#timemanagemen

Ga je persoonlijke effectiviteit verbeteren: combineer classroom learning + online microlearning. Leer waar en wanneer het jou het beste uitkomt!

Sabemos que la tarea que tenemos frente a nosotros es importante, urgente, ineludible y que, de no cumplirla, saldremos muy perjudicados. Sin embargo, haremos lo inimaginable para postergarla. Cualquier excusa será buena para empezar más tarde: debemos responder correos, asistir a reuniones, hacer llamadas… necesitamos un break. Finalmente, decidimos resolver la tarea el lunes que viene.

Procrastinar es el hábito de aplazar la ejecución de tareas que debemos cumplir.

Inclusive para muchos psicólogos es aún un misterio por qué saboteamos de esta manera nuestro desempeño.

Brian Tracy, reconocido asesor en productividad, recomienda: “Si tiene ante usted varias tareas, empiece por la más difícil, larga e importante y persista en culminarla, antes de iniciar otra”. La recomendación es buena y sencilla, pero no suficiente para resistir a la tan humana tentación de aplazar nuestras obligaciones.

No todo está perdido. Algunos estudiosos del comportamiento humano ofrecen pistas sobre lo que ocurre. Una investigación realizada en la Universidad de Costanza, Alemania, revela que tendemos a postergar cualquier tarea que esté expresada en términos abstractos; pero, que nos inclinamos por cumplir con disciplina y puntualidad tareas que están definidas muy concretamente. Si además tenemos un deadline específico, la posibilidad de que seamos cumplidos se elevará en 50%. Si alguien nos supervisa o está pendiente de nuestro desempeño, ganaremos otro 50% de probabilidades de cumplir a tiempo.

Imaginemos que un diseñador gráfico ingresa a la oficina del editor en jefe de una revista. El diseñador solicita: “Señor, hay que elegir con urgencia el color de la portada”. Sus chances de salir de la oficina con la respuesta esperada se multiplicarán significativamente si precisa: “Señor, hay que elegir antes de mediodía el color de la portada; recomiendo optar por el azul o el rojo; todo el equipo está esperando su decisión”.

Teorías acerca de por qué las personas tienden a aplazar las tareas que deben cumplir hay muchas. Algunos afirman que quienes postergan temen no ser capaces de completar con éxito sus obligaciones; otros sostienen que, son los perfeccionistas quienes más a menudo aplazan tareas, pues sienten que debe seguir investigando y reuniendo información antes de empezar. Es obvio, que algunas actividades son postergadas simplemente porque son aburridas, desagradables o costosas.

Estamos en diciembre. Somos muchos los que escribiremos las famosas “Resoluciones de Año Nuevo”. Nuevos hábitos, nuevos proyectos, sueños postergados que esta vez sí cumpliremos. Todo parece realizable al contemplar el hermoso 1º de enero en nuestro calendario blanco, puro y optimista. Llega el 14 de enero y aún no hemos hecho ningún avance. “Cuando pasen las vacaciones”, decimos, y seguimos aplazando.

Ya en los 90s, Ted O'Donoghue y otros estudiosos de los efectos de la procrastinación en la economía, hicieron un descubrimiento sencillo pero crucial. Las personas son en exceso optimistas cuando se trata de calcular lo que cumplirán en el futuro; por ejemplo, hacer ejercicio o ahorrar. Cualquier tarea que involucre tiempo, esfuerzo y costo (así sea mínimo)  y cuyos beneficios estén en el largo plazo, tenderá a ser postergada.

La próxima vez que identifique en su lista de pendientes una tarea importante, urgente y crucial, protéjase de la procrastinación con las siguientes reglas:

1. Describa en un párrafo la tarea, esforzándose por ser lo más concreto posible.

2. Colóquese un deadline muy exigente.

3. Elija a un colega implacable que sea su sombra y supervise que usted cumpla con su deadline.

4. Asígnese una recompensa en el corto plazo por cada avance que realice (chocolates, breaks, paseos, compras).

¿Avanzamos bien entonces? Sí; pero, olvidamos un componente importante. Existe situaciones en las que es de sabios procrastinar. Sí: postergar, frenar, detenernos.

Alguna vez un admirador preguntó a Ernest Hemingway cómo escribir una novela; a lo que él respondió: “Lo primero que hay que hacer es limpiar el refrigerador”.

En la Universidad Johns Hopkins, Brian Gunia demostró, tras una serie de experimentos, que disminuir la velocidad tiene estrecha relación con la ética. Enfrentados a una difícil decisión acerca del bien y el mal, las personas serán 5 veces más proclives a hacer lo correcto y elegir el bien, si tienen tiempo suficiente para pensar y no son presionados a decidir impulsivamente.

El cerebro moderno debe saber discernir cuándo acelerar y cuándo frenar. La regla faltante dicta entonces:

5. Si necesita decidir acerca de tareas que involucran cuestiones éticas, permita que la situación se enfríe y deje para mañana lo que debe hacer hoy.

**Este blog post está basado en el libro Eat that frog!, de Brian Tracy y los artículos de la revista TheEconomist:

New YearIrresolution. Diciembre 30, 2009

Motivating minds. Enero 2, 2009

In praise of procrastination. Julio 7, 2012