Wie ein smartes E-Mail-System heute arbeiten sollte
Zu viele, zu unĂŒbersichtlich und unwichtig â von allen âBĂŒro-Werkzeugenâ ist die E-Mail das wohl meistgehasste. Technologien wie Cloud, Analytics, Mobile und Social-Networks scheinen an dem 30 Jahre alten Kommunikationsmittel spurlos vorĂŒbergegangen zu sein. Dabei bieten sie Möglichkeiten, die E-Mail fit fĂŒr die Zukunft zu machen.
Doch trotz des Ărgers ĂŒber die E-Mail, bildet sie fĂŒr die meisten immer noch den Dreh- und Angelpunkt des Arbeitsalltags. Versuche, die E-Mail abzuschaffen, waren selten von Erfolg gekrönt. Auch nachdem vor 10 Jahren die Social-Technologien auf den Plan traten, um das digitale Miteinander zu revolutionieren, blieb die E-Mail erhalten.Effizient zu arbeiten, bedeutet aber vor allem auszusortieren. Ein intelligentes und smartes E-Mails System sollte dabei helfen: Es ĂŒbertrĂ€gt Aufgaben in eine 4-zellige Matrix, unterteilt in die Kategorien eilig und wichtig. Grafisch sieht das dann so aus:
Nach Wichtigkeit sortiert
Die entsprechenden Hebel setzen an den tĂ€glichen E-Mail-Nöten an. Die beginnen in der Regel schon am Anfang des Arbeitstages: Die Krux der Inbox ist ihre Fixierung auf die Chronologie der Ereignisse. Das fĂŒhrt dazu, dass wir morgens zwei Dutzend weitergeleitete Gratulationen zu einem GeschĂ€ftserfolg wegklicken mĂŒssen, ehe wir an die dringende Nachricht des Chefs stoĂen.
Wie sollte es stattdessen laufen? Hilfreich wĂ€re es, wenn der Client den unwichtigen digitalen LĂ€rm auf stumm schalten und die wichtige Nachricht vom Chef gleich als erstes und prominent sichtbar servieren wĂŒrde â inklusive Kontaktinformationen und Deadline der damit verbundenen Aufgabe. Die Priorisierung hinge also nicht lĂ€nger von der Uhrzeit ab, sondern von der Bedeutung der Personen, mit denen interagiert wird und deren Themen.
Um das zu erreichen, muss das System zunĂ€chst wissen, wer im Kontaktnetzwerk besonders wichtig ist, und welche Themen mit ihm verbunden sind. Dazu bedarf es ausgeklĂŒgelter Analytics-Komponenten, die Lösung muss fĂ€hig sein, auf Basis der AktivitĂ€ten des Benutzers und dessen Kontexts (Personen, Daten, Prozesse) permanent zu lernen und dadurch die Interaktion individuell zu verbessern. Die technologischen Mittel dafĂŒr gibt es bereits â sie mĂŒssen nur auf die E-Mail angewendet werden.
Informationen statt Spam
Eine weitere Ă€rgerliche E-Mail-Angewohnheit ist der Versand von Projekt-Informationen an groĂe bzw. verschiedene Verteiler. Die Probleme dabei sind vielfĂ€ltig: FĂŒr viele bedeutet die Mail nur Spam, auch fĂ€llt sie in der Chronologie relativ schnell nach unten und muss bei Bedarf mĂŒhsam herausgefischt werden. AuĂerdem gerĂ€t man hier schnell in den Mahlstrom unterschiedlicher Versionen, die man sich selbst erst umstĂ€ndlich ordnen muss, um den letzten Stand zu erhalten.
Einfach lösen lĂ€sst sich dieses Problem dadurch, dass man die themen- bzw. projektbezogenen Inhalte nicht in einer E-Mail an die Gruppe âpubliziertâ, sondern die Social-Disziplin des Bloggens nutzt. Alle neuen Informationen finden sich dann an einem Ort. Allerdings wird sich das Projekt-Bloggen nur etablieren, wenn der Nutzer durch maximal zwei intuitive Klicks aus seinem E-Mail-Client auf die Blog-Information kommt â eine Aufgabe, die sich durch modernes, auf das Individuum ausgerichtetes Design lösen lĂ€sst.
Finden statt suchen
Ohne die Suchfunktion wĂŒrden die meisten Angestellten heute kaum noch eine Chance haben, die Informationsflut zu bĂ€ndigen. Schade daher, dass die traditionelle E-Mail-Suche noch so schwach ist. Das liegt daran, dass sie noch mit steinzeitlichen Volltext-Scans arbeitet. Dabei gibt es heute bereits semantische Methoden, die ein reiches Spektrum an Suchergebnissen und -aufbereitung liefern. Werden diese gar mit kognitiven Computing-FĂ€higkeiten kombiniert â abgestimmt auf bestimmte Branchen â dann kann jeder Mitarbeiter bald ĂŒber einen kompetenten digitalen Assistenten verfĂŒgen, der ihm buchstĂ€blich auf natĂŒrlichen Sprachzuruf genau die Antworten liefert, die er in seinem Arbeitskontext benötigt.
Auch diese Technologien stehen bereit und dĂŒrften in KĂŒrze auch fĂŒr den Konsumenten nutzbar sein. Inzwischen hilft es, die Suchergebnisse der semantischen Recherche intuitiver und facettenreicher zu prĂ€sentieren. Wenn man bei einem OnlinehĂ€ndler nach den Beatles sucht, dann bekommt man Videos, CDs, Downloads, BĂŒcher, T-Shirts usw. separiert angezeigt. Eine solche Ansicht sollte auch bei der Inbox-Suche helfen, aufgeteilt etwa in E-Mail-Bodies, AnhĂ€nge (die aus anderen Mails sein können), KalendereintrĂ€ge usw. Das erhöht die Ăbersichtlichkeit, zumal auch tiefere Filter denkbar sind.
Mobil statt fixiert
Dass sÀmtliche Funktionen dieser Art heute auch mobil auf 4,7-Zoll Bildschirmen funktionieren sollten, muss eigentlich nicht mehr extra erwÀhnt werden. Vorstellbar ist ebenfalls das Einspielen von Gamification-Funktionen, zum Beispiel indem die Mitarbeiter ihre Top-Scores beim Abarbeiten von Aufgaben vergleichen können oder Àhnliches.
All das ist keine Zukunftsmusik. Die Technologien stehen bereit. Bald wird mit einer E-Mail gearbeitet, die gar nicht mehr als solche zu erkennen ist. Und dieses neue Werkzeug ist rund um die BedĂŒrfnisse des Menschen entwickelt und entspricht seinem heutigen Produktiv-Takt sehr viel besser, als die gute alte E-Mail.
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