#vsoft

Tính năng quan trọng: Phân hệ báo cáo trong phần mềm quản lý BMS Vsoft

MỘT SỐ BƯỚC TRIỂN KHAI TRONG PHẦN MỀM BMS.TRADE

Mục tiêu

Dòng sản phẩm phần mềm Quản lý kinh doanh – VsoftBMS.trade được Vsoft xây dựng với mục tiêu hàng đầu là hỗ trợ các cơ sở, các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh mua bán hàng hoá, dịch vụ  có được một công cụ quản lý tổng thể và thống nhất cho toàn bộ doanh nghiệp của mình một cách có hiệu quả: Đáp ứng đầy đủ mọi nghiệp vụ – Triển khai sử dụng dễ dàng – Hiệu quả cao với chi phí thấp.

VsoftBMS.trade có những chức năng được mở rộng như Quản lý xuất nhập – mua bán hàng hóa, Quản lýthu chi – qũy tiền, Quản lý công nợ phải thu, Quản lý công nợ phải trả, Doanh số bán hàng, Quản lý kho hàng – Xuất -Nhập – Tồn, Hệ thống báo cáo quản lý kinh doanh, VsoftBMS.trade còn đáp ứng được nhu cầu của các đơn vị cần quản lý hàng hóa nhập xuất theo mã vạch (Barcode), quản lý nhiều kho hàng, quản lý đơn giá định mức, quản lý tiếp thị, quản lý hoa hồng khách hàng, quản lý chiết khấu theo định mức doanh số của Khách Hàng – Tiếp Thị, Quản lý đơn đặt hàng.v.v.

Đặc điểm

Khách hàng phân cấp theo nhiều nhóm đối tượng, nhiều thuộc tính có mức chiết khấu, thanh toán, liên hệ…

Hàng hoá phân cấp theo nhiều nhóm khác nhau để phục vụ cho công tác thống kê.

Quản lý công nợ theo từng phiếu mua, phiếu bán với nhiều đợt thanh toán.

Quản lý thẻ kho theo từng mặt hàng, quản lý xuất nhập tồn tất cả các mặt hàng, nhóm hàng.

Quản lý nhiều kho hàng với chức năng nhập hàng và kiểm hàng thực tế, báo cáo chênh lệch kho…

Quản lý lưu chuyển kho nội bộ.

Hỗ trợ nhập – xuất hàng hóa bằng mã vạch (barcode) – tương ứng với mã hàng hóa.

Quản lý hàng nhập trả lại theo từng khách hàng, hàng xuất trả lại theo từng nhà cung cấp.

Quản lý mua hàng với công nợ phải trả: lập phiếu mua hàng, phiếu chi, xuất trả hàng và đổi lại hàng mua.

Quản lý bán hàng với công nợ phải thu: lập phiếu bán hàng, phiếu thu, nhập trả hàng và đổi lại hàng bán.

Quản lý nhân viên tiếp thị, bán hàng: định mức chiết khấu theo doanh số thu, theo từng nhóm hàng bán…

Quản lý, theo dõi đơn đặt hàng trước, chuyển đơn hàng thành phiếu xuất…

Hệ thống báo cáo đa dạng: danh sách phiếu nhập hàng, danh sách phiếu xuất hàng, danh sách phiếu thu, danh sách phiếu chi, danh sách hàng nhập trả lại , danh sách hàng xuất trả lại trong kỳ hoặc trong các kỳ khác, báo cáo tình hình bán hàng, công nợ của tiếp thị, báo cáo chi tiết, tổng hợp và phân tích số liệu kinh doanh theo nhiều hướng.

Các báo cáo linh động theo thời gian, thời kỳ kinh doanh. Các báo cáo đa dạng sẽ là công cụ đắc lực nhất hỗ trợ các quyết định phát triển đầu tư kinh doanh cho các cấp quản lý, giám sát.

Chương trình bảo mật theo mã người sử dụng để đảm bảo hệ thống không bị xâm nhập trái phép.

Chức năng lưu trữ – phục hồi sẽ lưu trữ các thông tin hệ thống cần thiết và phục hồi hoạt động của hệ thống một cách nhanh chóng khi gặp sự cố.

Hệ thống quản lý và phân quyền người sử dụng một cách chặt chẽ đến từng chức năng nghiệp vụ, báo cáo…

Giao diện đồ họa đẹp mắt và dễ sử dụng. Ngôn ngữ giao tiếp Tiếng Việt, có phần trợ giúp cho công việc nhập liệu nhanh chóng, cung cấp các tiện ích xuất dữ liệu sang các ứng dụng văn phòng.

Liên kết dễ dàng với các ứng dụng khác trên Windows: soạn thảo văn bản, bảng tính điện tử…

Môi trường làm việc có thể là riêng lẻ (máy đơn) hay nhiều người sử dụng (mạng cục bộ hay mạng diện rộng).

Dễ dàng nối kết và chuyển giao số liệu với các phân hệ quản lý đã có sẵn.

Hệ thống vận hành với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng như: MS Access / MS SQL server.

Yêu cầu phần cứng máy tính không cao, với cầu hình tối thiểu: Pentium || 1G RAM, Hệ điều hành / WinXP/ Win 7

Những bước cơ bản nhập liệu trong BMS.trade

Bước 1: Đăng nhập:

Tên đăng nhập mặc định: admin

Mật khẩu: *** liên hệ Vsoft

Hệ thống=>Danh sách người dùng: để thêm mới người dùng

Bước 2: Hệ thống

Hệ thống => thiết lập thông tin hệ thống

Phần thông tin công ty : để thiết lập những thông tin đơn vị như: tên công ty, địa chỉ….

Tổ chức danh mục:

Trong BMS. Trade hỗ trợ cách nhập liệu cho phần danh mục bằng chức năng import dữ liệu từ file excel. Nhưng trong phần trình bày bên dưới hướng dẫn người dùng nhập trực tiếp phần danh mục từ các phân hệ trong chương trình.

Bước 3: Nhóm khách hàng- nhà cung cấp

Mỗi khách hàng- nhà cung cấp sẽ thuộc một nhóm khách hàng- nhà cung cấp.

Danh mục=> nhóm khách hàng- nhà cung cấp

Bước 4:Khách hàng- nhà cung cấp

Thêm mới khách hàng- nhà cung cấp: Danh mục-> Khách hàng – nhà cung cấp chọn  

Check : Khách hàng nếu đó là khách hàng

Check : nhà cung cấp nếu đó là nhà cung cấp.

Nếu tạo mới người vừa là khách hàng , vừa là nhà cung cấp thì check cả 2 ô

Sau khi tạo thông tin xong nhấn   để thoát màn hình đang thao tác.

Chọn   để lưu thông tin mới tạo.Nên tổ chức khách hàng- nhà cung cấp theo nhóm khách hàng- nhà cung cấp để quản lý. Cách thực hiện Danh mục => nhóm khách hàng- nhà cung cấp

Bước 5: Công nợ đầu kỳ

Danh mục=> công nợ đầu kỳ

Nhập vào  cột “Số tiền phải thu” (nếu là khách hàng) hoặc “Số tiền phải trả “(nếu là nhà cung cấp). Thực hiện xong nhận nút Cập nhật

Bước 6: Kho hàng

Danh mục => kho hàng

Kho hàng có thể là kho vật lý (hiện hữu trong thực tế) hay kho hàng logic để giải quyết các nghiệp vụ.

Thêm mới kho hàng như thêm những danh mục khác.

Bước 7: Ngành hàng

Danh mục => ngành hàng

Dùng để phân biệt những ngành hàng khác nhanh như: ngành may mặc, ngành điện tử…Nếu không có nhiều ngành hàng có thể tạo 1 ngành hàng “mặc định” để sử dụng.

Bước 8: Nhóm hàng

Danh mục => nhóm hàng.

Thêm mới nhóm hàng tương tự như thêm mới những danh mục khác.

Chú ý: 1 nhóm hàng phải thuộc một ngành hàng. Ngành hàng chính là phần danh mục ngành được tạo tại bước trên. Danh mục=> ngành hàng

Bước 9: Hàng hóa

Danh mục => hàng hóa => thêm mới

Nhâp thông tin cho phần hàng hóa:

Mã hàng: mỗi hàng hóa có mã hàng, và duy nhất, nên nhập không dấu.

Đơn vị tính: nhập trực tiêp đơn vị tính của hàng hóa. Nếu hàng hóa có nhiều đơn vị tính thì nhập đơn vị tính nhỏ nhất tại đây

Nhóm hàng: 1 hàng hóa sẽ thuộc 1 nhóm hàng cụ thể. Nhóm hàng được tạo trong phần Danh mục=> nhóm hàng.

Nhập đơn giá mua/ đơn giá bán tương ứng của hàng hóa.

Số lương tồn max: Hàng hóa trong kho tồn vượt số lượng tồn max đă chọn sẽ thể hiện màu “Đỏ” để dễ dàng theo dơi trong Kho hàng=> thống kê hàng tồn

Số lượng tồn min:Hàng hóa trong kho tồn nhỏ hơn số lượng tồn min đă chọn sẽ thể hiện màu “Xanh” để dễ dàng theo dơi trong Kho hàng=> thống kê hàng tồn

Hình 4: thêm mới hàng hóa

Bước 10: Khởi tạo hàng tồn đầu

Danh mục => Khởi tạo hàng tồn đầu kỳ

Nhập số liệu tồn kho đầu kỳ, là lượng hàng tồn kho trước khi bắt đầu sử dụng VsoftBMS.trade Bạn nên nhập số liệu này ngay khi bắt đầu, tuy nhiên VsoftBMS.trade cũng cho phép Bạn nhập lại và tính toán lại hàng đầu kỳ khi đã phát sinh số liệu xuất nhập.

Chọn kho hàng và nhóm hàng tương ứng, hoặc chọn nhóm hàng “Tất cả”.Nhập trực tiêp “Số lượng đầu kỳ” “Đơn giá đầu kỳ” của hàng hóa rồi chọn

Bước 11: Đơn vị tiền tệ

Danh mục=> đơn vị tiền tệ:Chọn đến đơn vị tiền tệ sử dụng (VND, hoặc USD) chọn

.Nhập vào số tiền đầu kỳ chọn

Quá trình nhập liệu cơ bản đã xong. Trong quá trình nhập xuất nếu phát sinh những thông tin mới, thì quá trình thao tác tương tự như trên.Sau khi thao tác phần danh mục, chuyển sang các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, thu \chi… trong chương trình.

Bước 12: Mua hàng

Mua hàng => phiếu nhập mua hàng =>

Nhập thông tin :

Chọn hàng hóa từ danh sách hàng hóa bên phải. Nhấn double click chuột để chuyển hàng hóa tới phiếu xuất bán, hoặc nhấn

Tại ô Mã hàng (F9): có thể nhập mă hàng, chương trình sẽ lọc tương ứng hàng hóa từ danh sách bên phải phiếu xuất hàng.

Chọn để lưu phiếu bán hàng hoặc để lưu và in phiếu ra máy in.

Trên phiếu xuất bán hàng  chọn : “Tiền tệ” nếu thực hiện trả tiền trực tiếp. Chương trình sẽ tự động tạo phiếu nhập hàng và phiếu chi tiền trong phần: Tiền tệ => danh sách phiếu chi.

Chọn “công nợ” nếu phiếu bán hàng chưa thanh toán.

Lập phiếu chi cho phiếu mua hàng

Trong Mua hàng=> danh sách phiếu nhập mua hàng, nhấn chuột phải sẽ có những chức năng thao tác nhanh với phiếu mua hàng. Có thể tạo trực tiếp phiếu chi từ đây, thay vì qua phần tiền tệ => phiếu chi tiền

Bước 13: Bán hàng

Khi hàng hóa đã có trong kho (nhờ thao tác khởi tạo hàng tồn đầu kỳ, hoặc phiếu mua hàng). thực hiện thao tác bán hàng cho khách hàng.

Bán hàng => Phiếu xuất bán hàng =>   để tạo mới phiếu xuất bán hàng.

chọn “Tiền mặt” chương trình tự động tạo “Phiếu thu tiền” tương ứng trong phần : Tiền tệ => Danh sách phiếu thu tiền.

Bước 14: Tiền tệ

Thực hiện những nghiệp vụ liên quan đến thu/chi tiền tệ

Tiền tệ => Phiếu thu.

Cho phép thực hiện thu tiền với trường hợp thu công nợ (thu tiền từ những phiếu xuất bán hàng) hoặc thu tiền cho những trường hợp khác : như thu văn phòng, thu tạm ứng…

Tiền tệ=> phiếu chi

Thực hiện chi tiền trả nhà cung cấp, hoặc chi khác. Cho phép hoạch toán « tự động »  hoặc « hoạch toán bằng tay » giúp người dùng thực hiện dễ dàng và nhanh chóng.

Bước 15: Báo cáo

Mua hàng=> báo cáo mua hàng

Cho phép theo dơi những thông tin liên quan đến phần mua hàng như: số tiền đă trả nhà cung cấp, số tiền c̣n phải trả, chi tiết hàng mua…

Bán hàng=> báo cáo bán hàng

Cho phép người dùng theo dơi nhanh chóng những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng.

như chi tiết công nợ phải thu, chi tiết tiền bán hàng cho khách…

Tiền tệ => báo cáo tiền tệ

Tổng hợp những báo cáo liên quan đến việc thu / chi tiền tệ.

Báo cáo

Phân hệ báo cáo sẽ bao gồm những báo cáo được thiết kế thành từng nhóm dễ dàng theo dơi, như báo cáo : tiền tệ, kho hàng….

5 SỰ THẬT VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG AI CŨNG PHẢI BIẾT (PHẦN 1)

Giới thiệu về phần mềm Vsoft BMS