Is het MKB klaar voor elektronisch zakendoen?
Het vraagstuk “Waarom komt elektronisch zakendoen / factureren niet van de grond ?” houdt mij al geruime tijd bezig.
Op 28 januari 2009 heeft de Europese Commissie het voorstel - COM(2009) 21 - tot wijziging van de BTW Richtlijn geadopteerd onder voorbehoud dat alle lidstaten de bepalingen aannemen uiterlijk op 31 december 2012. Als één van de eersten heeft Nederland de administratieve verplichtingen en factureringsverplichtingen op het gebied van de omzetbelasting geactualiseerd.
Met name de regels voor elektronisch factureren zijn sterk vereenvoudigd met het Beleidsbesluit van 12 februari 2009, nr. CPP2009/263M, Stcrt. nr. 32
Het uitgangspunt van de vereenvoudigde regels is “equal treatment of paper and electronic invoices” of “gelijke behandeling van papieren en elektronische facturen”. Dit resulteert in twee belangrijke wijzigingen: - de vormgeving en implementatie van oplossingen voor elektronisch factureren wordt aan marktpartijen overgelaten waardoor de wijze van opmaak en versturen van de elektronische factuur vorm- en middelvrij kan plaatsvinden
- de ondernemer is niet verplicht om de aanvaarding van de elektronische factuur door zijn afnemer vast te leggen in zijn administratie
De vereenvoudiging van deze regels vindt plaats omdat een brede acceptatie en toepassing van elektronisch factureren belangrijk is voor het bedrijfsleven. De versoepelde regels gelden alleen voor belaste prestaties die in Nederland plaatsvinden.
Met het vereenvoudigen van de regels rondom elektronisch factureren verwachtte iedereen dat bedrijven massaal aan de slag zouden gaan. Niets is minder waar, de interesse in elektronisch factureren is weliswaar toegenomen maar grootschalige implementaties blijven achterwege.
Nu de technische en fiscaal / juridische drempels zijn aangepakt heeft bij het bedrijfsleven onduidelijkheid en onzekerheid toegeslagen.
Het blijft gissen maar een aantal redenen waarom e-Zakendoen niet van de grond komt zijn:
- de belangen van marktpartijen en de Overheid Alle aandacht van de Overheid gaat uit naar Elektronisch Factureren richting de Overheid, natuurlijk omdat aan de ontvangende kant de meeste besparingen te realiseren zijn. De Overheid zou zich moeten richten op Elektronisch Bestellen en Factureren zodat alle deelnemers kunnen genieten van de voordelen.
- de Standaarden - UBL en UN/CEFACT - en Open Source gereedschappen De standaarden - OASIS UBL en UN/CEFACT - zijn gratis beschikbaar en in de Open Source wereld zijn voldoende gereedschappen aanwezig om een B2B platform te realiseren.
Zie: Transformatie van een UBL Invoice naar een OAGI Invoice met ChainBuilder ESB IDE
De Overheid heeft gekozen voor UBL , de OASIS Universal Business Language. Daar is de Overheid besluitvaardig te werk gegaan en zal het niet aan liggen wordt geroepen. Echter het is noodzakelijk dat Nederland tot duidelijke afspraken komt over de gegevens die wel of niet moeten worden meegegeven in een bericht en de bijbehorende processen. Dan kan men daarop de structuur (semantiek en syntax) van het bericht afstemmen en een subset definiëren die door iedereen gebruikt moet / kan worden.
Dat niet volstaan kan worden met slechts het selecteren van een berichtstandaard toont de pilot Elektronisch Bestellen en Factureren voor Inhuur van personeel van de Belastingdienst aan. De Belastingdienst koos voor de berichtstandaard HR-XML SIDES, de SETU (Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche) standaard. Samen met de Belastingdienst hebben de deelnemers aan de pilot hard moeten werken om tot afstemming van de processen en afronding van de berichtspecificaties te komen. Dit heeft uiteindelijk op 20 mei 2009 geresulteerd in opname van de standaard op de lijst met open standaarden van de Overheid.
De Overheid had er goed aan gedaan om tijdens het Congres e-Factureren voor het MKB de beschrijving van de Nederlandse UBL - Factuur te presenteren. Het opstellen van deze beschrijving is op zich niet meer zo moeilijk als men weet dat om ons heen genoeg voorbeelden en specificaties beschikbaar zijn (NESUBL, UBL die door de Belastingdienst wordt gebruikt, ...).
Zie ook mijn bloart: Transformatiedefinities voor de elektronische factuur
- de overvloed aan aanbieders en de verscheidenheid aan benaderingen: De voornaamste reden waarom e-Zakendoen niet van de grond komt in Nederland zou te wijten kunnen zijn aan het grote aantal aanbieders van en de verscheidenheid aan oplossingen die worden aangeboden.
Daarnaast is de beïnvloeding van de markt door de verschillende marktpartijen de laatste jaren sterk toegenomen.
De Overheid stimuleert dit verschijnsel door voor beantwoording van complexe vragen over e-Factureren (technisch, functioneel of juridisch/fiscaal) het bedrijfsleven door te verwijzen naar Billing Service Providers. De vraag rijst meteen hoe het dan met objectiviteit van deze providers is gesteld en of bedrijven de juiste antwoorden krijgen in het licht van hun situatie.
- onduidelijkheid over het fiscaal toezicht (Horizontal Monitoring) van de belastingdienst De Belastingdienst richt zich de komende jaren op Horizontaal Toezicht en laat het aan de bedrijven over om aantoonbaar te maken dat zij het proces van e-Factureren onder controle hebben. Het is voor bedrijven moeilijk om precies in te schatten wat dan van hen verwacht wordt en waar ze moeten aan voldoen.
Het is verstandig te streven naar een situatie waarbij de Belastingdienst de controle op transacties in eigen hand neemt zonder bedrijven hiermee lastig te vallen. Naast Horizontaal Toezicht dus controle op de achtergrond van Taxable transacties, zelfs over de landsgrenzen heen. Op Europees niveau zien we soortgelijke initiatieven om Tax fraude tegen te gaan.
Wel moeten dan een aantal randvoorwaarden worden ingevuld. Zo moet(en) de Belastingdienst(en) toegang krijgen tot de transacties die hebben plaatsgevonden bij bedrijven.
Met de ontwikkelingen op het gebied van XAF , SBR en SAF-T is in elk geval de basis gelegd waarmee deze informatie ter beschikking gesteld kan worden. De Belastingdienst zal duidelijke keuzes moeten maken voor de toekomst.
- volwassenheid bedrijven en flexibiliteit oplossingen Het feit dat niet alle bedrijven volwassen genoeg zijn om nu in e-factureren te stappen is een belangrijke factor om rekening mee te houden. Deze bedrijven moeten over de streep gehaald moeten worden. Dit kan door het aanbieden van alternatieve voorzieningen zoals dat ook in Denemarken gebeurt: scan-straten, ... maar eveneens intelligente document-formaten zoals Adobe XDP en ODF kunnen daarbij helpen.
Dit zijn voorzieningen die het voor deze bedrijven mogelijk maken om in beperkte mate te participeren.
Samenvattend zijn een aantal initiatieven nodig die het voor de Belastingdienst mogelijk maken om transacties beter te controleren en fraude te identificeren ALSOOK het voor alle bedrijven mogelijk maken deel te nemen aan elektronisch factureren. Zie: The new approach for bringing adoption of e-Invoicing by SMEs to the next level ! voor een aantal mogelijke benaderingen.
- een openbare informatiesnelweg met digitale handtekeningen van de Overheid Het voorstel om via de Kamer van Koophandel digitale handtekeningen te verstrekken is in een aantal landen op een vergelijkbare wijze gerealiseerd: - in Mexico kunnen bedrijven naar de overheidsbalie stappen en aangeven dat ze elektronisch willen gaan factureren. Binnen een aantal minuten hebben ze een certificaat en kunnen ze starten op het overheidsnetwerk.
- in Denemarken kunnen alle partijen gebruik maken van de Deense SOA Infrastructuur, een platform dat nu in Europa als basis is genomen voor de ontwikkeling van de PEPPOL infrastructuur (Pan European Public Procurement OnLine).
Hoe staat het met de belangen van bedrijven? Wat mij betreft zouden bedrijven zich moeten verenigen in een platform dat zorg gaat dragen voor hun belangen. Er is behoefte aan een platform en discussieforum waarin alle bedrijven vrijwillig en gratis kunnen deelnemen, dat het beste voor heeft met e-Zakendoen in Nederland en waar bedrijven terecht kunnen voor beantwoording van hun vragen.
Tags van Technorati: HR-XML,UBL,e-Invoicing,e-Business
Last update: 3-12-2011
