#xcyber

Đối với cộng đồng doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, việc sử dụng hóa đơn điện tử bắt đầu bằng bước kê khai thông tin đăng ký ban đầu với cơ quan quản lý thuế. Mẫu văn bản hành chính cốt lõi được áp dụng cho nghiệp vụ này là tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Việc nắm vững bản chất, đối tượng áp dụng cùng các bước thao tác kỹ thuật trực tuyến sẽ giúp người nộp thuế thực hiện thủ tục nhanh chóng, chính xác và đúng quy định pháp luật.

Bản chất pháp lý của tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử là biểu mẫu hành chính bắt buộc dùng để người nộp thuế thiết lập đăng ký lần đầu hoặc thông báo điều chỉnh các thông tin đã đăng ký trước đó với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nội dung biểu mẫu hiện tại được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan. Khi bắt đầu đưa vào áp dụng hóa đơn điện tử hoặc khi có biến động về thông tin đăng ký, việc hoàn thiện mẫu số 01/đktđ-hđđt là bước bắt buộc để cơ quan thuế ghi nhận thông tin mới.

Biểu mẫu hành chính này được áp dụng cụ thể cho các nhóm đối tượng sau:

Các doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký để sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu tiên.

Các đơn vị cần điều chỉnh thông tin đã đăng ký hợp pháp trước đó, bao gồm thông tin địa chỉ, email nhận thông báo thuế, loại hóa đơn áp dụng, chữ ký số sử dụng hoặc phần mềm cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Các đơn vị thực hiện chuyển đổi mô hình từ sử dụng hóa đơn giấy truyền thống sang loại hình hóa đơn điện tử.

Các trường hợp cụ thể cần nộp mẫu tờ khai

Hệ thống quản lý thuế phân chia việc nộp biểu mẫu này thành hai nhóm tình huống rõ ràng, đi kèm với nghĩa vụ bắt buộc thực hiện:

Nhóm 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu – Bắt buộc nộp

Đây là trường hợp bắt buộc người nộp thuế phải lập và gửi tờ khai trước khi bắt đầu khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử. Tình huống này thường xuất hiện đối với:

Doanh nghiệp mới được thành lập, chưa từng phát sinh hoạt động dùng hóa đơn điện tử.

Hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh lần đầu thực hiện thủ tục đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử.

Đơn vị đang sử dụng hóa đơn giấy và có nhu cầu chuyển đổi sang hình thức điện tử.

Nhóm 2: Thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử – Phải nộp lại

Sau khi đã hoàn tất đăng ký lần đầu, nếu phát sinh bất kỳ sự thay đổi nào đối với thông tin đã gửi, người nộp thuế bắt buộc phải nộp lại tờ khai và tích chọn vào mục "Thay đổi thông tin". Các tình huống phổ biến được liệt kê chi tiết bao gồm:

Thay đổi thông tin định danh: Thay đổi tên đơn vị, địa chỉ trụ sở (do di dời văn phòng) hoặc thay đổi địa chỉ email nhận thông báo từ cơ quan thuế.

Thay đổi thông tin đại diện: Thay đổi thông tin của người đại diện theo pháp luật của tổ chức.

Thay đổi công nghệ và thiết bị: Thay đổi hoặc tiến hành gia hạn chữ ký số (chứng thư số); thực hiện đổi nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử; hoặc thay đổi loại hóa đơn sử dụng (chuyển đổi giữa hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng).

Thay đổi mô hình quản lý dữ liệu: Chuyển đổi từ hóa đơn có mã của cơ quan thuế sang hóa đơn không có mã (cần nộp sau 12 tháng); hoặc chuyển đổi từ hóa đơn không có mã sang loại có mã (cần nộp trong vòng 10 ngày làm việc).

Tạm ngừng sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử do các lý do giải thể hoặc sự cố kỹ thuật.

Lưu ý hành chính: Riêng đối với trường hợp thay đổi ký hiệu mẫu số hoặc ký hiệu hóa đơn, người nộp thuế không cần phải thực hiện nộp lại tờ khai này.

Quy trình 7 bước nộp tờ khai trên trang Thuế điện tử

Người nộp thuế có thể thực hiện nộp tờ khai qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử kết nối trực tiếp. Luồng thao tác kỹ thuật tổng quát trên hệ thống Thuế điện tử bao gồm các bước sau:

Bước 1: Truy cập hệ thống: Người nộp thuế sử dụng trình duyệt mạng để truy cập trực tiếp vào Cổng thông tin hóa đơn điện tử tại địa chỉ đường dẫn: [https://hoadondientu.gdt.gov.vn](https://hoadondientu.gdt.gov.vn).

Bước 2: Khai báo thông tin tài chính: Đăng nhập bằng tài khoản giao dịch thuế điện tử đã được cấp. Chọn biểu mẫu tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin để thực hiện và điền đầy đủ thông tin cơ bản gồm: Tên người nộp thuế (tên tổ chức, cá nhân hoặc hộ kinh doanh); Mã số thuế; Cơ quan thuế quản lý trực tiếp; Thông tin người liên hệ (họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email). Kế toán nên lập email riêng để nhận thông tin thông báo thuế, bảo mật dữ liệu và dùng chung để bàn giao khi công ty thay đổi nhân sự.

Bước 3: Lựa chọn hình thức hóa đơn điện tử: Người nộp thuế tích chọn một trong hai hình thức sử dụng: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế (thường áp dụng cho hộ, cá nhân kinh doanh hoặc doanh nghiệp mới thành lập, có rủi ro về thuế); hoặc Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế (dành cho doanh nghiệp đủ điều kiện theo quy định).

Bước 4: Chọn phương thức chuyển dữ liệu: Tùy theo mô hình hoạt động, đơn vị chọn phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo hình thức "Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn" hoặc "Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử".

Bước 5: Chọn loại hóa đơn sử dụng: Doanh nghiệp tiến hành tích chọn các loại hóa đơn dự kiến đưa vào sử dụng tại đơn vị, bao gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn bán tài sản công, Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, Hóa đơn khác, hoặc Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

Bước 6: Khai báo chứng thư số sử dụng: Người đăng ký nhập danh sách chứng thư số (token chữ ký số) mà doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh sẽ sử dụng để ký số lên hóa đơn điện tử. Chứng thư số được khai báo phải đảm bảo còn hiệu lực pháp lý và đã được đăng ký hợp lệ với cơ quan thuế.

Bước 7: Ký và hoàn tất tờ khai: Người đăng ký thực hiện điền ngày, tháng, năm lập tờ khai. Người nộp thuế hoặc người đại diện theo pháp luật thực hiện ký số lên tờ khai bằng token và gửi tờ khai lên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để hệ thống tiếp nhận, xử lý và chờ phản hồi.

Mẫu chứng từ kê khai thuế thu nhập cá nhân đối với các khoản chi trả từ tiền lương, tiền công là biểu mẫu vô cùng quen thuộc đối với công tác kế toán doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thay đổi phương thức nộp hồ sơ theo chu kỳ mới trong năm 2026 đã khiến không ít đơn vị băn khoăn về tính pháp lý và hiệu lực của biểu mẫu này. Bài viết dưới đây của xCyber sẽ cung cấp thông tin đưa tin chuyên nghiệp nhằm làm rõ toàn bộ quy định hiện hành giúp doanh nghiệp thực hiện đúng chuẩn.

Tổng quan về tờ khai 05/KK-TNCN thuế thu nhập cá nhân mới nhất

Mẫu số 05/KK-TNCN là tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) áp dụng đối với tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công. Văn bản này được quy định chi tiết tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC và được thực hiện theo hướng dẫn cập nhật mới năm 2026. Khi tổ chức hoặc cá nhân phát sinh hoạt động khấu trừ thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động thì đây là biểu mẫu bắt buộc phải nộp lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Đối tượng sử dụng mẫu tờ khai này bao gồm tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có phát sinh trả thu nhập trong tháng hoặc quý. Quy định nêu rõ mẫu hồ sơ này áp dụng chung cho cả hai trường hợp: có phát sinh khấu trừ thuế hoặc không phát sinh khấu trừ thuế, miễn là đơn vị có phát sinh chi trả thu nhập thuộc phạm vi chịu thuế thì đều phải lập tờ khai.

Hướng dẫn chi tiết cách điền tờ khai thuế thu nhập cá nhân 05/KK-TNCN

Cấu trúc trình tự điền của mẫu hồ sơ khai thuế TNCN định kỳ được chia làm hai phần nội dung chính: Phần thông tin chung và Phần chỉ tiêu số liệu.

Phần thông tin chung

Kế toán cần rà soát và điền chính xác thông tin định danh của tổ chức chi trả gồm:

[01] Kỳ tính thuế: Ghi rõ thông tin tháng/năm hoặc quý/năm đang tiến hành kê khai. Đơn vị lưu ý chỉ chọn một trong hai hình thức: theo tháng hoặc theo quý, phần còn lại không chọn thì gạch bỏ.

[02] Lần đầu kê khai: Tích chọn dấu "X" nếu đây là lần đầu tiên nộp hồ sơ của kỳ tính thuế đó.

[03] Khai bổ sung: Ghi rõ số thứ tự của lần khai bổ sung nếu đơn vị có phát sinh tờ khai điều chỉnh.

[04] Tên người nộp thuế: Điền đúng tên của tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập dựa trên giấy phép kinh doanh hoặc mã số thuế đã đăng ký.

[05] Mã số thuế: Điền chính xác mã số thuế được cấp bởi cơ quan thuế của tổ chức/cá nhân trả thu nhập.

[06] - [08] Địa chỉ: Ghi đúng thông tin địa chỉ trụ sở chính (áp dụng đối với tổ chức) hoặc nơi thường trú đã đăng ký (áp dụng đối với cá nhân).

[09] - [11] Thông tin liên hệ: Cung cấp số điện thoại, số fax và hòm thư điện tử email chính thức của đơn vị chi trả để cơ quan thuế liên lạc khi cần. Các ô này bỏ trống nếu không có thông tin.

[12] Tên đại lý thuế (nếu có): Ghi rõ tên của đại lý thuế trong trường hợp đơn vị có ủy quyền kê khai thay.

[13] Mã số thuế đại lý: Điền mã số thuế của đại lý do cơ quan thuế cấp.

[14] Hợp đồng ủy quyền với đại lý thuế: Ghi rõ số hợp đồng và ngày ký kết hợp đồng đại lý, đảm bảo văn bản ủy quyền vẫn đang còn hiệu lực pháp lý.

[15] Phân bổ thuế theo địa bàn khác tỉnh: Đánh dấu "X" vào ô tương ứng nếu tổ chức sở hữu đơn vị phụ thuộc hoạt động tại địa phương khác tỉnh với nơi đặt trụ sở chính.

Phần chỉ tiêu số liệu

Số liệu tổng hợp về lao động và tiền lương trong kỳ được kê khai chi tiết theo các mã chỉ tiêu từ [16] đến [32]:

[16] Tổng số người lao động: Điền tổng số lượng cá nhân nhận chi trả thu nhập thuộc kỳ kinh doanh.

[17] Cá nhân cư trú HĐLĐ $\ge$ 3 tháng: Tổng số lao động cư trú thực hiện ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên.

[18] Tổng số cá nhân đã bị khấu trừ thuế: Tổng số người có thu nhập đến mức bị khấu trừ thuế trong kỳ, tính theo công thức: $[18] = [19] + [20]$.

[19] Cá nhân cư trú: Số người lao động cư trú tại Việt Nam có thu nhập từ tiền lương, tiền công bị khấu trừ thuế.

[20] Cá nhân không cư trú: Số cá nhân không cư trú có thu nhập phát sinh đã thực hiện khấu trừ thuế.

[21] Tổng thu nhập chịu thuế: Tổng số tiền chịu thuế chi trả cho cả cá nhân cư trú và không cư trú, tính bằng: $[21] = [22] + [23]$.

[22] Cá nhân cư trú: Tổng tiền lương, tiền công và các khoản tương đương chi trả cho người cư trú thuộc diện chịu thuế.

[23] Cá nhân không cư trú: Tổng tiền lương, tiền công chi trả cho người không cư trú thuộc diện chịu thuế tại Việt Nam.

[24] Thu nhập từ phí bảo hiểm (doanh nghiệp nước ngoài): Tổng chi phí bảo hiểm nhân thọ hoặc bảo hiểm khác (không bắt buộc) do doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài chi trả cho người lao động.

[25] Thu nhập miễn thuế theo hiệp đồng dầu khí: Tổng số thu nhập được miễn thuế theo quy định đặc thù (nếu có).

[26] Tổng thu nhập thuộc diện khấu trừ thuế: Tổng thu nhập phát sinh nghĩa vụ khấu trừ thuế trong kỳ, tính bằng: $[26] = [27] + [28]$.

[27] Cá nhân cư trú: Tổng thu nhập chịu thuế đã bị khấu trừ của các cá nhân cư trú thuộc kỳ tính thuế.

[28] Cá nhân không cư trú: Khoản thu nhập chịu thuế đã thực hiện khấu trừ của cá nhân không cư trú.

[29] Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ: Tổng tiền thuế đã thu, tính theo công thức: $[29] = [30] + [31]$.

[30] Cá nhân cư trú: Số tiền thuế đã khấu trừ đối với nhóm người cư trú.

[31] Cá nhân không cư trú: Số tiền thuế đã khấu trừ đối với nhóm người không cư trú.

[32] Thuế đã khấu trừ từ phí bảo hiểm (DN nước ngoài): Giá trị bằng 10% của chỉ tiêu [24], áp dụng đối với bảo hiểm nhân thọ và khoản tương tự do doanh nghiệp không thành lập tại Việt Nam chi trả.

Lưu ý quan trọng về cách xác định chỉ tiêu [26], [27], [28] khi có khấu trừ thuế:

Quy định áp dụng và trường hợp không phát sinh thuế TNCN

Căn cứ quy định tại Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, trường hợp tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công mà trong tháng hoặc quý đó không phát sinh hoạt động khấu trừ thuế TNCN thì không phải thực hiện nộp tờ khai này. Nghĩa là, chỉ khi đơn vị có phát sinh số thuế khấu trừ thực tế thì mới thuộc diện phải nộp hồ sơ kê khai.

Hồ sơ mẫu số 05/KK-TNCN chỉ bắt buộc đối với tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc diện phải khai thuế. Ngược lại, nếu trong kỳ đơn vị không phát sinh chi trả tiền lương, tiền công thì sẽ không phải nộp. Đồng thời, biểu mẫu này không dùng cho các loại hình thu nhập khác ngoài phạm vi tiền lương, tiền công. Do đó, nếu doanh nghiệp đang sử dụng lao động và có chi trả tiền lương hoặc tiền công thì cần phải đối chiếu chính xác để nắm rõ nghĩa vụ nộp hồ sơ.

Để đảm bảo việc chuẩn bị số liệu diễn ra thuận lợi, kế toán viên có thể chủ động tra cứu biểu mẫu đồng bộ thông qua hướng dẫn về tờ khai 05/kk-tncn nhằm hoàn thiện nhanh chóng nghĩa vụ thuế.

Thực hư thông tin tờ khai 05/KK-TNCN hết hiệu lực

Điểm thay đổi cốt lõi trong năm 2026 là việc bãi bỏ quy trình kê khai theo tháng đối với mẫu biểu này và bắt buộc chuyển hoàn toàn sang phương thức kê khai theo quý. Quy định mới này hoàn toàn không bãi bỏ mẫu tờ khai 05/KK-TNCN như nhiều lời đồn đoán. Bản chất sự thay đổi nằm ở chu kỳ nộp hồ sơ, còn bản thân mẫu chứng từ vẫn tiếp tục được duy trì sử dụng trong hồ sơ khai thuế TNCN định kỳ theo quý.

Thông tin cải cách thủ tục hành chính này đã được ban hành rõ ràng tại Nghị quyết 66/2026/NQ-CP và Nghị quyết 66.16/2026/NQ-CP. Theo đó, người nộp thuế không lập tờ khai theo tháng nữa mà chuyển sang nộp theo quý. Đây cũng là lý do phần mềm HTKK và các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ năm 2026 vẫn duy trì mẫu 05/KK-TNCN nhưng cấu hình cố định ở chế độ kê khai theo quý thay vì theo tháng như trước đây.

Đối với các cá thể kinh doanh, việc kiểm tra và quản lý chứng từ đầu vào đóng vai trò đặc biệt quan trọng giúp kiểm soát chi phí, xác minh tính hợp lệ và hoàn thiện hồ sơ khai thuế. Nhiều cơ sở hiện nay vẫn giữ thói quen lưu trữ file PDF hoặc bản in hóa đơn giấy nhưng chưa chủ động đối chiếu lại dữ liệu gốc trên hệ thống quản lý của cơ quan thuế. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về khả năng tra cứu, các phương thức thực hiện và những lưu ý cốt lõi phục vụ công tác quản lý tài chính của hộ kinh doanh.

Khả năng tra cứu chứng từ đầu vào của hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh hoàn toàn có quyền và khả năng tra cứu các thông tin hóa đơn đầu vào của mình, với điều kiện người bán đã tiến hành lập hóa đơn đúng theo quy định và dữ liệu giao dịch đó đã được truyền thành công lên hệ thống hóa đơn điện tử. Để thực hiện việc này, người nộp thuế có thể lựa chọn truy cập trực tiếp vào hệ thống hoadondientu.gdt.gov.vn hoặc khai thác các tính năng tìm kiếm thông tin trên hệ thống website của cơ quan thuế.

Hai phương thức kiểm tra hóa đơn đầu vào chuẩn xác

Tùy thuộc vào việc hộ kinh doanh đã được cấp tài khoản quản lý hay chỉ có nhu cầu kiểm tra nhanh một hóa đơn riêng lẻ, người nộp thuế có thể áp dụng một trong hai cách sau:

Cách 1: Sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử tập trung

Phương thức này áp dụng cho các hộ kinh doanh muốn theo dõi, quản lý toàn bộ dữ liệu hóa đơn đầu vào một cách hệ thống và đã sở hữu tài khoản đăng nhập trên cổng hóa đơn điện tử. Quy trình triển khai gồm các bước cụ thể:

Bước 1: Người dùng thực hiện truy cập vào địa chỉ website hoadondientu.gdt.gov.vn.

Bước 2: Trên giao diện trang chủ, nhấn chọn mục "Tra cứu", sau đó chọn tiếp phần "Tra cứu hóa đơn".

Bước 3: Lựa chọn tab "Tra cứu HĐĐT bán ra/mua vào". Tại đây, thực hiện điền các thông tin của tờ hóa đơn cần kiểm tra bao gồm: mã số thuế người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn.

Bước 4: Chọn ô "Tìm kiếm". Sau khi lệnh được thực hiện, hệ thống sẽ trả kết quả hiển thị đầy đủ thông tin về các hóa đơn bán ra, mua vào áp dụng theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2024/NĐ-CP. Các dữ liệu hiển thị bao gồm: ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập, thông tin hóa đơn, tổng tiền chưa thuế và tổng tiền thuế. Kế toán có thể xuất dữ liệu kiểm tra này ra dưới các định dạng như excel, xml phục vụ lưu trữ.

Cách 2: Kiểm tra nhanh thông tin qua website tra cứu hóa đơn

Nếu hộ kinh doanh cần kiểm tra nhanh tính hiện hữu và hợp pháp của một hóa đơn cụ thể mà không cần đăng nhập hệ thống quản lý toàn diện, quy trình thực hiện như sau:

Bước 1: Người nộp thuế truy cập vào địa chỉ link: https://tracuunhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html.

Bước 2: Nhập đầy đủ và chính xác các trường thông tin bắt buộc bao gồm: mã số thuế người bán hàng hóa dịch vụ (cần nhập mã số doanh nghiệp nếu không nhớ chính xác), mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn và mã xác thực hiển thị.

Bước 3: Nhấn chọn lệnh "Tìm kiếm". Hệ thống sẽ đối chiếu và trả về kết quả trực tiếp trên màn hình, gồm thông tin người bán hàng hóa dịch vụ, địa chỉ, trạng thái hoạt động và cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đối với trường hợp hệ thống hiển thị thông báo "Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm" thì tờ hóa đơn đó được xác định là không tồn tại trên hệ thống dữ liệu.

Các vướng mắc thường gặp khi kiểm tra chứng từ đầu vào

Trong thực tế vận hành kinh doanh, các chủ hộ thường gặp phải một số tình huống phát sinh sau:

Chưa nhận được file hóa đơn từ người bán: Hộ kinh doanh vẫn có thể tìm kiếm dữ liệu trên hệ thống nếu người bán đã hoàn tất lập và truyền dữ liệu lên cơ quan thuế. Dù vậy, để quá trình đối chiếu diễn ra thuận tiện, hộ kinh doanh vẫn nên yêu cầu bên bán cung cấp đầy đủ file hóa đơn hoặc các thông tin định danh của chứng từ.

Thông tin cần chuẩn bị khi tìm kiếm: Người nộp thuế cần chuẩn bị sẵn mã số thuế người bán, loại hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập hoặc khoảng thời gian phát sinh giao dịch để việc tra cứu hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh được nhanh chóng và hạn chế nhầm lẫn.

Tiêu chí của một hóa đơn hợp lệ: Hóa đơn hợp lệ phải hiển thị đầy đủ các thông tin bắt buộc, thông tin người bán và người mua rõ ràng, nội dung hàng hóa dịch vụ khớp với thực tế, ghi nhận đúng ngày tháng lập, đơn giá, thuế suất và phương thức bán cung cấp. Khi nhận chứng từ, chủ hộ phải soát xét kỹ tên, địa chỉ, mã số thuế của các bên.

Nguyên nhân không tìm thấy dữ liệu: Lỗi này thường xuất phát từ việc nhập sai thông tin tìm kiếm, người bán chưa chuyển dữ liệu lên hệ thống, bên bán lập sai hóa đơn hoặc chọn sai loại hóa đơn khi tra cứu. Hộ kinh doanh cần đối chiếu lại dữ liệu đầu vào trước khi kết luận hóa đơn không tồn tại.

Xử lý khi phát sinh sai lệch thông tin: Nếu phát hiện dữ liệu trên hệ thống bị sai sót, hộ kinh doanh phải liên hệ ngay với người bán để yêu cầu kiểm tra và thực hiện quy trình xử lý theo quy định về hóa đơn điện tử. Tuyệt đối không dùng các hóa đơn có sai sót này để đối chiếu, giải trình thuế.

Nghĩa vụ lưu trữ chứng từ của hộ kinh doanh: Hộ kinh doanh bắt buộc phải lưu trữ đầy đủ hóa đơn đầu vào và các chứng từ liên quan để phục vụ việc đối chiếu, quản lý chi phí và giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu. Việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ giúp hạn chế tối đa rủi ro khi cần tìm kiếm lại thông tin sau một thời gian dài.

Hóa đơn đầu vào không chỉ là bằng chứng xác thực về nguồn gốc hàng hóa mà còn là căn cứ then chốt để xác định nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh. Việc nắm vững các quy định về quản lý hóa đơn là yêu cầu cấp thiết để đảm bảo sự minh bạch và tránh các rủi ro pháp lý.

Hóa đơn đầu vào là gì?

Hiểu một cách đơn giản, đây là tập hợp các loại chứng từ, hóa đơn do nhà cung cấp hoặc đơn vị phân phối xuất cho hộ kinh doanh khi phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây chính là bằng chứng pháp lý chứng minh nguồn gốc hàng hóa nhập vào và các chi phí phát sinh. Các loại hóa đơn đầu vào phổ biến hiện nay bao gồm:

Hóa đơn Giá trị gia tăng (VAT): Thường do các doanh nghiệp phát hành khi hộ kinh doanh nhập hàng hóa, quan trọng với đối tượng nộp thuế theo phương pháp kê khai.

Hóa đơn bán hàng: Được xuất bởi các hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh khác nộp thuế theo phương pháp trực tiếp.

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: Thường gặp khi mua sắm tại các cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, khách sạn có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Chứng từ thay thế (Phiếu thu/Phiếu mua hàng): Áp dụng trong các trường hợp đặc biệt như mua nông, lâm, thủy sản từ người dân tự sản xuất.

Vì sao hộ kinh doanh bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào?

Kể từ ngày 01/01/2026, khi tất cả hộ kinh doanh chuyển sang phương pháp kê khai và xóa bỏ hình thức thuế khoán, việc lấy và lưu giữ hóa đơn đã trở thành nghĩa vụ bắt buộc theo Thông tư 152/2026/TT-BTC. Việc này nhằm mục đích:

Làm cơ sở xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNCN.

Phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất của cơ quan thuế.

Chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa hợp pháp đối với cơ quan quản lý thị trường.

Nếu thiếu hóa đơn đầu vào, chi phí sẽ không được công nhận, dẫn đến thu nhập tính thuế bị đẩy lên cao, từ đó làm tăng số thuế TNCN phải nộp và tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt hành chính.

Quy trình quản lý hóa đơn đầu vào khoa học

Để kiểm soát chứng từ và tránh rủi ro bị loại chi phí, hộ kinh doanh nên thực hiện theo quy trình 5 bước:

Tiếp nhận và kiểm tra: Soát xét ngay các thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế, số lượng, đơn giá và thuế suất trên hóa đơn khi nhận hàng.

Phân loại và ghi chép: Sắp xếp hóa đơn theo loại, nhà cung cấp hoặc thời gian phát sinh và ghi chép đầy đủ vào sổ sách.

Lưu trữ an toàn: Lưu trữ dữ liệu điện tử hoặc bản cứng trong thời hạn 10 năm theo Luật Kế toán 2015.

Đối chiếu: Thường xuyên rà soát số liệu hóa đơn với sổ quỹ tiền mặt và sao kê ngân hàng để đảm bảo tính minh bạch.

Kê khai và nộp thuế: Tập hợp hóa đơn hợp pháp để làm căn cứ khấu trừ và thực hiện kê khai theo đúng lịch trình.

Giải pháp khi hộ kinh doanh không có hóa đơn đầu vào

Trong thực tế, không phải lúc nào cũng có sẵn hóa đơn, hộ kinh doanh có thể chủ động áp dụng các giải pháp tùy trường hợp:

Mua từ cá nhân không kinh doanh: Lập Bảng kê thu mua theo Mẫu số 02/TNDN (Thông tư 20/2026/TT-BTC), có đầy đủ thông tin thanh toán và chữ ký.

Mua từ hộ kinh doanh không xuất hóa đơn: Yêu cầu bên bán xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu chưa thực hiện được, cần phối hợp lập hợp đồng mua bán, phiếu thu, phiếu giao hàng làm căn cứ chứng minh.

Tự sản xuất, chế biến: Mở sổ sách theo dõi chi tiết chi phí nguyên vật liệu và nhân công.

Mua từ chợ đầu mối: Lập bảng kê hàng hóa mua vào, lưu trữ kèm các chứng từ thanh toán như phiếu chi, giấy ủy nhiệm chi.

Một số lưu ý quan trọng

Hộ kinh doanh dưới 1 tỷ: Mặc dù được miễn thuế nhưng từ 2026 vẫn phải thực hiện đầy đủ sổ sách kế toán để chứng minh nguồn gốc hàng hóa.

Xuất hóa đơn bán ra: Dù có hóa đơn đầu vào hay không, khi bán hàng vẫn bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.

Cách thức thực hiện: Việc hạch toán hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh được thực hiện theo Thông tư 152/2026/TT-BTC. Do không áp dụng phương pháp khấu trừ, toàn bộ phần thuế GTGT đầu vào sẽ được tính trực tiếp vào giá vốn hàng bán hoặc chi phí mua hàng.

Chấm dứt hợp đồng thử việc là vấn đề được cả người lao động và doanh nghiệp đặc biệt quan tâm khi môi trường hoặc công việc thực tế không đáp ứng được kỳ vọng. Việc nắm rõ các quy định pháp luật sẽ giúp các bên giải đáp được những thắc mắc thường gặp, đồng thời bảo vệ chính đáng quyền lợi và nghĩa vụ của mình trong môi trường công sở.

Khái niệm về chấm dứt hợp đồng thử việc

Dựa theo Điều 24 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động và người lao động có thể thỏa thuận về nội dung làm thử thông qua hai hình thức: ghi nhận ngay trong hợp đồng lao động chính thức hoặc giao kết một hợp đồng thử việc riêng. Quá trình này sẽ chấm dứt khi một trong hai bên quyết định kết thúc thỏa thuận trước thời hạn hoặc ngay khi hết thời gian làm thử. Thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng phải tuân thủ nghiêm ngặt Điều 25 Bộ luật Lao động 2019 (ví dụ như không quá 180 ngày đối với người quản lý doanh nghiệp, không quá 60 ngày đối với công việc yêu cầu trình độ từ cao đẳng trở lên).

Quy định về thời gian báo trước

Nhiều người đi làm thường xuyên đặt ra câu hỏi thử việc nghỉ có cần báo trước không khi muốn dừng công việc. Căn cứ Khoản 2, Điều 27 của Bộ luật Lao động 2019, câu trả lời dứt khoát là không. Trong thời gian thử việc, mỗi bên đều có quyền hủy bỏ hợp đồng thử việc hoặc hợp đồng lao động đã giao kết mà không cần báo trước và không phải chịu bồi thường. Về phía người lao động, nếu thấy công việc không phù hợp, bạn có quyền nghỉ việc ngay lập tức. Ngược lại, nếu người lao động không đáp ứng được yêu cầu công việc, công ty cũng có quyền cho nghỉ việc ngay mà không vi phạm cam kết pháp luật.

Tính chuyên nghiệp qua các mẫu thông báo

Mặc dù pháp luật hoàn toàn không bắt buộc phải báo trước, nhưng việc sử dụng các văn bản thông báo lại thể hiện sự minh bạch và chuyên nghiệp trong thủ tục hành chính. Về phía công ty, bộ phận nhân sự nên ban hành các quyết định hoặc thông báo chấm dứt hợp đồng chính thức gửi đến người lao động. Đối với người lao động muốn đơn phương nghỉ việc sớm, việc gửi một mẫu đơn xin chấm dứt hợp đồng (đơn xin nghỉ việc) cho ban giám đốc thể hiện sự tôn trọng, giúp doanh nghiệp có thể chủ động lên kế hoạch sắp xếp công việc thay thế.

Quyền lợi tiền lương khi đơn phương chấm dứt

Rất nhiều cá nhân lo lắng rằng việc nghỉ ngang sẽ khiến họ không được thanh toán lương. Tuy nhiên, pháp luật luôn bảo vệ quyền lợi của người lao động trong trường hợp này. Theo Điều 26 Bộ luật Lao động 2019, tiền lương trong giai đoạn làm thử do hai bên thỏa thuận nhưng ít nhất phải bằng 85% mức lương chuẩn của công việc đó. Dù ai là người chủ động kết thúc hợp đồng, công ty vẫn có trách nhiệm phải thanh toán đầy đủ tiền lương cho những ngày người lao động đã thực tế cống hiến tại đơn vị.

Nếu công ty không trả hoặc trả không đủ tiền lương, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Mức phạt tiền có thể lên đến 100.000.000 đồng tùy thuộc vào số lượng người lao động bị vi phạm. Ngoài ra, công ty còn bị buộc phải trả đủ tiền lương cộng thêm khoản tiền lãi chậm trả.

Mẫu số 01/TB-ĐĐKD là biểu mẫu thông báo bắt buộc áp dụng đối với các hộ kinh doanh khi triển khai các thủ tục hành chính liên quan đến việc thành lập, điều chỉnh nội dung đăng ký, tạm ngừng hoặc chấm dứt hoạt động của các địa điểm kinh doanh. Được ban hành kèm theo Thông tư số 18/2026/TT-BTC, văn bản này đóng vai trò cốt lõi trong quy trình cập nhật và báo cáo thực trạng hoạt động của hộ kinh doanh tới cơ quan quản lý nhà nước. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về bối cảnh áp dụng, phương pháp điền tờ khai chuẩn xác và các quy định thuế liên quan.

Bản chất và mục đích của mẫu thông báo địa điểm kinh doanh

Mẫu số 01/TB-ĐĐKD được hiểu một cách đơn giản là văn bản thông báo về địa điểm kinh doanh của các hộ kinh doanh, bao gồm cả đối tượng cá nhân kinh doanh. Biểu mẫu này được sử dụng với mục đích chính là báo cáo trực tiếp tình hình hoạt động của địa điểm kinh doanh cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Việc điền chính xác mẫu 01/tb-đđkd giúp chủ cơ sở hoàn thiện hồ sơ pháp lý, tránh các rủi ro bị xử phạt hành chính về thuế không đáng có trong quá trình vận hành.

Các trường hợp áp dụng biểu mẫu theo quy định mới

Căn cứ theo quy định tại Điều 3 của Thông tư số 18/2026/TT-BTC (bắt đầu có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05/03/2026), hộ kinh doanh bắt buộc phải nộp biểu mẫu này trong các bối cảnh cụ thể sau đây:

Thông báo tới cơ quan quản lý về việc thành lập một địa điểm kinh doanh hoàn toàn mới.

Thực hiện thay đổi hoặc điều chỉnh các thông tin đăng ký của địa điểm kinh doanh hiện tại.

Đăng ký tạm ngừng hoàn toàn hoạt động kinh doanh tại địa điểm đã thông báo trước đó.

Thực hiện thủ tục chấm dứt hoàn toàn hoạt động của địa điểm kinh doanh.

Khi phát sinh bất kỳ trường hợp nào nêu trên, chủ hộ kinh doanh có nghĩa vụ gửi tờ khai này tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở kinh doanh.

Hướng dẫn phương pháp điền thông tin trên tờ khai

Để hồ sơ được cơ quan thuế tiếp nhận và phê duyệt nhanh chóng, thông tin kê khai cần bảo đảm độ chính xác tuyệt đối và trùng khớp hoàn toàn với thực tế hoạt động. Tùy vào từng trường hợp bối cảnh, người nộp thuế thực hiện điền biểu mẫu theo các danh mục sau:

Điền phần thông tin chung của người nộp thuế

Ghi đầy đủ và chính xác tên của hộ kinh doanh hoặc tên cá nhân kinh doanh.

Điền mã số thuế của cơ sở kinh doanh.

Ghi nhận số định danh cá nhân trong trường hợp số này được sử dụng làm mã số thuế của người đại diện hợp pháp cho hộ kinh doanh.

Cung cấp thông tin địa chỉ chi tiết của trụ sở chính nơi hộ kinh doanh đăng ký.

Điền thông tin chi tiết theo từng bối cảnh cụ thể

Trường hợp thành lập địa điểm kinh doanh mới: Người nộp thuế tích chọn vào ô vuông tương ứng với nội dung “Thành lập địa điểm kinh doanh”. Điền rõ ràng tên và địa chỉ chi tiết của địa điểm mới lập. Chủ cơ sở cần lưu ý phải thực hiện kê khai đầy đủ các thông tin liên quan đến địa điểm kinh doanh này tại tờ khai mẫu số 01/CNKD hoặc mẫu số 01/TTS của kỳ tính thuế đầu tiên.

Trường hợp thay đổi thông tin: Tích chọn vào ô vuông “Thay đổi thông tin”. Người khai thuế bắt buộc phải ghi rõ ràng cả hai nội dung gồm thông tin cũ trước khi thực hiện thay đổi và thông tin mới sau khi đã thay đổi (ví dụ chi tiết như thay đổi số nhà hoặc tên đường).

Trường hợp tạm ngừng hoặc chấm dứt hoạt động: Người nộp thuế tiến hành tích chọn vào ô vuông tương ứng với hành vi của cơ sở (Trường hợp 3 & 4) và ghi rõ mốc thời gian bắt đầu tạm ngừng hoặc chấm dứt hoạt động. Đặc biệt, đối với bối cảnh chấm dứt hoạt động, ngoài việc nộp tờ khai này, hộ kinh doanh có trách nhiệm phải hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ thuế với Cơ quan thuế tại nơi địa điểm kinh doanh đó hoạt động.

Lưu ý quan trọng: Mẫu thông báo này phải được gửi chính xác đến cơ quan thuế quản lý trụ sở kinh doanh được quy định cụ thể tại điểm d khoản 4 Điều 8 Nghị định số 68/2026/NĐ-CP. Việc điền thiếu bất kỳ danh mục thông tin nào hoặc gửi sai cơ quan tiếp nhận đều có thể khiến hồ sơ bị từ chối và phải thực hiện lại từ đầu.

Quy định về địa điểm khai thuế và nộp thuế đối với hoạt động cho thuê bất động sản

Căn cứ theo điểm d khoản 4 Điều 8 Nghị định số 68/2026/NĐ-CP, việc khai và nộp thuế đối với cá nhân có hoạt động cho thuê bất động sản tuân thủ các nguyên tắc sau:

Cá nhân cho thuê bất động sản thực hiện thủ tục khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và nộp hồ sơ khai thuế trực tiếp cho cơ quan thuế tại nơi có bất động sản cho thuê.

Trường hợp cá nhân sở hữu nhiều bất động sản cho thuê nằm trên cùng địa bàn một tỉnh, thành phố hoặc ở các tỉnh, thành phố khác nhau, người nộp thuế được phép thực hiện khai thuế tổng hợp chung cho toàn bộ các bất động sản này trên cùng 01 hồ sơ khai thuế. Đồng thời, người nộp thuế có quyền lựa chọn duy nhất 01 cơ quan thuế tại nơi có bất động sản cho thuê để tiến hành nộp hồ sơ khai thuế (quy định này loại trừ trường hợp có tổ chức đi thuê thực hiện khai và nộp thuế thay).

Dù được gộp hồ sơ, cá nhân vẫn phải thực hiện kê khai doanh thu, số thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân phải nộp chi tiết theo từng địa điểm nơi có bất động sản cho thuê. Do đó, trên hồ sơ tổng hợp, người nộp thuế bắt buộc phải bóc tách rõ ràng doanh thu cũng như số tiền thuế phải nộp cụ thể của từng địa điểm.

Chế độ thai sản luôn là vấn đề được nhiều phụ nữ làm nội trợ, lao động tự do hoặc người chủ động nghỉ việc trước khi sinh đặc biệt quan tâm. Dựa trên các quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024, ngay cả khi không còn tiếp tục đi làm, công dân vẫn hoàn toàn có cơ hội tiếp cận và nhận các khoản trợ cấp thai sản nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện tham gia hệ thống bảo hiểm theo quy định. Dưới đây là thông tin chi tiết phản ánh đầy đủ các trường hợp được hưởng, mức trợ cấp cụ thể cùng quy trình thực hiện hồ sơ chuẩn xác.

Các trường hợp được hưởng trợ cấp thai sản khi không đi làm

Công dân không có việc làm cố định hoặc đã nghỉ việc vẫn có khả năng được giải quyết chế độ thai sản dựa trên phương án tham gia bảo hiểm của chính bản thân hoặc của người chồng. Theo tinh thần của Luật Bảo hiểm xã hội 2024, chính sách này được áp dụng cụ thể cho ba nhóm trường hợp sau:

Lao động nữ từng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc rồi nghỉ việc

Theo quy định tại Điều 53 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, đây là nhóm đối tượng phổ biến nhất. Lao động nữ dù đã nghỉ việc vẫn nhận đầy đủ chế độ nếu đạt các điều kiện sau:

Đã hoàn thành việc đóng BHXH bắt buộc từ đủ 6 tháng trở lên trong khung thời gian 12 tháng trước thời điểm sinh con.

Thời điểm sinh con thực tế phải nằm trong thời hạn 12 tháng tính từ tháng chính thức ngừng đóng BHXH.

Toàn bộ hồ sơ và thông tin chứng minh quá trình tham gia bảo hiểm phải được cơ quan BHXH xác thực hợp lệ.

Về mức hưởng, căn cứ theo Điều 38 và Điều 41 Luật BHXH 2014, quyền lợi gồm có:

Trợ cấp một lần khi sinh: Ấn định bằng 02 lần mức lương cơ sở cho mỗi con tại tháng sinh. Kể từ ngày 01/07/2024, khoản tiền này tương đương 4,68 triệu đồng/con.

Tiền trợ cấp thai sản hằng tháng: Nhận 100% mức bình quân tiền lương tháng đóng BHXH của 6 tháng liền kề trước khi dừng việc nếu đóng đủ từ 6 tháng trở lên trong vòng 12 tháng trước sinh. Trường hợp đóng dưới 6 tháng thì tính theo mức bình quân tiền lương của các tháng thực tế đã đóng. Với các ngày lẻ, trợ cấp một tháng được chia cho 30 ngày để tính toán chi tiết mức hưởng theo ngày.

Chế độ nghỉ dưỡng sức và phục hồi sau sinh: Theo Khoản 1 Điều 60 Luật BHXH 2024, nếu trong 30 ngày đầu quay lại làm việc mà sức khỏe chưa hồi phục, lao động nữ được nghỉ dưỡng sức từ 5 đến 10 ngày. Cụ thể, thời gian nghỉ là 10 ngày nếu sinh một lần từ 2 con trở lên; nghỉ 7 ngày nếu sinh con phải phẫu thuật; nghỉ 5 ngày đối với các trường hợp thông thường. Trợ cấp mỗi ngày nghỉ dưỡng sức bằng 30% mức lương cơ sở, tương đương với số tiền 720.000 đồng/ngày dựa trên mức lương cơ sở hiện hành là 2.340.000 đồng.

Người vợ không đi làm và có chồng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc

Khi người vợ không có việc làm hoặc không tham gia bảo hiểm, người chồng đang đóng BHXH bắt buộc sẽ được hưởng chế độ hỗ trợ tài chính để giảm bớt gánh nặng cho gia đình. Căn cứ Khoản 2 Điều 9 Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH, điều kiện áp dụng gồm:

Chỉ duy nhất người chồng tham gia đóng BHXH bắt buộc, còn người vợ hoàn toàn không tham gia bảo hiểm.

Người chồng phải tích lũy thời gian đóng BHXH từ đủ 06 tháng trở lên trong vòng 12 tháng trước khi người vợ sinh con.

Các khoản quyền lợi được chi trả cụ thể cho người chồng:

Trợ cấp một lần khi vợ sinh: Nhận mức hưởng bằng 02 lần mức lương cơ sở cho mỗi con. Tính từ ngày 01/07/2024, mức này tương ứng là 4,68 triệu đồng/con (ví dụ vợ sinh đôi sẽ nhận 9,36 triệu đồng).

Trợ cấp thai sản trong thời gian nghỉ làm: Theo Điều 54 Luật BHXH 2024, người chồng được nghỉ làm hưởng tiền trợ cấp với số ngày quy định: nghỉ 05 ngày làm việc khi vợ sinh thường; nghỉ 07 ngày làm việc nếu vợ sinh con phải phẫu thuật hoặc sinh dưới 32 tuần tuổi; nghỉ từ 10 đến 14 ngày làm việc nếu vợ sinh đôi trở lên hoặc gặp biến chứng đặc biệt.

Mức hưởng trợ cấp cụ thể: Nếu đạt đủ 6 tháng đóng bảo hiểm trở lên được nhận 100% mức bình quân tiền lương tháng đóng BHXH của 06 tháng trước khi nghỉ làm; nếu đóng dưới 6 tháng thì tính theo bình quân của các tháng thực tế đã đóng. Tiền trợ cấp của một ngày nghỉ được quy đổi bằng mức hưởng của tháng chia cho 24 ngày làm việc.

Lao động nữ tham gia loại hình bảo hiểm xã hội tự nguyện

Khoản 3 Điều 4 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 đã bổ sung trợ cấp thai sản vào chế độ bảo hiểm tự nguyện, chính thức có hiệu lực kể từ ngày 01/07. Việc này giúp những ai lựa chọn hình thức bảo hiểm thai sản cho người không đi làm có cơ hội nhận hỗ trợ thiết thực từ quỹ an sinh.

Điều kiện hưởng: Phải đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện từ đủ 06 tháng trở lên trong vòng 12 tháng trước khi sinh con theo Điều 94 Luật BHXH 2024. Đồng thời, hồ sơ đề nghị phải được gửi lên trong vòng 60 ngày kể từ ngày sinh con theo Điều 97 Luật BHXH 2024.

Mức trợ cấp được nhận: Chi trả cố định ở mức 2.000.000 đồng cho mỗi lần sinh con. Riêng lao động nữ là người dân tộc thiểu số, hoặc phụ nữ dân tộc Kinh có chồng là người dân tộc thiểu số thuộc diện hộ nghèo sẽ được nhận thêm chính sách hỗ trợ riêng biệt căn cứ Khoản 1 Điều 95 Luật BHXH 2024.

Sự bổ sung này kể từ ngày 01/07 giúp lao động nữ không có công việc ổn định vừa có thể tích lũy lương hưu vừa được bảo đảm quyền lợi thai sản tốt hơn.

Thành phần hồ sơ và quy trình thủ tục tiếp nhận chi trả trợ cấp

Để quyền lợi được cơ quan quản lý phê duyệt và giải quyết chi trả nhanh chóng, người tham gia hoặc thân nhân cần hoàn thiện chính xác các bước thủ tục hành chính dưới đây:

Các giấy tờ cần chuẩn bị trong hồ sơ

Tùy thuộc vào từng hoàn cảnh thực tế, hồ sơ đề nghị bao gồm các loại giấy tờ cốt lõi sau:

Bản sao hợp pháp giấy khai sinh hoặc bản trích lục khai sinh của con.

Bản sao giấy chứng sinh của con.

Đơn đề nghị giải quyết hưởng chế độ bảo hiểm thai sản theo mẫu số 01B-HSB.

Giấy chứng nhận phẫu thuật hoặc giấy tờ minh chứng sinh con dưới 32 tuần tuổi (áp dụng nếu có).

Trường hợp không may con chết: Bản sao giấy chứng tử của con; nếu con chết sau khi sinh mà chưa kịp cấp giấy chứng sinh thì dùng trích sao hồ sơ bệnh án hoặc giấy ra viện của người mẹ.

Trường hợp mẹ chết sau sinh: Cần cung cấp giấy chứng tử của người mẹ.

Các văn bản chứng minh tình trạng sức khỏe của mẹ sau sinh do cơ sở khám chữa bệnh cấp nếu hoàn cảnh cụ thể yêu cầu.

Quy trình giải quyết và thời hạn chi trả của cơ quan chức năng

Bộ phận Tiếp nhận - Trả kết quả của cơ quan BHXH nơi tham gia có trách nhiệm tiếp nhận, hướng dẫn người dân lập và hoàn thiện hồ sơ. Người nộp hồ sơ có thể lựa chọn một trong ba phương thức linh hoạt sau:

Đến nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở cơ quan bảo hiểm xã hội nơi cư trú.

Chuyển phát hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích đến cơ quan bảo hiểm.

Khai báo trực tuyến qua Cổng dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc hệ thống I-VAN được ủy quyền.

Thời hạn xử lý và chi trả được quy định cụ thể tại Khoản 4 Điều 5 Quyết định 166/QĐ-BHXH như sau:

Trường hợp người lao động hoặc thân nhân trực tiếp nộp hồ sơ: Thời gian giải quyết tối đa là 03 ngày làm việc kể từ lúc cơ quan nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp hồ sơ do đơn vị sử dụng lao động gửi đến: Thời hạn giải quyết tối đa là 06 ngày làm việc kể từ lúc nhận đủ giấy tờ theo quy định.

Việc lựa chọn hình thức đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện hiện nay đã trở nên linh hoạt và thuận tiện hơn rất nhiều cho người lao động. Nhằm giúp người dân dễ dàng chủ động tham gia hệ thống an sinh xã hội, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết hai phương thức đóng phổ biến gồm trực tuyến và trực tiếp, đồng thời cập nhật những quy định mới nhất về căn cứ đóng áp dụng kể từ ngày 01/07 theo Luật Bảo hiểm xã hội mới.

Trình tự các bước đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện trực tuyến

Hình thức đóng qua mạng mang lại sự tiện lợi lớn cho người dân thông qua hệ thống công nghệ. Quy trình thực hiện đóng tiếp trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia bao gồm các bước sau:

Bước 1 và bước 2: Truy cập hệ thống và chọn dịch vụ

Người dân truy cập vào địa chỉ trực tuyến: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html. Tại giao diện này, nếu đã có tài khoản, cá nhân chọn "Đăng nhập", trường hợp chưa có tài khoản thì chọn "Đăng ký" để tạo mới. Sau khi đăng nhập thành công, người dùng tìm và chọn mục "Thanh toán trực tuyến" trên thanh menu, tiếp tục nhấp chọn dịch vụ "Đóng BHXH tự nguyện và BHYT theo hộ gia đình" rồi chọn tiếp mục "Đóng tiếp BHXH tự nguyện".

Bước 3 đến bước 5: Tra cứu thông tin và hoàn tất thanh toán

Tại màn hình đóng tiếp, người tham gia nhập chính xác mã số BHXH cá nhân của mình rồi click vào nút "Tra cứu". Khi hệ thống hiển thị đầy đủ thông tin về người tham gia, phương thức đóng, thời gian đóng cùng thông tin cơ quan BHXH quản lý, người dân tiến hành lựa chọn Ngân hàng thụ hưởng của cơ quan BHXH rồi bấm nút "Thanh toán".

Tại màn hình Payment Platform, người dùng lựa chọn ngân hàng hoặc trung gian thanh toán mà mình đang sử dụng (ví dụ như Vietcombank, VNPT Pay hoặc MoMo) rồi nhấn nút "Thanh toán". Hệ thống sẽ tự động điều hướng người dùng đến trang Internet Banking của ngân hàng đã chọn để thực hiện xác nhận thông tin thanh toán và nhập mã OTP hoàn tất giao dịch. Khi thanh toán thành công, hệ thống tự động hướng dẫn quay trở lại giao dịch Cổng Dịch vụ công Quốc gia với thông báo "Thanh toán thành công", lúc này người dân có thể click vào nút "Tải biên lai" hoặc xem lại tại mục "Lịch sử giao dịch".

Phương thức nộp tiền bảo hiểm xã hội tự nguyện trực tiếp

Bên cạnh hình thức trực tuyến, người tham gia vẫn có thể thực hiện thủ tục đóng đóng lần đầu hoặc đóng tiếp bằng tiền mặt trực tiếp tại các địa điểm được quy định bao gồm: Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH cấp huyện hoặc cấp tỉnh; hoặc tại các đại lý thu BHXH (tổ chức dịch vụ thu) được cơ quan BHXH ủy quyền tiếp nhận hồ sơ và thu tiền như hệ thống bưu điện hoặc các tổ chức được cấp phép khác.

Quy trình các bước thực hiện trực tiếp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Người tham gia cần chuẩn bị đầy đủ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS cùng bản gốc thẻ Căn cước/CCCD để cán bộ tiếp nhận đối chiếu thông tin.

Bước 2: Nộp hồ sơ: Cá nhân mang hồ sơ đến nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH hoặc các đại lý thu. Ngoài ra, người dân có thể lựa chọn gửi hồ sơ kèm thông tin liên hệ qua dịch vụ bưu chính công ích đến cơ quan BHXH, cán bộ bưu chính sẽ chuyển đến và cơ quan BHXH sẽ liên hệ lại để hướng dẫn đóng tiền.

Bước 3: Đóng tiền: Người tham gia nộp tiền mặt trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc đại lý thu sau khi hồ sơ được chấp thuận, hoặc thực hiện chuyển khoản tiền đóng theo đúng hướng dẫn của cán bộ BHXH.

Bước 4: Cơ quan BHXH giải quyết hồ sơ: Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH tiến hành tiếp nhận và giải quyết hồ sơ trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc.

Bước 5: Nhận kết quả: Người tham gia sẽ nhận được Sổ BHXH kèm mã số BHXH (đây cũng đồng thời là số thẻ BHYT). Quyền lựa chọn nhận kết quả có thể là nhận trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc nhận qua dịch vụ bưu chính công ích (cá nhân tự thanh toán chi phí). Lưu ý quan trọng là nếu người dân đã từng có mã số BHXH thì mã số và sổ đó sẽ được giữ nguyên, sau khi nhận sổ người dân nên sử dụng ứng dụng VssID trên thiết bị điện tử để tiện theo dõi thông tin tham gia của mình.

Cập nhật căn cứ đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện kể từ ngày 01/07

Một thông tin quan trọng ảnh hưởng đến cách nộp bảo hiểm xã hội tự nguyện là sự thay đổi về căn cứ đóng theo Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07. Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, mức thu nhập làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện thấp nhất bằng mức chuẩn hộ nghèo của khu vực nông thôn và cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng.

Như vậy, điểm đổi mới cốt lõi kể từ ngày 01/07 là căn cứ đóng của người tham gia sẽ dựa trên "mức tham chiếu" thay vì dựa trên "mức lương cơ sở" như quy định cũ của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 hiện hành. Người lao động cần nắm vững quy định này để chủ động đăng ký mức thu nhập chọn đóng phù hợp với điều kiện của bản thân.