Öncelikle arkasından koşmanız gereken bir çok evrak işi olduğunu unutmamanız gerekiyor. Dolayısıyla bu evrak işlerinin takibini yapabilmek adına ben bir not defteri tuttum ve bu kesinlikler çok işime yaradı size de mutlaka tevsiye ederim. İkinci tavsiyem ise evraklarınızı topluca tutacağınız bir dosyanızın olması ve bu evraklardan en az bir kopya bulundurmanızı şiddetle tavsiye ediyorum. Unutmayın ki erasmus sadece giderken değil döndüğünüzde de sizi evraklarla karşılayacak.

Şimdi dönelim asıl konumuza erasmusu kazandınız gideceğiz okul belli oldu peki şimdi ne yapacaksınız?

İlk bakmanız gereken yer gideceğiniz okulun web sayfası ve erasmus öğrencileri için belirlenmiş deadlinelar. Bu süre içinde nomination işleminizin yani karşı kuruma aday gösterilme işleminizin mutlaka yapılmış olması gerekiyor yoksa bir sonraki döneme kalırsınız ya da hiç gidemeye de bilirsiniz. Nomination işlemi bölüm koordinatörü tarafından yapılıyor (en azından benim üniversitemde böyle) dolayısıyla bu konuda ondan bir randevu talep etmelisiniz. Bu işlemi gerçekleştirdikten sonra 1-2 hafta içinde size maille geri dönüş yapıyorlar ve sizden hangi belgeleri talep ettiklerini belirtiyorlar.

Bir sonraki adımınız gideceğiniz okulda size offer edilen dersleri incelemek. Mümkünse daha önce bu okula erasmusa gitmiş birini bulup onun almış olduğu dersleri seçmeniz ya da en azından ondan tavsiye almanız çok iyi olur. Derslerinizi seçtiğinize göre (eminim ki en kolaylarını ve daha önce açılmış olanları seçtiniz) sıra learning agreementınızı (LA) yapmaya geldi.Bu adımda önemli olan seçeceğiniz dersleri kendi okulunuzda zorunlu, bölüm içi seçmeli ya da bölüm dışı seçmeli olarak eşleştirmek ki bu aşamayı bölüm koordinatörünüz ile beraber gerçekleştireceksiniz. Daha sonra LA da ki imzaları tamamlayıp karşı kuruma gönderin ve onlardan bu belgeyi imzalayıp mühürlemelerini isteyin bu hibe sözleşmeniz için gerekli olacak.

Bir başka yapmanız gereken şeyse yönetim kurulu kararı çıkartmak. Bu karar sizin değişime gittiğiniz dönem öğrencilik haklarınızın korunacağını ve orada aldığınız derslerden başarılı olmanız durumunda burada sayılacağını garantileyen belgedir. 

UNUTMAYIN bunlar benim yaptıklarım ve burada amacım sizlere yol göstermek ama bu belgeler, iş akış şemaları seneden seneye okuldan okul hatta fakülteden fakülteye değişiklik gösterebilir o yüzden ne yapmanız gerektiğini iyi öğrenin. Şimdiden hepinize kolay gelsin.