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Aujourd’hui Pascal Vallet, Directeur d’Établissement - Lycée Français de Séoul – nous livre ses impressions à l’utilisation d’Azendoo. Il est également en charge de l’ancrage des outils de communication et de collaboration sur la région Asie-Pacifique pour l’AEFE (Agence pour l’Enseignement Français à L’Étranger, Ministère des Affaires Étrangères).

  Depuis combien de temps utilisez-vous Azendoo ?

C’est très récent… 2 semaines tout au plus, nous sommes quelques utilisateurs à tester actuellement la solution apportée par Azendoo au travail collaboratif. J’utilise personnellement de nombreuses applications comme Dropbox, Evernote, ToDoList, SugarSync et bien d’autres encore, mais je ne peux pas imposer à mes collaborateurs de le faire également. Cela nécessite de jongler entre différents outils, ce qui peut dérouter certains. Notre objectif est de gérer efficacement nos échanges professionnels localement, au niveau de l’établissement scolaire, et avec des établissements scolaires physiquement séparés répartis en Asie et Océanie.

    Que recherchiez-vous lorsque vous avez essayé azendoo ?

Nous avons constaté que nous utilisons beaucoup trop le courriel, et de plus en plus pour organiser notre travail, effectuer des rappels ; parfois il nous arrivait même de répondre à des personnes pour prendre note du message reçu et pour indiquer que nous y reviendrons plus tard…  c’est plutôt contre-productif! Le courriel est dénaturé, forcé à être utilisé pour organiser notre travail, nos tâches, nos projets collaboratifs.

  Notre objectif est donc la mise en place d’outils qui révolutionnent les pratiques, en particulier sur des projets collaboratifs spécifiques qui pourraient le plus en bénéficier, car il faut une certaine « densité » d’échanges pour que l’utilisation de plateforme collaborative supplante le courriel.

  Nous avons commencé par étudier des outils Open Source, mais ils étaient parfois trop limités, mais surtout, cela nous demandait un investissement en installation, gestion et administration trop importante, alors que notre objectif était d’en gagner.

Nous nous sommes alors tournés dans nos tests vers 3 autres outils :

Teambox qui répond bien à nos besoins, mais sûrement trop fouillis, pas suffisamment ergonomique et donc moins adapté à des équipes qui ne sont pas habituées à fonctionner avec ce type d’outils qui imposent un changement de paradigme dans la manière dont nous collaborons.

Teamoffice, mais son service supplémentaire permettant la création de documents nous semble trop ambitieux pour rivaliser avec des outils comme ceux de Google Apps, sans compter que notre centre d’intérêt est davantage la gestion de projet que le partage de documents, important mais périphérique.

Azendoo venu en dernier dans nos recherches, car sûrement moins référencé ou plus récent. C’est à travers un article qui offrait une étude comparative que nous avons découvert Azendoo. 

  Combien êtes-vous à utiliser Azendoo, avez-vous eu des difficultés à faire rentrer votre équipe sur l’application ?

J’ai donc mis une partie de mes collaborateurs dans l’étude du produit, en guise de test. Nous sommes 10 à ce jour. Nous pensons l’utiliser d’une manière intense à compter de la rentrée prochaine et évaluer l’impact sur nos pratiques, sur notre efficacité et sur la gestion de notre temps.

  Quelle est votre fonctionnalité préférée ?

Ce que nous trouvons intéressant chez Teambox ou Azendoo c’est la possibilité d’intégrer les applications de Google App Education pour gérer le partage de documents comme par ex. un compte rendu de réunion qui tournerait normalement en boucle par courriel. 

Cette fonction de partage automatique de documents Google Drive avec toutes les personnes qui ont le lien est très appréciable : 

Azendoo gère le partage pour nous et permet de modifier un document sans passer du tout par le courriel. Idem avec une note sur Evernote, Dropbox etc., pour les utilisateurs qui privilégieraient ces outils de partage intégrés à Azendoo. La différence pour nous entre les outils de travail collaboratif, qui permettent tous de créer de projets et d’y associer des collaborateurs s’est donc fait à la fois sur l’ergonomie simple d’Azendoo et sur cette intégration d’outils puissants existants, financièrement intéressant dans le monde de l’éducation.

    Quelles améliorations feriez-vous à l’application ?

Une application mobile plus performante, pour permettre en particulier de regrouper nos usages collaboratifs et personnels (ToDo / Due) en une seule application.

Un client desktop serait le bienvenu (comme celle proposée par Evernote avec son mode hors ligne que j’ai adopté après avoir essayé et comparé avec Springpad)

  Il manque sans doute une gestion administrative de la solution qui n’en offre pas aujourd’hui ce qui pourrait dérouter les compagnies qui ont l’habitude de placer un responsable avec des droits particuliers sur les outils utilisés par les différents collaborateurs. Toutefois, je comprends bien que vous proposez un système nouveau d’organisation mais il peut être mystérieux au début : la logique d’Azendoo est une alchimie surprenante et intéressante entre la logique de l’outil professionnel permettant de réunir une équipe autour de projets et l’espace social où l’utilisateur est seul maître de son identité, de son profil, de son compte. 

Les possibilités de contrôle et de gestion administrative offertes par Azendoo portent sur les espaces de travail et les contenus de l’organisation, et les capacités laissées aux utilisateurs de ces espaces. Dans le cadre d’une utilisation en entreprise, les administrateurs aiment garder le contrôle, et en particulier sur les profils personnels des utilisateurs.

Par ailleurs, Azendoo permet à chacun de participer ou de créer des espaces de travail indépendants de ceux de l’organisation (association, perso…). Une charte d’utilisation en entreprise est certainement nécessaire pour établir ce que l’on peut faire sur son profil et dans quel cadre utiliser d’autres espaces de travail.