ERP-Lastenheft: 9 Eckpunkte, die ein gutes Lastenheft ausmachen
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Mit dem Lastenheft definieren Unternehmen die Erfolgsgrundlage ihres ERP-Projekts. Manche erstellen hierfĂŒr Dokumente von nur wenigen Seiten, andere Konvolute mit Hunderten von Fragen. Der ERP-Hersteller proALPHA verrĂ€t, worauf es wirklich bei einem Lastenheft ankommt.
Die Auswahl des richtigen ERP-Systems ist aktuell wichtiger fĂŒr den Unternehmenserfolg denn je. Denn ERP-Systeme vereinen heute mehr als nur Warenwirtschaft und Finanzen. Sie sind das RĂŒckgrat der unternehmensweiten Digitalisierung, denn sie steuern sĂ€mtliche unternehmenskritische Prozesse. Ein gutes Lastenheft ist dabei der erste entscheidende Baustein fĂŒr den Projekterfolg. Darauf sollten Unternehmen bei der Erstellung unbedingt achten:
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Klare Ziele definieren und nennen
Ein Projekt, das nur versucht, den Status quo zu verbessern, bleibt hinter seinen Möglichkeiten zurĂŒck. Neben dem Beheben aktueller SchwĂ€chen mĂŒssen daher auch die Unternehmensziele fĂŒr die kommenden Jahre in den Anforderungskatalog. Das Lastenheft sollte auch beschreiben, wohin sich der Markt und das Unternehmen entwickelt und welche aktuellen Trends fĂŒr die zukĂŒnftige Unternehmensstrategie voraussichtlich eine Rolle spielen. Sieht sich ein Betrieb mehreren Szenarien oder widersprĂŒchlichen Zielen gegenĂŒber, mĂŒssen auch diese benannt werden. Nur so stellt ein Unternehmen sicher, dass das neue ERP die nötige FlexibilitĂ€t mitbringt.
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Mitarbeiterinput: Vom »WĂŒnsch Dir was!« zu klaren PrioritĂ€ten
Die Befragung von Mitarbeitern, was sie sich von einem neuen System erhoffen, fĂŒhrt in der Regel zu umfassenden Wunschlisten. Unternehmen, die diese ungefiltert und unpriorisiert in ein Lastenheft ĂŒbernehmen, riskieren, sich in einem Wust von Anforderungen zu verheddern. Wer die WĂŒnsche der Mitarbeiter dagegen mit den strategischen und taktischen PrioritĂ€ten des Unternehmens abgleicht, lĂ€uft weniger Gefahr, sich zu verzetteln.
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Prozessketten durchleuchten
Manche Unternehmen neigen dazu, bei ihren gröĂten Schmerzpunkten zu starten. Sprich: in den Abteilungen, die sich am hĂ€ufigsten und lautesten beklagen. Die Gefahr dabei ist offensichtlich: Probleme werden nicht an der Wurzel angepackt. Und die neue Lösung vereinfacht zwar die Arbeit an einer Stelle, erschwert sie aber vielleicht an einer anderen. Daher ist es ratsam, am Beginn der Wertschöpfungskette zu starten und die Befragung der Abteilungen entlang der Prozesse durchzufĂŒhren. So gewinnt das Projektteam einen guten GesamtĂŒberblick ĂŒber den Informationsfluss und die AbhĂ€ngigkeiten.
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Informationsmenge: Viel hilft nicht immer viel
»Viel hilft viel« ist nicht immer richtig. Denn wird die Dokumentation zum Sammelsurium der SelbstverstĂ€ndlichkeiten aufgeblĂ€ht, ist niemandem geholfen. StandardfunktionalitĂ€ten, etwa aus der Finanzbuchhaltung, sollte das Lastenheft nur der VollstĂ€ndigkeit halber stichpunktartig auflisten. Eine detaillierte AusfĂŒhrung ist hier ĂŒberflĂŒssig. Gleichzeitig sollten ERP-Verantwortliche aber auch nicht zu viel voraussetzen: Sie können nicht erwarten, dass Anbieter den gleichen Kenntnisstand wie ein Firmeninsider mitbringen. Hier hilft am besten ein abschlieĂender Test: Ein Review durch einen Mitarbeiter auĂerhalb des ERP-Projektteams oder einen externen Berater sichert VerstĂ€ndlichkeit und Klarheit.
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Statt Funktionen Anforderungen formulieren
Der Teufel steckt meist im Detail. Daher neigen Unternehmen dazu, bereits Ideen fĂŒr die Umsetzung in einem Lastenheft zu prĂ€zisieren. Wer beschreibt, wie bestimmte Aufgaben zu erledigen sind, schieĂt jedoch ĂŒber das Ziel hinaus. Schon deshalb, weil die neue Software Arbeitsschritte automatisieren kann, die heute noch manuell erledigt werden. Mitarbeitern der Fachabteilungen fehlt hier der Ăberblick ĂŒber das technisch Machbare. Merke: Nicht Beschreibungen des »Wie«, sondern des »Was« und »Warum« gehören in ein Lastenheft.
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Vorsicht vor altem Wein in neuen SchlÀuchen
Viele Unternehmen formulieren ihre Anforderungen auf der Grundlage bestehender Prozesse. Dieses Vorgehen birgt ein groĂes Risiko. Denn oft werden im Zuge eines ERP-Projekts AblĂ€ufe neu definiert. Das fĂŒhrt oft zu neuen oder geĂ€nderten Anforderungen oder dazu, dass alte Anforderungen wegfallen. Prozesse, die bekanntermaĂen zu langen Durchlaufzeiten oder Problemen fĂŒhren, sollten daher zu Beginn untersucht und bereits idealtypisch formuliert werden. So ist von Anfang an klar: Dieser Teil des Projekts erfordert besondere Aufmerksamkeit.
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Blick ĂŒber den Zaun: Neue und alte Schnittstellen
NatĂŒrlich darf eine Beschreibung der aktuellen IT-Infrastruktur nicht fehlen. Genauso wichtig ist aber auch, dem potenziellen Lösungsanbieter Informationen ĂŒber die geplante Landschaft mitzugeben. Soll eine bestehende Software zur QualitĂ€tssicherung weiterhin eingebunden werden? Welche Standorte gilt es neu anzubinden? Wo sollen in Zukunft Automatismen manuelle Dateneingaben ersetzen? Alle bisherigen und neuen Schnittstellen mĂŒssen zumindest schemenhaft skizziert und benannt werden.
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Beispielbelege sammeln
Hilfreich ist zudem, fĂŒr sĂ€mtliche Belege, die die AblĂ€ufe aktuell begleiten, Beispiele zusammenzustellen. Dies liefert einen hervorragenden Ăberblick ĂŒber diejenigen Daten, die zwischen den verschiedenen Stakeholdern manuell ausgetauscht werden. Sie bilden eine sehr gute Ausgangslage fĂŒr die Dokumentation von Automatisierungspotenzialen.
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Kurz- und Langversion erstellen
FĂŒr ein erstes Screening potenzieller Anbieter genĂŒgt in der Regel ein kurzes Dokument mit den wesentlichen Anforderungen. Vier oder fĂŒnf DIN-A4-Seiten sind hier eine gute Richtschnur plus ein gekĂŒrzter Fragenkatalog. Anders in der Endphase der Anbieterauswahl: Sobald sich die Longlist der Anbieter zur Shortlist verdichtet, kommt die Langversion des Lastenhefts zum Zug. Denn die Hersteller, die zum PrĂ€sentationstermin eingeladen werden, sollten bereits ein möglichst umfassendes Bild aller Anforderungen erhalten. So können sie bereits wĂ€hrend des Schaulaufens zeigen, wie sie Knackpunkte des Projekts angehen und lösen.
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Ein gutes Lastenheft schreibt sich nicht ĂŒber Nacht. Mehrere Wochen bis Monate sollte sich ein Projektteam dafĂŒr Zeit nehmen. Dies gilt insbesondere, wenn als Teil der ERP-EinfĂŒhrung auch Reorganisations- oder Change-Prozesse angestoĂen werden. Dennoch muss sich jedes Unternehmen eine feste Deadline setzen, bis wann der Anforderungskatalog stehen soll. Dies erhöht die Projektdisziplin und hĂ€lt trotz der langen Vorbereitungsphase alle Stakeholder »bei der Stange«.
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