perfil cada vez que lo utilizamos, convendremos que a la postre da igual usar Windows, Mac, Linux o ChromeOS para las tareas cotidianas. Con que podamos instalar nuestro navegador de referencia e importar nuestro perfil en cada máquina ya podremos trabajar sin necesidad de configuraciones adicionales ni de instalación de aplicaciones locales, permaneciendo sincronizados en cada equipo en el que tengamos ese navegador y ese perfil instalados.

Considerad el navegador como vuestro ordenador de facto, acostumbraos a trabajar dentro de él sin descargar ningún archivo a nivel local y descubriréis que disponéis de una herramienta muy potente que permite abaratar el coste del equipo (se puede usar un Chromebook barato conectado a una buena pantalla y seguirás siendo igual de operativo) y despreocuparte de robos, pérdidas de datos y reinstalaciones de todas tus herramientas cada vez que cambias de equipo.

De cómo se trabaja únicamente online hablaremos en otro momento, de entrada se trata de escoger el navegador que más se ajuste a nuestras necesidades de trabajo. Personalmente me gusta bastante Microsoft Edge, porque te permite presentar las pantallas en formato vertical, convirtiendo la barra lateral izquierda del navegador en un dock al uso, muy similar al nativo en Ubuntu o a la barra de tareas de Windows o MacOS cuando la configuramos en formato vertical. Para muestra esta imagen de mi navegador a la hora de redactar este post:

Observad como en el lateral tengo las siguientes "aplicaciones": Outlook, Calendario, Teams, OneDrive (explorador de archivos), Whatsapp y Tumblr. Las cinco primeras pestañas están fijadas, lo que quiere decir que cada vez que abra el navegador aparecerán ahí por defecto, luego voy añadiendo las que más uso en el día a día y si alguna es recurrente (¿Spotify?) la dejo también anclada. Como se puede ver, la diferencia entre tenerlas ahí o en la barra de aplicaciones del sistema operativo es nula. Funcionas igual (¡mejor!) y no tienes que preocuparte por administrar las ventanas o de perder los datos si se cuelgan.

Esta presentación de pestañas se obtiene en Edge yendo a Configuración -> Presentación -> Personalizar barra de tareas. Tiene la ventaja de que puedes intercambiar las pestañas con el mismo método ALT+TAB que con las aplicaciones de escritorio, por si no te gusta la opción de CTRL+número de pestaña, no tan intuitiva.

De entre todas las tareas repetitivas que realizamos en el día a día y que probablemente nos consumen más tiempo de forma contraintuitiva destacaría la clasificación en carpetas dentro de nuestros gestores de correos y discos duros.

En septiembre de 2021 The Verge publicó un artículo que se hacía eco de la brecha generacional en referencia a los métodos organizativos de nuestros archivos, contraponiendo la visión de profesores de universidades de ingeniería con la de sus alumnos, altamente cualificados pero incapaces de comprender una noción tan básica como el sistema de directorios anidados por carpetas. Sin embargo, eso no les impedía encontrar el documento buscado en unos segundos gracias a los buscadores integrados en las herramientas.

Lo cual debería hacernos pensar. Hoy en día nuestros ordenadores, móviles y tabletas tienen funciones de búsqueda integrada que arrojan resultados tanto de la web como de archivos internos (pensemos en el sistema Spotlight de Apple) en base a palabras clave que buscan tanto en títulos como en el interior de documentos. Lo mismo funciona en nuestos servidores online de correo electrónico, ya sea Gmail, Outlook o cualquiera de los que usemos en nuestro flujo de trabajo.

Por tanto, la pregunta es pertinente: ¿merece la pena invertir tanto tiempo creando carpetas y subcarpetas para ubicar nuestros correos o archivos, cuando una simple búsqueda desde el cuadro de la herramienta nos devolverá el mensaje o el archivo buscado en un segundo? La respuesta es claramente no.

Obviamente esto conlleva un cambio de mentalidad importante. Yo tengo sólo 4 carpetas en mi correo electrónico: entrada, enviados, archivo y eliminados, y soy capaz de encontrar cualquier cosa sin demasiado esfuerzo. Lógicamente es porque uso gestores de correo online, la gente que está acostumbrada a utilizar la aplicación Outlook tiene el chip integrado de subdividir estas carpetas en un sinfín de subcarpetas, en las que luego busca el mensaje en función de la temática. Pero el método, aparte de constituir una pérdida de tiempo, resulta altamente ineficiente pues en numerosas ocasiones es difícil recordar en qué subcarpeta movimos cada mensaje.

Hay que aprender a abrazar el caos. Metamos todos los mensajes en un inmenso cajón desastre (la carpeta "archivos") y dejemos que el buscador obre su magia cada vez que queramos localizar algo. Con un par de trucos que nos ayuden a manejar el cuadro de búsqueda este proceso termina siendo extremadamente sencillo y nos ahorrará tiempo, sobre todo el que no perdemos organizando nuestro sistema de carpetas.

Lo mismo puede hacerse con nuestros discos duros. ¿Para qué subdividir todos los archivos en estructuras de directorio complejas que dificultan en numerosas ocasiones la localización de un archivo concreto, cuando herramientas como el mencionado Spotlight o la búsqueda integrada de servicios como Google Drive o OneDrive nos permiten localizar el archivo buscado sin necesidad de bucear en toda nuestra estructura de carpetas?

Vivimos en un mundo en el que podemos trabajar desde cualquier parte con una simple conexión a internet, una pantalla y un teclado. Un mundo en el que va al alza el teletrabajo, dominado por eso que llamamos “la nube”, y en el que las compañías tecnológicas nos proporcionan herramientas cada vez más sofisticadas a la vez que sencillas de manejar. Un mundo en el que una mínima inversión puede abrirte las puertas a un sinfín de oportunidades, pero del que es sumamente fácil descabalgar si no sigues las evoluciones tecnológicas del día a día, tal es el ritmo de innovaciones constantes e infinitas al que nos someten.

También es un mundo en el que están de moda palabras como “minimalismo”, “simplicidad”. La precariedad de nuestro entorno nos obliga a sobrevivir con los mínimos recursos y no faltan gurús que nos venden espiritualidad para llenar una existencia en la que aparentemente todo está a nuestro alcance pero en la que la mayor parte de las metas devienen irrealizables. No queda otra que buscarse la vida, apañarse con lo que tenemos e intentar prosperar a base de ingenio, “resiliencia” (otra palabra de nuestros tiempos) y maximizando las posibilidades que tenemos más a mano.

Este blog nace con la vocación de ayudar tanto a los que trabajan por cuenta propia como a los empleados de grandes y pequeñas empresas, o a los que simplemente quieren aprovechar mejor las posibilidades tecnológicas que nos brinda el presente para maximizar su productividad y disponer de otra de esas utopías que dicen que nos mejoran la vida: el tiempo libre. Aquí no vamos a descubrir nada nuevo, hay páginas tecnológicas que ahondarán mucho mejor en las especificidades de cada gadget o de cada nueva aplicación. La idea por la que me he decidido a abrirlo nace de la constatación de que la mayoría de personas de mi entorno laboral, gente que va de los treinta a los sesenta, no entiende las enormes posibilidades que ofrecen esos cacharros frente a los que se sientan cada día, desaprovecha muchas herramientas que se hallan a su disposición pero que no son evidentes, y en general se encuentran encallados en una forma de trabajar que depende de la tecnología pero que para ellos no ha evolucionado desde hace lustros. Es aquello de “si así me funciona, ¿para qué voy a esforzarme en aprender nuevas formas de trabajar?”

Desde siempre me ha gustado lo que los anglosajones denominan “low-cost tech”. Cuando era joven y todo el mundo iba con relojes sofisticados a mí me gustaban los Swatch, por baratos, divertidos e intercambiables. Mi móvil favorito de siempre es el Nexus 5 de Google y la tableta de la que guardo mejor recuerdo es el primer Nexus 7 (el de Asus de plástico, no el metalizado que vino después). Objetos poco costosos, de un material resistente, que si se arañaban o se estropeaban no suponía ningún descalabro, y durables como el que más. Con el tiempo me he ido sofisticando y ahora mis herramientas de trabajo son un iPad Pro del 2018 y un iPhone, pero no utilizo nada más, ni siquiera un portátil, y soy capaz de realizar mi trabajo con la misma calidad y eficiencia (incluso mayor) que mis compañeros que disponen de laptop, sobremesa, pantallas de 27’’ y teclados con ratones ergonómicos. Obviamente no me dedico ni al diseño gráfico ni soy arquitecto, ni tampoco edito videos de alta resolución que subo a Youtube tres veces al día. Soy como la gran mayoría de la gente de ahí fuera: contesto mails, hago videoconferencias, construyo Excels, Power Points y PDFs, utilizo SAP como ERP de empresa, manejo una agenda laboral y personal, entro en webs de bancos, hago las compras online y mi entretenimiento básico consiste en leer libros electrónicos y alguna que otra serie de streaming. Y, aunque parezca imposible, disfruto de mi tiempo libre.