Aún son muchas las empresas que continúan desperdiciando tiempo y recursos por no controlar los gastos de viaje y viáticos de manera automatizada.

Una gestión automatizada permite, un mejor control administrativo, reducir gastos de viajes y viáticosy reducción de tiempo invertido en el proceso, que muchas veces provocan retrasos al departamento de contabilidad de la empresa.

A diferencia del proceso tradicional de comprobación de gastos de viaje, una plataforma automatizada te permite integrar, agilizar y simplificar todo a un flujo único que va desde el reporte hasta la contabilización, bajo un entorno eficiente y a tu medida.

La automatización de las comprobaciones de gastos viaje te brinda una optimización y ahorro de tiempo para el área administrativa, el oportuno pago de viáticos a trabajadores móviles de tu empresa y garantizar la deducibilidad de estos gastos.

Proceso obsoleto

El proceso habitual está basado en la reclamación frecuente de los trabajadores en una nota de gastos en papel y en tareas –regularmente manuales- de aprobación y contabilización por parte de los directivos y del departamento de administración.

Una plataforma de comprobación automatizada de gastos de viaje da un giro de manera tajante de la comprobación, solicitud de rembolso, revisión y gestión de gastos, reduciendo el tiempo invertido y eliminando los errores de dedo en la recopilación manual de información, basada en el papel con lo que mejoras el control y permites el ahorro en viáticos.

Automatizar el proceso permite, integrar y acelerar el ciclo de gestión de gastos de viaje en un flujo único desde el reporte hasta la contabilización y análisis de la información.

DIFERENCIAS EN AMBOS PROCESOS:

Proceso Manual:

Es la forma habitual que muchas empresas se niegan a dejar:

Al inicio del proceso, el trabajador que viaja recoge los justificantes de los gastos en papel y electrónico.

Después apunta de manera manual información para recordar la situación que acredita el gasto.

Para solicitar o justificar el pago de viáticos, los trabajadores deben juntar los tickets generados durante el mes y realizar el reporte de gastos para continuar con la redacción del informe.

Al finalizar el informe, al que le puede invertir hasta horas, el trabajador lo envía por correo electrónico a la persona encargada de supervisar los gastos.

Generalmente el soporte en papel lo integra en un archivo con todos los justificantes para entregarlo a su supervisor o al área de Administración.

Después espera a que supervisen el informe y justificantes originales.

El supervisor debe revisar los informes de todos los trabajadores a su cargo uno a uno

Tras unos días o semanas, si no existen errores y no se ha extraviado ningún comprobante, la empresa reembolsará los gastos.

Finalmente, en el departamento de contabilidad, se vacía “manualmente” toda la información al sistema contable de la empresa, se validan todas las facturas y se generan los recibos de nómina con el detalle de los viáticos entregados al empleado.

Proceso automático:

Gracias a este las empresas pueden ahorrarse recursos y controlar adecuadamente los gastos de viaje.

Con un clic a través de una plataforma virtual de administración de gastos, el trabajador puede hacer la recopilación y validación de sus comprobantes y olvidarse del papel.

El reporte de gastos se genera automáticamente. El trabajador no pierde ni un segundo más.

Con otro clic, el trabajador envía directamente el reporte a su supervisor.

Los justificantes están digitalizados, certificados y quedan archivados en la nube. No se necesita ningún sobre.

El trabajador recibe un aviso cuando el informe ha sido aprobado.

Se hace el pago de viáticos a los trabajadores.

La información de los gastos se integra directamente en el sistema contable de la empresa ganando en eficiencia.

Con un proceso automatizado puedes ayudar a tus trabajadores, quienes empezarán ahorrando tiempo y evitarán los tediosos procesos de papeleo y justificación de viáticos con los departamentos administrativos.