Documenten, ze bestaan in alle vormen en maten... Daar leren we vandaag meer over. Maar eerst leren we wat de term 'digital dark age' inhoudt.

Digital dark age

Kort samengevat staat 'Digital dark age' voor een mogelijke toekomstige situatie waarbij het moeilijk al dan niet onmogelijk wordt om historische documenten te lezen. Digital betekent hier alle digitale documenten en hardware die nodig is om deze documenten te lezen. Dark ages betekent de middeleeuwen en verwijst naar het gebrek aan geschreven bronnen tijdens deze periode.

Zeer veel documenten worden enkel nog digitaal opgeslagen. Om deze bestandsformaten te kunnen openenen hebben we hiervoor de juiste hardware en/of software nodig. Door de snel groeiende technologie en dus ook software en hardware, vreest men dat de bestanden die nu digitaal opgeslagen zijn niet meer mogelijk zijn om te lezen, waardoor er dus veel informatie verloren gaat. De huidige tijd zou in de toekomst omschreven worden als een 'zwart gat' waarvan men weinig tot geen informatie meer van heeft. Vandaar de verwijzing naar de middeleeuwen, waar we ook weinig tot geen informatie meer van hebben.

Types documenten

Om een overzicht te behouden van de inhoud in een document moeten we een bepaalde structuur aanbrengen. Hiervoor gebruiken we kleuren, lettergroottes, onderlijnen, vetgedrukt,nummering, enz. Wat we allemaal gebruiken hangt van document tot document af.

Er zijn verschillende types documenten. Elk van deze types zijn verschillend vanwege hun structuur, opmaak en hun data. Dit komt omdat elk type document een bepaalde, specifieke doelstelling heeft. Afhankelijk van het type document en hun doelstelling kan het document zeer complex worden vanwege een zeer omvangrijke structuur.

Boeken:

Deze gaan van een zeer eenvoudige tot een zeer complexe structuur. Een roman is een boek dat voornamelijk uit tekst bestaat die wordt ingedeeld in hoofdstukken. Kookboeken en knutselboeken zijn een verzameling van recepten of te maken voorwerpen die meestal dezelfde structuur vormen: Benodigheden, instructies en het eindresultaat. Vervolgens is er nog het woordenboek. Dit is zeer complex waar er een zeer gedetailleerde onderverdeling is, maar ze volgen een zeer logische structuur. Verder zijn er ook nog handboeken, encyclopieën, enz. met elk hun eigen structuur.

Brieven:

Zij hebben een zeer herkenbare structuur, die bijna overal hetzelfde is. De meest gebruikte volgorde is zender, ontvanger, onderwerpregel, aanhef, inleiding, enz.

Jaarverslagen:

Deze documenten zijn vaak complexer omdat er niet alleen gebruikt gemaakt wordt van tekst maar ook van cijfergegevens, meestal in de vorm van tabellen en grafieken.

Presentatie (Powerpoint):

Een presentatie bestaat dan voornamelijk uit korte bulletpoints, zo weinig mogelijk tekst, to the point. Hierin moet alles beknopt zijn en wordt er vaak gebruik gemaakt van (nuttige) afbeeldingen. Elke dia heeft meestal een titel waaronder bulletpoints, afbeeldingen, grafieken of tabellen weergeven staan. Op deze manier wordt er structuur gegeven aan een presentatie.

Heel wat documenten zijn echter nog niet genoemd hier. Dit zou te omslachtig zijn aangezien er zeer veel verschillende types bestaan. Maar de voornaamste documenten zijn: cv, boek, memo, brief, artikel, verslag en jaarverslag.

Types software

Texteditor, word process, document processor en page layout programma zijn vier software programma's of modellen die documenten aanmaken en beheren. Deze programma's worden in dit document meer in detail besproken.

Bij dit hoofdstuk zijn er alvast twee belangrijke begrippen:

- WYSIWYG: What You See Is What You Get. Wat je ziet op het scherm is ook het eindresultaat. - WYSIWYM: What You See Is What You Mean. Wat je ziet op het scherm is hetgene wat je bedoeld (maar nog niet direct ziet).

1. Text editor

Een teksteditor is niet hetzelfde als een tekstverwerker (word processor). Een teksteditor heeft als functie om onopgemaakte (digitale) platte tekst, te bewerken.Deze platte tekst is meestal gecodeerd als ASCII of Unicode. De functie van de tekstverwerker wordt later in deze blog uitgelegd.

Een teksteditor is een zeer eenvoudig programma. We kennen dit programma onder de naam 'Kladblok'(Windows) of 'Sublime' (Mac).Nu bestaan er ook gespecialiseerde tekst editors met extra functies waarin de structuur vaak duidelijker en overzichtelijker wordt.

In het programma zelf kan je geen woorden vet maken of onderlijnen. Wel kan je door het toevoegen van een CSS (dat ook bestaat uit enkel platte tekst) de tekst bewerken. Deze veranderingen en opmaak zijn dan niet te zien in het programma zelf maar wel op een programma dat dit kan lezen. Zoals een internetbrowser voor HTML.

De doeleinden van een teksteditor zijn verschillend. Voornamelijk worden ze gebruikt voor eenvoudige aantekeningen, het maken van internetbestanden in HTML, programmeren of het bewerken van bestanden met systeeminstellingen.

Hier is WYSIWYM van toepassing. Je geeft de nodige codes in om het document op te maken en/of te bewerken (in css of html of andere). Die codes worden in andere programma's dan uiteindelijk vertaald naar het uiteindelijke resultaat.

2. Word processor

De tekstverwerker is de meest gebruikte en populaire vorm van software om documenten te beheren en op te stellen. Microsoft Word is het meest gekende tekstverwerker software. Deze software dienen vooral om documenten te maken die moeten worden afgeprint. Dus het document moet mooi ogen, presenteren op het blad. Hier is dus de term WISIWYG van toepassing. Hetgene wat je ziet op het scherm is hetgene wat je krijgt, met name op het blad. Hierbij moeten we direct opmerken dat we momenteel in een overgangsfase zitten waarbij we steeds minder printen en alles enkel nog digitaal en/of online lezen. Daarvoor zijn tools zoals Word minder handig en zijn de tekstverwerkers stilaan ten dode opgeschreven.

Dit komt doordat de output van tekstverwerkers zoals Word geformatteerd zijn met proprietary binary controls. Dit wil zeggen dat deze documenten niet geopend kunnen owrden in andere programma's. Hierbij komen we terug bij de term 'Digital Dark age'.

In een tekstverwerker worden documenten bewerkt of geformatteerd. Geformatteerde tekst is in dit geval een synoniem voor rijke of bewerkte tekst en een antoniem van platte tekst. Met deze software kan je vet maken, onderlijnen, schuingedrukt en zeer veel andere mogelijkheden. Met andere woorden is formatteren het kiezen van de opmaak: font, page breaks, columns, ...

3. Document processors

Een document processor is werkt veel complexer dan de vorige voorgestelde software. Bij een document processor is het de structuur die zeer belangrijk is en niet de vormgeving. Het gaat dus vooral om het maken van het document en niet de invulling ervan.Denk maar aan een sjabloon. Dit kost wat werk om dit te maken, maar eens het gemaakt is en de nodige structuur is erin verwerkt is het gemakkelijk om het te gebruiken.

Met andere woorden: een document processor heeft als bedoeling om structuur en betekenis te geven aan het document.

WYSIWYM is hier de term die van toepassing is. Je geeft codes in die nog niet direct zichtbaar zijn, hiervoor is er zoals bij een html ook nog een css, een stylesheet nodig om het document vorm te geven. Belangrijk is om de vormgeving en de structuur te onderscheiden van elkaar. Net zoals css (vormgeving) en html (structuur) gescheiden is van elkaar.

4. Page Layout programma (DTP)

Dit programma is gespecialiseerd in de vormgeving van documenten. Dit noemt men ook wel desktop publishing software. Alles draait hier rond design en layout voor (printbaar) drukwerk. Dus voor boeken, tijdschriften, brochures, enz.

Het meeste bekende page layout programma is Adobe InDesign. Anderen zijn QuarkXPress, Scribus en TeX. Een page Layout programma wordt niet gebruikt als vervanger van een teksverwerker maar wel als aanvullende software. Zij verzamelen de inhoud en verwerken deze tot een printklaar exemplaar. De publicatie kan vervolgens worden uitgevoerd als een PDF-formaat en kan zo worden gebruikt door commerciële drukkers.

Document markup languages