#nextpm

PM 要有想法、更要有做法！

PM 不能只有目標、只有盼望，不能只是想著，而沒有實際的行動展現。在創投界流傳著這麼一句話：『我們不缺好的想法(Idea)，缺的是＂執行力＂！』事情總不會是只靠著美好的想像，它就能完成了；成果都是要去”做”了，才能得到的。困難的是”執行”；去做了，才知道它的不簡單。所以，想成為 PM，得要有一個真實的認知是，你得有行動、你要起身去做。 PM 必須針對專案目標，制定有務實可行的計劃（寫劇本）。PM 須清楚知道達成目標，要走哪條路、要做些什麼事，要安排哪些角色、每個角色要做怎樣的表現。PM 還要去指導專案成員（做導演），讓成員能完成他／她在專案中所被指派的角色任務。劇本好又演出完美，這齣戲就會好看、就會成功。 在這整個專案過程中，PM 靠的是高自律的行動，一步步地實踐專案成果。


PM 還要做的比想的好！

有時計劃也只是想像、有時計劃並不完美，這得靠著完美的執行力去把不完美的想法，藉由正確的作法來把事情做對、做好，把成果做出來。若計劃或想法的本身並不完美，靠”做”能做對嗎？當然可以！因為，當你去做了之後，你會從中而有所心得，得知原來的計劃想法哪裡不正確，而事實又應該是什麼，你很快地檢討、調整，然後你就能做對它（這是一種執行力循環）。 如果你只是有計劃，卻不去執行，那你將永遠不知道這計劃是否可行，事實又是什麼。如果你去做了，卻不去瞭解事實，不去從中得到回饋並檢討改正，那你終究還是沒能得到成果，這些都不叫『執行力』。 想錯了，或許還能靠做對了來彌補；但做錯了，就是錯了！


PM 還要高績效！

再更進一步的闡述『執行力』，它追求的是”高績效”！同樣的任務成果，但所需花費的時間、金錢是別人的一倍，產出的品質水準還更差，那也稱不上『執行力』。完美執行力要求的是”高績效”，而”績效”它總是表現在時間、成本、品質上。不論是時間、金錢、或任何資源，都得做最有效的配置安排（花在刀口上），成果總得是達到一定的品質水準。 PM 要有一種堅強的毅力，未達目的，絕不停止。這種毅力促成了你與他人的不同（這可能是違背本性的嚴苛要求）。人的天性是想放鬆、想撿容易的做，但身為 PM 不行。難搞的客戶，你要去面對；資源的不足，你要去處理；不支持的主管，你要去協商。PM 得勉強(Push)自己，要求自己有不平凡的高績效表現。

PM 要維持專案動力，直到達成專案目標！

事物從靜止狀態到開始轉動，這一段是最為困難的。尤其是在開頭時，它需要的動能最大，俗語說：『凡是起頭難』，正是這個意思。起始總是最費力的，而一旦動了起來，可千萬別停，保持專案動力是最要緊的。PM 要儘快地讓專案動起來，並要求每日都有進度，維持著專案一直處於行進中，切勿停下來。一旦停了下來，要再恢復行進狀態，又需要使更大的勁、耗費更大的動能。 讓專案總是維持著良善的執行力循環（規劃 → 執行 → 查核 → 改正），保持著動力，總是有行動、有進展，要抵達最終目的地就是指日可待。

『專案管理』是一種高績效的完美行動力！

郭台銘先生說：走出「實驗室」就沒有「高科技」，只有「執行」的「紀律」！ 在『優質的 PM 人格特質』一文中，我寫了這樣一段話：”你要有充足的專業知識、熟稔的工作技巧，更要有強大的毅力，能將知識具體應用於實務上。＂你有目標、有想法，但你更要有行動、有做法，能把事情做對、做好。你得高度自律，自我要求展現不凡的毅力與高水準的演出。 你不時地要求自己起而行、有行動，未達目標、絕不停止。當你想明白這一點時，你才會知道 PM 是怎麼一回事、專案管理又是怎麼一回事，也才能真正地成為 PM，真正的懂得專案管理（那絕對是一種行動力）。

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作者簡介

作者：周雅姍

現職：

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PMP專案管理師國際認證

WBSA高階經營策略規劃師

經歷：

PM 具備技術性知識，有助於管理！

事實是，專案裡包含有二大類型的任務內容，一是管理性任務、二是技術性任務。而實務上，這二種類型的工作是很難劃清界線、也無法切割的。畢竟，專案最終的產出是藉由那些技術工作一磚一瓦、一點一滴而成就的；畢竟，專案管理的對象正是那些在專案裡從事技術工作的人員（當然還包括其他利害關係人），以及那些專案裡的大量技術性工作。當技術工作無法順利完成時，PM 可以說是這位技術人員的失職、沒有完成任務，但又何嘗不是 PM 在人力資源管理上沒有做好妥適的配置安排、沒有給予所需的訓練教導呢？ 因此，當 PM 是具備技術性知識、是懂得技術的，對於所要管理的人員與工作是能有所瞭解時，那很自然的，對於從事專案規劃、控制、組織、領導等管理性活動，也就較能順暢。 再者，在前一篇『PM須著重於『整合』能力的提升，以具體改變專案績效！』乙文中，我寫了這樣一句話：”PM是位整合者”！而整合能力的來源之一是取決於PM的溝通能力（”整合”是很靠溝通的）。因此，若 PM 是具備技術性知識、是懂得技術的，他將較能聽得懂技術人員的陳述、較能理解技術工作內容，而這對於專案管理工作的順利進行，會帶來許多助益，這也是自然的。 


PM 更需具備管理性知識，以促成專案成功！

然而，畢竟 PM 的專門職責是”管理"專案、負責專案的最終成功。專案裡並不只是存在技術工作或技術議題要處理，它還包括了許多其他議題的解決，例如：與所有專案利害關係人的共識溝通、當專案受到時間或預算之改變而產生交互影響時的抉擇、規劃多人多工的有效運作模式、解決多人共事的工作衝突…等等，這些都是 PM 必須要去面對處理的議題、是 PM 的工作職責（不是成員的職責）。 PM 必須具備足夠厚實的專案管理知識、熟稔多種的專案管理方法，懂得專案利害關係人、風險、品質、採購…等管理知識，才有足夠的能力去有效解決專案的困難，也才能使技術工作不受干擾，讓專案能順利進行。 尤其，愈是高價值的專案任務，通常其組成成份（包含人、事、物）也會是愈複雜的，它所需要考量與顧及的層面也會是愈複雜的（不是簡單的）。因而，面對困難的專案議題處理，是非常仰賴 PM 所擁有之專業管理知識的厚度。若 PM 只懂技術，那並不足以處理專案的所有困境。 


PM 是通才，更是專才！

綜合以上所述，很明白的是，PM 對於專案所處產業的相關知識、技術、規範…等，多少都要有些涉獵，不可一無所知。PM 不宜去拒絕瞭解技術名詞、拒絕認識技術知識、拒絕接收技術訊息，反而要儘可能地去學習與瞭解（不必熟到自己能操作，但要有所瞭解）。PM 若能稍懂技術，對於專案的管理是會有幫助的。 但 PM 並不能只懂得”技術”，他必須懂得”管理”，必須要有足夠厚實的專業知識（畢竟專案不是簡單的）。不論你過去是從事技術職、業務職、或任何職務都好，並不能單單依賴著你過去的任務知識與工作經驗，就直接轉任 PM 而能勝任。技術很強或只懂技術，並不自然能成為一位好 PM，這是不務實且有困難的！ 欲從事任何的專業職務，皆應接受該職務所需的專業訓練、具備該職務所需的專業知識與技能，PM 乙職也不例外！若欲成為一位專業 PM，你需要學習厚實的專案管理專業知識、懂得多種的專案管理技術方法，以純熟的 PM 技巧來從事 PM 任務，成就專案的最終成功，進而成為一位優秀的專業 PM。 


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作者：周雅姍

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先決定要解決的問題，然後才找解決的方法！ 

總是先確立問題，然後才是找解決方法！若不知要解決的問題是什麼，而只是硬套某個方法論，那麼這個方法論再好，也不會發揮效用，反而會是障礙。況且，實務上，欲解決某個問題，從來就不只是運用一個方法而已。所以，首先要針對組織現況做調查，整理出幾個主要的專案問題，並選擇要解決的問題是哪些，然後再針對這些問題，仔細研究造成問題的根本肇因後，接著才是制定適當的流程規則，並設計適用的工具方法。 例如，在做了組織專案的現況調查後，歸納出組織現行的前幾大專案問題，分別是：時程延誤嚴重、客戶變更過多、人力資源不足…等。而針對”時程延誤嚴重”這個問題，在群體的腦力激盪之下，找出了數個造成時程延誤的根本原因，包括有：工作排程錯誤而導致的時程延誤、過多的任務重工而造成的時程延誤…等，再經過次數統計後，找出了最大數、最關鍵的根本肇因是”排程錯誤”，再針對解決”排程錯誤”這個問題，設計了在專案排程時，必須明確標示工作順序，而不只是安排工作的預計開始與結束日期。也就是說，在專案排程的這個流程，納入必須先明確釐定任務順序，才能訂定任務期程的規則。 又如，針對”客戶變更過多”這個問題，先找出造成客戶經常變更的根本肇因，包括有：對於客戶需求認知差距而導致的變更、因客戶現況環境改變而導致的變更…等，再針對最關鍵的”需求認知差距”這個問題，設計了在做需求收集時，必須以客觀、可衡量、可驗證的方式來描述客戶需求，而不只是主觀、抽象的記錄客戶的口述。也就是說，在需求收集的這個流程，要納入必須產出具體的專案需求文件的規則，以解決”需求認知差距而導致的客戶變更”的問題。 每一個要解決的組織專案問題，可能會衍生出好幾個運作流程或規則。經過整理後，便形成了一套組織的專案管理制度。 


『逐步精進』與『持續改善』，不追求一次到位！

初期設計的流程規則不必多，先從必要的開始。人要改變舊習慣、建立新習慣，需要時間與反覆演練。突然新增太多的新規則，對人是負擔，不好記、不習慣，容易抗拒。所以，逐步精進即可；最重要的是，定期檢視、持續改善。 
不為制度而制度，不為流程而流程。也就是說，不以設計很多的流程與規則為主要目的，而是對於每一個流程都能講得出它的價值是什麼？為什麼要投入資源(人)和時間去進行這個流程（值得嗎）？無效、無價值的流程規則和表單，不必捨不得，就拿掉吧！流程規則的制定，還要搭配好用的工具，讓人去運作此流程時，不會感到是額外的工作負擔，而是使現有工作處理更方便、更有效率、更有品質，那這樣的流程規則就會受到歡迎。 


一套專案管理流程，加上專案管理工具，形成了一套專案管理制度！

在專案管理流程這部分，建議參考 PMI® 所提倡的專案管理五大流程群組（內含47個流程）。”參考”的意思是，不應、也不必完全的照本宣科，而是要去考量與組織現行體制的結合。在實務上，流程可以是整併的、分割的，而不必是一對一的體現，最重要的是使47個流程的功能及精神能注入組織專案管理運作中。例如：PMI® 所倡議的『發展專案章程』起始流程，主要是為取得專案發起人與專案需求者之間的初步共識，以及專案的正式授權。那麼，在設計組織專案管理制度時，只要將此流程的功效和精神注入即可，而不必是要去明定出一個新的作業流程。 另外，要提供每個流程適用的工具或技術，以協助流程的運作便利。沒有適用的工具，僅有流程的規範，容易加深執行者的工作負擔，而無法實踐流程的價值。在初期，或可以利用市場上的套裝工具，例如 Microsoft Excel, Word, Project…等，或是許多的免費工具，例如 OpenProject, GanttProject, XMind, JIRA…等。若沒有適合的自動化工具，至少可以是一些技術方法或表格的設計。而隨著時間的磨鍊，即可進一步開發提供客製化的流程導向工具。因為，只有流程導向的工具，才能讓 PM 將專案管理的精神真正地注入專案中，而不只是會操作工具的 PM。 在『建立專案管理制度，從教育訓練開始！』一文中，我寫了這樣一句話：”欲建立制度，要先做訓練！”。使制度建立者是確實懂得專案管理的要領，那麼他就有能力為組織建立一套務實可行、有價值的專案管理制度，也有能力逐步精進、持續改善，為組織專案管理績效帶來貢獻。 


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有品質的流程，保證有品質的產出 

經常是低品質的專案管理行為，帶來低品質的專案最終產出。試想，一位 PM 從專案的初期到最後的收尾，對於專案未能提供有效率的規劃、對於成員未能給予所需的指導、無法正確衡量專案執行績效、未能及時的監督與控制專案、未能適當安排階段性的使用者驗收…等，那麼合邏輯的預期便是此專案的最終失敗。 同樣的，也經常是因為有高品質的專案管理行為，才帶來了高品質的專案產出。試想，一位 PM 在整個專案生命週期間，為專案提供了亦步亦趨的規劃、執行、監督、控制，為專案人力資源提供所需的規劃與領導，並能與專案利害關係人維持良好的互動與有效的衝突管理，當專案是依循著較有水準的程序運作，那麼可以預期的是有水準的專案產出亦會自然而來。 每一個專案管理過程上的缺失，都能影響專案產出的品質，而連環的缺失則能導致最終的專案失敗。每一個專案管理過程中的良善行為，都能貢獻專案產出的成功，而一連串的良善行為，則是帶來最終專案成功的要因。 


重視專案品保，勝過檢驗專案結果

當專案發生問題時，儘快地解決問題、修正瑕疵，固然是必要的，然而產出這些問題與瑕疵的過程、流程，若未能得到改善，那麼可預期的是，接續仍然會有相同的問題與瑕疵不斷地產生（程序不變、結果不變）。因此，”流程”才是品質問題的最大來源，而藉由良善之流程制度的建立、調整與持續改善，能使得專案是在一個有品質、有水準的程序下運作著，則每個專案流程的產出均得以是有品質的，最終能串連出一個好品質的專案成果。 
所以，重視專案的品質保證，所能獲得的效益是遠勝於投入頻繁的檢驗與改正。而專案的品質保證就從建立專案管理流程制度開始，只是制度的建立，忌諱的是”為制度而制度”，這關鍵就落在制度的建立者與參與者的身上。對於制度的建立，發起者不以建立複雜的流程、設計數以百計的表單為其主要目的，而是要去界定真正的問題、釐清真實的需要。並將此任務以一個正式專案的方式來進行，訂定有明確的目的與目標、範疇與限制，不奢求一次到位，但求能逐步精進即可。 在『建立專案管理制度，從教育訓練開始！』一文中，我寫了這樣一句話：”欲建立制度，要先做訓練！”。給予制度建立者應有的訓練，使之具備專案管理的專業知識、瞭解專案管理的要領（而不是表面的流程名稱），有能力建立一套務實可行、有價值的流程。並在推行制度時，給予所有的參與者應有的訓練，在群體有相同的理念共識之下，制度的建立與推行方能有個好的開始，也預期能有好的收尾。 


讓制度運行，人只是代理者

建立一套完善的專案管理制度，”人”只是做為此流程制度運行的代理人。組織藉由發展一套良善的專案管理行為、建立一套完善的專案管理流程制度，能給予 PM 一個有效的指導，讓 PM 能遵循此指導而能確實為專案提供一連串的良善服務，使專案在一連串適切且必要的管理活動下，得以良好的運行，並產出預期的成果。 一套完善的專案管理制度，讓 PM 的行為由制度所設定，PM 的權力由制度所給予。在此制度的運作下，組織裡的所有 PM 們均能有較為一致的管理行動，專案不因個別 PM 之行為差異，而有嚴重的品質落差。一套完善的專案管理制度，讓組織裡的所有 PM 有較為一致的管理行為水準，這不僅可以大幅減少專案的失誤與沒效率，也能大幅降低因 PM 個別資歷與行為的差異，而帶給專案最終成果的不同。從此，專案因為能在高品質的環境下得以有邏輯、有效率地運行著，也保證了專案能有一定水準以上的穩定表現。 


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