Elektronik Eksiltme, isteklilerin tekliflerinin değerlendirilmesine müteakip, geçerli teklif sahiplerinin davet edilerek, İdare tarafından belirlenen şartlar (süre, asgari fiyat aralığı, ve tur sayısı) altında teklif bedelleri üzerinden elektronik ortamda yarıştırılması işlemidir.
4734 Sayılı Kamu İhale Kanununda ki tanımında ise; “Tekliflerin değerlendirilmesinin ardından elektronik ortamda eksiltme şeklinde sunulan yeni fiyatların veya belirli teklif unsurlarına ilişkin yeni değerlerin bir elektronik araç marifetiyle otomatik değerlendirme metotları kullanılarak yeniden değerlendirilmesi ve sıralandırılması şeklinde tekrar eden işlemleri,” olarak belirtilmiştir.
01.11.2018 tarihi itibariyle Avrupa Birliği (AB) kamu alımları mevzuatı çerçevesindeki uygulamalara paralel olarak ihalelerde geçerli teklif sahibi isteklilerin ilk fiyat tekliflerinden daha düşük fiyatlar ile tekraren yarışabilmelerine olanak sağlayan elektronik eksiltme uygulanmasına başlanılmıştır.
Elektronik Eksiltme, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunun Elektronik Eksiltme başlıklı Ek-5’ inci maddesinde belirtildiği üzere, ilan ve ihale dokümanında belirtilmesi kaydıyla;
- Açık ihalelerde (4734 / 19. Madde)
- Belli istekliler arasında (4734 / 20. Madde)
- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 21/(a),(d),(e) bentleri uyarınca yapılan pazarlık usulü ihalelerinde yapılabileceği, danışmanlık hizmet alımı ihalelerinde ise uygulanmayacağı hususu açıkça belirtilmiştir.
Benzerlik ve akıllarda yer etmesi açısından, ihalelerde öngörülmesi halinde elektronik eksiltmenin pazarlık ihalelerinde ki durumun ardı sıra tüm ihalelere uygulanmış ve elektronik ortama taşınmış hali olarak görebiliriz fakat bununla birlikte birçok farklı kriterin de olduğunu bilmemiz gerekir.
Bu tanım içerisinde üzerinde durulması gereken en önemli hususun geçerli teklif tespitlerinin yapılması hususudur. İhalenin değerlendirme aşamasında tüm isteklilerin teklifleri, ihale dokümanında öngörülen yeterlilik kriterlerinin istekliler tarafından sağlanıp/sağlanmadığına ilişkin net bir değerlendirmenin ihale komisyonu tarafından yapılması gerekmektedir. İhale komisyonunun yapacağı bu değerlendirmeler nezdinde, elektronik eksiltmeye davet edilmeyecek isteklilerin davet edilmeme gerekçeleri net bir şekilde ortaya konulmalıdır.
Elektronik eksiltmeye davet edilmeyen isteklilerin, davet edilmeme gerekçeleri EKAP (Elektronik Kamu Alımları) üzerinden yapılacak tebligat ile bildirilmelidir.
Davet edilmeyen isteklilerin, davet edilmeme gerekçelerine isteklinin itiraz etme hakkı bulunmaktadır. İsteklinin itiraz sürecinin başlangıç tarihi ve süresi, davet edilmeme gerekçelerine ilişkin tebligatın EKAP üzerinden bildirildiği tarihten itibaren başlamakta ve bu bildirimden itibaren 10 gün içerisinde itiraz etme hakkı bulunmaktadır.
Burada unutulmaması gereken diğer bir husus ise, süreç içerisinde itirazların olabileceğinden bahisle ihale komisyonunun elektronik eksiltmeyi itiraz sürecinde yapabileceği, elektronik eksiltme yapılmış olsa dahi itirazın haklı bulunması halinde elektronik eksiltmenin yenilenme durumunun olduğudur.
İhale komisyonlarının, geçerli teklif sahipleri ile elektronik eksiltmeye davet edilmeyen isteklilerin davet edilmeme gerekçelerini belirten bir ara karar almaları ve bunu ihale dosyasında muhafaza etmelerini tavsiye ediyorum. Bazıları mevzuatta yer almayan bir ara karar terimine itiraz edebilir fakat burada önemli olanın bu terimden ziyade ihale komisyonunun bu işleme esas bir tutanağı kayıt altına almasıdır. Kaldı ki, siz bu tutanağa ara karar yerine sadece tutanak başlığı ile de tanımlama yapabilirsiniz.
Elektronik eksiltmeye davet edilmeyen isteklilerin itirazları neticesinde, ihale komisyonunca yapılacak değerlendirme neticesinde isteklinin haklı olduğu tespit edilir ise elektronik eksiltme yenileneceğini belirtmiştim. Burada dikkat etmeniz gereken diğer bir husus ise yapılmış olan elektronik eksiltme neticesinde oluşan fiyatlar üzerinden bir elektronik eksiltme başlayacaktır.
EKAP üzerinden elektronik eksiltmeye davet bildiriminin yapıldığı tarihten itibaren, iki iş günü geçmeden eksiltmeye başlanamayacağını da unutmayalım. Elektronik eksiltmeye davet formunda tur sayısı, her turun kaç dakika süreceği, her turun tarih ve saat bilgisi, asgari fiyat aralığı gibi bilgilere yer verilir ve idare tarafından girilen bu bilgiler ışığında EKAP tarafından E-Eksiltme zaman çizelgesi oluşturulmaktadır.
İdareler tarafından bilinmesi gereken diğer bir husus da, elektronik eksiltme kayıt işlemi tamamlanmış ancak elektronik eksiltmeye davet bildirimi yapılmamış ihaleler için güncelleme işlemleri yapılabileceğidir. Bununla birlikte İdareler, eksiltme başlamadan önce elektronik eksiltmeye katılmak isteyen isteklilerin tanımladıkları e-eksiltme imza yetkililerini onaylamaları gerekmektedir aksi halde idare tarafından onaylanmayan isteklilerin katılımı söz konusu olamayacaktır. Elektronik eksiltmeye davet bildirimi EKAP üzerinden yapılmış fakat elektronik eksiltme tarihi henüz gelmemiş olması halinde idare tarafından elektronik eksiltme ertelenebilir.
Bazı durumlarda, elektronik eksiltmesi tamamlanmış ve durumu uygun olan ihaleler için elektronik eksiltme yenilenebilir. Yeni eksiltme isteklilerin daha önceki eksiltmede verilmiş olan son teklif tutarları üzerinden yapılır.
Elektronik eksiltme yenileme durumları;
- Teknik Aksaklık Sebebiyle Yenileme
- Geçerli Tekliflerde Değişiklik Olması Sebebiyle Yenileme olarak belirlenmiştir.
Elektronik eksiltmenin öngörüldüğü ihalelerde, ihale esnasında isteklilerin kimlikleri / unvanları açıklanmaz. Bunun yerine 1. İstekli, 2. İstekli, …. şeklinde ifadeler kullanılabilir. Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında ise aynı şekilde istekli isimleri/unvanları belirtilmeden hazırlanan onaylı suretler, isteyenlere imza karşılığı verilir.
Burada dikkat edilmesi gereken en önemli hususlardan birisinin de yaklaşık maliyetin elektronik eksiltme tamamlandıktan sonrası açıklanacağı hususudur.
Elektronik Eksilme ile ilgili olarak Tur, Tur Sayısı, Asgari Fiyat Aralığı gibi tanımların ne anlama geldiğinin bilinmesi gerekiyor.
Tur: İsteklilerin teklif bedellerini düşürebilmeleri için idare tarafından belirlenen süre olarak tanımlayabilir. Eksiltmenin toplam süresi (tur sürelerinin toplamı) 1 iş günü mesai saatleri içerisinde olacak şekilde ayarlanmalıdır.
Tur Sayısı: İdare tarafından belirlenen ve eksiltme sürecinde isteklilerin kaç kez teklif fiyatlarını düşürebileceklerini ifade eder.
Asgari Fiyat Aralığı: Her turda isteklilerin teklif bedellerini düşürmesi gereken asgari bedeli ifade eder.
Tur, Tur Sayısı ve Asgari Fiyat Aralığı ile ilgili olarak bilinmesi gereken bazı hususlara kısaca değinmekte fayda görüyorum.
İstekliler tarafından teklif bedellerin düşürülmesi için belirlenen süreye tur demiştik. İsteklilerin İdare tarafından belirlenen bu süre içerisinde teklif bedellerini düşürmedikleri takdirde bir sonraki tura katılamayacaklarını ve bir önceki turda vermiş oldukları teklifin geçerli son teklif olarak değerlendirileceği bilinmelidir.
Örneğin; İdare tarafından tur sayısının 3, asgari fiyat aralığının 4.000 TL ve her turunda 5 dakika olarak belirlendiği bir durumda,
İstekli
Teklif Bedel (TL)
1. TUR
2. TUR
3. TUR
X İstekli
47.500
43.500
Katılmadı
Katılamaz
Y İstekli
56.000
52.000
48.000
43.000
X isteklisinin, eksiltmenin 2. turunda İdare tarafından belirlenin 5 dakika içerisinde en az asgari fiyat aralığı (4.000 TL) kadarlık teklif bedelinde düşüş yapmadığı taktirde X isteklisinin geçerli son teklifinin 43.500 TL olacağı ve 3. tura katılamacağının bilinmesi gerekiyor. Tabloda, Y isteklisinin eksiltmenin 1. ve 2. turunda asgari fiyat aralığı (4.000 TL) kadar teklif bedelinde düşüş yaptığı ve 3. turda ise asgari fiyat aralığının üzerinde (5.000 TL) bir düşüş ile eksiltme sonunda 43.000 TL bedel ile ekonomik açıdan en avantajlı duruma geçtiği görülmektedir. İstekliler tarafından, İdare tarafından belirlenen asgari fiyat aralığı miktarının üzerinde düşüş yapmaları mümkün iken bu aralığının altındaki miktarlar ise kabul edilmemektedir.
İstekliler tarafından teklif bedelleri üzerinden yapacakları düşüşün toplam bedel üzerinden yapılması gerekmektedir. İstekliler, EKAP - teklif giriş modülü üzerinden tekliflerini birim fiyat üzerinden girmektedirler. Konunun anlaşılması için yukarıda ki tablodan örneklendirelim. Y isteklisinin toplam teklif bedelinin 56.000 TL olduğunu görüyoruz. Bu ihalede, 10 adet bilgisayar alınacağını varsaydığımızda Y isteklisinin,
Alım Konusu
Miktar
Birim
Birim Fiyat
Teklif Bedel (Toplam)
Bilgisayar
10
Adet
5.600
56.000
sadece birim fiyat girişi yapabileceği unutulmamalıdır. Eksiltmenin 1. turunda Y isteklisinin teklifinin 52.000 TL olduğu görülüyor öyleyse;
Alım Konusu
Miktar
Birim
Birim Fiyat
Teklif Bedel (Toplam)
Bilgisayar
10
Adet
5.200
52.000
Y isteklisi tarafından birim fiyat üzerinden 400 TL’lik bir düşüş yaptığı görülmektedir.
Y isteklisi, eksiltmenin 2. turunda yine 400 TL’lik bir düşüş ve son tur olan eksiltmenin 3. turunda ise birim fiyat üzerinden 500,00 TL’lik düşüş yaptığı görülebilecektir;
Alım Konusu
Miktar
Birim
Birim Fiyat
Teklif Bedel (Toplam)
Bilgisayar
10
Adet
4.300
43.000
Anlaşılacağı üzere, Y isteklisi birim fiyat üzerinden ilk teklif birim fiyatı 5.600 TL iken 3. Tur sonunda ki birim teklifi 4.300 TL’ ye düşmüştür. Aradaki fark 1.300 TL’dir. Bu farkın miktar ile çarpımı 13.000 TL olduğunu, bu değerinde toplam teklif bedel arasında ki farka (56.000 TL – 43.000 TL) eşit olduğu görülecektir. Bazı isteklilerin bu süreçte yapmış oldukları en büyük hataların başında birim fiyat girişi kısmına yazılan tutarlara ilişkindir. Örneğin, bazı isteklilerin eksiltmenin 1. Turunda birim fiyat teklif girişine asgari fiyat aralığını yazarak tekliflerini göndermiş oldukları ve bu nedenle de sıkıntılar yaşandığı bilinmektedir. Konuya ilişkin olarak Mal Alımları İhale Uygulamaları Yönetmeliğinde “Birden fazla kalemden oluşan ihalelerde/kısımlarda eksiltme kalem fiyatları üzerinden yapılır ve eksiltilmiş kalem fiyatlarının toplamı, eksiltilmiş teklif olarak verilir.” hükmü ile söz konusu durum açıkça belirtilmiştir.
Elektronik Eksiltmede azami tur sayısının da 5 olduğu olduğunu, asgari tur sayısının ise belirlenmediğini bilmemiz gerekiyor. Bu bilgi, EKAP üzerinden gönderilen elektronik eksiltmeye davet formunda isteklilere bildirilmektedir. Her bir turun ne kadar süreceği idarelerin takdirlerini bırakmıştır. İdareler;
- İstekliler tarafından teklif bedellerinin tekrar oluşturulabilmesi,
- Elektronik Eksiltme yapılacak kısım sayısı,
- Teklifi oluşturan maliyetlerin karmaşıklığı,
- Ortak girişimlerde, tüm ortakların teklifi imzalamaları husus dahil olmak üzere birçok faktörü düşünerek makul bir süre belirlemeleri gerekmektedir.
İdare tarafından elektronik eksiltmeye davet formunda Asgari Fiyat Aralığı miktarının belirtilmesi gerektiğini belirtmiştim. Asgari fiyat aralığının belirlenmesine ilişkin bir formülasyon bulunmamaktadır. İdareler bu miktarı belirler iken,
- Tekliflerin, yaklaşık maliyete göre durumuna,
- Rekabetin sağlanması ve sıralamalarda değişiklik yaratabilmesi,
- İsteklilerin ilk teklif bedelleri gibi birçok parametreyi dikkate alması gerekiyor.
Örneğin, yukarıdaki tabloda X isteklisi tarafından 47.500 TL ve Y isteklisi tarafından 56.000 TL teklif bedelinin olduğu bir durumda asgari fiyat aralığının idare tarafından 15.000 TL olarak belirlenmesi durumunda eksiltmeye katılım olamayabilecektir. Diğer yandan X ve Y isteklisinin teklif bedelleri arasında 8.500 TL’lik bir farkın olduğu bir durumda idare tarafından belirlenecek asgari fiyat aralığının 500 TL olması durumunda, her ne kadar istekliler bu aralığın üzerinde teklif vermeleri mümkün ise de bu fiyat üzerinden sıralamalarda bir değişikliğin olmayacağı ve eksiltme boyunca isteklilere aynı sıralama bilgilerinin gideceği görülmektedir. Buradan hareketle idare tarafından belirlenen asgari fiyat aralığının istekliler açısından bir anlam ve mesaj taşımasının gerektiğini düşünüyorum. İstekli asgari fiyat aralığı veya bunun üzerinde fakat bu aralığa yakın bir fiyat düşüşü ile sıralamanın değişebileceğini düşünebilmektedir. Diğer yandan unutulmaması gereken diğer önemli bir husus da, asgari fiyat aralığının belirlenirken yaklaşık maliyet ile teklif edilen bedellerin arasındaki durumdur. Yani istekliler tarafından teklif edilen bedellerin yaklaşık maliyetin üzerinde olması halinde, idarelerin belirleyecekleri asgari fiyat aralığı ve tur sayıları ile söz konusu teklif bedellerin yaklaşık maliyetin altına düşmesi için gerekli hesaplamalara dikkat edilmesi gerekmektedir.
Benim bu konuda ki idarelere tavsiyem, azami tur sayısı (5) ile sıralama değişikliği yaratabilecek, yaklaşık maliyetin durumunu da işin içine katarak asgari fiyat aralığının belirlenmesi gerektiğidir.
İdareler tarafından hazırlanan ihale dokümanında asgari fiyat aralığı, tur sayısı ve sürelerine ilişkin bilgilere yer verilmemektedir.
Diğer önemli bir husus ise, elektronik eksiltme esnasında isteklilerin diğer isteklilerin teklif bedellerini hiçbir turda görememeleridir. İdareler tarafından hazırlanan İdari Şartnamelerde (İ.Ş. 21.4. Md) bu husus da seçimli 2 metin gelmektedir. Bunlar,
İsteklilere, eksiltme ile ilgili yapılacak bildirim yöntemlerini seçiniz.
Eksiltmenin her aşamasında isteklilere o andaki sıralamaları ile birlikte diğer isteklilerin sıralamaları ve istekli sayısı da EKAP üzerinde bildirilir.
Eksiltmenin her aşamasında isteklilere o andaki sıralamaları EKAP üzerinde bildirilir.
Buradaki seçim tamamen idarenin takdirindedir. İlk seçeneğin seçilmesi halinde istekli her turda kaçıncı sırada olduğunu fakat eksiltmeye katılan kaç isteklinin olduğunu bilemeyecektir. Böyle bir durumda eksiltmeye katılan 1 isteklinin olması halinde dahi söz konusu isteklinin kendisi ile yarışır olduğu görülecektir.
İdareler tarafından ihalede elektronik eksiltme öngörülebilmesi için EKAP üzerinden hazırlanan İhtiyaç Raporu ve İhale Kayıt İşlemlerinde;
- Kısmi teklife kapalı olan ihalelerde “Elektronik Eksiltme yapılacak mı?”
- Kısmi teklife açık olan ihalelerde ise “Kısımlardan en az biri için Elektronik Eksiltme yapılacak mı?” sorularına her iki durumda da EVET denilmesi gerekmektedir.
Elektronik eksiltme sonucunda tekliflerin eşit olması durumunda kura yöntemi ile ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi belirlenebilecektir.
Sıkça sorulan sorulardan biri olması münasebetiyle açıklamak istediğim diğer husus ise yerli malı teklif eden isteklinin elektronik eksiltme süresince yerli malı belgesinin değerlendirmeye alınıp/alınmadığı hususuna ilişkindir. İdare tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında geçerli yerli malı belgesine sahip isteklilere ait veri girişleri eksiltme öncesi EKAP’a yapılmaktadır. Bu nedenle, EKAP tarafından sıralamaya ilişkin olarak, isteklilere her tur sonunda gönderilen bildirimlerde yerli malı fiyat avantajı uygulanmış formülasyon üzerinden sıralama bilgisi verilmektedir.
Elektronik eksiltmenin sona erdirilebilmesi için;
* Davet yazısında yer alan, eksiltmenin tamamlanacağı belirtilen tarih ve saatin dolması.
* Davette yazısında bildirilen bekleme süresi içinde asgari fark aralığını sağlayan tekliflerin alınamaması.
* Davette bildirilen tur sayısının tamamlanması gerekmektedir.
Yukarıda sayılan maddelerin biri veya birkaçının gerçekleşmesi halinde Elektronik Eksiltme sonlandırılır.
Elektronik Kamu Alımları Platformunda 11.05.2020 tarihi itibariyle yapılan elektronik eksiltme sayısının 13221 olduğu, sağlanan tasarruf miktarı ise 408 Milyon olarak görülmektedir. Buradaki tasarruf miktarının ne kadar reel olduğu konusunda tereddütler bulunmaktadır. Elektronik eksiltme öngörülen ihalelerde bazı istekliler tarafından verilen ilk tekliflerin çok yüksek olduğu, elektronik eksiltme ile birlikte teklifin gerçek piyasa rayiç fiyata yaklaştığı bir durumda, oluşan farkın tasarruf olarak değerlendirilmesinin doğru olmadığını düşünüyorum. Bir isteklinin ilk teklifinin 210.000,00 TL, elektronik eksiltme sonunda ki teklifinin ise 119.000,00 TL olduğu bir durumda aradaki 91.000,00 TL’lik farkın tasarruf olarak değerlendirilmemesi gerekmektedir.
Çoklu kalemlerden oluşan ihalelerde, elektronik eksiltme uygulamasının zorluklarına değinmemiz gerekir. Örneğin, bir ihalenin 420 kalemden oluştuğunu, her kalem için elektronik eksiltme öngörüldüğünü, her kalem için 3 tur yapılacağını ve her tur için 5 dakikalık sürenin verilmiş olduğunu düşünelim.
1.Kalem
3 Tur x 5 dakika
15 dakika
2.Kalem
3 Tur x 5 dakika
15 dakika
.
.
.
.
.
.
420.Kalem
3 Tur x 5 dakika
15 dakika
Toplam
6.300 dakika
Her bir kalem için 15 dakika, 420 kalemin için ise toplam 6.300 dakika olacaktır. Elektronik eksiltmenin tamamlanma süresin aralıksız olarak 105 saat olacaktır ve süreyi iş gününe yaydığınızda yaklaşık olarak 15 iş günü boyunca devam eden bir süreç olacaktır.
Kurum tarafından bu ve benzeri konulara ilişkin düzenlemeler ile Platform üzerinde bazı sistemsel değişikliklerin yapılması kaçınılmaz görünüyor.
Saygılarımla...
