KSeF a faktury zagraniczne – jak przygotować się do zmian w handlu międzynarodowym?
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to rewolucja w polskim obrocie gospodarczym, która budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców prowadzących wymianę handlową z partnerami spoza Polski. Zrozumienie relacji KSeF a faktury zagraniczne jest kluczowe dla zachowania płynności operacyjnej oraz uniknięcia błędów w raportowaniu podatkowym. Nowe przepisy wprowadzają konkretne procedury dotyczące zarówno dokumentowania sprzedaży eksportowej, jak i ewidencjonowania zakupów od zagranicznych dostawców.
Sprzedaż do kontrahentów zagranicznych w systemie KSeF
Podmioty posiadające siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce są zobligowane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF, nawet jeśli odbiorcą jest firma zagraniczna. W takim przypadku proces fakturowania przebiega dwutorowo. Po pierwsze, dokument musi zostać przesłany do rządowej platformy w celu nadania mu unikalnego numeru identyfikacyjnego. Po drugie, ze względu na to, że podmioty zagraniczne nie mają obowiązku korzystania z polskiego systemu, e-faktura musi zostać udostępniona kontrahentowi w sposób z nim uzgodniony – na przykład w formacie PDF drogą elektroniczną lub w formie papierowej.
Kluczowym elementem w obszarze KSeF a faktury zagraniczne jest zapewnienie wizualizacji dokumentu (tzw. formatu czytelnego), która będzie zawierała kod QR. Kod ten pozwala na weryfikację autentyczności faktury w systemie przez podmiot, który nie ma bezpośredniego dostępu do platformy KSeF.
Zakupy od podmiotów zagranicznych
W przypadku faktur zakupowych otrzymywanych od firm nieposiadających siedziby w Polsce, zasady pozostają zbliżone do dotychczasowych. Zagraniczni dostawcy nie wystawiają faktur ustrukturyzowanych, co oznacza, że dokumenty te nie trafiają automatycznie do systemu KSeF. Przedsiębiorca jest zobowiązany do ich tradycyjnego zaksięgowania w swoim systemie finansowo-księgowym. Warto jednak zadbać o spójną archiwizację tych dokumentów obok e-faktur krajowych, aby zachować porządek w dokumentacji firmowej.
Rola nowoczesnych systemów w obsłudze e-faktur
Automatyzacja procesów staje się niezbędna, aby sprawnie zarządzać nowymi obowiązkami. Zagadnienie KSeF a faktury zagraniczne wymaga od narzędzi informatycznych wysokiej elastyczności, szczególnie w zakresie przeliczania walut oraz poprawnej identyfikacji stawek podatkowych. Wykorzystanie systemów działających w chmurze pozwala na bieżący monitoring statusu dokumentów i bezpieczne przechowywanie danych przez wymagany ustawowo okres.
Podsumowanie
Przejście na nowy system raportowania to wyzwanie logistyczne, które wymaga weryfikacji procedur wewnętrznych w każdej firmie. SaldeoSmart dostarcza zaawansowane narzędzia wspierające przedsiębiorców w obszarze e-fakturowania, dbając o to, by integracja z systemem rządowym przebiegała sprawnie. Firma oferuje rozwiązania, które automatyzują procesy związane z zagadnieniem KSeF a faktury zagraniczne, zapewniając pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów i bezpieczeństwo podatkowe w relacjach międzynarodowych.
