Jeg vil ha fleksitid!
Fleksibel arbeidstid handler om Ä vÊre oppmerksom pÄ det arbeidet du har Ä gjÞre, pÄ det rette tidspunktet (det vÊre seg den neste oppgaven eller de tingene du trenger for Ä fÄ gjort i dag) og velge det mest passende stedet for dette arbeidet.
For eksempel bÞr du velge Ä vÊre pÄ kontoret for Ä kommunisere med og vÊre sosial med kollegene dine, besÞke dine kunder for Ä arbeide tettere med dem, eller ta en tur pÄ biblioteket eller lignende sted som bidrar til dype tanker nÄr du virkelig trenger Ä fokusere og konsentrere deg. Tenk pÄ arbeid som en aktivitet i stedet for et bestemt sted, og du er allerede halvveis!
Kjenn fordelene ved Ă„ kunne tilpasse arbeidsstedet
70 % av britiske kontorarbeidere fÞler seg mer produktive nÄr de jobber et annet sted enn pÄ kontoret, 38 % sier de er mer kreative nÄr de er ut av kontoret og 90 % sier fleksibel arbeidstid ikke pÄvirker deres evne til Ä samarbeide med kollegene.
VĂŠr tydeligÂ
De stÞrste utfordringene ligger hos enkeltpersoner. Fleksibel arbeidstid er et bredt og sammensatt tema, og Ä fÄ folk til Ä forstÄ det (bÄde ansatte og arbeidsgivere) kan vÊre vanskelig. Hvis du har brukt de siste fem, ti eller femten Är av livet pÄ Ä daglig komme til samme sted til samme tid, sÄ kan det Ä plutselig finne deg selv i en situasjon der du har et valg virke litt skremmende.
Trikset synes, for bedriften, Ä vÊre veldig tydelig pÄ Ärsakene til at man Þnsker endringer til en mer fleksibel arbeidstid, men ogsÄ tydelig pÄ grensene. Det kan vÊre til god hjelp for alle som skal tilpasse seg den nye mÄten Ä jobbe pÄ.
En modell passer ikke for alle
Det er all grunn til Ä anta at en modell ikke passer alle, men at det er behov for en heterogen tilnÊrming. PÄ samme mÄte som det koker ned til hvordan hver enkelt kan vÊre mest effektiv, er det viktig Ä legge fÞringer for nÄr det er ok Ä jobbe og ikke, nÄr det er forventet at man er tilgjengelig og ikke, og sÄ videre.
Fleksibel arbeidstid Ăžker produktiviteten
Allerede for Ätte Är siden gjorde man i firmaet Intelen undersÞkelse som viste at ved Ä tillate ansatte Ä jobbe mer fleksibelt, gi dem de rette verktÞyene og de rette mulighetene og rettighetene, sÄ gikk produktiviteten opp med mer enn 16% per uke. Et slikt globalt selskap stopper ikke opp ved endt arbeidsdag. De ansatte fortsetter Ä svare kolleger pÄ andre siden av kloden nÄr de gÄr hjem, med den fÞlge at prosjekter kommer i mÄl raskere. Men viktigst av alt har tilbakemeldingene vist at de ansatte ser det som et flott sted Ä jobbe, fordi arbeidsformen tillater de ansatte Ä ta fri i lÞpet av dagen dersom det skulle vÊre behov for det, og de trenger ikke kjÞre til kontoret sent pÄ natten for Ä fullfÞre det man forlot tidligere pÄ dagen.
En fleksibel infrastruktur hjelper
Ulike ansatte og deres spesifikke grupper kan ha svÊrt forskjellige krav. Enkelte kan ha arbeidsoppgaver som krever hÞy grad av sikkerhet nÄr det kommer til datasystemer og lignende, mens andre har oppgaver som krever mindre sikkerhet. Legger man det til grunn og tilpasser infrastrukturen deretter, er det lettere Ä skreddersy flere modeller som muliggjÞr fleksibilitet, enn Ä skjÊre alle over en kam.
Kjenn utfordringene du sannsynligvis kommer til Ă„ mĂžte
Utfordringene du vil mÞte er ofte mer relatert til HR- og juridiske problemstillinger, enn teknikk og sikkerhet. SÞrg for at du engasjerer dem som pÄvirker disse faktorene tidlig i prosessen.
Kommunikasjon lĂžser alle problemer
NĂ„r man ikke er tilstede pĂ„ kontoret, kan man lett ende opp med Ă„ fĂ„ gjengitt deler av en samtale eller bare fĂ„ hĂžre en side av en historie. Ved den minste mistanke om at en sak har flere nyanser, vil en telefon- eller videosamtale alltid fungere bedre enn Ă„ kommunisere pĂ„ epost. Epost er i mange sammenhenger et nyttig kommunikasjonsverktĂžy, men det fĂžrer ofte til misforstĂ„elser. Det finnes utallige lĂžsninger som er langt bedre nĂ„r en avdeling eller et team skal kommunisere og ikke alle fysisk er samlet pĂ„ samme sted. En avdelings- eller teamleder har foruten interne konferanselĂžsninger mange muligheter. Eksempelvis vil en ukentlig gruppesamtale pĂ„ Skype eller hangout pĂ„ Google+ med teamet, og et mĂžte en-til-en med hvert medlem en gang i uken, fungere langt bedre enn sporadisk kontakt via epost. Det er ogsĂ„ viktig at leder kommuniserer at âdĂžrenâ stĂ„r Ă„pen slik at gruppen ikke vegrer seg for Ă„ stille spĂžrsmĂ„l eller snakke gjennom ting. Dette er enda viktigere nĂ„r man ikke er geografisk samlet pĂ„ et sted.
AnsvarliggjĂžring og etterrettelighet
Med avstand Þker ogsÄ behovet for Ä sette enda klarere mÄl og rapporteringsformer. Er mÄlene klare og rapporteringsformen tydelig og gjennomsiktig, er det lett for bÄde leder og avdeling/team Ä fÞlge med og se hva som er gjort og hva man har oppnÄdd. Noen vil straks tenke overvÄkning, men i bunn og grunn er de fleste skrudd sammen pÄ en slik mÄte at det er tilfredsstillende og motiverende Ä fÄ vist andre hva man har oppnÄdd, samt Ä se det selv.
Tilbakemeldinger
Hver uke bÞr man ha en oppsummering som raskt gjennomgÄr hva som er gjort, hva alle jobber med og prioriteringer for kommende uke. Det gir folk pÄ tvers av selskapet en klar idé om hva alle gjÞr. I stÞrre bedrifter er det naturlig Ä skalere dette ned til avdelinger/seksjoner, mens det i mindre selskaper kan vÊre svÊrt nyttig Ä ta det i plenum med alle til stede.
Tilstedestatus og lynmeldingstjenester
Muligheten for Ä raskt kunne se hvem som er tilgjengelig og eventuelt nÄr de regner med Ä komme tilbake, er svÊrt hensiktsmessig. De fleste lynmeldingstjenester viser hvem som er pÄ plass, tilgjengelig for en rask prat eller om de er opptatt. Ulempen er at disse tjenesten raskt Äpner for mer kommunikasjon enn mange Þnsker, sÄ her gjelder det Ä definere klare regler i firmaet og kanskje ogsÄ for ens egen del. Brukere av tidBANK har muligheten til Ä sjekke tilstedestatus der. Denne integrerer tre viktige elementer: 1) Er man pÄ jobb, 2) Har man et mÞte (hentes fra Exchange-kalender) og 3) er man ikke fysisk tilstede pÄ kontoret, men likevel tilgjengelig. Her vises ogsÄ nÄr brukeren selv har angitt at han/hun forventer Ä komme tilbake. En rask titt pÄ teamet/avdelingen eller vedkommende man forsÞker Ä komme i kontakt med, kan spare en for bÄde tid og irritasjon. Sjekker man dette fÞr man tar opp telefonen eller sender eposten man i utgangspunktet forventer Ä fÄ svar pÄ, blir man ikke mÞtt av en kollega som ikke er spesielt interessert i Ä diskutere jobb, vedkommendes telefonsvarer eller skuffet over uvanlig treg tilbakemelding pÄ eposten man sendte. Det kan spare bÄde deg og mottaker for mye irritasjon og vÊre sunt for samarbeidsklimaet.
Lytt til behovene til de ansatte
Mangel pÄ fellesskap og en fÞlelse av isolasjon kan bli resultatet hvis en avdeling eller team gÄr for lenge uten samhandling. En god blanding av kontorbasert arbeid, hjemmearbeid og jobbing mens du reiser er lÞsningen. Men du bÞr overveie balansen nÞye i forkant, og ikke minst avveie den mot tilbakemeldinger, produktivitet og sosiale faktorer underveis. Arbeidsoppgaver endrer seg, folk endrer seg og du endrer deg. Lytt til dette hele veien fremover, og vÊr svÊrt obs slik at du ikke gror fast i en form som ikke fungerer optimalt over tid. Husk ogsÄ at mange trenger og bruker tid pÄ Ä finne den arbeidsformen som passer dem, og vÊr Äpen og fleksibel i forhold til deres behov for Ä gjÞre justeringer. Husk ogsÄ Ä ta hensyn til at ikke alle er egnet for eller Þnsker Ä jobbe veldig fleksibelt.
SĂžrg for at hver lille dialog teller
Med Þkende grad av fleksibilitet i arbeidstid og arbeidssted vil du, enten du vil eller ikke, kommunisere sjeldnere. Eksempelvis vil de smÄ samtalene i gangen bli sjeldnere nÄr ikke alle er pÄ samme sted til samme tid. Men nÄr anledningen melder seg, sÄ mÄ du sÞrge for Ä ta deg tid og vÊre fullt og helt tilstede.
Klare retningslinjer og mÄl for fleksibelt arbeid
Bedriften bÞr tydeliggjÞre hva som er tillatt og ikke innenfor begrepet fleksibel arbeidstid. I et tidsystem legges dette til grunn i regelverket, og dette er klare regler som er til for Ä fÞlges. Veldig mange selskaper sier at de stÞtter fleksibel arbeidstid, men ansatte oppgir likevel ofte at de opplever at hva som er tillatt og ikke er drevet av linjeleder og hennes/hans holdninger. Klare retningslinjer bidrar til Ä fjerne personlige holdninger fra Ä pÄvirke ansattes evne til Ä jobbe fleksibelt.
Ta det fĂžrste skrittet
Evaluer dine behov og se det fra et fugleperspektiv: Hva kan forbedre de ansattes trivsel og produktivitet? Dette er det beste utgangspunktet for Ä bedÞmme om, og eventuelt hvilke omrÄder av virksomheten som er best egnet for fleksibel arbeidstid. GjÞr det til en laginnsats ogsÄ. Gi folk pÄ alle nivÄer i organisasjonen en mulighet til Ä dele innsikt fÞr, under og etter gjennomfÞring. Bestem hvordan du vil mÄle suksess i forhold til fleksibel arbeidspolitikk og sett nye mÄl.
StĂžtt dine ansatte
SÞrg for lederne er godt forberedt og sett forventninger ogsÄ til dem. Del denne informasjonen som en del av en kommunikasjonsplanen for Ä holde folk fullt informert.
Start med en pilotgruppe
Test planen din ved Ä kjÞre en pilot i smÄskala for en gruppe i en definert tidsperiode. Samle erfaringene og tilbakemeldingene, evaluer disse og gjÞre endringer etter behov.
Ingenting i en bedrift er mer verdifullt enn tiden til dine ansatte. Forvaltes den pÄ riktig mÄte, forvalter du ogsÄ bedriften din pÄ best mulig mÄte!
Ta gjerne kontakt med oss om du trenger rÄdgiving!
Lykke til!











