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Anche chi utilizza un complesso sistema di gestione dei propri task a volte avverte l'esigenza di prendere carta e penna per stilare una lista di cose importanti e urgenti da fare. È in quei casi che riscopri la bellezza, la semplicità e la potenza di questi strumenti. Per questo ho deciso di provare TaskPaper, app per Mac (e compatibile con iOS) ispirata al mondo analogico.

L'ho trovata più adatta alla gestione di singoli grandi progetti che non a quella complessiva delle proprie attività. Per chi non lavora con più clienti e per chi necessita di uno strumento per gestire solo i progetti personali, è perfetto.

Perché TaskPaper è così cool

Mi sono innamorato di TaskPaper dopo dieci minuti che l’usavo. Me ne sono innamorato perché è semplice da utilizzare, ma al contempo potentissimo. Con TaskPaper organizzi i tuoi progetti come se stessi stilando una lista con carta e penna. In più hai il vantaggio di poterti focalizzare su una specifica area di interesse o sul singolo progetto, e puoi spostare, filtrare e prioritizzare i tuoi task a piacimento. L'ho trovato più pratico per gestire singoli progetti che organizzare tutte le mie attività, ma in fondo puoi sfruttarlo come strumento per la GTD, dedicando un file a ogni area di interesse, come per esempio casa, lavoro e progetti personali.

Il fatto che i documenti di TaskPaper siano dei semplici file di testo consente di manipolarli con qualsiasi altra app. Purtroppo non è vero il contrario: non basta rinominare un file di testo perché sia leggibile da TaskPaper, che gestisce solo i file con la propria omonima estensione. Cambiargli estensione li rende però leggibili da qualunque app in grado di gestire file di testo. E questo è fondamentale perché TaskPaper non ha (più) un'app ufficiale per iOS.

Ho trovato molto pratico usare TaskPaper per costruire le scalette dei miei post (di questo in particolare), e lo sto usando per gestire il progetto dell’ebook sulla produttività a cui sto lavorando. Mi sembra uno strumento perfetto per questo genere di progetti, ma non solo. Si è rivelato ottimo anche per prendere appunti mentre testo un’app per poi scriverci una review e, se non fosse che è sempre meglio un taccuino, ti consiglierei TaskPaper anche durante un meeting.

TaskPaper è un’app senza fronzoli: un foglio bianco e una riga per ogni task. L’interfaccia è pulita, i progetti contenuti in un file possono essere aperti in più tab e l’app può essere massimizzata, ma non messa in full screen. È possibile modificare il tema originale bianco con testo nero a proprio piacimento, smanettando un po’ con il CSS, scegliendo un tema pre-configurato o scaricandone uno dal web. Non c'è nulla di bello, ma solo ciò che serve: un foglio bianco e i comandi per trasformarlo in uno strumento di lavoro.

To-do list o GTD minimalista

TaskPaper è uno strumento davvero versatile. Puoi usarlo per farci delle semplici liste di cose da fare o sfruttarlo come sistema per la GTD. Ogni singolo file può contenere diversi progetti e ognuno di questi un numero svariato di sotto progetti o task. Sfruttando il sistema di indentazione puoi infatti spostare ogni oggetto dentro o fuori da quello che gli sta immediatamente sopra, creando così sotto-progetti e sub-task. Puoi inoltre spostarlo in qualunque sezione del tuo foglio di lavoro tramite drag & drop o con un veloce taglia e cuci.

4 elementi per gestire tutto

In TaskPaper ci sono quattro elementi: progetti, task, note e tag. Un progetto è una parola o una serie di parole seguite da “:” e spazio. Un task è un una parola o insieme di parole preceduto da un “-“ e spazio. Con questi due caratteri puoi creare e organizzare progetti e azioni da compiere. Tutto quanto non sia preceduto da un "-" o seguito da un ":" è una nota. Progetti, task e note hanno colore e formattazione differente.

Il sistema dei tag

L’arma in più per organizzare il tutto sono i tag. Un tag è una parola preceduta da una “@“. Esso può avere anche un valore, espresso fra parentesi. Per esempio: @priorità(1). I tag consentono di organizzare task e progetti e filtrarli grazie al tool di ricerca. Puoi usarlo in maniera molto geek sfruttando gli shortcut di cui l’app abbonda1, oppure ripiegare sul mouse: cliccando sul tag, filtri per tag, mentre cliccando sul valore di un tag filtri per quello specifico valore. Così per esempio puoi usare @due(5/2) per identificare le azioni che devono essere completate entro il 5/2, o taggare @today le cose che vuoi fare oggi sfruttando lo shortcut CMD+Y. Puoi anche filtrare per progetti o compiere semplici ricerche per parole chiave.

Con il comando CMD+D, oppure cliccando sul "-", completi i task. Un task completato è contrassegnato da una riga tracciato su di esso e dal tag @done2.

Puoi taggare ogni singolo elemento. È sufficiente scrivere "@" per avere a disposizione l'elenco di tag fra cui scegliere.

Focus e ricerca

Lo strumento di ricerca, combinato con la possibilità di focalizzare l’attenzione sul singolo progetto cliccando la freccia a fianco a questo, consente di raggiungere un livello di profondità viscerale nell’analisi dei singoli progetti. Inoltre, grazie al sistema di tab, puoi aprire progetti diversi, o filtri per tag o parole, in diverse schede della stessa finestra.

Filtri da hacker

Questa è la parte più geek dell’app. Tramite vari operatori logici puoi effettuare qualsiasi tipo di ricerca all’interno dell’app, filtrando i task per tag, valori dei tag, nomi del progetto, parole semplici e combinazioni più complesse. Per esempio potresti focalizzarti su tutte le azioni taggate @today e con @priority(1), o tutti i progetti con @priority, ma non @urgent. Sì esatto, con TaskPaper puoi costruirti una matrice di Eisenhower e scoprire così quello a cui devi dedicarti ogni volta che apri l’app.

Gestione delle aree di interesse

TaskPaper non supporta le aree di interesse, ma costringe l’utente a creare un file per ognuna di queste, come casa, lavoro e tempo libero. Teoricamente, potresti anche gestire il tutto in un unico file, creando un progetto per ogni area di interesse e sotto-progetti per ogni progetto. La cosa sarebbe però un po' fuori dalla logica della GTD. In compenso l’app è dotata di uno shortcut universale che consente di aggiungere un task a ogni progetto di ogni singolo file aperto. Il fatto di dover avere il file aperto è però un limite seccante.

I vantaggi di lavorare con TaskPaper

La semplicità e la profondità di focus di TaskPaper non le ritrovo in Omnifocus, che resta comunque il mio sistema di gestione dei task preferito. Rimuovendo tutto il superfluo, TaskPaper ti lascia solo davanti alle azioni da compiere.

Passare tutto su TaskPaper lo trovo improbabile. Non ci sono infatti reminder, manca la possibilità di nascondere i task su cui al momento non puoi lavorare3. In questi giorni in cui ci ho lavorato ho però scoperto che per gestire singoli aspetti, come la preparazione di un post o di un libro, l’agenda di un meeting, la gestione di un singolo progetto, TaskPaper è addirittura più funzionale di Omnifocus, perché eliminando tante impostazioni riduce all’osso il tempo di pianificazione, portandoti subito all’azione.

I limiti

TaskPaper ha chiaramente dei limiti, ho continuato a ripetermi per giorni. Non mi è mai stato chiaro però quali siano davvero questi limiti. Perché, in fin dei conti, puoi farci quasi tutto. Non sono limiti insormontabili. Anche se, provenendo da Omnifocus, la sensazione di disadattamento è forte. In particolare mi è mancata, e non poco, la gestione della review giornaliera e settimanale, perché in TaskPaper non esiste uno strumento specifico per farla. Ti puoi arrangiare aprendo diverse schede, una per progetto, o passandoli in rassegna uno per uno "in verticale". Insomma, si può fare, ma non è il massimo.

TaskPaper vs MindNode

Sotto certi aspetti, per la pianificazione di nuovi progetti, preferisco questo tipo di organizzazione dei task rispetto all'uso delle mappe mentali. Che però per me rappresentano il punto di partenza. Quando devo scrivere qualcosa di particolarmente complesso, raccolgo le idee con MindNode per qualche giorno, fino a che non mi è chiaro lo schema su cui devo lavorare. Visto che con MindNode posso esportare le note in formato testo e importarle poi in TaskPaper4, lo trovo un processo piuttosto semplice e veloce per passare dall’idea alla pianificazione del progetto.

Compatibilità con iOS

L’unico vero limite dell’app è che non ne esiste una versione ufficiale per iOS. Lo sviluppatore, Jesse Grosjean, l’ha abbandonata perché non riusciva più a gestire entrambe le app. Per fortuna, ha aperto il codice e l’ha reso disponibile. L’ha raccolto Amit Chaudhary, che ha realizzato una sorta di fork, TaskMator.

TaskMator consente di sincronizzare i propri file tramite Dropbox e gestire i progetti creati con TaskPaper quasi come se fossimo sul Mac. Funziona su iPhone e iPad ed è semplice ed essenziale, non senza qualche piacevole rifinitura. Supporta TextExpander5, consente di impostare un codice per accedere ai tuoi progetti e ha un set di url scheme che consentono di creare nuovi progetti e aggiungere task a progetti esistenti direttamente con Drafts o Launch Center Pro. Inoltre, l'app ti permette di filtrare per tag e per progetti e di muoverti all'interno di questi in maniera dettagliata, replicando il sistema di ricerca di TaskPaper. L'unica cosa che non mi piace è che per completare un task si debba per forza compiere uno swipe, mentre avrei preferito cliccare sul "-". Credo sia urgente l’introduzione di estensione e widget per iOS 8 e mi auguro che vengano introdotti nella versione 2.0, in arrivo fra qualche mese.

Un'altra app che funziona alla perfezione con TaskPaper è Listacular, che però si limita a supportare il formato .taskpaper. Ha un'ottima e semplice interfaccia, ma manca di un sistema di ricerca e filtraggio come quello di TaskMator.

Anche Editorial, una potentissima app per scrivere su iOS, supporta i file .taskpaper, ma si tratta di un'opzione marginale ed è semplicemente un supporto alla lettura e scrittura. Insomma, non è un'app specifica e il motivo per acquistarla non è questo, ma se sei in cerca di un'app per scrivere su iPad o iPhone, questa può essere una scelta. La cosa che mi piace di Editorial è che ti consente di completare i task cliccando sul "-" che in modalità view diventa un quadratino da smarcare. Peccato che questo avvenga solo su iPad e non su iPhone.

Per restare in tema, ti segnalo anche UpWord Notes, una fenomenale app per gestire le tue note su iPhone e iPad e che supporta pure il formato .taskpaper. UpWord consente di smarcare i singoli task con uno swipe, ma non ha un sistema di ricerca complesso come TaskMator. Vale lo stesso discorso fatto per Editorial: UpWord Notes è un'app fenomenale per la gestione delle note e per creare semplici to-do list, mentre per quanto riguarda la compatibilità con TaskPaper siamo al semplice supporto. Semplice, in realtà, neppure poi così semplice, visto che il complesso sistema di url scheme anche in questo caso consente di combinare l'app con Drafts e LCP per creare progetti e aggiungere task. È però comunque qualcosa di diverso: se l’uso principale che fai di TaskPaper è sul Mac, allora UpWord è un’ottima scelta perché ti consente di gestire anche appunti e note.

Peccato però che quello per tornare alla “home” del file sia impossibile da utilizzare sul MacBook, perché richiede la presenza del tasto freccia in alto a sinistra (l’home, appunto). Io ho risolto abilitando CMD+freccia in su tramite Keyboard Maestro. ↩

A tua scelta, puoi decidere se il valore di questo done debba essere la data in cui quel task è stato completato. ↩

In realtà sarebbe sufficiente inserirli in progetti waiting for e taggarli con la data di quando dovranno essere presi in considerazione, ma lo trovo poco pratico. ↩

Sfortunatamente, non è possibile rinominare il file .txt in .taskpaper perché TaskPaper non lo legge. Sei dunque costretto a fare copia e incolla del testo e devi comunque poi definire progetti e task, che comunque ritroverai già indentati. ↩

L'attuale versione contiene però un bug già risolto nell'update che sarà presto disponibile. ↩