#erpmodule

Purchasing management process alias proses manajemen pembelian adalah proses mendasar yang dibutuhkan setiap perusahaan. Pembelian sendiri merupakan bagian dari pengadaan (procurement).  Dengan manajemen pengadaan dan pembelian yang tepat, perusahaan dapat memperoleh aneka barang dan/atau jasa yang dibutuhkan dengan biaya yang rendah. 

Apa Itu Proses Manajemen Pembelian? 

Pembelian adalah kegiatan mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan dengan biaya tertentu. Dengan begitu, manajemen pembelian adalah cara mengelola aneka barang dan/atau jasa yang dibutuhkan perusahaan, dengan melibatkan sumber lain seperti orang, sistem, dan biaya. 

Peran dan Tujuan Manajemen Pembelian 

Tujuan manajemen pembelian adalah melakukan pembelian yang berkualitas dengan biaya serendah mungkin. Setelah dibeli, barang dan/atau jasa ini akan diproses agar dapat dijual kembali demi memperoleh keuntungan.             Selain itu, proses pembelian juga menentukan kepuasan pelanggan. Sebagai contoh, pembelian bahan baku yang tepat merupakan langkah awal dari proses produksi produk yang tepat untuk para pelangan.  Pentingnya manajemen pembelian juga terasa di dalam menjaga stabilitas harga. Divisi pembelian bertanggung jawab untuk bernegosiasi dengan pemasok agar saling menguntungkan satu sama lain.    Selain itu, manajemen pembelian juga berperan penting di dalam rantai pasok. Dengan manajemen pembelian yang rapi, perusahaan dapat memastikan apakah pesanan datang tepat waktu dengan kualitas yang diharapkan atau tidak.  

Langkah-langkah Manajemen Pembelian

Agar dapat berlangsung dengan tepat, inilah sejumlah langkah yang harus dilakukan sebelum melakukan pembelian:  Merencanakan  Proses perencanaan meliputi analisis untung rugi dan anggaran yang dialokasikan untuk melakukan pembelian.    Memilih Pemasok atau Vendor  Pilihlah pemasok atau vendor dengan reputasi dan profesionalisme yang baik, komitmen tinggi, serta lokasi yang tidak terlalu jauh agar tidak membutuhkan biaya pengiriman yang besar dan durasi pengiriman yang cukup lama.     Membuat Penawaran  Buat penawaran dengan mempertimbangkan rincian, jumlah, dan durasi penggunaan barang dan/atau jasa, serta jatuh tempo pembayaran.  Bernegosiasi   Setelah itu, kemungkinan besar dibutuhkan proses negosiasi agar kedua belah pihak (vendor atau pemasok dan perusahaan) bisa memperoleh win-win solution. Setelah memperolehnya, pembelian bisa segera dilaksanakan.  

Kesimpulan 

Manajemen akuntansi dan keuangan adalah aspek penting di dalam setiap perusahaan. Untuk mengelola keuangan dengan optimal, dibutuhkan accounting management software yang tepat.  Kerap pula disebut sebagai accounting management system, alat ini dapat memudahkan pengelolaan dan pengambilan keputusan terkait keuangan.   

5 Manfaat Accounting Management Software 

Inilah berbagai manfaat finance and accounting management software yang dapat dirasakan perusahaan:    Meminimalkan Kekeliruan Hitung  Penggunaan software dapat menghindarkan perusahaan dari kekeliruan saat menghitung, terlebih jika ada banyak yang perlu dihitung. Hal ini dapat menghemat waktu dan tenaga para akuntan. Dengan begitu, mereka bisa fokus pada tugas yang bersifat analitis.  Meningkatkan Akurasi Data  Finance and accounting management system akan segera mengolah data transaksi yang dimasukkan secara real-time dan akurat tanpa perlu pengecekkan berkali-kali.  Menghemat Biaya  Software akuntansi memungkinkan dokumentasi secara digital, sehingga mengurangi biaya percetakan dan penggunaan kertas. Selain itu, hal ini juga memangkas biaya untuk pekerja outsourcing dan berbagai kekeliruan yang timbul jika manajemen keuangan masih dilakukan secara manual.          Menjaga Keamanan Data   Akses menuju data tertentu dapat dikonfigurasi bagi orang-orang tertentu saja. Selain itu, data juga tidak mungkin hilang, karena tersimpan di dalam database yang aman, bukan berbentuk kertas. Oleh karena itu, sebelum memilih software akuntansi, penting untuk memahami keamanan database-nya.    Memudahkan Pengambilan Keputusan   Software akuntansi dan keuangan dapat menghasilkan laporan keuangan yang akurat secara real-time. Hal ini akan memudahkan pengambilan keputusan dari mana saja dan kapan saja itu dibutuhkan. 

Tips Memilih Accounting Management System 

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan di dalam memilih accounting management system, antara lain:  - Pilih sistem dengan fitur yang lengkap, seperti: three-way matching, perhitungan pajak otomatis, dan lain sebagainya.  - Pilih yang aman.  - Lakukan demo dan pilih software yang mudah digunakan.      - Pilih vendor software yang memberikan layanan dan dukungan purna jual demi mengantisipasi berbagai kesulitan penggunaan software pada masa depan.   - Teliti apakah ada biaya tambahan atau tidak dan untuk apa biaya itu ada. 

Kesimpulan