#lifehacky

Dopadlo to takto:

[Naprostá většina těchto lidí pracuje v IT; někdo přijaté e-maily očistil o newslettery, spamy a automatické e-maily.]

Když jsem [pro jakési „zpřesnění“] výpočtu průměru vyřadil po jedné nejnižší a nejvyšší hodnotě., je výsledný poměr 3,30. Tedy přijde nám průměrně 3,3 krát více e-mailů než odešleme.

Vyzbrojen domněnkou o jakési souvislosti mezi odeslanými a přijatými e-maily a motivován vizí „dělat smysluplnější věci než jen řešit e-maily“ [tedy raději „jíst žáby“] jsem zavedl postupně několik „vychytávek“ s cílem přijímat [tedy i odesílat] co nejméně e-mailů. A tady jsou:

1. Eliminace kopií a skrytých kopií

Čím více adresátům e-mail zasílám, tím je větší pravděpodobnost přijatých odpovědí. [někdo bere za svou „povinnost“ vždy odpovědět; někdo odpovídá, aby se obhajoval před ostatními příjemci apod]. Rozhodl jsem se zasílat zprávy co nejmenšímu množství příjemců a žádným skrytým příjemcům.

Přicházela mi také spousta e-mailů, kde jsem byl v kopii, ale nic se po mne vlastně nechtělo. Na takové e-maily jsem začal odpovídat v tomto stylu s cílem minimalizovat podobné situace v budoucnu:

Ahoj Karle,

byl jsem mezi příjemci v kopii, ovšem netuším, co přesně ode mne potřebuješ. Můžeš mi to prosím upřesnit?

Pokud se ode mne nic nevyžaduje, nemusíš mě příště do kopie vkládat (snažím se snižovat množství přijatých e-mailů).

Děkuji.

2. Oslovení všech příjemců

Vždy v úvodu oslovuji všechny příjemce. Nechci spoléhat na to, že lidé uvidí všechny příjemce v hlavičce e-mailů. Chci jim zjednodušit život a chci, aby zpozorněli, pokud jsou v kopii a zajímali se proč. Příklady:

Oba jsou v „Komu:“

Ahoj Lukáši, Petře,

Dobrý den pane Nováku, ahoj Honzo,

Jeden je v „Komu:“ a druhý „Kopie:“

Ahoj Lukáši, (v kopii: Petr)

Dobrý den pane Nováku, (v kopii: Petr, Romana)

Ahoj Karle, Petře (cc: Romana)

3. Jasné definování co se od každého očekává

V e-mailech se snažím vždy jasně definovat, co od koho očekávám. I v případě informačních/oznamujících e-mailů někdy přidávám pro jasnost informaci, že byl mail „zaslán pouze pro informaci“.

Ahoj Karle, (cc Petr)

v příloze ti zasílám tabulku s průměrným obratem z hostingů českých klientů. Potřebuji od tebe do 30.6. stejný report se slovenskými klienty (v EUR). Pošli jej také Petrovi

@ Petře: Zde máš report českých klientů a Karel ti zašle slovenské, poté vypracuj podklady pro byznys plán dle naší dohody (použij firemní kurz CZK-EUR z interní wiki).

Děkuji oběma!

Ahoj Romano, Dominiku,

@ Romano: prosím, zajisti do konce měsíce odvoz všeho elekt.odpadu, starých židlí a případné servery od Dominika.

@ Dominiku: Romana bude brzy zajišťovat mimo jiné odvoz elektro odpadu, dohodni se s ní na likvidaci nefunkčních serverů, pokud nějaké jsou.

Děkuji oběma.

4. Odhad dalšího kroku

Spousta e-mailů se rozvětví a přitom se větvení dá předcházet. Snažím se odhadnout možné odpovědi a tím přeskočit minimálně jedno kolo komunikace.

Ahoj Tondo,

dodala ti již společnost XYZ potřebnou kalkulaci?

a) Pokud ano, dodej mi ji prosím nejpozději do tohoto pátku.

b) Pokud ne a neurgoval jsi ji, prosím urguj (s deadlinem tento pátek) a poté mi ji pošli.

c) Pokud ne a urgoval jsi ji, pošli mi telefonní kontakt na pana Novotného – zavolám mu na přímo.

Děkuji.

5. Raději telefonát/schůzka

Jsou věci, které se během pár kol odpovědí nevyřeší a zaberou tak zbytečně moc času. V takových případech je mnohem efektivnější telefonát, videohovor či schůzka. Všiml jsem si mého sklonu více a více preferovat e-mail před ostatními možnostmi – a to v tomto případě není dobře. Pokud je předpoklad potřeby delší diskuse, může být vhodné druhou stranu na tuto diskusi připravit (klidně e-mailem, pokud to nespěchá):

Dobrý den, Tomáši,

moc rád bych s vámi probral Vámi dodaný článek. Je to však na delší diskusi a raději bych si s vámi zavolal? Kdy Vám to nejvíce vyhovuje?

1. ST 4.6. v 11:00

2. ST 4.6. v 14:00 (preferuji)

3. ČT 5.6. v 9:30

4. PÁ 6.6. v 15:00

Předpokládám délku hovoru 15-25 min. Není nutné, abyste se na hovor nějak připravoval.

Děkuji.

6. Rychlé domlouvání schůzky

Už jste zažili domlouvání schůzek, při kterém jste vyměnili klidně 10 e-mailů a stále neměli jasný termín a místo? Peklo co? Objevil jsem mnohem rychlejší způsob. Rychlou možnost domluvit termín telefonicky napoprvé nepreferuji – lidé často nemají u sebe diář, jsou v autě nebo, ověřují dostupnost zasedačky, nebo potřebují termín sladit s kolegy. Volím tuto formu:

Dobrý den, pane Šafáři,

v návaznosti na naše diskusi na konferenci XY bych se s Vámi velmi rád sešel osobně a probral detaily naší spolupráce. Navrhuji tyto možnosti (do Prahy necestuji často):

1. (preferuji) ST 4.6. v 14:00, kdekoliv u metra v Praze // určete místo

2. ČT 4.6. v 9-14:00, v netdevelu (Ostrava) // čas určete vy

3. ST 11.6. v 11:00, kdekoliv u metra v Praze // určete místo

4. PÁ 13.6. v 9-16:00, v netdevelu (Ostrava) // čas určete vy

Která varianta Vám nejvíce vyhovuje?

Pokud Vám nevyhovuje žádný termín, zavolejte mi prosím na 774 xxx xxx a pokusíme se najít termín operativně. Mé číslo si také raději poznamenejte, kdyby se cokoliv stalo a schůzku bychom museli posunout či zrušit.

Děkuji.

Držím se zde těchto zásad:

1. Dávám vždy 3-4 možnosti podle svého diáře. [Více než 5 jich nepíši, přestože to diář dovoluje – situaci by to zkomplikovalo, často totiž termíny až do vyjádření v diáři blokuji.]

2. Píši co nejpřesnější čas a místo. Pokud chci možnost rozšířit, připojuji výzvu k upřesnění času / místa druhou stranou.

3. Vždy vyberu jednu možnost, kterou preferuji. V mnoha případech druhá strana zvolí právě tuto variantu.

4. Připojuji další instrukce k dalšímu kroku, pokud žádný termín nevyhovuje. (prosbu o zavolání; návrh 3-4 termínů od druhé strany)

5. Pokud na mne nemá druhá strana mobilní spojení, pro jistotu mobil připojuji.

6. Při hledání termínů mezi více osobami využívám hlasovacího nástroje Doodle (postačuje varianta zdarma; vytvořím návrh termínů a ostatním pošlu link k hlasování o jejich dostupnosti; po všech hlasech vyberu nejvhodnější termín a všem napíši)

7. Záměrně opožděné zaslání odpovědi

[Pozor: jedná se o kontroverzní libůstku!] Přistihl jsem se, že na rychle řešitelné e-maily raději odpovím hned. Jenže pak se mi také často obratem vrací další odpověď a opět se věcí zabývám, přestože to není hned potřeba. Neurgentní věci tedy občas „uměle“ roztáhnu do více dnů právě proto, abych se ve zbytku daného dne už mohl zabývat produktivní prací.

[Jak to myslím?] Když ihned odpovídám na neurgentní e-mail, nastavím, aby se zpráva skutečně odeslala až za pár hodin nebo druhý den. Plynou z toho dvě výhody:

1. Dokud odpověď neodešlu, věc stojí a já mohu dělat jinou činnost. Úkol mám zároveň splněn a nemusím na to myslet.

2. Pokud je odpověď neodeslaná, mohu se k ní ještě vrátit a pozměnit ji či doplnit (to se mi už několikrát hodilo – věci se mění opravdu rychle).

Na OSX na Macu používám pro aplikaci Mail rozšíření SendLater (cena 9 EUR; např pro Thunderbird jsou free alternativy – možná toto) a „opožděné odesílání“ vypadá takto:

8. Nepřerušování, další tipy

Pro produktivnější práci doporučuji další „finty“ – ovšem ne všechny [hlavně ten třetí] se mi daří úspěšně aplikovat:

1. Ihned si vypněte zvukové a vizuální notifikace na každou přijatou zprávu. [To není dobrý nápad v případě, že vám do e-mailů chodí URGENTY, které je nutné řešit IHNED, jinak způsobí finanční škodu – tipuji ovšem, že toto se týká naprostého minima lidí – e-mail na urgentní věci totiž není nejvhodnější...]

2. Doporučuji vypnout automatické stahování pošty (často vyžaduje přejít z IMAP protokolu na POP3) a poštu stahovat po stisknutí tlačítka „odeslat / přijmout“ a toto dělat vždy až dokončíte rozpracovaný úkol. [nebo ještě lépe poštu řešit jen např. 2x denně – např. v 10:00 a v 15:00; to mi ale moc nejde.]

3. Pokud to vaše pracovní pozice dovolí, nezačínejte den otevření e-mailové pošty. Nejdříve udělejte nejdůležitější úkol dne (tzv. „žábu“) [Sám mám ovšem tendenci často ráno poštu „zkontrolovat“ - proto čím méně nových zpráv, tím lépe.]