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NEC and Subcontracting – If You Are Going To Do It, Do It Right

Este curso basado en video explicará los problemas típicos que resultan en este nivel de relación y algunos consejos clave sobre cómo se podría administrar el proceso de subcontratación de manera mucho más efectiva (¡y colaborativa!).

Fuente: builtintelligence.com

Resumen:

Introducción y establecimiento del tono (00:00:00 - 00:01:10)

Richard comienza agradeciendo a los asistentes y presentándose, mencionando sus 25 años de experiencia y el enfoque inusual en la subcontratación. Hace un llamado personal para usar la frase "a lo largo de la cadena de suministro" en lugar de "hacia abajo en la cadena de suministro" para mostrar respeto por los subcontratistas. Luego describe la estructura de la sesión: se centra en lo que está en los contratos y las opciones del contratista al establecer un subcontrato. Reconoce que algunos asistentes pueden estar familiarizados con el material y alienta la participación del público.

Definición de subcontratistas y obligaciones contractuales (00:01:10 - 00:01:45)

Richard plantea la pregunta: "¿Qué es un subcontratista?". Destaca la importancia de leer el contrato (haciendo referencia específicamente a la sección ACC3) para comprender la definición. Destaca la prestación de servicios necesarios para la obra y abre el debate, mencionando específicamente el debate en torno a los subcontratistas que solo prestan mano de obra.

Definiciones de NEC4 y subcontratista (00:01:45 - 00:03:27)

Richard analiza la ambigüedad que rodea las definiciones de subcontratista en los contratos NEC4 y ECC4. Se pregunta si un proveedor de servicios debería clasificarse como subcontratista, destacando un posible conflicto entre la cláusula de prestación de servicios del contrato y el programa de componentes de costos, que implica el pago directo de costos por ciertos servicios. Señala el problema de los "gastos generales del área de trabajo", que crea un incentivo para que los contratistas clasifiquen al personal de limpieza como subcontratistas para garantizar un pago específico. Richard enfatiza la importancia de una definición clara de subcontratista para evitar problemas futuros. Observa que NEC4 ha alterado significativamente esta definición y ECC4 todavía incluye elementos de "instalación del constructor" y diseño, excluyendo el diseño de plantas y materiales por parte de los proveedores. Destaca el término indefinido "proveedor", interpretándolo como alguien que no cumple con los criterios de subcontratista. Plantea inquietudes sobre las implicaciones de un trabajo de diseño significativo por parte de los subcontratistas que potencialmente involucre a entidades de nivel 3.

Distinción entre subcontratista y proveedor y sus implicaciones para el contrato de ingeniería y construcción (00:03:27 - 00:05:13)

Richard analiza la diferencia entre un subcontratista y un proveedor, aclarando que la redacción actual del contrato indica que el diseño lo está realizando un proveedor, no un subcontratista. Explica que, si bien la distinción no es sencilla, el contratista ha eliminado los equipos y el personal de mayor valor pagados por el contratista, lo que lleva a que el pago se base en el tiempo trabajado en lugar de los honorarios del subcontratista. Richard destaca que la implicación clave de esta distinción radica en el proceso de aceptación; el contratista debe solicitar formalmente el uso de un subcontratista, pero no de un proveedor. Utiliza un proyecto de oleoducto de Bangladesh como ejemplo, donde el proveedor de tuberías es crucial pero no un subcontratista a menos que se indique explícitamente en el alcance. Esta diferencia afecta los porcentajes de honorarios en ECC3, lo que crea una situación compleja con respecto al pago de los costos definidos del subcontratista, que Richard tiene la intención de abordar más adelante. La discusión concluye con Richard mencionando el proceso de aceptación.

Proceso de aprobación de subcontratistas en contratos NEC (00:05:13 - 00:06:35)

Este segmento se centra en el proceso de aprobación de subcontratistas en el contexto de los contratos NEC. Richard enfatiza la necesidad de que en el contrato se indique una razón para rechazar a un subcontratista a fin de evitar situaciones de compensación. Destaca un escenario en el que un gerente de proyecto desea evitar el uso de un subcontratista específico, pero no ha prohibido explícitamente su uso. El debate se centra en el mejor enfoque en tales situaciones, sugiriendo una "alerta temprana" en virtud del NEC, iniciando una conversación con el contratista sobre las inquietudes con respecto al desempeño del subcontratista en otros proyectos. Se destaca la importancia de permitir que el contratista "proporcione las obras" según se define en el contrato, incluida la información o el alcance de las obras (NEC4). Se debería abordar cualquier restricción a la subcontratación dentro de la información de las obras.

Criterios de aceptación de subcontratistas y formularios de subcontratación (00:06:35 - 00:08:10)

Richard analiza los criterios para aceptar subcontratistas, destacando que el incumplimiento de un subcontratista propuesto de las restricciones especificadas permite al gerente de proyecto rechazarlo. Luego aborda los formularios de subcontrato, señalando que la aceptación depende de la inclusión de un texto específico que permita al contratista proporcionar el trabajo y una declaración de la cláusula 10.1. Se refiere con humor a los subcontratos menos completos como "ataques a los rechonchos", enfatizando la importancia de incorporar fácilmente la cláusula necesaria. La discusión se desplaza a los formularios de contrato NEC3 y NEC4, señalando que los contratos basados en costos 26.4 de NEC3 (opción CDEF) incluyen datos del contrato, pero esto a menudo no tiene sentido para los subcontratistas ya que muchos usan formularios que no son NEC. En contraste, NEC4 simplifica el proceso; la presentación requerida es el formulario de subcontrato excluyendo la información de precios, y la ley define qué constituye información de precios. Finalmente, Richard menciona que NEC4 aclara el proceso para los contratos basados en costos.

Información sobre precios y aceptación de subcontratistas en contratos NEC (00:08:12 - 00:10:04)

Richard analiza las implicaciones de la información de precios proporcionada por los subcontratistas en el contexto de los contratos NEC. Aclara que la información de precios es solo para fines informativos y no requiere la aceptación o el rechazo por parte del gerente de proyecto (PM). Utiliza la analogía de la "Opción C", donde el cliente esencialmente proporciona la financiación, destacando que no hay un mecanismo inherente dentro del contrato para rechazar un subcontrato basándose únicamente en su precio. Hace hincapié en la necesidad de cuestionar los precios irrazonablemente altos argumentando que no se alinean con el costo definido, la licitación competitiva o las tarifas del mercado. Aconseja a los contratistas que tengan una persona dedicada a gestionar la subcontratación y mantener un registro de los subcontratistas aceptados y rechazados. Señala que los contratos NEC carecen de un plan de adquisiciones formal, y se basan en cambio en un enfoque caso por caso para la aprobación de los subcontratistas. La distinción entre subcontratistas y proveedores es crucial en NEC3 debido a los diferentes porcentajes de honorarios involucrados. Por último, Richard señala que en NEC3 se utilizan costos definidos para eventos de compensación y opciones basadas en costos, una práctica que atribuye a un cambio implementado durante la transición de NEC2 a NEC3.

Porcentajes de honorarios de subcontratistas y evaluación de ofertas (00:10:05 - 00:11:47)

Richard analiza el problema de los subcontratistas que solicitan diferentes porcentajes de honorarios para distintos tipos de trabajo. Explica que NEC3 y ECC3 solo permiten un porcentaje de honorarios para subcontratistas, lo que crea dificultades en la evaluación de licitaciones. Destaca los desafíos de determinar qué subpoblaciones únicas proteger y qué cantidad de trabajo debe asignarse a los subcontratistas en comparación con los contratistas principales. Sugiere que el enfoque de porcentaje de honorarios único en ECC4 simplifica este proceso. La conversación luego cambia a la falta de un registro de alerta temprana unificado entre el contratista principal y los subcontratistas, y Richard enfatiza la importancia de la comunicación, en particular con respecto a los eventos de compensación. Aboga por el uso de "eventos de conversación" para mejorar la comunicación y menciona el uso de un cronograma más corto de componentes de costos, señalando cierta hibridación entre diferentes métodos de desglose de costos.

Lista de componentes de costos y lenguaje contractual (00:12:05 - 00:12:11)

Richard señala una línea en el cronograma que indica que el cronograma significa que el contratista y... (la transcripción se corta aquí).

Transparencia de costos de subcontratistas y soluciones NEC4 (00:12:11 - 00:13:43)

Richard analiza las complejidades de los costos de los subcontratistas dentro de un marco contractual. Señala la discrepancia entre el incentivo del contrato a la colaboración con los subcontratistas (que exige transparencia) y la realidad de la situación. Se pregunta si los subcontratistas utilizan X12 en sus cadenas de suministro y si a los contratistas realmente les importan los detalles granulares de los costos de la mano de obra de sus subcontratistas (por ejemplo, el salario de un carpintero). Richard explica la estructura de pago: los contratistas pagan el costo definido del subcontratista más un porcentaje de honorarios, y deben contabilizarlo en su propio porcentaje de honorarios. Destaca el requisito contractual de que los contratistas muestren al gerente de proyectos los costos laborales reales del subcontratista, cuestionando si esto sucede alguna vez en la práctica, señalando que a menudo no se cumple. Finalmente, Richard sugiere que NEC4 aborde y resuelva este problema.

Pagos a subcontratistas y participación del cliente según NEC4 (00:13:43 - 00:15:27)

Richard analiza la mejora en la gestión de los pagos a los subcontratistas en NEC4, señalando que permite un porcentaje único de honorarios sobre la cotización del subcontratista, que pasa a formar parte del costo definido. A continuación, plantea la cuestión del creciente interés de los clientes en los subcontratistas que un contratista pretende utilizar, destacando la falta de un mecanismo claro en NEC para incorporar a los subcontratistas propuestos en el contrato. Richard sugiere varias soluciones: pedir al contratista que incluya a los subcontratistas en su alcance, cambiar la redacción del contrato de "para su diseño" a "alcance proporcionado por el contratista" y recomendar una cláusula Z a los clientes, reflejando el lenguaje utilizado para el personal clave pero aplicado a los subcontratistas clave. Esta cláusula exigiría el uso de subcontratistas específicos a menos que se proponga y acepte una alternativa igualmente adecuada por parte del director del proyecto. Este enfoque tiene como objetivo abordar el deseo del cliente de colaboración en la cadena de suministro al tiempo que proporciona un marco contractual dentro de NEC.

Obligaciones de pago de los contratistas y relaciones con los subcontratistas (00:15:28 - 00:16:16)

Richard analiza cláusulas críticas en los contratos, en particular las relativas a las obligaciones de pago en el sector público. Destaca la tendencia del gobierno a crear cuentas bancarias para los proyectos y destaca el desafío constante de garantizar los pagos puntuales a los subcontratistas, un problema importante para los contratistas que operan con márgenes de ganancia reducidos. Sugiere que el sistema actual, en el que los contratistas más grandes suelen demorar los pagos a los subcontratistas para mejorar su propia rentabilidad, necesita una reforma fundamental.

Opciones de contratación y empaquetado de subcontratistas (00:16:17 - 00:16:59)

Richard pasa al tema de los paquetes de subcontratistas y explica que cuando los subcontratistas subcontratan partes de su trabajo, crean desafíos de gestión de la interfaz entre ellos y sus propios subcontratistas. A continuación, describe varias opciones de contrato disponibles para los subcontratistas: el subcontrato de construcción de ingeniería (ECS), el subcontrato a corto plazo, el contrato de suministro a corto plazo (para trabajos de solo suministro) y la opción de utilizar sus propios contratos estándar debido a la familiaridad.

Comparación entre contratos ECS y contratos a corto plazo (00:17:00 - 00:18:55)

Richard analiza la comparación entre el uso de un contrato de ingeniería, construcción y suministro (ECS) y un contrato corto. Destaca que son en gran medida iguales y que difieren principalmente en los plazos. El contrato ECS se describe como un reflejo literal del contrato principal ECC, incluidos el pago y la flexibilidad, mientras que el contrato corto es más simple y está diseñado para proyectos sencillos. El contrato corto utiliza una lista de precios que potencialmente combina la cantidad por la tarifa y los ítems de suma global, con menos opciones secundarias en comparación con el ECS. El contrato corto incluye daños demorados incorporados, retención y disposiciones para agregar opciones YUK2 y transferencia de riesgos. La posibilidad de usar subcontratos de la opción A3 con un contrato principal de la opción C se señala como bastante normal, lo que enfatiza la importancia de un proceso consecutivo para los eventos de compensación. Se identifica un problema significativo con el contrato corto como el riesgo de fijación de precios. Se señalan diferencias sutiles en los eventos de compensación, en particular en relación con el clima (claramente 1 de cada 10 en el ECC frente a un enfoque más teórico en el contrato corto), junto con un posible desajuste que los contratistas deben tener en cuenta. El tiempo se destaca como una preocupación importante debido a las interfaces involucradas en la coordinación de los subcontratistas. Las ventajas del ECC, como la finalización por secciones, los daños demorados y las fechas clave, se contrastan con las limitaciones del contrato corto.

Contratos cortos y contratos largos: implicaciones para el diseño y la subcontratación (00:19:00 - 00:20:35)

Richard analiza las diferencias entre los contratos cortos y los largos, en particular en lo que respecta a la participación en el diseño. Señala que los contratos cortos, que carecen de detalles, se vuelven problemáticos cuando hay una participación significativa del contratista en el diseño, lo que requiere que se añadan al contrato para abordar los problemas de interfaz con otros contratistas. Destaca la simplicidad del proceso de diseño del contrato corto (21.2 presentar y aceptar diseños) como insuficiente para proyectos complejos. Sostiene que el contrato corto no es adecuado para proyectos con una participación sustancial del contratista en el diseño, lo que sugiere que es inadecuado a menos que el trabajo del subcontratista sea mínimo y el diseño sea inherentemente adecuado para el propósito. Destaca la necesidad de que los contratistas incluyan una cláusula X15 si utilizan un subcontrato corto para el trabajo de diseño. La diferencia clave entre el ECS (subcontrato de ingeniería y construcción) y el contrato corto radica en el nivel de detalle del programa, siendo el ECS significativamente más detallado. Richard concluye señalando que, si bien el lenguaje difiere, los principios fundamentales del ECS siguen siendo los mismos en los contratos cortos y largos, y el contratista asume esencialmente los roles de gerente de proyecto, supervisor y empleador en el subcontrato.

Cómo abordar los cambios en los plazos y las cuestiones relativas al alcance contractual (00:20:35 - 00:21:58)

Richard analiza los ajustes a los períodos de tiempo que afectan los cronogramas de los proyectos, un desafío que enfrentan los esfuerzos de conservación. Luego plantea una pregunta sobre el impacto del hidrato térmico en los contratos, destacando el problema recurrente de un alcance insuficientemente definido. Hace hincapié en la necesidad de que los contratistas comprendan la redacción adecuada del alcance, señalando la dificultad de trasladar daños significativos por demoras a lo largo de la cadena de suministro, especialmente a los subcontratistas que potencialmente se encuentran en la ruta crítica. Se destaca la importancia de una comunicación clara sobre los recursos proporcionados y las interfaces de tiempo, haciendo referencia a las opciones del ECS como secciones y fechas clave. Richard cuestiona la falta de uso de X12 para la colaboración entre contratistas y subcontratistas, lo que da lugar a un debate sobre los desafíos de implementar un sistema de este tipo.

Comentarios sobre la cotización y discusión del proyecto (00:21:59 - 00:22:12)

Richard menciona haber compartido una cita del proyecto en LinkedIn y resume el principal comentario recibido: el proceso se considera demasiado complejo.

Datos contractuales incompletos y subcontratos breves (00:22:13 - 00:23:24)

Richard señala que el 80% de las propuestas carecen de datos contractuales completos. Observa que muchos no están familiarizados con los componentes básicos del contrato. Realiza una encuesta rápida entre los subcontratistas presentes y revela un número mayor de lo habitual. Aboga por un mayor uso de contratos cortos por parte de los clientes en lugar de contratos ECC. El principal problema con los subcontratos cortos, explica, es el precio. El precio no se basa en la actividad o en una lista de cantidades, sino en una combinación de sumas globales y cantidades multiplicadas por una tarifa, generalmente establecida por el contratista. Si bien no hay una necesidad explícita de un método de medición, podría ser necesario. Destaca que a los subcontratistas solo se les pagará de acuerdo con la lista de precios, lo que destaca los posibles problemas si las cantidades son inexactas.

Riesgos de subcontratación y fijación de precios en contratos de duración determinada (00:23:24 - 00:24:09)

Richard analiza las implicaciones financieras para los subcontratistas cuando se enfrentan a variaciones de cantidad en contratos cortos. Destaca que, si bien el aumento de las cantidades puede dar lugar a pagos más altos si se incluye en la lista de precios, el riesgo recae sobre el subcontratista en el caso de trabajos que no figuran en la lista de precios inicial, ya que sigue estando obligado a completar el trabajo especificado en los documentos del contrato (información de las obras o alcance EC4). Destaca la necesidad de formar a los subcontratistas para que comprendan este riesgo y la importancia de unos términos contractuales claros. El debate aborda la cuestión de la "adecuación al propósito" y el uso de contratos de coste definido y cortos. Las opciones A y B del contrato principal, que utilizan ECC, se contrastan con la recuperación de costes del subcontratista por equipos y mano de obra.

Eventos de fijación de precios y compensación del contrato principal frente a los del subcontratista (00:24:09 - 00:24:48)

Richard continúa comparando los mecanismos de fijación de precios del contrato principal (opciones A y B utilizando ECC, con listas de precios y tarifas de búsqueda) con la recuperación de costos real del subcontratista. Sugiere que para la mayoría de los trabajos con la opción A, se debería implementar una cláusula Z, cambiando a tarifas por licitación o por trabajo por día para los contratos ECC. Luego, el análisis se centra en los eventos de compensación, y señala que el proceso es similar al de otros contratos, pero en los contratos cortos, la declaración formal de un evento de compensación se simplifica.

Eventos de compensación e impactos cuantitativos (00:24:50 - 00:25:19)

Richard analiza la aceleración de los procesos, mencionando una cotización y factores relacionados con el clima. Luego se centra en los eventos de compensación que afectan solo a las cantidades, sugiriendo utilizar la lista de precios en esos casos. Se pregunta si existen argumentos sobre los eventos de compensación que solo afectan a las cantidades, enfatizando que, de no ser así, se abre la puerta a una definición amplia de los costos.

Selección de consultores y opciones de subcontratación (00:25:22 - 00:26:00)

Richard aborda la selección de consultores y menciona opciones como Mark McDonald o el uso del PSC (probablemente un contrato de servicios profesionales) o contratos breves de servicios profesionales. Desaconseja las cláusulas Z excesivas y señala que NEC4 ofrece un subcontrato listo para usar. Hace referencia a un artículo que escribió en 2016.

ECC vs. PSC: consideraciones sobre subcontratos (00:26:00 - 00:26:51)

Richard compara los contratos ECC (contrato de ingeniería) y PSC, destacando las disposiciones detalladas del ECC sobre presentaciones, períodos de revisión y otros aspectos que no están incluidos en el PSC. Sugiere incluir estos detalles dentro del alcance del PSC si es necesario y recomienda consultar un artículo del boletín para obtener más información.

Cumplimiento y comunicación del programa de subcontratistas (00:26:51 - 00:28:27)

Richard analiza los desafíos que supone garantizar el cumplimiento de los programas de ECS por parte de los subcontratistas. Señala que la práctica de la industria a menudo implica que los contratistas principales proporcionen su programa a los subcontratistas, en lugar de que estos desarrollen el suyo propio. Destaca la dificultad que enfrentan los subcontratistas para conseguir recursos para la planificación y la programación, y cuestiona la viabilidad de esperar que creen programas independientes. Richard sugiere que la solución radica en una mejor comunicación ("TALTO", hablar y escucharse mutuamente) entre contratistas y subcontratistas. También menciona el uso de registros de riesgos (ECC y ECS los tienen, Short Contract no, pero mantendrá una lista de alertas tempranas) y la importancia de los sistemas de alerta temprana para abordar los problemas del programa. El debate concluye con una pregunta sobre la inclusión de los subcontratistas en el programa principal.

Mejorar la comunicación y la colaboración entre subcontratistas (00:28:27 - 00:30:03)

Richard inicia un debate sobre la mejora de la comunicación y la colaboración con los subcontratistas en relación con la reducción de riesgos. Cuestiona la existencia de un registro de alerta temprana compartido entre el contratista principal y los subcontratistas, destacando la necesidad de una mejor comunicación. Sugiere incluir a los subcontratistas en las reuniones de reducción de riesgos y crear un registro de riesgos unificado o un sistema de alerta temprana. Richard enfatiza la importancia de la comunicación abierta y los "tratos" en los eventos de conversación, señalando que los contratos basados en costos, particularmente dentro de ECC4, permiten que el contratista transfiera montos adeudados a los subcontratistas. Además, investiga si las reuniones de compensación se llevan a cabo conjuntamente con los subcontratistas y el gerente de proyecto del contratista principal, y aboga por esta práctica para evitar esfuerzos duplicados y mensajes contradictorios. El objetivo final es agilizar la comunicación y garantizar que todos estén en la misma página, brindando el apoyo necesario a los subcontratistas.

Capacitación de contratistas y colaboración contractual (00:30:03 - 00:31:26)

Richard destaca la necesidad de una formación integral para los contratistas, en particular en lo que respecta a las cadenas de suministro establecidas y el uso de contratos de colaboración. Destaca la importancia de que los subcontratistas comprendan y respeten las estipulaciones del contrato, y aboga por un enfoque práctico en lugar de empantanarse en interpretaciones jurídicas. Destaca la necesidad de una comunicación clara y de confianza mutua entre las partes implicadas, y se pregunta si se han producido suficientes conversaciones sobre el "espíritu de confianza mutua y cooperación" entre contratistas y subcontratistas. Su resumen se reduce a la importancia de una comunicación abierta y del cumplimiento de los términos del contrato, y destaca la necesidad de que toda la industria comprenda estos principios.

Presentación de Richard sobre subcontratación y gestión de relaciones (00:31:27 - 00:33:24)

Richard destaca la importancia de la comunicación en la subcontratación, introduciendo el acrónimo TALTIO (Talk and Listen to Each Other). Comparte una anécdota sobre la sugerencia de este concepto a su vicario para las clases de refuerzo matrimonial, destacando su aplicabilidad más allá de la industria de la construcción. Destaca la necesidad de registros de alerta temprana en las relaciones y dentro de la cadena de suministro. Sus conclusiones clave para una subcontratación exitosa incluyen comenzar con el contrato y el subcontrato correctos, garantizar un alcance y una interfaz claros y, lo que es más importante, capacitar y trabajar con los subcontratistas para asegurarse de que comprendan las metodologías del proyecto como NEC. El moderador agradece a Richard por su presentación, ofrece una crítica amable sobre la monotonía de la presentación y abre el debate para preguntas breves específicamente sobre la subcontratación.

Definición de costos del cliente y aclaración del cronograma (00:33:25 - 00:34:58)

Surge una discusión sobre la definición del costo de un cliente, específicamente sobre si la lista de componentes de costo requiere un preámbulo. Un participante plantea inquietudes sobre posibles interpretaciones diferentes del costo del cliente y la posibilidad de pagar por factores no definidos explícitamente. Richard aclara que la lista en sí define el costo y no necesita un preámbulo separado; compara su detalle con el sistema tributario del Reino Unido, reconociendo que a pesar de la meticulosidad, seguirán surgiendo ambigüedades y discusiones sobre la redacción. Destaca un problema significativo dentro de ECC3 relacionado con los trabajos de suma global y la impracticabilidad de determinar el costo real de un contratista para el alquiler de compensación, sugiriendo que las prácticas de la industria a menudo implican soluciones alternativas para evitar este problema.

Anuncio de la sesión de preguntas y respuestas (00:34:59 - 00:35:08)

El moderador anuncia que se realizará una sesión de preguntas y respuestas al final de la sesión actual para abordar los puntos o preguntas pendientes. Luego, el moderador pasa a la siguiente sesión y menciona una presentación del MHA.

ECI en Midlands Highways Alliance: una visión general (00:35:13 - 00:35:23)