#termofreference

Apa Itu TOR Acara? Pengertian, Fungsi, dan Contohnya

Dalam dunia event, baik itu seminar, pengajian, gathering perusahaan, hingga acara sekolah, istilah TOR acara sering digunakan. Namun, masih banyak yang belum benar-benar memahami apa itu TOR dan kenapa dokumen ini sangat penting.

Artikel ini akan membahas secara lengkap pengertian TOR acara, fungsi, isi, serta contoh sederhananya.

Pengertian TOR Acara

TOR adalah singkatan dari Term of Reference, yaitu dokumen yang berisi penjelasan lengkap mengenai rencana pelaksanaan suatu kegiatan atau acara.

Secara sederhana, TOR acara adalah dokumen perencanaan resmi yang menjelaskan latar belakang, tujuan, konsep, waktu, tempat, susunan acara, hingga anggaran kegiatan.

Dokumen ini biasanya dibuat sebelum acara dilaksanakan dan digunakan sebagai:

Panduan panitia

Acuan pengajuan dana/sponsor

Dokumen persetujuan pimpinan

Referensi kerja sama dengan vendor

Fungsi TOR Acara

Berikut beberapa fungsi utama TOR dalam sebuah kegiatan:

1. Sebagai Panduan Pelaksanaan

TOR membantu panitia memahami gambaran besar acara sehingga pelaksanaan lebih terarah dan tidak keluar dari konsep awal.

2. Dasar Pengajuan Dana

Dalam acara formal seperti seminar kampus atau event perusahaan, TOR menjadi dokumen utama untuk pengajuan proposal sponsor atau dana internal.

3. Alat Koordinasi Tim

Dengan adanya TOR, semua divisi (acara, konsumsi, perlengkapan, dokumentasi, dll.) memiliki acuan yang sama.

4. Menghindari Kesalahpahaman

Karena semua detail tertulis dengan jelas, risiko miskomunikasi bisa diminimalkan.

Perbedaan TOR dan Rundown Acara

Banyak yang mengira TOR sama dengan rundown, padahal keduanya berbeda. TOR AcaraRundown AcaraDokumen perencanaan lengkapSusunan waktu detail saat hari HDibuat sebelum acaraDigunakan saat pelaksanaanBerisi latar belakang, tujuan, anggaranBerisi urutan waktu per menit/jam

Singkatnya, TOR itu gambaran besar, sedangkan rundown itu detail teknis waktu pelaksanaan.

Struktur Umum TOR Acara

Berikut struktur yang biasa digunakan dalam TOR:

1. Judul Kegiatan

Nama resmi acara.

2. Latar Belakang

Alasan kenapa acara perlu diadakan.

3. Dasar Pemikiran

Landasan hukum atau pertimbangan tertentu (jika formal).

4. Tujuan Kegiatan

Apa yang ingin dicapai dari acara tersebut.

5. Tema dan Konsep Acara

Penjelasan konsep besar kegiatan.

6. Waktu dan Tempat

Tanggal dan lokasi pelaksanaan.

7. Sasaran Peserta

Target peserta yang diundang.

8. Susunan Acara (Gambaran Umum)

Urutan kegiatan secara garis besar.

9. Anggaran Dana (RAB)

Perkiraan biaya pelaksanaan.

10. Penutup

Harapan dan kesimpulan.

Contoh Singkat TOR Acara Seminar

Judul: Seminar Digital Marketing 2026 Latar Belakang: Perkembangan teknologi digital menuntut pelaku usaha untuk memahami strategi pemasaran online. Tujuan:

Meningkatkan pemahaman peserta tentang digital marketing

Membantu UMKM mengembangkan bisnis secara online Waktu & Tempat: 15 April 2026, Aula Serbaguna Peserta: 150 pelaku UMKM Anggaran: Rp 15.000.000

Kapan TOR Dibutuhkan?

TOR biasanya dibutuhkan untuk:

Seminar & workshop

Pengajian & acara keagamaan

Family gathering perusahaan

Event sekolah/kampus

Launching produk

Acara formal pemerintahan

Untuk acara nonformal seperti ulang tahun atau arisan keluarga, TOR tidak selalu wajib, namun tetap bisa dibuat untuk mempermudah persiapan.

Kesimpulan

TOR acara adalah dokumen perencanaan penting yang berfungsi sebagai panduan pelaksanaan kegiatan. Dengan TOR yang jelas dan sistematis, acara akan lebih terarah, terstruktur, dan profesional.

Jika Anda sering menyelenggarakan acara — baik untuk sekolah, kampus, perusahaan, atau komunitas — membuat TOR sebelum kegiatan adalah langkah yang sangat disarankan.